Samenvatting - Medisch secretaresse

Secretariaat
Agendabeheer
productiever omgang met
tijd tijdverlies beperken
prioriteiten stellen
tijdwinst
efficiënte organisatie op verschillende afdelingen
proactief afspraken voorbereiden
stress vermijden
evenwicht tussen privé en
werk elektronische agenda
google
outlook
ical
apple
terugkerende afspraken
feestdagen
vaste vergaderingen
vaste privé momenten
vrije dagen van het
bedrijf
eenmalige
afspraken
nieuwe
afspraak
onderwerp
locatie
begin-eindtijd
mogelijk extra informatie
deelnemers kiezen en uitnodiging sturen.
vergaderverzoek
interne leden
via systeem dat op de werkvloer gebruikt
wordt. externe leden
doodle.co
m annuleren
afspraak
verwijderen uit agenda
genodigden krijgen een
melding. volgorde
vergaderaanvraag/regels
vaste
directie
externe
geen afspraken buiten kantoortijden zonder toestemming
wijzigingen gelijk doorgeven
zelf peiling maken, niet teveel data/opties
soorten vergaderingen
jaarvergadering - jaarverslag en balans
opmaak brainstorm - uitwisselen van
gedachten Teamoverleg - Evaluatie met
medewerkers informatie bijeenkomst -
inlichten van personeel
interne vergadering
vergaderzaal, aantal mensen, faciliteiten, tijdsduur,
pauzes catering, koffie & thee, lunches
uitnodiging, agenda punten en bijlage
voorzitter begeleid vergadering en houdt toezicht op
de tijd. deelnemers doen hun zegje
notulist schrijft alles op wat van belang is voor het
verslag. externe vergadering (andere plaats dan de
zaak)
Hotel, restuarant of speciale
locatie strategische
vergadering. workshop
budget, ontvangst, catering, ontspanning
(activiteiten/overnachting) voorbereiden vergadering
deelnemerslijst
datum en zaal

, reserveren
uitnodigingen
versturen
vergaderstukken verzamelen (aanwezigheidslijst, uitnodiging,
agendapunten) vergaderzaal klaarmaken
hulpmiddelen klaarzetten. (beamer, whiteboard, glazen, water & laptop)
regels bespreken (telefoon op stil, elkaar niet onderbreken & op tijd terug van pauzes.
Notuleren
taken
goed luisteren
onderschijt maken hoofd en bijzaken

, aanvoelen wat er bedoeld
wordt goede taalkennis
zit naast voorzitter voor goed zicht op deelnemers en eventueel overleg
neemt alle spullen mee die nodig zijn. (agenda, vergaderstukken,
schrijfspul & laptop) volg je de vergadering niet meer? Vraag op een goed
moment om verduidelijking. loopt het uit de hand? Vraag voorzitter om
orde en schrijf niet mee.
wordt er afgeweken van het onderwerp? vraag voorzitter of het in het verslag moet.


Zakenreis
plannen
waar let je op?
Imago van
bedrijf. Tijd is
geld. budget.
checklist zodat je niks
vergeet. info plannen
programma/activiteiten
reistijdraming
contactlijst zakenrelaties en bezoeken/lunches
route
vervoersmidd
el
auto
veel bagage
wegen-
milieuvignet
hesjes bij pech
trein rijbewijs of internationaal rijbewijs


tijdvast
vertraging
overstapp
en
vliegtuig
nonstopvlucht → van a naar b zonder stop
direct → van a naar b kan stoppen voor
onderhoud/tanken charter → touroperators huren
deze. Geen vaste vliegregeling lijnvlucht → vast
vliegschema
Firstclass → luxe, vooraan, champagne, vaste steward.
business-class → ruime zitplekken, drankje en apart
inchecken economy → goedkoper en minder ruimte
mijlen → punten voor korting
e-ticket → op telefoon, geen gedoe met papieren.
Hotel
wensen
leidinggevende
bepaalde keten
wat is
gebruikelijk
snel terug of na genieten/
bijkomen? ligging
in of dichtbij
centrum dichtbij
zakenrelatie
uitgangsgebied of aan een hoofdweg
rustige buurt
bereikbaar met
ov
budget
duur van reis
aanspraak promoties (eventuele
kortingen) totaal prijs berekenen
regels
kijk naar aantal sterren & beoordelingen
passantenhotel → zakelijke faciliteiten, kort verblijf,
overnachten suite → groot oppervlak, gescheiden slaap
en zitkamer