Management van schoonmaakdienstverlening
Hoofdstuk 5 – inkopen van schoonmaakdiensten: behoeftespecificatie
Het inkoopproces bestaat uit een aantal stappen. Dit hoofdstuk behandelt de eerste stap: de
specificatie van behoefte aan schoonmaakdienstverlening.
5.2 Kwalitatieve specificatie van schoonmaakbehoefte
Dit betreft de kwalitatieve eisen die worden gesteld bij de selecteren van leveranciers. De Europese
richtlijnen voor overheidsopdrachten een belangrijke bijdrage aan geleverd aan het meer
structureren van eisen.
De aanbestedingen van schoonmaakdiensten die onder deze regelgeving vallen, volgen vrijwel in alle
gevallen de niet-openbare procedure.
Niet-openbare procedure → sprake van een aanbesteding in twee fasen. Eerst selecteert de
aanbestedende dienst (opdrachtgever) op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve
selectiecriteria een aantal dienstverleners die worden uitgenodigd een offerte in te dienen.
In de prekwalificatie worden ‘criteria voor de kwalitatieve selectie’ geformuleerd.
Naast de prekwalificaties onder de Europese regelgeving valt ook een toenemende structurering van
preselectieprocessen in aanbestedingen die niet in de regelgeving onderworpen zijn. Een klein aantal
bedrijven maakt gebruik van het bij de Europese aanbestedingen gebruikelijk prekwalificatie
formaat. Een veel groter aantal opdrachtgevers pakt dit minder geformaliseerd aan, bijv. door het
organiseren van min of meer gestructureerde bedrijfspresentaties, bedrijfsbezoeken en
besprekingen. Opdrachtgevers besteden steeds meer tijd om zich op deze manier te oriënteren en
advies te krijgen voor dat ze tot (her)aanbesteding over gaan. Bedrijven moeten hun kwaliteiten,
referenties tonen en aangeven hoe zij met het project om te gaan. Het biedt de aanbieders meer
gelegenheid om opdrachtgevers inhoudelijk advies te dienen dan de geformaliseerde Europese
aanbestedingen waar weinig ruimte voor communicatie over deze onderwerpen wordt gegeven.
Behalve in de prekwalificatie worden ook in de offerteaanvraag kwalitatieve eisen gesteld.
Opdrachtgevers wensen zich over het algemeen een beeld te vormen van de kwaliteit van wat
leveranciers te bieden hebben op de volgende punten:
1. Plan van aanpak:
• Opstart
• Communicatie
• Informatievoorziening
• Rapportage
• Toezichtstructuur
2. Op preventie gerichte systemen:
• Kwaliteit
• Milieu
• Arbo
3. Reactief/curatief vermogen:
• Klachtenafhandeling
• Responstijden
• Calamiteitenopvang
, 4. Personeel:
• Scholing en instructie
• Cv’s-objectleiding
• Borging stabiliteit en continuïteit personeelsinzet
• Verhouding parttimers/fulltimers
5. Werkmethoden en productiemiddelen
6. Efficiencyverbetering
7. Onderaannemers
8. Innovatievermogen
Veel voorkomende eisen worden op de volgende gebieden gesteld:
• Personeel
o Inzet jeugdigen
o Verhouding fulltimers/parttimers
o Kwalificatie-eisen
o Toestemming opdrachtgever voor aanstelling leidinggevenden
o Specificatie met betrekking tot werkoverleg
• Werkmethoden en productiemiddelen
o Eisen t.a.v. milieubelasting
o Verstrekken van milieuregistraties
▪ De hoeveelheid geproduceerde reststoffen per categorie per maand uitgedrukt in kg
▪ De hoeveelheid gebruikte schoonmaakmiddelen per soort per maand
o Toestemming opdrachtgever voor inzet van productiemiddelen
• Plan van aanpak
o Communicatie
▪ Specificatie van wie waarover in welke frequentie dient te communiceren
▪ Specificatie van communicatiemiddelen (logboek)
o Informatievoorziening en rapportage
▪ Specificatie van onderwerpen en frequenties
o Eisen met betrekking tot toezichtstructuur
• Reactief vermogen
o Maximale responstijden
o Eisen t.a.v. bereikbaarheid
o Klachtenbehandeling
• Facturering
• Kwaliteitsmeting
• Diverse voorschriften (kleding, veiligheid, representativiteit, ongewenste intimiteiten)
• Voorschriften m.b.t. legitimatie en tijdsregistratie
• Voorschriften m.b.t. betreding van gebouwen en werktijden
• Conformiteit met inkoopvoorwaarden
• Van de leverancier wordt een proactieve, meedenkende houding verwacht
• De leverancier dient een adviesfunctie te vervullen
Beoordelings-, gunningscriteria en wegingsfactoren
Een andere categorie van kwalitatieve eisen worden verwoord door middel van beoordelings- en
gunningscriteria. In tegenstelling tot de selectiecriteria zijn de beoordelings- en gunningscriteria
algemeen gesteld. In veel offerteaanvragen ontbreken zij geheel. Wegingsfactoren worden daarbij
weinig concreet vermeld.
Hoofdstuk 5 – inkopen van schoonmaakdiensten: behoeftespecificatie
Het inkoopproces bestaat uit een aantal stappen. Dit hoofdstuk behandelt de eerste stap: de
specificatie van behoefte aan schoonmaakdienstverlening.
5.2 Kwalitatieve specificatie van schoonmaakbehoefte
Dit betreft de kwalitatieve eisen die worden gesteld bij de selecteren van leveranciers. De Europese
richtlijnen voor overheidsopdrachten een belangrijke bijdrage aan geleverd aan het meer
structureren van eisen.
De aanbestedingen van schoonmaakdiensten die onder deze regelgeving vallen, volgen vrijwel in alle
gevallen de niet-openbare procedure.
Niet-openbare procedure → sprake van een aanbesteding in twee fasen. Eerst selecteert de
aanbestedende dienst (opdrachtgever) op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve
selectiecriteria een aantal dienstverleners die worden uitgenodigd een offerte in te dienen.
In de prekwalificatie worden ‘criteria voor de kwalitatieve selectie’ geformuleerd.
Naast de prekwalificaties onder de Europese regelgeving valt ook een toenemende structurering van
preselectieprocessen in aanbestedingen die niet in de regelgeving onderworpen zijn. Een klein aantal
bedrijven maakt gebruik van het bij de Europese aanbestedingen gebruikelijk prekwalificatie
formaat. Een veel groter aantal opdrachtgevers pakt dit minder geformaliseerd aan, bijv. door het
organiseren van min of meer gestructureerde bedrijfspresentaties, bedrijfsbezoeken en
besprekingen. Opdrachtgevers besteden steeds meer tijd om zich op deze manier te oriënteren en
advies te krijgen voor dat ze tot (her)aanbesteding over gaan. Bedrijven moeten hun kwaliteiten,
referenties tonen en aangeven hoe zij met het project om te gaan. Het biedt de aanbieders meer
gelegenheid om opdrachtgevers inhoudelijk advies te dienen dan de geformaliseerde Europese
aanbestedingen waar weinig ruimte voor communicatie over deze onderwerpen wordt gegeven.
Behalve in de prekwalificatie worden ook in de offerteaanvraag kwalitatieve eisen gesteld.
Opdrachtgevers wensen zich over het algemeen een beeld te vormen van de kwaliteit van wat
leveranciers te bieden hebben op de volgende punten:
1. Plan van aanpak:
• Opstart
• Communicatie
• Informatievoorziening
• Rapportage
• Toezichtstructuur
2. Op preventie gerichte systemen:
• Kwaliteit
• Milieu
• Arbo
3. Reactief/curatief vermogen:
• Klachtenafhandeling
• Responstijden
• Calamiteitenopvang
, 4. Personeel:
• Scholing en instructie
• Cv’s-objectleiding
• Borging stabiliteit en continuïteit personeelsinzet
• Verhouding parttimers/fulltimers
5. Werkmethoden en productiemiddelen
6. Efficiencyverbetering
7. Onderaannemers
8. Innovatievermogen
Veel voorkomende eisen worden op de volgende gebieden gesteld:
• Personeel
o Inzet jeugdigen
o Verhouding fulltimers/parttimers
o Kwalificatie-eisen
o Toestemming opdrachtgever voor aanstelling leidinggevenden
o Specificatie met betrekking tot werkoverleg
• Werkmethoden en productiemiddelen
o Eisen t.a.v. milieubelasting
o Verstrekken van milieuregistraties
▪ De hoeveelheid geproduceerde reststoffen per categorie per maand uitgedrukt in kg
▪ De hoeveelheid gebruikte schoonmaakmiddelen per soort per maand
o Toestemming opdrachtgever voor inzet van productiemiddelen
• Plan van aanpak
o Communicatie
▪ Specificatie van wie waarover in welke frequentie dient te communiceren
▪ Specificatie van communicatiemiddelen (logboek)
o Informatievoorziening en rapportage
▪ Specificatie van onderwerpen en frequenties
o Eisen met betrekking tot toezichtstructuur
• Reactief vermogen
o Maximale responstijden
o Eisen t.a.v. bereikbaarheid
o Klachtenbehandeling
• Facturering
• Kwaliteitsmeting
• Diverse voorschriften (kleding, veiligheid, representativiteit, ongewenste intimiteiten)
• Voorschriften m.b.t. legitimatie en tijdsregistratie
• Voorschriften m.b.t. betreding van gebouwen en werktijden
• Conformiteit met inkoopvoorwaarden
• Van de leverancier wordt een proactieve, meedenkende houding verwacht
• De leverancier dient een adviesfunctie te vervullen
Beoordelings-, gunningscriteria en wegingsfactoren
Een andere categorie van kwalitatieve eisen worden verwoord door middel van beoordelings- en
gunningscriteria. In tegenstelling tot de selectiecriteria zijn de beoordelings- en gunningscriteria
algemeen gesteld. In veel offerteaanvragen ontbreken zij geheel. Wegingsfactoren worden daarbij
weinig concreet vermeld.
