Succesvolle kantoorhuisvesting
Hoofdstuk 4. Bepalen bezettingsgraad en functionaliteiten
Trial and error-aanpak : een organisatie koopt een bedrijfspand op gevoel een nieuwerwets
kantoorconcept te ontwerpen en uit te rollen. Ze creeëren zones adh. Functiemogelijkheden,
technische kwaliteiten en sferen. Mocht er te weinig of juis te veel plek zijn, wordt dit aangepast met
een verbouwing. Wanneer betrokkenen gee mogelijkheden zien voor een tweede ronde, dan
accepteren ze een matig bruikbaar kantoor.
Een planmatige aanpak bij huisvesting is belangrijk, de benodigde huisvestingssituatie wordt zo
precies mogelijk benaderd. Door vanaf het begin fasen te definiëren als evaluatie, onderhoud en
aanpassingen, kunnen klachten en ideeën georganiseerd opgepakt worden.
Inventarisatie : het verzamelen van informatie over een organisatie, om op basis daarvan een
huisvestingsadvies-op-maat te kunnen geven. Op een wat algemener niveau wordt nagegaan hoe
een bedrijf zichzelf in de branche en in de maatschappij ziet, wat de aspiraties en verwachtingen zijn
voor de groei of positie/imago, welke vestigingsplaats goed aansluit bij de bereikbaarheid voor
personeel en relaties, of er voorkeuren zijn voor bepaalde bouw- en interieurstijlen, en hoe er wordt
gedacht over participatie en informatie van medewerkers.
Onderzoeksbenaderingen: Grofweg zijn er twee soorten huisvestingstrajecten en daarmee twee
soorten inventarisatietrajecten:
- Het toekomstige kantoorconcept zal worden bepaald, nadat uit brede inventarisatie kan
worden afgeleid welke ruimtelijke, facilitaire en technische wensen bij de organisatie en de
medewerkers leven. De aard van het onderzoek os dan beschrijvend, en van de
medewerkers wordt veel informatie gevraagd.
- Het toekomstige kantoorconcept is min of meer bepaald, en daar moet met de inventarisatie
en de berekeningen naartoe worden gewerkt. het hoofdkarakter van het onderzoek is dan
toetsend.
Exploratief onderzoek : tussenvormen van beschrijvend en toetsend onderzoek.
Twee managementstijlen: het verloop van het inventarisatieproces wordt sterk beïnvloed door de
managementstijl van het bedrijf:
- De managementstijl voor het huisvestingsproces is autoritair. Vooral stafleden en
afdelingshoofden worden bij de inventarisatie betrokken. Wanneer nodig, worden
medewerkers om informatie gevraagd.
- De managementstijl voor het huisvesten is min of meer democratisch en communicatief.
Medewerkers worden geïnformeerd en uitgenodigd ideeën te geven voor het toewerken
naar de nieuwe situatie.
Een adviseur kan alleen een inventarisatie voorbereiden en uitvoeren als hij in het achterhoofd heeft
waar de informatie zoal toe kan leiden.
Het PVE kan op verschillende manieren gehanteerd worden:
- Als communicatief middel, aan de hand waarvan besproken kan worden wat alle verzamelde
deelinformatie betekent;
, - Als uitgangspunt voor ontwerp of inrichtingsplan;
- Als contractstuk tussen de organisatie die aan nieuwe huisvesting werkt, en partijen als
makelaar, ontwikkelaar/bouwer, architect en kantoorinrichter;
- Als sturingsmiddel voor planning / activiteiten / taken en financiën.
Onderdelen PVE:
- Ruimtelijk PVE: berekening benodigde vloeroppervlakten bij alle functies;
- Functioneel PVE: beschrijving functies van de ruimten;
- Facilitair PVE: bevat alle alle eisen voor het accommoderen van facilitaire diensten;
- Het technische PVE: beschrijft de locatie-eisen, de beoogde prestaties van de bouw- en
installatietechnieken en de indeling van het gebouw.
- PVE voor de inrichtingscomponenten: de losse inrichting
Redenen voor een nieuw kantoorconcept:
- Het terugdringen van huisvestingskosten;
- Het reduceren van het totaal benodigde vloeroppervlak;
- Het verhogen van de flexibiliteit van het gebouw en de inrichting;
- Het verbeteren van functionaliteit en de productiviteit van de werkplekken;
- Het leveren van prestaties op het gebied van milieu / energie, gezondheid / welbevinden,
fairtrade of anderszins maatschappelijk verantwoord ondernemen;
- Het verbeteren van het imago en de sfeer.
NEN 2580 : oppervlakten en inhouden van gebouwen
Oppervlaktematen:
- Bruto vloeroppervlak: gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande
scheidingsinstructies.
- Netto vloeroppervlak: gemeten op vloerniveau tussen de begrensde opgaande
scheidingsinstructies.
- Verhuurbaar vloeroppervlak: de netto vloeroppervlakte, waarvan leidingschachten en
voorzieningen voor verticaal verkeer worden afgetrokken, en waarop een correctie voor de
glaslijn is toegepast.
- Gebruiksoppervlakte: het deel van het totale vloeroppervlak dat daadwerkelijk gebruikt kan
worden voor werkplekken, collectieve en facilitaire ruimtes
Het inventarisatieproces kan gezien worden als een project op zich, waarin alle projectfasen worden
doorlopen, van initiatief tot realisatie/oplevering en evaluatie.
Nodig voor een goede opdrachtformulering en offerte.
Instrumenten die ingezet kunnen worden in de inventarisatie- en difinitiefase van een
huisvestingsproces:
1. Deskstudie: een adviseur verkrijgt allerlei informatie adhv bronnen. Over het algemeen gaat
er een interview-achtig gesprek met de projectleider of manager aan vooraf, waarin
besproken wordt over welke informatie het bedrijf beschikt, en wie wat aan de adviseur ter
hand kan stellen.
2. Interview: meest gebruikte vorm.
Hoofdstuk 4. Bepalen bezettingsgraad en functionaliteiten
Trial and error-aanpak : een organisatie koopt een bedrijfspand op gevoel een nieuwerwets
kantoorconcept te ontwerpen en uit te rollen. Ze creeëren zones adh. Functiemogelijkheden,
technische kwaliteiten en sferen. Mocht er te weinig of juis te veel plek zijn, wordt dit aangepast met
een verbouwing. Wanneer betrokkenen gee mogelijkheden zien voor een tweede ronde, dan
accepteren ze een matig bruikbaar kantoor.
Een planmatige aanpak bij huisvesting is belangrijk, de benodigde huisvestingssituatie wordt zo
precies mogelijk benaderd. Door vanaf het begin fasen te definiëren als evaluatie, onderhoud en
aanpassingen, kunnen klachten en ideeën georganiseerd opgepakt worden.
Inventarisatie : het verzamelen van informatie over een organisatie, om op basis daarvan een
huisvestingsadvies-op-maat te kunnen geven. Op een wat algemener niveau wordt nagegaan hoe
een bedrijf zichzelf in de branche en in de maatschappij ziet, wat de aspiraties en verwachtingen zijn
voor de groei of positie/imago, welke vestigingsplaats goed aansluit bij de bereikbaarheid voor
personeel en relaties, of er voorkeuren zijn voor bepaalde bouw- en interieurstijlen, en hoe er wordt
gedacht over participatie en informatie van medewerkers.
Onderzoeksbenaderingen: Grofweg zijn er twee soorten huisvestingstrajecten en daarmee twee
soorten inventarisatietrajecten:
- Het toekomstige kantoorconcept zal worden bepaald, nadat uit brede inventarisatie kan
worden afgeleid welke ruimtelijke, facilitaire en technische wensen bij de organisatie en de
medewerkers leven. De aard van het onderzoek os dan beschrijvend, en van de
medewerkers wordt veel informatie gevraagd.
- Het toekomstige kantoorconcept is min of meer bepaald, en daar moet met de inventarisatie
en de berekeningen naartoe worden gewerkt. het hoofdkarakter van het onderzoek is dan
toetsend.
Exploratief onderzoek : tussenvormen van beschrijvend en toetsend onderzoek.
Twee managementstijlen: het verloop van het inventarisatieproces wordt sterk beïnvloed door de
managementstijl van het bedrijf:
- De managementstijl voor het huisvestingsproces is autoritair. Vooral stafleden en
afdelingshoofden worden bij de inventarisatie betrokken. Wanneer nodig, worden
medewerkers om informatie gevraagd.
- De managementstijl voor het huisvesten is min of meer democratisch en communicatief.
Medewerkers worden geïnformeerd en uitgenodigd ideeën te geven voor het toewerken
naar de nieuwe situatie.
Een adviseur kan alleen een inventarisatie voorbereiden en uitvoeren als hij in het achterhoofd heeft
waar de informatie zoal toe kan leiden.
Het PVE kan op verschillende manieren gehanteerd worden:
- Als communicatief middel, aan de hand waarvan besproken kan worden wat alle verzamelde
deelinformatie betekent;
, - Als uitgangspunt voor ontwerp of inrichtingsplan;
- Als contractstuk tussen de organisatie die aan nieuwe huisvesting werkt, en partijen als
makelaar, ontwikkelaar/bouwer, architect en kantoorinrichter;
- Als sturingsmiddel voor planning / activiteiten / taken en financiën.
Onderdelen PVE:
- Ruimtelijk PVE: berekening benodigde vloeroppervlakten bij alle functies;
- Functioneel PVE: beschrijving functies van de ruimten;
- Facilitair PVE: bevat alle alle eisen voor het accommoderen van facilitaire diensten;
- Het technische PVE: beschrijft de locatie-eisen, de beoogde prestaties van de bouw- en
installatietechnieken en de indeling van het gebouw.
- PVE voor de inrichtingscomponenten: de losse inrichting
Redenen voor een nieuw kantoorconcept:
- Het terugdringen van huisvestingskosten;
- Het reduceren van het totaal benodigde vloeroppervlak;
- Het verhogen van de flexibiliteit van het gebouw en de inrichting;
- Het verbeteren van functionaliteit en de productiviteit van de werkplekken;
- Het leveren van prestaties op het gebied van milieu / energie, gezondheid / welbevinden,
fairtrade of anderszins maatschappelijk verantwoord ondernemen;
- Het verbeteren van het imago en de sfeer.
NEN 2580 : oppervlakten en inhouden van gebouwen
Oppervlaktematen:
- Bruto vloeroppervlak: gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande
scheidingsinstructies.
- Netto vloeroppervlak: gemeten op vloerniveau tussen de begrensde opgaande
scheidingsinstructies.
- Verhuurbaar vloeroppervlak: de netto vloeroppervlakte, waarvan leidingschachten en
voorzieningen voor verticaal verkeer worden afgetrokken, en waarop een correctie voor de
glaslijn is toegepast.
- Gebruiksoppervlakte: het deel van het totale vloeroppervlak dat daadwerkelijk gebruikt kan
worden voor werkplekken, collectieve en facilitaire ruimtes
Het inventarisatieproces kan gezien worden als een project op zich, waarin alle projectfasen worden
doorlopen, van initiatief tot realisatie/oplevering en evaluatie.
Nodig voor een goede opdrachtformulering en offerte.
Instrumenten die ingezet kunnen worden in de inventarisatie- en difinitiefase van een
huisvestingsproces:
1. Deskstudie: een adviseur verkrijgt allerlei informatie adhv bronnen. Over het algemeen gaat
er een interview-achtig gesprek met de projectleider of manager aan vooraf, waarin
besproken wordt over welke informatie het bedrijf beschikt, en wie wat aan de adviseur ter
hand kan stellen.
2. Interview: meest gebruikte vorm.
