BLOK 1 Projectvaardigheden
Slide 1
Kenmerken en valkuilen van projectmatig werken
Rollen van actoren binnen een projectteam herkennen
Op projectmatige wijze problemen oplossen
Projectmatig werken
Faseringsystematiek toepassen
Beheersingselementen toepassen
Projectplanning opzetten
“Kritische pad methode” gebruiken
Welke soorten werkzaamheden zijn er?
Projectmatig werken is een mix van routinematig (efficiënt) en improviserend (flexibel) werken.
- Projectmatig: werkzaamheden zijn altijd afgestemd op resultaat en dat dan graag zo effectief
mogelijk.
- Routinematig: wekelijks teamoverleg, iedere ochtend je mail checken enzovoort
- Improviserend: het concipiëren en realiseren van een volstrekt nieuwe product voor een nieuwe
markt maar ook een reddingsactie van bezoekers van een bioscoop die in de brand vliegt.
Deze drie manieren van werken staan niet los van elkaar maar vloeien altijd in elkaar over tijdens een
project.
Voordelen:
- Improvisatie biedt veel flexibiliteit in de aanpak
- Routinematig is lekker efficiënt omdat men dan gebaande paden zoals communicatiekanalen en
besluitvormingsprocessen volgt
- Projectmatig heeft als voordeel de effectieve en resultaatgerichte aanpak
Wat is een project?
- een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om
binnen een vastgestelde tijd, een vooraf opgesteld doel te bereiken, met een vastgesteld budget.
Voorbeelden projecten:
• Bouwmanagement en uitvoering van bouwprojecten (van ontwerp tot realisatie)
• Herinrichting van werkprocessen
• Verhuizingen
• Doorrekenen van exploitatiebegrotingen (bijvoorbeeld voor parkmanagement, beheer
conferentieruimtes, cateringconcepten)
• Implementatie van Facility Management Informatie Systemen
• Realisatie van besparingen
• Optimalisering van de facilitaire organisatie
1
,Wat zijn kenmerken van een project?
1. Project start up
2. Gedefinieerd begint en eind
3. Eenmalig, uniek projectresultaat
4. Onzeker, bevat veel risico’s
5. Er is één opdrachtgever
6. Meerdere concrete eindresultaten dienen behaald te worden
7. Plan van aanpak
8. Tijd en middelen zijn beperkt beschikbaar (capaciteit en doorlooptijd)
9. Er is vooraf een budget vastgesteld
10. Geen standaard voorhanden om (eind)resulta(a)t(en) te bereiken
11. Het bereiken van een goed resultaat is in het belang van klant/opdrachtgever, alsmede de
eigen organisatie
12. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zijn meerdere mensen betrokken die deel uit
maken van verschillende organisaties
13. Gedurende de uitvoering van het werk zijn wisselende mensen betrokken die deel uit maken
van verschillende organisaties
Wat is de noodzaak van een projectmatige aanpak?
Als niet op voorhand bekend is:
- hoe het eenmalige resultaat er uit moet zien
- op welke wijze dat resultaat bereikt kan worden
- op welke wijze vastgesteld kan worden of het verwachte resultaat behaald is
Welke verschillende projectsoorten zijn er?
- technische projecten (harde projecten)
- sociale projecten (zachte projecten)
- gemende projecten
- commerciële projecten
- evenementen
1 (bouwen brug, aanleg weg, leggen datanetwerk) kwantitatieve doelen, goed in te schatten of te
plannen
2 (cultuur/organisatieverandering, management development) kwalitatieve doelen, op mensen en
cultuur van de organisatie gericht, kosten vaak meer tijd
3 (ontwikkelen nieuwe dienstverlening, ontwerpen en implementeren van een nieuw
automatiseringssysteem) hebben zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelen
4 Ontwikkelen nieuwe producten/diensten, uitvoeren van een marktonderzoek
5 Aparte tak van sport, opzetten beurs, productpresentatie of festival
Wat is projectmanagement?
Het toepassen van gefaseerde besluitvorming (initiatief-, definitie-,
ontwerp-, voorbereiding-, realisatie- en nazorgfase)
EN
Het integraal beheersen van het geld (G), de (project)organisatie (O),
Kwaliteit (K), faciliteiten (F), informatie (I) en tijd (T) = GOKFIT
EN
Rekening houdend met de organisatiestructuur van de
organisatie waarbinnen het project wordt uitgevoerd (S),
met bijbehorende risico’s (R)
2
, Waarom PMa (voor een FM’er)?
- omdat het om een ‘nieuwe’ klus gaat
- geen overschrijding van budgets
- communicatiestructuur is duidelijk
- goede samenwerking tussen diverse partijen
- snel en flexibel kunnen inspringen op veranderingen
- tijdpad is helder
- kwaliteit is gewaarborgd
Hoe pak je een project aan?
- vooruit en achteruit denken
- van globaal naar detail
- een goed begin is het halve werk (analyse)
- beter goed gejat dan slecht bedacht (structuren instrumentarium)
- wees kritisch in het selecteren van mensen (kwaliteit)
- zorg voor PR en draagvlak bij het management
De ‘het kant’ is het project aan zich, de ‘wij kant’ zijn jullie in bijvoorbeeld de themaopdracht en de
‘ik kant’ is je individuele inbreng en bijdrage op basis van motivatie, kernkwaliteiten, belbinrollen
enzovoort.
Hoe vergroot je de slagingskans van een project?
- heldere introductie projectteam
- duidelijke fasering
- Effectieve en efficiënte beheersingstechnieken
- Concrete besluitvormingsafspraken
- Juiste teamsamenstelling
- Op team aangepast leiderschap
- Goede samenwerking met moederorganisatie, opdrachtgever en andere belanghebbenden
7 wijze W’s
Inleiding
Waarom Uitgangspositie
Wat Projectresultaat (kwaliteit)
Welke wijze Projectfasering
Wie/waarmee/waar Projectkader (organisatie, informatie, mensen, middelen)
Wanneer Projectplanning (tijd, financiën)
De procesbegeleiding
- Monitort proces iedere week tijdens practica/ vergaderingen
- Samenwerking
- Houding
- Agenda’s notulen
- Planning
- Tussenrapportages
- Rolverdeling en invulling
- Eigen taakopvatting
Het projectteam
Denk aan: klein aantal mensen, gemeenschappelijk doel,
gedeelde visie, verantwoordelijkheid,
aansprakelijkheid en onderlinge afhankelijkheid
3
Slide 1
Kenmerken en valkuilen van projectmatig werken
Rollen van actoren binnen een projectteam herkennen
Op projectmatige wijze problemen oplossen
Projectmatig werken
Faseringsystematiek toepassen
Beheersingselementen toepassen
Projectplanning opzetten
“Kritische pad methode” gebruiken
Welke soorten werkzaamheden zijn er?
Projectmatig werken is een mix van routinematig (efficiënt) en improviserend (flexibel) werken.
- Projectmatig: werkzaamheden zijn altijd afgestemd op resultaat en dat dan graag zo effectief
mogelijk.
- Routinematig: wekelijks teamoverleg, iedere ochtend je mail checken enzovoort
- Improviserend: het concipiëren en realiseren van een volstrekt nieuwe product voor een nieuwe
markt maar ook een reddingsactie van bezoekers van een bioscoop die in de brand vliegt.
Deze drie manieren van werken staan niet los van elkaar maar vloeien altijd in elkaar over tijdens een
project.
Voordelen:
- Improvisatie biedt veel flexibiliteit in de aanpak
- Routinematig is lekker efficiënt omdat men dan gebaande paden zoals communicatiekanalen en
besluitvormingsprocessen volgt
- Projectmatig heeft als voordeel de effectieve en resultaatgerichte aanpak
Wat is een project?
- een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om
binnen een vastgestelde tijd, een vooraf opgesteld doel te bereiken, met een vastgesteld budget.
Voorbeelden projecten:
• Bouwmanagement en uitvoering van bouwprojecten (van ontwerp tot realisatie)
• Herinrichting van werkprocessen
• Verhuizingen
• Doorrekenen van exploitatiebegrotingen (bijvoorbeeld voor parkmanagement, beheer
conferentieruimtes, cateringconcepten)
• Implementatie van Facility Management Informatie Systemen
• Realisatie van besparingen
• Optimalisering van de facilitaire organisatie
1
,Wat zijn kenmerken van een project?
1. Project start up
2. Gedefinieerd begint en eind
3. Eenmalig, uniek projectresultaat
4. Onzeker, bevat veel risico’s
5. Er is één opdrachtgever
6. Meerdere concrete eindresultaten dienen behaald te worden
7. Plan van aanpak
8. Tijd en middelen zijn beperkt beschikbaar (capaciteit en doorlooptijd)
9. Er is vooraf een budget vastgesteld
10. Geen standaard voorhanden om (eind)resulta(a)t(en) te bereiken
11. Het bereiken van een goed resultaat is in het belang van klant/opdrachtgever, alsmede de
eigen organisatie
12. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zijn meerdere mensen betrokken die deel uit
maken van verschillende organisaties
13. Gedurende de uitvoering van het werk zijn wisselende mensen betrokken die deel uit maken
van verschillende organisaties
Wat is de noodzaak van een projectmatige aanpak?
Als niet op voorhand bekend is:
- hoe het eenmalige resultaat er uit moet zien
- op welke wijze dat resultaat bereikt kan worden
- op welke wijze vastgesteld kan worden of het verwachte resultaat behaald is
Welke verschillende projectsoorten zijn er?
- technische projecten (harde projecten)
- sociale projecten (zachte projecten)
- gemende projecten
- commerciële projecten
- evenementen
1 (bouwen brug, aanleg weg, leggen datanetwerk) kwantitatieve doelen, goed in te schatten of te
plannen
2 (cultuur/organisatieverandering, management development) kwalitatieve doelen, op mensen en
cultuur van de organisatie gericht, kosten vaak meer tijd
3 (ontwikkelen nieuwe dienstverlening, ontwerpen en implementeren van een nieuw
automatiseringssysteem) hebben zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelen
4 Ontwikkelen nieuwe producten/diensten, uitvoeren van een marktonderzoek
5 Aparte tak van sport, opzetten beurs, productpresentatie of festival
Wat is projectmanagement?
Het toepassen van gefaseerde besluitvorming (initiatief-, definitie-,
ontwerp-, voorbereiding-, realisatie- en nazorgfase)
EN
Het integraal beheersen van het geld (G), de (project)organisatie (O),
Kwaliteit (K), faciliteiten (F), informatie (I) en tijd (T) = GOKFIT
EN
Rekening houdend met de organisatiestructuur van de
organisatie waarbinnen het project wordt uitgevoerd (S),
met bijbehorende risico’s (R)
2
, Waarom PMa (voor een FM’er)?
- omdat het om een ‘nieuwe’ klus gaat
- geen overschrijding van budgets
- communicatiestructuur is duidelijk
- goede samenwerking tussen diverse partijen
- snel en flexibel kunnen inspringen op veranderingen
- tijdpad is helder
- kwaliteit is gewaarborgd
Hoe pak je een project aan?
- vooruit en achteruit denken
- van globaal naar detail
- een goed begin is het halve werk (analyse)
- beter goed gejat dan slecht bedacht (structuren instrumentarium)
- wees kritisch in het selecteren van mensen (kwaliteit)
- zorg voor PR en draagvlak bij het management
De ‘het kant’ is het project aan zich, de ‘wij kant’ zijn jullie in bijvoorbeeld de themaopdracht en de
‘ik kant’ is je individuele inbreng en bijdrage op basis van motivatie, kernkwaliteiten, belbinrollen
enzovoort.
Hoe vergroot je de slagingskans van een project?
- heldere introductie projectteam
- duidelijke fasering
- Effectieve en efficiënte beheersingstechnieken
- Concrete besluitvormingsafspraken
- Juiste teamsamenstelling
- Op team aangepast leiderschap
- Goede samenwerking met moederorganisatie, opdrachtgever en andere belanghebbenden
7 wijze W’s
Inleiding
Waarom Uitgangspositie
Wat Projectresultaat (kwaliteit)
Welke wijze Projectfasering
Wie/waarmee/waar Projectkader (organisatie, informatie, mensen, middelen)
Wanneer Projectplanning (tijd, financiën)
De procesbegeleiding
- Monitort proces iedere week tijdens practica/ vergaderingen
- Samenwerking
- Houding
- Agenda’s notulen
- Planning
- Tussenrapportages
- Rolverdeling en invulling
- Eigen taakopvatting
Het projectteam
Denk aan: klein aantal mensen, gemeenschappelijk doel,
gedeelde visie, verantwoordelijkheid,
aansprakelijkheid en onderlinge afhankelijkheid
3
