De servicedesk deel 2
Hoofdstuk 7 Het FMIS
Het FMIS is het kloppend ICT-hart van het facilitair beheer en biedt ruime
functionaliteit voor de ondersteuning van een servicedesk.
7.1 informatiesystemen
De informatisering van het facilitaire bedrijf wordt ondersteund door een
facilitair managementinformatiesysteem (FMIS). Een FMIS is een
programma (of verzameling programma’s) gericht op de integrale
ondersteuning van een werkomgeving. Hierbij worden de facilitair processen
ondersteund en beheerd met programma’s waarbij gebruik wordt gemaakt van
een coherente set met digitale gegevens (zoals inventaris, persoonsgegevens,
locatiegegevens) vaak in een database vastgelegd.
7.2 FMIS binnen de technische omgeving
1) een centrale database met gespecialiseerde programma’s
centrale database waarop meerdere gespecialiseerde programma’s
gespecialiseerde bewerkingen toepassen. Zoals:
o Reserveringen
o Werkorders
o Meldingen
De database bevat alle gegevens, zoals:
o Inventaris
o Personen
o Ruimten
Elk gegeven is identificeerbaar aan de hand van een unieke code, zoals:
o Contractnummer
o Personeelsnummer
Door middel van integraal beheer van één centrale database heeft de
facilitaire organisatie continu actuele informatie ter beschikking.
2) FMIS is een netwerkomgeving
Een FMIS kan wel zelfstandig werken maar eigenlijk is een dergelijke installatie
alleen van nu voor een zeer kleine organisatie. De kracht van een FMIS komt
vooral naar voren in een netwerkomgeving waarin de database centraal staat en
, er verschillende toegangsmogelijkheden zijn, zowel binnen als buiten de
organisatie. Hiervan zijn verschillende vormen beschikbaar zoals webbased
(internettechniek gebaseerde) systemen tot applicaties op de lokale computer.
Een belangrijke optie van een FMIS is het automatiseren van werkprocessen. Er
is ook volop ontwikkeling bij de leveranciers om steeds meer onderdelen van
hun pakket als clouddienst aan te bieden als in een ‘software as a service’
(SAAS). Dit heeft als voordeel dat het systeemgebruik werkplekonafhankelijk
wordt.
3) Koppeling met andere systemen
Een FMIS heeft over het algemeen verschillende koppelingen gebouwd met
andere systemen. Voorbeelden zijn de generieke rapportagetools waarbij
gegevens uit het FMIS worden gebruikt voor:
- Managementrapportages
- Koppelingen met ICT-helpdeskprogramma’s
- Tekeningen uit grafische systemen (CAD/CAM) die de basis vormen voor
ruimtebeheer binnen het FMIS
- De levering van gegevens uit de centrale database van medewerkers
- Beveiligingssystemen
4) FMIS uitbesteden
5) Bouwwerk informatie model en FMIS
Een Bouwwerk informatie model (BIM) is een digitale representatie van
functionele en fysieke karakteristieken van een bouwwerk, dat een uitgangspunt
is voor en ondersteunend is aan activiteiten en besluitvorming in de
levenscyclus van een bouwwerk en dat wordt gedeeld door de verschillende
belanghebbenden in het bouwproces. Een BIM is een belangrijk middel om
informatie over bouwwerken beter uit te wisselen tussen opdrachtgever en
opdrachtnemers
6) Rapportage en monitoring
Ten slotte biedt een FMIS de mogelijkheid op basis van de werkzaamheden op
maat gemaakte managementrapportages aan te bieden. Door middel van een
rapportagegenerator zijn op maat samen te stellen rapportages beschikbaar.
Hiermee wordt de gewenste managementinformatie binnen de verschillende
organisatieonderdelen en voor het management gegenereerd.
7.3 de functies van het FMIS in de servicedesk
De belangrijkste functies in het FMIS die de servicedesk bij zijn werk optimaal
ondersteunen zijn:
a. Fungeren als meldpunt
Binnen deze functionaliteit kunnen onder meer de volgende handelingen
worden verricht:
- Reserveren van zalen en vervoer
- Organiseren van bijeenkomsten, al of niet inclusief catering
- Behandelen van aanvragen van zaken van bouwkundige, elektronische en
werktuigbouwkundige aard
- Behandelen van aanvragen van vervoer en vervoersbewijzen en
verhuizingen
- Bestellen van kantoorvoorzieningen, zoals telefoons, smartphones en
laptops
- Registeren van nieuwe medewerkers, inclusief koppeling met fotostudio
voor het aanmaken van bedrijfskaart
Hoofdstuk 7 Het FMIS
Het FMIS is het kloppend ICT-hart van het facilitair beheer en biedt ruime
functionaliteit voor de ondersteuning van een servicedesk.
7.1 informatiesystemen
De informatisering van het facilitaire bedrijf wordt ondersteund door een
facilitair managementinformatiesysteem (FMIS). Een FMIS is een
programma (of verzameling programma’s) gericht op de integrale
ondersteuning van een werkomgeving. Hierbij worden de facilitair processen
ondersteund en beheerd met programma’s waarbij gebruik wordt gemaakt van
een coherente set met digitale gegevens (zoals inventaris, persoonsgegevens,
locatiegegevens) vaak in een database vastgelegd.
7.2 FMIS binnen de technische omgeving
1) een centrale database met gespecialiseerde programma’s
centrale database waarop meerdere gespecialiseerde programma’s
gespecialiseerde bewerkingen toepassen. Zoals:
o Reserveringen
o Werkorders
o Meldingen
De database bevat alle gegevens, zoals:
o Inventaris
o Personen
o Ruimten
Elk gegeven is identificeerbaar aan de hand van een unieke code, zoals:
o Contractnummer
o Personeelsnummer
Door middel van integraal beheer van één centrale database heeft de
facilitaire organisatie continu actuele informatie ter beschikking.
2) FMIS is een netwerkomgeving
Een FMIS kan wel zelfstandig werken maar eigenlijk is een dergelijke installatie
alleen van nu voor een zeer kleine organisatie. De kracht van een FMIS komt
vooral naar voren in een netwerkomgeving waarin de database centraal staat en
, er verschillende toegangsmogelijkheden zijn, zowel binnen als buiten de
organisatie. Hiervan zijn verschillende vormen beschikbaar zoals webbased
(internettechniek gebaseerde) systemen tot applicaties op de lokale computer.
Een belangrijke optie van een FMIS is het automatiseren van werkprocessen. Er
is ook volop ontwikkeling bij de leveranciers om steeds meer onderdelen van
hun pakket als clouddienst aan te bieden als in een ‘software as a service’
(SAAS). Dit heeft als voordeel dat het systeemgebruik werkplekonafhankelijk
wordt.
3) Koppeling met andere systemen
Een FMIS heeft over het algemeen verschillende koppelingen gebouwd met
andere systemen. Voorbeelden zijn de generieke rapportagetools waarbij
gegevens uit het FMIS worden gebruikt voor:
- Managementrapportages
- Koppelingen met ICT-helpdeskprogramma’s
- Tekeningen uit grafische systemen (CAD/CAM) die de basis vormen voor
ruimtebeheer binnen het FMIS
- De levering van gegevens uit de centrale database van medewerkers
- Beveiligingssystemen
4) FMIS uitbesteden
5) Bouwwerk informatie model en FMIS
Een Bouwwerk informatie model (BIM) is een digitale representatie van
functionele en fysieke karakteristieken van een bouwwerk, dat een uitgangspunt
is voor en ondersteunend is aan activiteiten en besluitvorming in de
levenscyclus van een bouwwerk en dat wordt gedeeld door de verschillende
belanghebbenden in het bouwproces. Een BIM is een belangrijk middel om
informatie over bouwwerken beter uit te wisselen tussen opdrachtgever en
opdrachtnemers
6) Rapportage en monitoring
Ten slotte biedt een FMIS de mogelijkheid op basis van de werkzaamheden op
maat gemaakte managementrapportages aan te bieden. Door middel van een
rapportagegenerator zijn op maat samen te stellen rapportages beschikbaar.
Hiermee wordt de gewenste managementinformatie binnen de verschillende
organisatieonderdelen en voor het management gegenereerd.
7.3 de functies van het FMIS in de servicedesk
De belangrijkste functies in het FMIS die de servicedesk bij zijn werk optimaal
ondersteunen zijn:
a. Fungeren als meldpunt
Binnen deze functionaliteit kunnen onder meer de volgende handelingen
worden verricht:
- Reserveren van zalen en vervoer
- Organiseren van bijeenkomsten, al of niet inclusief catering
- Behandelen van aanvragen van zaken van bouwkundige, elektronische en
werktuigbouwkundige aard
- Behandelen van aanvragen van vervoer en vervoersbewijzen en
verhuizingen
- Bestellen van kantoorvoorzieningen, zoals telefoons, smartphones en
laptops
- Registeren van nieuwe medewerkers, inclusief koppeling met fotostudio
voor het aanmaken van bedrijfskaart
