Samenvatting PPRO
Week 1
Organisatie van inkoop
De taak van inkoop is beleid en uitvoering ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht. Deze elementen
zijn van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie:
- Kennisvergadering en opleiding
- De ontwikkeling van inkoop en beleidskader
- Informatiesystemen voor controle, benchmarks en monitoring
- Competenties van een inkoper voor de realisatie van de organisatiedoelstellingen en inkoopdoelstellingen
Organisatie publieke inkoop
Een complexiteit in de organisatie van publieke inkoop is het samenspel tussen organisatie specifieke en doorkruisende ambities.
Specifieke ambities staan aan de basis van de inkoopbehoefte, zoals het leveren van goede zorg. Doorkruisende ambities raken
aan alle inkopen, zoals het terugdringen van de co2 uitstoot.
Categoriemanagement
Categoriemanagement is een werkwijze om producten en diensten in te kopen, via een samenwerking en specialisatie. Per
categorie wordt er een manager aangewezen met de deskundigheid over maar één categorie. Zo besteden organisaties
gezamenlijk aan, door middel van een categoriemanager. Het vertalen van je algemene inkoopdoelen naar specifiekere doelen.
Dit leidt tot efficiëntie en schaalvoordelen. Het is lastig voor kleine organisaties om categoriemanagement te introduceren.
Inkoopdiagnose
Inkoopdiagnose geeft aan hoeveel geld er in een bepaalde periode is besteed aan een bepaalde soort inkoop.
Inkooppakketten
Inkooppakketten is een verzameling voor producten of diensten. Meerdere inkooppakketten kunnen vallen onder één categorie.
Inkoopsamenwerking
Door een inkoopsamenwerking kan er meer kennis worden opgebouwd van producten en/of diensten. Je werkt samen met
meerdere bedrijven. Dit kan ervoor zorgen dat de transactiekosten en risico’s voor de deelnemende organisaties verminderen en
de professionaliteit van inkoop toeneemt.
MSU+ model
Met behulp van het MSU+ model kunnen organisaties zich vergelijken met het niveau van de beste inkopende organisatie. Je kan
kijken waar je staat als inkooporganisatie in vergelijking met andere organisaties.
Best value procurement
BVP is een methodiek waarbij de inschrijvingen voor een aanbesteding worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste
waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. Welke leverancier kan de beste waarde bieden voor de meest lage prijs.
Hierin heeft de leverancier de leiding over het project. Het is een inkoopmethode.
Past performance
Hier wordt gemeten hoe opdrachtgever bij de uitvoering van opdrachten aan hun contractuele verplichtingen voldoen. Je mag dit
als uitsluiting gebruiken voor een aanbesteding, je laat die specifieke leverancier dan niet meedoen.
Tenderboard
Een tenderboard gaat om een commissie van expert die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure. Het gaat om een
commissie intern in een organisatie. Het gaat om het bewaken van de kwaliteit van de aanbesteding. Het is niet verplicht, maar
wel wenselijk.
1
,Onderzoek strategische inkoop
Inkoopactiviteiten
Binnen publieke organisaties komen er 4 inkoopactiviteiten voor:
- Het opstellen van inkoopkaders: vaststellen van kaders, zoals inkoopvoorwaarden en contractstandaarden
- Het beschrijven van opdrachten: vaststellen van een beschrijving en budget
- Het uitvoeren van inkooptrajecten
- Het analyseren van inkoopgegevens
Beleggen inkoopactiviteiten
Deze 4 activiteiten zijn op 2 verschillende plekken te beleggen, namelijk centraal en decentraal. Dus vanuit de directie of vanuit
een afdeling of locatie.
Dimensies bepalend voor het organisatiemodel
Er zijn 5 dimensies bepalend voor de keuze van het organisatiemodel voor de publieke inkoop:
- Inkoopbehoefte: waar is het voor nodig
- Marktordering: zijn er veel aanbieders
- Doorkruisende organisatieambities: welke doelstellingen streeft de organisatie na
- Kennis en expertise: is er genoeg kennis
- Samenwerkingspartners
Algemene overwegingen
Naar aanleiding van een rapport kunnen de volgende overwegingen worden geformuleerd:
- Standaarden: het opstellen van beleidskaders wordt meestal centraal uitgevoerd, zodat deze ondersteunend is aan de
organisatie zelf.
- Vroegtijdig betrekken: het vroegtijdig betrekken van contractmanagers, leveranciers en gebruikers. Zo kan het
inkoopproces efficiënter worden doorlopen.
- Betrokkenheid eindgebruiker
- Analyse inkoopgegevens
2
,Metrokaart 1: wat moet ik weten over inkopen?
Wat is inkopen?
- Inkopen omvat alle activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen of diensten van externe
bronnen te betrekken.
- Inkopen zorgt ervoor dat de juiste leveringen van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden
en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor een organisatie.
- Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat.
Wat is het verschil tussen inkopen en Europees aanbesteden?
Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot een contractering van een geschikte leverancier met het meest geschikte
product tegen de meest gunstige prijs. Hierbij is de prijs/kwaliteit verhouding een belangrijke factor.
Het inkoopproces kan worden ingedeeld in 3 fases:
- Voorbereiding opdracht
- Doorlopen aanbestedingsprocedure
- Uitvoering opdracht
Aanbesteden hoort vaak bij specificeren, selecteren en contracteren bij het inkoopproces. Een openbare aanbesteding begint met
een openbare aankondiging van een opdracht. Alle geïnteresseerde partijen kunnen een offerte indienen.
Europees aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens de Europese Unie. Er zijn 3 richtlijnen:
- Klassieke overheid: het gunnen van overheidsopdrachten
- Water, energie, vervoer en post: het gunnen van opdrachten in deze sectoren
- Concessie
Deze richtlijnen zijn van toepassing zodra drempelbedragen worden overschreden. Voor inlopen boven dit drempelbedrag moet
een aanbestedende dienst een van de voorgeschreven inkoopprocedures hanteren en zich houden aan de 4 pijlers van de
Europese aanbestedingswetgeving:
- Geen discriminatie
- Gelijke behandeling
- Transparantie
- Proportionaliteit
Welke inkoopdoelstellingen streef ik na?
Inkoopdoelstellingen zijn afgeleid van de organisatiedoelstellingen en richten zich vooral op:
- Het verlagen van integrale inkoopkosten
- Het verminderen van toeleveringsrisico’s
- Het verhogen van product- en leverancierskwaliteit
- Beter functioneren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces.
Er zijn ook specifieke doelstellingen op de volgende gebieden:
- Goede kwaliteit tegen laagste prijs: de specificaties van het in te kopen werk/dienst bepalen voor een groot deel de
hoogte van de prijs. Een programma van eisen omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen. Bij de beoordeling van een
offerte wordt meestal de prijs afgezet tegen de kwaliteit.
- Maatschappelijk verantwoord inkopen: naast de prijs van de producten ook letten op de effecten van de inkoop op
milieu en sociale aspecten.
- Innovatie: stimuleer voor de inbreng van kennis en kunde door de aanbieder, het vraagt hoe de aanbieder zelf het werk
zal invullen.
- Sociale criteria: sociale voorwaarden gaan over het verbeteren van arbeidsomstandigheden in de gehele productieketen.
Social return het betrekken van kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt.
- MKB betrekken: ook kleine organisaties betrekken bij de aanbestedingen.
3
, Welke inkoopstrategie hanteer ik?
De inkoopstrategie bepaalt de uitgangspunten voor het inkoopproces van een bepaalde opdracht. Het organisatie en
inkoopbeleid zijn leidend voor de inkoopstrategie. Voorbeelden van uitgangspunten voor een inkoopbeleid:
- Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen
- Zorgen voor objectieve, transparante en democratische verantwoording
Het inkoopbeleid beschrijft de procedures voor inkopen onder de drempelbedragen en inkopen boven de drempelbedragen.
Beschrijft ook specifieke eisen over bijvoorbeeld duurzaam inkopen. Inkoopvoorwaarden vormen een juridisch document dat de
relatie tussen de aanbestedende dienst en betrokken partij regelt.
Hoe is inkoop gepositioneerd in de organisatie?
Centraal voordelen:
- Inkoopvolumes kunnen worden gebundeld
- Er is specifieke inkoopkennis en een duidelijk aanspreekpunt
Centraal nadelen:
- Gebrek aan draagvlak voor afgesloten contracten
- Beperkte mogelijkheden voor het rekening houden met specifieke omstandigheden
Decentraal voordelen:
- Draagvlak binnen de afdelingen, zelf verantwoordelijk
- Er kan rekening gehouden worden met specifieke omstandigheden
Decentraal nadelen:
- Minder ruimte voor strategische doelstellingen
- Risico op dubbel werk
Gecoördineerde inkoop: combineert de voordelen van beide en wordt vaak toegepast in de overheid.
4
Week 1
Organisatie van inkoop
De taak van inkoop is beleid en uitvoering ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht. Deze elementen
zijn van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie:
- Kennisvergadering en opleiding
- De ontwikkeling van inkoop en beleidskader
- Informatiesystemen voor controle, benchmarks en monitoring
- Competenties van een inkoper voor de realisatie van de organisatiedoelstellingen en inkoopdoelstellingen
Organisatie publieke inkoop
Een complexiteit in de organisatie van publieke inkoop is het samenspel tussen organisatie specifieke en doorkruisende ambities.
Specifieke ambities staan aan de basis van de inkoopbehoefte, zoals het leveren van goede zorg. Doorkruisende ambities raken
aan alle inkopen, zoals het terugdringen van de co2 uitstoot.
Categoriemanagement
Categoriemanagement is een werkwijze om producten en diensten in te kopen, via een samenwerking en specialisatie. Per
categorie wordt er een manager aangewezen met de deskundigheid over maar één categorie. Zo besteden organisaties
gezamenlijk aan, door middel van een categoriemanager. Het vertalen van je algemene inkoopdoelen naar specifiekere doelen.
Dit leidt tot efficiëntie en schaalvoordelen. Het is lastig voor kleine organisaties om categoriemanagement te introduceren.
Inkoopdiagnose
Inkoopdiagnose geeft aan hoeveel geld er in een bepaalde periode is besteed aan een bepaalde soort inkoop.
Inkooppakketten
Inkooppakketten is een verzameling voor producten of diensten. Meerdere inkooppakketten kunnen vallen onder één categorie.
Inkoopsamenwerking
Door een inkoopsamenwerking kan er meer kennis worden opgebouwd van producten en/of diensten. Je werkt samen met
meerdere bedrijven. Dit kan ervoor zorgen dat de transactiekosten en risico’s voor de deelnemende organisaties verminderen en
de professionaliteit van inkoop toeneemt.
MSU+ model
Met behulp van het MSU+ model kunnen organisaties zich vergelijken met het niveau van de beste inkopende organisatie. Je kan
kijken waar je staat als inkooporganisatie in vergelijking met andere organisaties.
Best value procurement
BVP is een methodiek waarbij de inschrijvingen voor een aanbesteding worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste
waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. Welke leverancier kan de beste waarde bieden voor de meest lage prijs.
Hierin heeft de leverancier de leiding over het project. Het is een inkoopmethode.
Past performance
Hier wordt gemeten hoe opdrachtgever bij de uitvoering van opdrachten aan hun contractuele verplichtingen voldoen. Je mag dit
als uitsluiting gebruiken voor een aanbesteding, je laat die specifieke leverancier dan niet meedoen.
Tenderboard
Een tenderboard gaat om een commissie van expert die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure. Het gaat om een
commissie intern in een organisatie. Het gaat om het bewaken van de kwaliteit van de aanbesteding. Het is niet verplicht, maar
wel wenselijk.
1
,Onderzoek strategische inkoop
Inkoopactiviteiten
Binnen publieke organisaties komen er 4 inkoopactiviteiten voor:
- Het opstellen van inkoopkaders: vaststellen van kaders, zoals inkoopvoorwaarden en contractstandaarden
- Het beschrijven van opdrachten: vaststellen van een beschrijving en budget
- Het uitvoeren van inkooptrajecten
- Het analyseren van inkoopgegevens
Beleggen inkoopactiviteiten
Deze 4 activiteiten zijn op 2 verschillende plekken te beleggen, namelijk centraal en decentraal. Dus vanuit de directie of vanuit
een afdeling of locatie.
Dimensies bepalend voor het organisatiemodel
Er zijn 5 dimensies bepalend voor de keuze van het organisatiemodel voor de publieke inkoop:
- Inkoopbehoefte: waar is het voor nodig
- Marktordering: zijn er veel aanbieders
- Doorkruisende organisatieambities: welke doelstellingen streeft de organisatie na
- Kennis en expertise: is er genoeg kennis
- Samenwerkingspartners
Algemene overwegingen
Naar aanleiding van een rapport kunnen de volgende overwegingen worden geformuleerd:
- Standaarden: het opstellen van beleidskaders wordt meestal centraal uitgevoerd, zodat deze ondersteunend is aan de
organisatie zelf.
- Vroegtijdig betrekken: het vroegtijdig betrekken van contractmanagers, leveranciers en gebruikers. Zo kan het
inkoopproces efficiënter worden doorlopen.
- Betrokkenheid eindgebruiker
- Analyse inkoopgegevens
2
,Metrokaart 1: wat moet ik weten over inkopen?
Wat is inkopen?
- Inkopen omvat alle activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen of diensten van externe
bronnen te betrekken.
- Inkopen zorgt ervoor dat de juiste leveringen van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden
en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor een organisatie.
- Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat.
Wat is het verschil tussen inkopen en Europees aanbesteden?
Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot een contractering van een geschikte leverancier met het meest geschikte
product tegen de meest gunstige prijs. Hierbij is de prijs/kwaliteit verhouding een belangrijke factor.
Het inkoopproces kan worden ingedeeld in 3 fases:
- Voorbereiding opdracht
- Doorlopen aanbestedingsprocedure
- Uitvoering opdracht
Aanbesteden hoort vaak bij specificeren, selecteren en contracteren bij het inkoopproces. Een openbare aanbesteding begint met
een openbare aankondiging van een opdracht. Alle geïnteresseerde partijen kunnen een offerte indienen.
Europees aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens de Europese Unie. Er zijn 3 richtlijnen:
- Klassieke overheid: het gunnen van overheidsopdrachten
- Water, energie, vervoer en post: het gunnen van opdrachten in deze sectoren
- Concessie
Deze richtlijnen zijn van toepassing zodra drempelbedragen worden overschreden. Voor inlopen boven dit drempelbedrag moet
een aanbestedende dienst een van de voorgeschreven inkoopprocedures hanteren en zich houden aan de 4 pijlers van de
Europese aanbestedingswetgeving:
- Geen discriminatie
- Gelijke behandeling
- Transparantie
- Proportionaliteit
Welke inkoopdoelstellingen streef ik na?
Inkoopdoelstellingen zijn afgeleid van de organisatiedoelstellingen en richten zich vooral op:
- Het verlagen van integrale inkoopkosten
- Het verminderen van toeleveringsrisico’s
- Het verhogen van product- en leverancierskwaliteit
- Beter functioneren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces.
Er zijn ook specifieke doelstellingen op de volgende gebieden:
- Goede kwaliteit tegen laagste prijs: de specificaties van het in te kopen werk/dienst bepalen voor een groot deel de
hoogte van de prijs. Een programma van eisen omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen. Bij de beoordeling van een
offerte wordt meestal de prijs afgezet tegen de kwaliteit.
- Maatschappelijk verantwoord inkopen: naast de prijs van de producten ook letten op de effecten van de inkoop op
milieu en sociale aspecten.
- Innovatie: stimuleer voor de inbreng van kennis en kunde door de aanbieder, het vraagt hoe de aanbieder zelf het werk
zal invullen.
- Sociale criteria: sociale voorwaarden gaan over het verbeteren van arbeidsomstandigheden in de gehele productieketen.
Social return het betrekken van kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt.
- MKB betrekken: ook kleine organisaties betrekken bij de aanbestedingen.
3
, Welke inkoopstrategie hanteer ik?
De inkoopstrategie bepaalt de uitgangspunten voor het inkoopproces van een bepaalde opdracht. Het organisatie en
inkoopbeleid zijn leidend voor de inkoopstrategie. Voorbeelden van uitgangspunten voor een inkoopbeleid:
- Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen
- Zorgen voor objectieve, transparante en democratische verantwoording
Het inkoopbeleid beschrijft de procedures voor inkopen onder de drempelbedragen en inkopen boven de drempelbedragen.
Beschrijft ook specifieke eisen over bijvoorbeeld duurzaam inkopen. Inkoopvoorwaarden vormen een juridisch document dat de
relatie tussen de aanbestedende dienst en betrokken partij regelt.
Hoe is inkoop gepositioneerd in de organisatie?
Centraal voordelen:
- Inkoopvolumes kunnen worden gebundeld
- Er is specifieke inkoopkennis en een duidelijk aanspreekpunt
Centraal nadelen:
- Gebrek aan draagvlak voor afgesloten contracten
- Beperkte mogelijkheden voor het rekening houden met specifieke omstandigheden
Decentraal voordelen:
- Draagvlak binnen de afdelingen, zelf verantwoordelijk
- Er kan rekening gehouden worden met specifieke omstandigheden
Decentraal nadelen:
- Minder ruimte voor strategische doelstellingen
- Risico op dubbel werk
Gecoördineerde inkoop: combineert de voordelen van beide en wordt vaak toegepast in de overheid.
4
