PORTFOLIO HBO AD
OFFICEMANAGEMENT FASE 2
Afbeelding: logo***
Naam: ***
Studentnummer: ***
Datum: 12/08/2026
Instituut: Schoevers
Opleiding: HBO AD Officemanagement
Module: AD Portfolio fase 2
,Inleiding ........................................................................................................................................................................2
1 Professionele ontwikkeling ......................................................................................................................................3
1.1 Reflectie op een dilemma in de beroepssituatie ..................................................................................................3
1.2 Handelingsperspectieven ....................................................................................................................................6
2. Bewijsstukken per leerresultaat ............................................................................................................................. 8
2.1 Leerresultaat: organiseren van activiteiten ..........................................................................................................8
2.1.1 Conclusie leerresultaat .............................................................................................................................. 12
2.2 Leerresultaat: zakelijk communiceren ............................................................................................................... 12
2.2.1 Conclusie leerresultaat .............................................................................................................................. 16
3. Persoonlijke professionele ontwikkeling ............................................................................................................. 17
3.1 Kernkwadranten van Ofman .............................................................................................................................. 17
3.1.1 Kernkwadrant 1: servicegerichtheid................................................................................................. 18
3.1.2 Kernkwadrant 2: betrokkenheid ....................................................................................................... 18
3.1.3 Kernkwadrant 3: organisatietalent ................................................................................................... 18
3.2 Persoonlijk statuut ..................................................................................................................................... 19
3.2.1 SMART doelstellingen ..................................................................................................................... 20
3.2.2 Conclusie persoonlijk statuut ........................................................................................................... 21
Literatuurlijst .............................................................................................................................................................. 22
Bijlages ....................................................................................................................................................................... 23
Bijlage 1: strokenplanning ....................................................................................................................................... 23
Bijlage 2: risicoanalyse + beoordelingsschaal ......................................................................................................... 23
Bijlage 3: geplande meetings rondom P&D Year-End ............................................................................................. 24
Bijlage 4: overzicht van ophaalmomenten bandjes + uitnodiging ............................................................................ 25
Bijlage 5: draaiboek ................................................................................................................................................. 25
Bijlage 6: projectorganisatie .................................................................................................................................... 26
Bijlage 7: meeting met ruimte ingepland ................................................................................................................. 26
Bijlage 8: communicatie voor verplaatsen van meeting ........................................................................................... 27
Bijlage 9: overzicht van stakeholders betreft beschikbaarheid ................................................................................ 27
Bijlage 10: aanvraag te plannen meeting met tijdsverschil San Jose - Veldhoven .................................................. 28
Bijlage 11: uitnodiging vrijwilligersactiviteit .............................................................................................................. 29
Bijlage 12: e-mail communicatie naar team ............................................................................................................. 29
Bijlage 13: deelnemer registratie ............................................................................................................................. 30
Bijlage 14: e-mail communicatie naar Samen voor onze regio ................................................................................ 30
Bijlage 16: Visuele uitwerking kernkwadranten van Ofman ..................................................................................... 30
Bijlage 15: Beoordeling porfolio fase 1 .................................................................................................................... 31
Bijlage 17: Feedbackformulier werkplekbegeleider ................................................................................................. 32
Bijlage 18: Contactformulier portfoliobegeleider ...................................................................................................... 34
1
,Inleiding
Mijn naam is *** en sinds september 2024 volg ik de HBO opleiding AD Officemanagement bij
Schoevers. Naast mijn opleiding ben ik werkzaam als management assistent binnen de afdeling Planning
& Delivery van ***. In deze functie ondersteun ik meerdere managers en ben ik verantwoordelijk voor
uiteenlopende organisatorische, administratieve en communicatieve werkzaamheden. Mijn
werkzaamheden bestaan onder andere uit het beheren van complexe agenda’s, het organiseren en
coördineren van activiteiten en bijeenkomsten, het bewaken van acties en deadlines, het faciliteren van
informatiestromen en het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders. Daarnaast
ondersteun ik bij projectmatige werkzaamheden en verzorg ik zakelijke communicatie in zowel het
Nederlands als het Engels.
De afgelopen jaren heb ik mij ontwikkeld van een uitvoerend ondersteuner naar een professional die
steeds meer verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren van activiteiten, het verbinden van
stakeholders en het ondersteunen van besluitvorming. Deze ontwikkeling sluit aan bij het beroeps en
opleidingsprofiel van Schoevers, waarin de professional wordt omschreven als een verbindende,
organiserende en communicatieve professional die managers en organisaties ondersteunt door
processen te bewaken, stakeholders met elkaar te verbinden en activiteiten doelgericht te coördineren.
Dit portfolio is opgesteld in het kader van portfolio fase 2 van de opleiding AD Officemanagement. In dit
portfolio verantwoord ik mijn professionele en persoonlijke ontwikkeling in relatie tot het beroep van
officemanagement professional. Aan de hand van een reflectie op een beroepsdilemma toon ik hoe ik leer
van praktijkervaringen en hoe ik deze inzichten vertaal naar nieuwe handelsperspectieven voor mijn
dagelijkse beroepspraktijk. Daarnaast onderbouw ik de leerresultaten organiseren van activiteiten en
zakelijk communiceren met bewijsstukken uit mijn eigen werkpraktijk. Hierbij leg ik de relatie tussen mijn
werkzaamheden, de bewijsstukken en de beheersingsindicatoren op eindniveau van de opleiding.
De geselecteerde bewijsstukken worden verantwoord aan de hand van de VRAAK criteria: variatie,
relevantie, authenticiteit, actualiteit en kwantiteit. Tevens werk ik mijn persoonlijke professionele
ontwikkeling uit aan de hand van de kernkwadranten van Ofman en een persoonlijk statuut, waarin ik mijn
visie op het beroep, actuele ontwikkelingen binnen het vakgebied en mijn verdere professionele
ontwikkeling beschrijf. Hiermee laat ik zien hoe ik mij ontwikkel tot een start bekwame, reflectieve en
toekomstgerichte officemanagement professional die actief werkt aan een leven lang ontwikkelen.
2
, 1 Professionele ontwikkeling
1.1 Reflectie op een dilemma in de beroepssituatie
Voor deze reflectie maak ik gebruik van het reflectiemodel van Korthagen. Dit model bestaat uit vijf fasen:
handelen, terugblikken, bewustwording van essentiële aspecten, alternatieven en uitproberen (Korthagen
& Vasalos, 2010). Dit model ondersteunt professionals bij het systematisch leren van concrete
beroepssituaties.
Fase 1: Handelen
Volgens het reflectiemodel van Korthagen wordt in de eerste fase stilgestaan bij een concrete
beroepssituatie waarop wordt gereflecteerd. Conform de richtlijnen van Schoevers wordt deze fase
uitgewerkt volgens de STAR methodiek. Deze methodiek biedt een gestructureerde manier om een
praktijkervaring te beschrijven aan de hand van de situatie, taak, actie en het resultaat. Door de situatie
op deze wijze uiteen te zetten, ontstaat een helder beeld van mijn handelen binnen de beroepspraktijk en
vormt dit de basis voor de vervolgfasen van de reflectie (Korthagen & Vasalos, 2010).
Situatie
Binnen mijn functie als management assistent bij *** was ik betrokken bij de organisatie van het P&D
Year-End evenement voor de afdeling P&D. Dit evenement had als doel medewerkers samen te brengen,
waardering uit te brengen, waardering uit te spreken voor hun inzet gedurende het jaar en de onderlinge
verbinding binnen de afdeling te versterken. De organisatie vond plaats binnen duidelijke kaders op het
gebied van tijd, budget, kwaliteit, communicatie en veiligheid.
Tijdens de voorbereiding ontstond een dilemma. Verschillende stakeholders hadden aanvullende wensen
voor het evenement, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie, programmaonderdelen en logistieke
voorzieningen. Tegelijkertijd waren het budget, de planning en de beschikbare capaciteit beperkt.
Hierdoor ontstond spanning tussen het tegemoetkomen aan de wensen van stakeholders en het
bewaken van de afgesproken projectkaders.
Taak
Mijn taak was het ondersteunen en coördineren van de operationele organisatie van het evenement. Ik
was verantwoordelijk oor het bewaken van de planning, het voorbereiden van communicatie, het
ondersteunen van deelnemersregistratie, het afstemmen met leveranciers en het signaleren van
knelpunten richting de projectleider. Daarnaast had ik een verbindende rol tussen de opdrachtgever,
projectleider, medewerkers en externe partijen.
Actie
Om de organisatie van het evenement in goede banen te leiden, heb ik een planning opgesteld en
bijgehouden, acties gemonitord en regelmatig afgestemd met stakeholders. Daarnaast verzamelde ik
informatie over wensen en verwachtingen van betrokkenen en onderzocht ik de praktische haalbaarheid
hiervan. Bij aanvullende verzoeken probeerde ik in eerste instantie zoveel mogelijk mee te denken in
oplossingen. Hierbij lag mijn focus op servicegerichtheid en het ondersteunen van de betrokken
stakeholders.
Gaandeweg constateerde ik echter dat sommige aanvullende wensen gevolgen hadden voor de
beschikbare capaciteit, de planning en de oorspronkelijke scope van het project. Ondanks dat ik deze
gevolgen signaleerde, benoemde ik deze niet altijd direct richting de projectleider of opdrachtgever,
omdat ik eerst zelf naar oplossingen zocht.
Resultaat
Het resultaat van mijn handelen was dat de voorbereiding van het evenement grotendeels volgens
planning verliep en stakeholders zich gehoord voelden. Tegelijkertijd leidde de toename van aanvullende
wensen tot extra afstemming en een hogere werkdruk tijdens de voorbereidingsfase. Hierdoor werd
duidelijk dat het niet alleen belangrijk is om oplossingen te bieden, maar ook om grenzen te stellen en de
projectkaders actief te bewaken.
3
OFFICEMANAGEMENT FASE 2
Afbeelding: logo***
Naam: ***
Studentnummer: ***
Datum: 12/08/2026
Instituut: Schoevers
Opleiding: HBO AD Officemanagement
Module: AD Portfolio fase 2
,Inleiding ........................................................................................................................................................................2
1 Professionele ontwikkeling ......................................................................................................................................3
1.1 Reflectie op een dilemma in de beroepssituatie ..................................................................................................3
1.2 Handelingsperspectieven ....................................................................................................................................6
2. Bewijsstukken per leerresultaat ............................................................................................................................. 8
2.1 Leerresultaat: organiseren van activiteiten ..........................................................................................................8
2.1.1 Conclusie leerresultaat .............................................................................................................................. 12
2.2 Leerresultaat: zakelijk communiceren ............................................................................................................... 12
2.2.1 Conclusie leerresultaat .............................................................................................................................. 16
3. Persoonlijke professionele ontwikkeling ............................................................................................................. 17
3.1 Kernkwadranten van Ofman .............................................................................................................................. 17
3.1.1 Kernkwadrant 1: servicegerichtheid................................................................................................. 18
3.1.2 Kernkwadrant 2: betrokkenheid ....................................................................................................... 18
3.1.3 Kernkwadrant 3: organisatietalent ................................................................................................... 18
3.2 Persoonlijk statuut ..................................................................................................................................... 19
3.2.1 SMART doelstellingen ..................................................................................................................... 20
3.2.2 Conclusie persoonlijk statuut ........................................................................................................... 21
Literatuurlijst .............................................................................................................................................................. 22
Bijlages ....................................................................................................................................................................... 23
Bijlage 1: strokenplanning ....................................................................................................................................... 23
Bijlage 2: risicoanalyse + beoordelingsschaal ......................................................................................................... 23
Bijlage 3: geplande meetings rondom P&D Year-End ............................................................................................. 24
Bijlage 4: overzicht van ophaalmomenten bandjes + uitnodiging ............................................................................ 25
Bijlage 5: draaiboek ................................................................................................................................................. 25
Bijlage 6: projectorganisatie .................................................................................................................................... 26
Bijlage 7: meeting met ruimte ingepland ................................................................................................................. 26
Bijlage 8: communicatie voor verplaatsen van meeting ........................................................................................... 27
Bijlage 9: overzicht van stakeholders betreft beschikbaarheid ................................................................................ 27
Bijlage 10: aanvraag te plannen meeting met tijdsverschil San Jose - Veldhoven .................................................. 28
Bijlage 11: uitnodiging vrijwilligersactiviteit .............................................................................................................. 29
Bijlage 12: e-mail communicatie naar team ............................................................................................................. 29
Bijlage 13: deelnemer registratie ............................................................................................................................. 30
Bijlage 14: e-mail communicatie naar Samen voor onze regio ................................................................................ 30
Bijlage 16: Visuele uitwerking kernkwadranten van Ofman ..................................................................................... 30
Bijlage 15: Beoordeling porfolio fase 1 .................................................................................................................... 31
Bijlage 17: Feedbackformulier werkplekbegeleider ................................................................................................. 32
Bijlage 18: Contactformulier portfoliobegeleider ...................................................................................................... 34
1
,Inleiding
Mijn naam is *** en sinds september 2024 volg ik de HBO opleiding AD Officemanagement bij
Schoevers. Naast mijn opleiding ben ik werkzaam als management assistent binnen de afdeling Planning
& Delivery van ***. In deze functie ondersteun ik meerdere managers en ben ik verantwoordelijk voor
uiteenlopende organisatorische, administratieve en communicatieve werkzaamheden. Mijn
werkzaamheden bestaan onder andere uit het beheren van complexe agenda’s, het organiseren en
coördineren van activiteiten en bijeenkomsten, het bewaken van acties en deadlines, het faciliteren van
informatiestromen en het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders. Daarnaast
ondersteun ik bij projectmatige werkzaamheden en verzorg ik zakelijke communicatie in zowel het
Nederlands als het Engels.
De afgelopen jaren heb ik mij ontwikkeld van een uitvoerend ondersteuner naar een professional die
steeds meer verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren van activiteiten, het verbinden van
stakeholders en het ondersteunen van besluitvorming. Deze ontwikkeling sluit aan bij het beroeps en
opleidingsprofiel van Schoevers, waarin de professional wordt omschreven als een verbindende,
organiserende en communicatieve professional die managers en organisaties ondersteunt door
processen te bewaken, stakeholders met elkaar te verbinden en activiteiten doelgericht te coördineren.
Dit portfolio is opgesteld in het kader van portfolio fase 2 van de opleiding AD Officemanagement. In dit
portfolio verantwoord ik mijn professionele en persoonlijke ontwikkeling in relatie tot het beroep van
officemanagement professional. Aan de hand van een reflectie op een beroepsdilemma toon ik hoe ik leer
van praktijkervaringen en hoe ik deze inzichten vertaal naar nieuwe handelsperspectieven voor mijn
dagelijkse beroepspraktijk. Daarnaast onderbouw ik de leerresultaten organiseren van activiteiten en
zakelijk communiceren met bewijsstukken uit mijn eigen werkpraktijk. Hierbij leg ik de relatie tussen mijn
werkzaamheden, de bewijsstukken en de beheersingsindicatoren op eindniveau van de opleiding.
De geselecteerde bewijsstukken worden verantwoord aan de hand van de VRAAK criteria: variatie,
relevantie, authenticiteit, actualiteit en kwantiteit. Tevens werk ik mijn persoonlijke professionele
ontwikkeling uit aan de hand van de kernkwadranten van Ofman en een persoonlijk statuut, waarin ik mijn
visie op het beroep, actuele ontwikkelingen binnen het vakgebied en mijn verdere professionele
ontwikkeling beschrijf. Hiermee laat ik zien hoe ik mij ontwikkel tot een start bekwame, reflectieve en
toekomstgerichte officemanagement professional die actief werkt aan een leven lang ontwikkelen.
2
, 1 Professionele ontwikkeling
1.1 Reflectie op een dilemma in de beroepssituatie
Voor deze reflectie maak ik gebruik van het reflectiemodel van Korthagen. Dit model bestaat uit vijf fasen:
handelen, terugblikken, bewustwording van essentiële aspecten, alternatieven en uitproberen (Korthagen
& Vasalos, 2010). Dit model ondersteunt professionals bij het systematisch leren van concrete
beroepssituaties.
Fase 1: Handelen
Volgens het reflectiemodel van Korthagen wordt in de eerste fase stilgestaan bij een concrete
beroepssituatie waarop wordt gereflecteerd. Conform de richtlijnen van Schoevers wordt deze fase
uitgewerkt volgens de STAR methodiek. Deze methodiek biedt een gestructureerde manier om een
praktijkervaring te beschrijven aan de hand van de situatie, taak, actie en het resultaat. Door de situatie
op deze wijze uiteen te zetten, ontstaat een helder beeld van mijn handelen binnen de beroepspraktijk en
vormt dit de basis voor de vervolgfasen van de reflectie (Korthagen & Vasalos, 2010).
Situatie
Binnen mijn functie als management assistent bij *** was ik betrokken bij de organisatie van het P&D
Year-End evenement voor de afdeling P&D. Dit evenement had als doel medewerkers samen te brengen,
waardering uit te brengen, waardering uit te spreken voor hun inzet gedurende het jaar en de onderlinge
verbinding binnen de afdeling te versterken. De organisatie vond plaats binnen duidelijke kaders op het
gebied van tijd, budget, kwaliteit, communicatie en veiligheid.
Tijdens de voorbereiding ontstond een dilemma. Verschillende stakeholders hadden aanvullende wensen
voor het evenement, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie, programmaonderdelen en logistieke
voorzieningen. Tegelijkertijd waren het budget, de planning en de beschikbare capaciteit beperkt.
Hierdoor ontstond spanning tussen het tegemoetkomen aan de wensen van stakeholders en het
bewaken van de afgesproken projectkaders.
Taak
Mijn taak was het ondersteunen en coördineren van de operationele organisatie van het evenement. Ik
was verantwoordelijk oor het bewaken van de planning, het voorbereiden van communicatie, het
ondersteunen van deelnemersregistratie, het afstemmen met leveranciers en het signaleren van
knelpunten richting de projectleider. Daarnaast had ik een verbindende rol tussen de opdrachtgever,
projectleider, medewerkers en externe partijen.
Actie
Om de organisatie van het evenement in goede banen te leiden, heb ik een planning opgesteld en
bijgehouden, acties gemonitord en regelmatig afgestemd met stakeholders. Daarnaast verzamelde ik
informatie over wensen en verwachtingen van betrokkenen en onderzocht ik de praktische haalbaarheid
hiervan. Bij aanvullende verzoeken probeerde ik in eerste instantie zoveel mogelijk mee te denken in
oplossingen. Hierbij lag mijn focus op servicegerichtheid en het ondersteunen van de betrokken
stakeholders.
Gaandeweg constateerde ik echter dat sommige aanvullende wensen gevolgen hadden voor de
beschikbare capaciteit, de planning en de oorspronkelijke scope van het project. Ondanks dat ik deze
gevolgen signaleerde, benoemde ik deze niet altijd direct richting de projectleider of opdrachtgever,
omdat ik eerst zelf naar oplossingen zocht.
Resultaat
Het resultaat van mijn handelen was dat de voorbereiding van het evenement grotendeels volgens
planning verliep en stakeholders zich gehoord voelden. Tegelijkertijd leidde de toename van aanvullende
wensen tot extra afstemming en een hogere werkdruk tijdens de voorbereidingsfase. Hierdoor werd
duidelijk dat het niet alleen belangrijk is om oplossingen te bieden, maar ook om grenzen te stellen en de
projectkaders actief te bewaken.
3
