Hoofdstuk 1
Overzicht
Procesbeschrijving
= schriftelijke procedure die de dagdagelijkse handelingen vast legt
Geeft weer welke eisen de leidinggevende kan stellen i.v.m. de uitvoering van het werk
- Wat moet erin staat?
o Het doel van het proces
o De middelen die gebruikt worden
o De eindverantwoordelijke
o De activiteiten in de juiste volgorde
o De ICT-systemen
o De documenten en formulieren die gebruikt worden
- Waarom?
o Communiceren
Het inwerken van een nieuwe collega
o Control
Om meer rollen te vervullen: ondersteunend, adviserend, organiserend en
leidinggevend werk
o Besturen
Opkomst van deeltijds werk
Een trend ontstond naar clusters van managementassistent i.p.v. een één-
op-één verhouding
De leidinggevende geeft leiding vanop een afstand i.p.v. meer gedetailleerde
richtlijnen
o Inzicht geven
Het is nuttig te weten wat de relaties tussen de verschillende afdelingen zijn
o Aantonen
Toont aan dat een proces volgens bepaalde kwaliteitseisen wordt uitgevoerd
1
, - Voor wie?
o Een nieuwe collega
o De leidinggevende
o De kwaliteitsmanager
o ICT’ers: ontwerpers, testers
o De accountant
o Een certificerende instelling
- Hoe opstellen?
o Inventarisatie van de werkzaamheden
Noteer elke dag welke werkzaamheden je uitvoert. Doe dit gedetailleerd.
Alle materialen en hulpmiddelen. Noteer BV. hoe het kopieerautomaat
werkt.
Wie voert de werkzaamheden uit en wie is betrokken
o Audit van de beschrijving (audit = een onderzoek naar de procesmatige werking
binnen een organisatie)
o Optimalisering
Doe voorstellen voor een verbetering van de werking
Bespreek met een leidinggevende
Pas de procedure aan volgens de verbeterde versie
- Hoe de procedure bewaken?
o Wees kritisch op je eigen werk
o Noteer alle uitzonderingen op gemaakte afspraken
o Noteer alle klachten
o Stel prestatie-indicatoren op (=KPI’s)
o Hou bij hoe je het doet ten overstaan van de KPI’s
o Stel tevredenheidsenquêtes op
o Rapporteer op resultaat
Het overleg
- Waarom?
o Verbetering van communicatie tussen de verschillende afdelingen
o Teamleden met elkaar afstemmen
- Hoe?
o Het opzetten
o De eerste bijeenkomst
o Van één keer naar structureel
o Publiceren van besluiten
o Evalueren
- Het staand overleg
o Vergroot de betrokkenheid
o 10 minuten
o Dagelijks
o Rond een verbeterbord
Planning
Doelen
Verbeteracties
Prestaties
2
Overzicht
Procesbeschrijving
= schriftelijke procedure die de dagdagelijkse handelingen vast legt
Geeft weer welke eisen de leidinggevende kan stellen i.v.m. de uitvoering van het werk
- Wat moet erin staat?
o Het doel van het proces
o De middelen die gebruikt worden
o De eindverantwoordelijke
o De activiteiten in de juiste volgorde
o De ICT-systemen
o De documenten en formulieren die gebruikt worden
- Waarom?
o Communiceren
Het inwerken van een nieuwe collega
o Control
Om meer rollen te vervullen: ondersteunend, adviserend, organiserend en
leidinggevend werk
o Besturen
Opkomst van deeltijds werk
Een trend ontstond naar clusters van managementassistent i.p.v. een één-
op-één verhouding
De leidinggevende geeft leiding vanop een afstand i.p.v. meer gedetailleerde
richtlijnen
o Inzicht geven
Het is nuttig te weten wat de relaties tussen de verschillende afdelingen zijn
o Aantonen
Toont aan dat een proces volgens bepaalde kwaliteitseisen wordt uitgevoerd
1
, - Voor wie?
o Een nieuwe collega
o De leidinggevende
o De kwaliteitsmanager
o ICT’ers: ontwerpers, testers
o De accountant
o Een certificerende instelling
- Hoe opstellen?
o Inventarisatie van de werkzaamheden
Noteer elke dag welke werkzaamheden je uitvoert. Doe dit gedetailleerd.
Alle materialen en hulpmiddelen. Noteer BV. hoe het kopieerautomaat
werkt.
Wie voert de werkzaamheden uit en wie is betrokken
o Audit van de beschrijving (audit = een onderzoek naar de procesmatige werking
binnen een organisatie)
o Optimalisering
Doe voorstellen voor een verbetering van de werking
Bespreek met een leidinggevende
Pas de procedure aan volgens de verbeterde versie
- Hoe de procedure bewaken?
o Wees kritisch op je eigen werk
o Noteer alle uitzonderingen op gemaakte afspraken
o Noteer alle klachten
o Stel prestatie-indicatoren op (=KPI’s)
o Hou bij hoe je het doet ten overstaan van de KPI’s
o Stel tevredenheidsenquêtes op
o Rapporteer op resultaat
Het overleg
- Waarom?
o Verbetering van communicatie tussen de verschillende afdelingen
o Teamleden met elkaar afstemmen
- Hoe?
o Het opzetten
o De eerste bijeenkomst
o Van één keer naar structureel
o Publiceren van besluiten
o Evalueren
- Het staand overleg
o Vergroot de betrokkenheid
o 10 minuten
o Dagelijks
o Rond een verbeterbord
Planning
Doelen
Verbeteracties
Prestaties
2
