Samenvatting Start to organise (MBO12d) - Project- en eventmanagement (UC Leuven)

Les 1
vrijdag 25 september 2020 13:16


Inleiding
Evenement
 Wat?
○ Speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een initiatiefnemer
(individu, groep of organisatie) bewust is gepland en die gericht is op een
bepaalde doelgroep om met ene bewust gekozen vorm een bepaal doel te
realiseren.
 Soorten evenementen
○ Culturele vieringen
 Festivals, carnaval, religieuze optochten
○ Tentoonstellingen, beurzen, exposities
○ Vermaak en vrijetijdsevementen
 markten, straat BBQ, kermis, braderieën
○ Voorstellingen
 dansoptreden, concert, film
○ Sport evenementen
 atletiek meeting, voetbalmatch
○ Fondsenwerving
○ Politieke evenementen
○ Sociale evenementen
 huwelijk, communie, familiedag
 Publieks- vs. Bedrijfsevenementen
 Elke bedrijf doet een product presentatie
○ big business -> veel mensen aanwezig
 Je moet uitgenodigd worden voor zakelijke/ bedrijfsevenementen, niet voor
publieksevenementen.
 Publieksevenementen hebben nu (corona) veel financiële problemen maar
bedrijfsevenementen hebben nog steeds hetzelfde budget voor die evenementen die ze
na de crisis meteen kunnen gebruiken.




H1: coördineren
Overzicht

Start-To-Organise Pagina 1

, Overzicht




1. Procesbeschrijving
• Wat?
o Schriftelijke procedure die de dagelijkse handelingen vast legt
o Geeft weer welke eisen de leidinggevende kan stellen i.v.m. de uitvoering van het werk

• Wat moet er in staan?
o Het doel van het proces
o De middelen die gebruikt worden
o De eindverantwoordelijke
o De activiteiten in de juiste volgorde
o De ICT systemen
o De documenten en formulieren die gebruikt worden

• Voorbeeld
o Procesbeschrijving 'afspraak maken'




• Waarom saai / slecht ?
o Communiceren
 Het inwerken van een nieuwe collega
o Control
o De management assistent moet meer rollen vervullen: ondersteunend,
adviserend, organiserend en soms leidinggevend werk
o Besturen
o Opkomst van deeltijds werk (consistentie zodat je op dezelfde manier werkt als je
collega)
o Een trend ontstond naar clusters van management assistents i.p.v. een één-op-
één verhouding (werken samen op dezelfde manier)
o De leidinggevende geeft leiding vanop een afstand i.p.v. meer gedetailleerde
richtlijnen

Start-To-Organise Pagina 2

, richtlijnen
o Inzicht geeft
o Het is nuttig te weten wat de relatie tussen de verschillende afdelingen zijn
o Aantonen
o Toont dat een proces volgens bepaalde kwaliteitseisen wordt uitgevoerd (door
certificerende bedrijven)
• Voor wie?
o Een nieuwe collega
o De leidinggevende
o De kwaliteitsmanager
o ICT'ers (ontwerpers, testers)
o De accountant
o Een certificerende instelling
• Hoe stel je het op
1. Inventarisatie van de werkzaamheden
 Noteer per dag welke werkzaamheden je uitvoert. Doe dit gedetailleerd.
□ BV: e-mail doornemen, fysiek post verdelen
 Alle materialen en hulpmiddelen. Noteer hoe het kopieerapparaat werkt (en
bijbehorende paswoorden)
 Wie voert de werkzaamheden uit en wie is betrokken
2. Audit van de beschrijving
3. Optimaliseren
 Doe voorstellen voor een verbetering van de werking
 Bespreek met je leidinggevende
 Pas de procedure aan volgens de verbeterde versie
• Hoe bewaak je de procedure?
o Wees kritisch op je eigen werk
o Noteer alle uitzonderingen op gemaakte afspraken
o Noteer alle klachten
o Stel prestatie-indicatoren op (KPI’s)
o Hou bij hoe je het doet ten overstaan van de KPI’s
o Stel een tevredenheidsenquête op
o Rapporteer de resultaten


2. Het overleg
• Waarom?
o Verbetering van communicatie tussen de verschillende afdelingen
 Begrip voor elkaars werkzaamheden
 Bekijken van elkaars processen
• Hoe?
o Het opzetten
o De eerste bijeenkomst
o Van één keer naar structureel


Start-To-Organise Pagina 3