Samenvatting
Evenementenlogistiek
Hoofstuk 1 t/m 10
Evenementenlogistiek
Maarten van Rijn & Dick van Damme
,Hoofdstuk 1 Betekenis evenementenlogistiek 1
1.1 Naar een beleveniseconomie en evenementenmaatschappij 1
1.2 Geschiedenis van evenementen en evenementenlogistiek 1
1.3 Logistiek, evenement en evenementenlogistiek 1
1.4 Een evenement als logistiek knooppunt 2
1.5 Actoren bij een evenement 3
Hoofdstuk 2 Typologie en kenmerken evenementen 4
2.1 Typen evenementen 4
2.2 Kenmerken van evenementen 4
2.3 Logistieke elementen van evenementen 5
2.4 Logistieke consequenties van evenementen 5
2.5 Evenementenlogistiek en projectmanagement 5
Hoofdstuk 3 Processen als basis van een evenement 7
3.1 Het denken in processen 7
3.2 De logistieke keten van een evenement; het schillenmodel 8
3.3 Toepassen; case Provincie Pop 10
Hoofdstuk 4 Inrichten 11
4.1 Terrein lay-out; basisgegevens 11
4.2 Toepassen; stappenplan voor ontwerp Provincie pop 12
Hoofdstuk 5 De uitvoering 13
5.1 De opbouw; bouwrijp maken 13
5.2 De planning en organist van de opbouw 13
5.3 De materialenstroom op de site 13
5.4 De accreditatie 13
5.5 De volgorde van de opbouw 13
5.6 Het festival 14
5.7 De afbouw/het opruimen 14
Hoofdstuk 6 Beïnvloeding van processen 15
6.1 Wachtrijtheorie 15
6.2 Data als basis voor ‘planning and control’ 15
6.3 Data als basis voor capaciteitsproblemen 15
6.4 Gewenste data voor berekeningen 15
6.5 Dataverzamelmethodieken 16
6.6 Het belang van de duur van processen 16
6.7 Capaciteitsverhogende maatregelen 17
Hoofdstuk 7 Organisatie en communicatie 18
7.1 Organisatie 18
7.2 Organisatiestructuren 18
7.3 Organisatiestructuur per fase 19
7.4 Overlegstructuur en communicatie per fase 20
Hoofdstuk 8 De logistiek 21
8.1 Taken en verantwoordelijkheden van de logistiek manager per fase 21
8.2 Plaats van logistiek in de organisatie 21
8.3 Projectplanning 22
8.4 Draaiboeken 22
8.5 Informatiestromen 22
8.6 Communicatie 24
Hoofdstuk 9 Veiligheid en veiligheidsbeleid 26
9.1 Veilige stromen 26
9.2 Risicomanagement publieksveiligheid 26
9.3 Proces risicoanalyse 28
9.4 Vijfstappenplan risicoanalyse 28
9.5 Wet- en regelgeving bij evenementen 30
9.6 Het veiligheidsplan 30
9.7 Vergunningen 30
Hoofdstuk 10 Ontwikkelingen in de evenementenlogistiek 32
10.1 Groei evenementenindustrie 32
10.2 Toenemenden betrokkenheid overheid 32
,10.3 Toenemende internationalisering 33
10.3 Toenemend belang duurzaamheid 33
10.5 Toenemende professionalisering 33
10.6 Meer aandacht voor veiligheid en beveiliging 33
10.7 Uitdagingen evenementenindustrie 34
10.8 Tot besluit 34
Begrippen hoofdstuk 1 36
Begrippen hoofdstuk 2 36
Begrippen hoofdstuk 3 37
Begrippen hoofdstuk 4 37
Begrippen hoofdstuk 5 37
Begrippen hoofdstuk 6 38
Begrippen hoofdstuk 7 38
Begrippen hoofdstuk 8 38
Begrippen hoofdstuk 9 39
2
, Hoofdstuk 1 Betekenis evenementenlogistiek
1.1 Naar een beleveniseconomie en evenementenmaatschappij
Er is niet uitsluitend een ontwikkeling in het volume aan producten dat wordt verkocht. Er doet
zich ook een ontwikkeling voor wat er wordt verkocht. Hierin weerspiegelt zich de overgang van
een agrarische economie, via een industriële en diensteneconomie, naar een beleveniseconomie.
De kenmerken van de verschillende economieën:
Economie Agrarisch Industrieel Diensten Belevenis
Economisch basisproducten producten service belevenissen
aanbod
Economische oogsten, delven maken leveren regisseren
functie
Aard van het onderling tastbaar, materieel immaterieel gedenkwaardig
aanbod vervangbaar
Kerneigenschap natuurlijk gestandaardiseerd maatwerk persoonlijk
Leveringswijze opgeslagen in bulk voorraad gereed produceren op opvoeren
product afroep gedurende periode
Verkoper handelaar producent leverancier regisseur,
producent
Koper markt gebruiker client gast
Vraagfactoren kenmerken eigenschappen voordelen gewaarwordingen
In een beleveniseconomie zijn ervaringen belangrijker dan tastbare producten. Bovendien wordt
van producten de belevingswaarde belangrijker dan de gebruikswaarde.
Een markteconomie is gebaseerd op koop en verkoop van goederen en diensten. In een
netwerkeconomie blijven de goederen in het bezit van de(zelfde) eigenaar. Wat wordt verkocht is
de tijdelijke toegang tot het product.
1.2 Geschiedenis van evenementen en evenementenlogistiek
Het Romeinse jaar telde zo’n 130 feestdagen voor de herdenking van oude religieuze dagen,
keizerlijke triomfen en andere hoogtepunten in de geschiedenis van Rome. Ongeveer de helft van
alle feesten werd georganiseerd in combinatie met spelen en spektakels.
Kermis komt voort uit het kerkelijk inwijdingsfeest dat zo’n 1000 jaar geleden in een ontwakend,
expanderend en driftig bouwend Europa tot nieuwe feestelijkheid leidde. Deze kerksmis werd elk
jaar herhaald op de inwijdingsdag.
Het eerste grote publieksevenement uit de moderne geschiedenis vond plaats in 1969. Dit was
The Woodstock Music and Art Fair, zoals het Amerikaanse muziekfestival officieel genoemd werd.
Woodstock was niet zomaar een festival. Het duurde drie dagen en staat vooral bekend als een
feest van ‘open mind’, sex, drugs en muziek. Het is tevens het festival waar de meeste dingen
‘fout liepen’.
Terugkijkend zijn grote evenementen altijd een teken geweest van economische welvarendheid. Er
was tijd om te ontspannen en het vertier was lucratief voor de organisatoren; er was geld mee te
verdienen.
1.3 Logistiek, evenement en evenementenlogistiek
Logistiek: De hoofddoelstelling van logistiek (management) of integrale goederenstroombesturing
kan worden omschreven als het zodanig op de afnemersmarkt afstemmen van de informatie- en
goederenstromen dat tegen optimale kosten aan de wensen van de afnemers kan worden
voldaan. Deze wensen hebben betrekking op het leveren van de goederen en diensten in de juiste
hoeveelheden, op de juiste plaats in de juiste kwaliteit en tegen marktgerichte levertijden.
1
Evenementenlogistiek
Hoofstuk 1 t/m 10
Evenementenlogistiek
Maarten van Rijn & Dick van Damme
,Hoofdstuk 1 Betekenis evenementenlogistiek 1
1.1 Naar een beleveniseconomie en evenementenmaatschappij 1
1.2 Geschiedenis van evenementen en evenementenlogistiek 1
1.3 Logistiek, evenement en evenementenlogistiek 1
1.4 Een evenement als logistiek knooppunt 2
1.5 Actoren bij een evenement 3
Hoofdstuk 2 Typologie en kenmerken evenementen 4
2.1 Typen evenementen 4
2.2 Kenmerken van evenementen 4
2.3 Logistieke elementen van evenementen 5
2.4 Logistieke consequenties van evenementen 5
2.5 Evenementenlogistiek en projectmanagement 5
Hoofdstuk 3 Processen als basis van een evenement 7
3.1 Het denken in processen 7
3.2 De logistieke keten van een evenement; het schillenmodel 8
3.3 Toepassen; case Provincie Pop 10
Hoofdstuk 4 Inrichten 11
4.1 Terrein lay-out; basisgegevens 11
4.2 Toepassen; stappenplan voor ontwerp Provincie pop 12
Hoofdstuk 5 De uitvoering 13
5.1 De opbouw; bouwrijp maken 13
5.2 De planning en organist van de opbouw 13
5.3 De materialenstroom op de site 13
5.4 De accreditatie 13
5.5 De volgorde van de opbouw 13
5.6 Het festival 14
5.7 De afbouw/het opruimen 14
Hoofdstuk 6 Beïnvloeding van processen 15
6.1 Wachtrijtheorie 15
6.2 Data als basis voor ‘planning and control’ 15
6.3 Data als basis voor capaciteitsproblemen 15
6.4 Gewenste data voor berekeningen 15
6.5 Dataverzamelmethodieken 16
6.6 Het belang van de duur van processen 16
6.7 Capaciteitsverhogende maatregelen 17
Hoofdstuk 7 Organisatie en communicatie 18
7.1 Organisatie 18
7.2 Organisatiestructuren 18
7.3 Organisatiestructuur per fase 19
7.4 Overlegstructuur en communicatie per fase 20
Hoofdstuk 8 De logistiek 21
8.1 Taken en verantwoordelijkheden van de logistiek manager per fase 21
8.2 Plaats van logistiek in de organisatie 21
8.3 Projectplanning 22
8.4 Draaiboeken 22
8.5 Informatiestromen 22
8.6 Communicatie 24
Hoofdstuk 9 Veiligheid en veiligheidsbeleid 26
9.1 Veilige stromen 26
9.2 Risicomanagement publieksveiligheid 26
9.3 Proces risicoanalyse 28
9.4 Vijfstappenplan risicoanalyse 28
9.5 Wet- en regelgeving bij evenementen 30
9.6 Het veiligheidsplan 30
9.7 Vergunningen 30
Hoofdstuk 10 Ontwikkelingen in de evenementenlogistiek 32
10.1 Groei evenementenindustrie 32
10.2 Toenemenden betrokkenheid overheid 32
,10.3 Toenemende internationalisering 33
10.3 Toenemend belang duurzaamheid 33
10.5 Toenemende professionalisering 33
10.6 Meer aandacht voor veiligheid en beveiliging 33
10.7 Uitdagingen evenementenindustrie 34
10.8 Tot besluit 34
Begrippen hoofdstuk 1 36
Begrippen hoofdstuk 2 36
Begrippen hoofdstuk 3 37
Begrippen hoofdstuk 4 37
Begrippen hoofdstuk 5 37
Begrippen hoofdstuk 6 38
Begrippen hoofdstuk 7 38
Begrippen hoofdstuk 8 38
Begrippen hoofdstuk 9 39
2
, Hoofdstuk 1 Betekenis evenementenlogistiek
1.1 Naar een beleveniseconomie en evenementenmaatschappij
Er is niet uitsluitend een ontwikkeling in het volume aan producten dat wordt verkocht. Er doet
zich ook een ontwikkeling voor wat er wordt verkocht. Hierin weerspiegelt zich de overgang van
een agrarische economie, via een industriële en diensteneconomie, naar een beleveniseconomie.
De kenmerken van de verschillende economieën:
Economie Agrarisch Industrieel Diensten Belevenis
Economisch basisproducten producten service belevenissen
aanbod
Economische oogsten, delven maken leveren regisseren
functie
Aard van het onderling tastbaar, materieel immaterieel gedenkwaardig
aanbod vervangbaar
Kerneigenschap natuurlijk gestandaardiseerd maatwerk persoonlijk
Leveringswijze opgeslagen in bulk voorraad gereed produceren op opvoeren
product afroep gedurende periode
Verkoper handelaar producent leverancier regisseur,
producent
Koper markt gebruiker client gast
Vraagfactoren kenmerken eigenschappen voordelen gewaarwordingen
In een beleveniseconomie zijn ervaringen belangrijker dan tastbare producten. Bovendien wordt
van producten de belevingswaarde belangrijker dan de gebruikswaarde.
Een markteconomie is gebaseerd op koop en verkoop van goederen en diensten. In een
netwerkeconomie blijven de goederen in het bezit van de(zelfde) eigenaar. Wat wordt verkocht is
de tijdelijke toegang tot het product.
1.2 Geschiedenis van evenementen en evenementenlogistiek
Het Romeinse jaar telde zo’n 130 feestdagen voor de herdenking van oude religieuze dagen,
keizerlijke triomfen en andere hoogtepunten in de geschiedenis van Rome. Ongeveer de helft van
alle feesten werd georganiseerd in combinatie met spelen en spektakels.
Kermis komt voort uit het kerkelijk inwijdingsfeest dat zo’n 1000 jaar geleden in een ontwakend,
expanderend en driftig bouwend Europa tot nieuwe feestelijkheid leidde. Deze kerksmis werd elk
jaar herhaald op de inwijdingsdag.
Het eerste grote publieksevenement uit de moderne geschiedenis vond plaats in 1969. Dit was
The Woodstock Music and Art Fair, zoals het Amerikaanse muziekfestival officieel genoemd werd.
Woodstock was niet zomaar een festival. Het duurde drie dagen en staat vooral bekend als een
feest van ‘open mind’, sex, drugs en muziek. Het is tevens het festival waar de meeste dingen
‘fout liepen’.
Terugkijkend zijn grote evenementen altijd een teken geweest van economische welvarendheid. Er
was tijd om te ontspannen en het vertier was lucratief voor de organisatoren; er was geld mee te
verdienen.
1.3 Logistiek, evenement en evenementenlogistiek
Logistiek: De hoofddoelstelling van logistiek (management) of integrale goederenstroombesturing
kan worden omschreven als het zodanig op de afnemersmarkt afstemmen van de informatie- en
goederenstromen dat tegen optimale kosten aan de wensen van de afnemers kan worden
voldaan. Deze wensen hebben betrekking op het leveren van de goederen en diensten in de juiste
hoeveelheden, op de juiste plaats in de juiste kwaliteit en tegen marktgerichte levertijden.
1
