Omgaan met informatie
PowerPoints
Week 1 PowerPoint
Algemeen
Traditionele opbouw van een organisatie: (piramide structuur)
- Top: Strategisch, gericht op lange termijn (richten - Why?)
Missie, visie en strategie - externe informatie
- Midden: Tactisch, gericht op middellange termijn (inrichten - What?)
Informatie verkrijg je intern (FMIS)
- Operatie: Operationeel, gericht op korte termijn (verrichten - How?)
Informatie verkrijg je intern (FMIS)
Soorten informatie;
- Managementinformatie: Ook wel stuurinformatie, informatie die nodig is om
dienst te evalueren en bij te sturen of te verbeteren
- Operationele informatie: Procesinformatie, nodig om processen te laten lopen
Facilitair Management Informatie Systeem:
Softwareoplossing (database) om managementinformatie te genereren en beheren
- Werkprocessen ondersteunen - operationeel (ruimte reservering,
bezoekersregistratie en vragen, meldingen en klachten afhandelen)
- Informatie strategisch en tactisch (kosten, resultaat, verslaggeving)
Formulering van acties
Acties moeten concreet zijn, aansluiten bij de KPI en leiden tot een verbetering van de KPI
Dit kan gedaan worden door SMART te formuleren
- Specifiek: Wat ga je doen? Concreet stappenplan
- Meetbaar: Wanneer is het goed? Hoe ga je dit meten?
- Accuraat: Motiveert het?
- Realistisch: Is het haalbaar? Stel je je doelen niet te hoog?
- Tijd: Wanneer ben je klaar? Op welk moment heb je je doel bereikt?
Week 2 PowerPoint
Informatiebehoefte
Organisatiedoelstellingen zijn breed (duurzaam ondernemen)
Subdoelstellingen zijn daarvan afgeleid (marktaandeel, gezonde groei, vertrouwen,
ontwikkeling mensen en duurzame relaties)
Informatie moet iets kunnen zeggen over behalen doelstellingen, dit wordt gedaan door
Kritische Prestatie Indicatoren op verschillende niveaus (KPI’s - altijd meetbaar)
, De informatiebehoefte (WHY?) is van groot belang om de vorm te bepalen waarin de
informatie wordt gerapporteerd aan het desbetreffende niveau
Doelen en informatiebehoefte van de traditionele opbouw organisatie:
- Strategisch:
o Why , doelen voor over 5-10 jaar
o Informatiebehoefte is bijvoorbeeld marktaandeel en klantvraag
- Tactisch:
o What, meer jaren doelen inclusief KPI’s (2-5 jaar)
o Informatie per kwartaal, niet verantwoordelijke voor dagelijkse aansturing
o Informatie in vorm van tabel maar liever grafiek (cirkeldiagram)
o Liever geen staafdiagram omdat je, in tegenstelling tot periode (verdeling),
dan het patroon niet goed ziet behalve als het gestapelde vorm is
o Contractbewaking en kijken naar voortgang leverancier nu en in de toekomst
o Informatiebehoefte gaat over prestatie per leverancier
(storingen, overschrijding reparatie termijn en klachten)
- Operationeel:
o How, jaardoelen incl. begroting en na keuring KPI’s incl. jaarbudget (1 jaar)
o Informatiebehoefte per week of per maand
o Informatie in tabel of liever in een grafiek (staafdiagram)
o Over afwijkingen (per leverancier), waar, wat of door wie gebeurt het meest
en proces vastlopen (direct) - vooral patronen ontdekken
Het verzamelen van informatie kan op verschillende manieren (WHAT?)
- Voor je vastgelegd:
o Is het betrouwbaar en is het vergelijkbaar
o Kwaliteit van de informatie is belangrijk en welke informatie krijg ik binnen
o Binnen systemen (FMIS, ERP) of zelf opzoeken (publicatie, benchmarks)
o Vastgelegd om te verzamelen, analyseren, conclusies trekken en rapporteren
- Zelf verzamelen:
o Uitzoeken - zelf doen of laten doen (observeren, interviewen en bevragen)
o Zelf (laten) verzamelen waarna je analyseert, conclusies trekt en rapporteert
PDCA Cylcus
De traditionele PDCA cyclus is volgens onderstaande volgorde, tegenwoordig zie je ook
steeds meer de volgorde van CAPD (Check, Act, Plan, Do)
Veel informatie beschikbaar, waarna je gaat kijken wat er opvalt en daarop bijstuurt
Niet gericht zoeken (plan), maar kijken naar bestaande “wat ermee gedaan kan worden”
PowerPoints
Week 1 PowerPoint
Algemeen
Traditionele opbouw van een organisatie: (piramide structuur)
- Top: Strategisch, gericht op lange termijn (richten - Why?)
Missie, visie en strategie - externe informatie
- Midden: Tactisch, gericht op middellange termijn (inrichten - What?)
Informatie verkrijg je intern (FMIS)
- Operatie: Operationeel, gericht op korte termijn (verrichten - How?)
Informatie verkrijg je intern (FMIS)
Soorten informatie;
- Managementinformatie: Ook wel stuurinformatie, informatie die nodig is om
dienst te evalueren en bij te sturen of te verbeteren
- Operationele informatie: Procesinformatie, nodig om processen te laten lopen
Facilitair Management Informatie Systeem:
Softwareoplossing (database) om managementinformatie te genereren en beheren
- Werkprocessen ondersteunen - operationeel (ruimte reservering,
bezoekersregistratie en vragen, meldingen en klachten afhandelen)
- Informatie strategisch en tactisch (kosten, resultaat, verslaggeving)
Formulering van acties
Acties moeten concreet zijn, aansluiten bij de KPI en leiden tot een verbetering van de KPI
Dit kan gedaan worden door SMART te formuleren
- Specifiek: Wat ga je doen? Concreet stappenplan
- Meetbaar: Wanneer is het goed? Hoe ga je dit meten?
- Accuraat: Motiveert het?
- Realistisch: Is het haalbaar? Stel je je doelen niet te hoog?
- Tijd: Wanneer ben je klaar? Op welk moment heb je je doel bereikt?
Week 2 PowerPoint
Informatiebehoefte
Organisatiedoelstellingen zijn breed (duurzaam ondernemen)
Subdoelstellingen zijn daarvan afgeleid (marktaandeel, gezonde groei, vertrouwen,
ontwikkeling mensen en duurzame relaties)
Informatie moet iets kunnen zeggen over behalen doelstellingen, dit wordt gedaan door
Kritische Prestatie Indicatoren op verschillende niveaus (KPI’s - altijd meetbaar)
, De informatiebehoefte (WHY?) is van groot belang om de vorm te bepalen waarin de
informatie wordt gerapporteerd aan het desbetreffende niveau
Doelen en informatiebehoefte van de traditionele opbouw organisatie:
- Strategisch:
o Why , doelen voor over 5-10 jaar
o Informatiebehoefte is bijvoorbeeld marktaandeel en klantvraag
- Tactisch:
o What, meer jaren doelen inclusief KPI’s (2-5 jaar)
o Informatie per kwartaal, niet verantwoordelijke voor dagelijkse aansturing
o Informatie in vorm van tabel maar liever grafiek (cirkeldiagram)
o Liever geen staafdiagram omdat je, in tegenstelling tot periode (verdeling),
dan het patroon niet goed ziet behalve als het gestapelde vorm is
o Contractbewaking en kijken naar voortgang leverancier nu en in de toekomst
o Informatiebehoefte gaat over prestatie per leverancier
(storingen, overschrijding reparatie termijn en klachten)
- Operationeel:
o How, jaardoelen incl. begroting en na keuring KPI’s incl. jaarbudget (1 jaar)
o Informatiebehoefte per week of per maand
o Informatie in tabel of liever in een grafiek (staafdiagram)
o Over afwijkingen (per leverancier), waar, wat of door wie gebeurt het meest
en proces vastlopen (direct) - vooral patronen ontdekken
Het verzamelen van informatie kan op verschillende manieren (WHAT?)
- Voor je vastgelegd:
o Is het betrouwbaar en is het vergelijkbaar
o Kwaliteit van de informatie is belangrijk en welke informatie krijg ik binnen
o Binnen systemen (FMIS, ERP) of zelf opzoeken (publicatie, benchmarks)
o Vastgelegd om te verzamelen, analyseren, conclusies trekken en rapporteren
- Zelf verzamelen:
o Uitzoeken - zelf doen of laten doen (observeren, interviewen en bevragen)
o Zelf (laten) verzamelen waarna je analyseert, conclusies trekt en rapporteert
PDCA Cylcus
De traditionele PDCA cyclus is volgens onderstaande volgorde, tegenwoordig zie je ook
steeds meer de volgorde van CAPD (Check, Act, Plan, Do)
Veel informatie beschikbaar, waarna je gaat kijken wat er opvalt en daarop bijstuurt
Niet gericht zoeken (plan), maar kijken naar bestaande “wat ermee gedaan kan worden”
