Samenvatting leidinggeven
Theorieboek - Vakman Leidinggeven niveau 4
Inhoud
Hoofdstuk 1 - Organisatie en planning ........................................................................................................... 2
Hoofdstuk 2 - Leiderschap .................................................................................................................................... 5
Hoofdstuk 3 - Communicatie .............................................................................................................................. 8
Hoofdstuk 4 – Leidinggeven .............................................................................................................................. 10
Hoofdstuk 5 - Samenwerken.............................................................................................................................. 15
Hoofdstuk 6 - Projectmanagement ................................................................................................................. 19
1
,Hoofdstuk 1 - Organisatie en planning
Organisatiecultuur: Een samenhangend geheel van opvattingen, gewoontes en gedragingen van de
leden van een organisatie.
Formeel: Doelen die een organisatie nastreeft, werkprocessen, regels en procedures.
Informeel: Voornamelijk gedrag, hoe gaat men met elkaar om.
Hoe gaat men met klanten om.
Factoren die van invloed zijn op de organisatiecultuur:
1. De omgeving
2. De branche
3. De geschiedenis
4. Eventuele fusies
Organisatiecultuur bestaat uit de elementen:
1. Normen en waarden: de norm betreft een gedragsregel, de waarde betreft een opvatting over wat
wenselijk gedrag is.
2. Rituelen: personeelsfeesten / vrijdagmiddagborrel
3. Uitingen: werkkleding / huisstijl / manier waarop aandacht word gegeven aan iemand zijn
verjaardag.
Cultuurpatronen:
- Rolcultuur: Medewerkers houden zich aan de regels. Hierdoor minder flexibel en creatief. Veelal
hiërarchische organisaties. Andere benaming betreft beheerscultuur (politie en belastingdienst)
- Taakcultuur: Prestatie gericht, dit is belangrijker dan de regels. Medewerkers krijgen doelen en
worden hierop afgerekend. Deze cultuur betreft flexibel. Deze cultuur komt voor in de financiële
sector.
- Persoonscultuur: Individuele medewerker staat centraal. Vaardigheden en behoeften medewerker
zijn het belangrijkste. Werkzaamheden verdeeld op basis van voorkeuren en wensen. Andere
benaming betreft mensgerichte cultuur/familiecultuur. (Google)
- Machtscultuur: Gevochten om functies. Iedereen wil een topfunctie. Vaak in startende bedrijven.
Managementlagen:
1. Strategisch management: Planning/doelen m.b.t. lange termijn (5 - 10 jaar).
Strategie en beleid voor de hele organisatie. Strategie betreft de manier
hoe mensen en middelen ingezet worden om doelen te bereiken.
Uitgangspunt betreft de weg die de organisatie de komende jaren wil
inslaan (bedrijfsvisie). Termijnen voor de visie worden steeds korter door
snelle ontwikkelingen.
Voorbeelden: nieuwe vestiging, bedrijfssanering, fusies, omzetgroei,
nieuwe koers, andere producten.
2. Tactische management Planning/doelen m.b.t. middellange termijn (1 - 5 jaar).
Vertaalt strategie en beleid naar werkvloer. Formuleert doelstellingen. Het
tactisch management monitort en stuurt bij.
Voorbeelden: omzetdoelen, kostenbesparing, personeelsbeleid,
promotiebeleid.
3. Operationeel management: Planning/doelen m.b.t. korte termijn (nu - 1 jaar).
Voert beleid en doelstellingen uit.
Voorbeelden: dagelijkse planning, analyse, klantbenadering.
Als zelfstandige ondernemer ben je zowel strategisch, tactisch als het operationeel management.
2
, Missie (wie, wat, waar, waarom):
1. Wie zijn we wat doen we? (werkterrein)
2. Waarom en voor wie bestaan we? (bestaansrecht)
3. Wat willen betekenen voor klanten?
4. Waar staan we voor? (normen en waarden)
5. Wat willen we bereiken? (ambitie)
Visie (hoe):
1. Hoe ziet deze omgeving er in de toekomst uit? (omgevingsbeeld)
2. Wat willen we bereiken in de toekomst? (gedroomde positie)
3. Hoe kunnen we de gedroomde positie bereiken? (formule)
Missie en visie worden vastgesteld door het strategisch management.
- Visie is de basis van strategische doelen.
- Tactische doelen beschrijven de processen om doelen te bereiken, ook subdoelen genoemd.
- Operationele doelen welke activiteiten zijn nodig om strategische en tactische doelen te bereiken.
SMART:
Specifiek: duidelijk en concreet (minimaal 10%)
Meetbaar: nulmeting (vanaf nu)
Aanvaardbaar: medewerkers moeten erachter staan
Realistisch: haalbaar
Tijdsgebonden: start- en einddatum
PDCA-cyclus: Regelkring waarmee je activiteiten plant, controleert en bijstuurt.
Ook wel kwaliteitscyclus of kwaliteitscirkel van Deming genoemd.
Deze cyclus kan op alle niveaus worden toegepast. Deze cyclus wordt continue doorlopen.
Plan: formuleren van een plan, (SMART), Operationeel doel waarmee strategische doelen worden omgezet
naar doelen en acties.
Do: Uitvoering plan, verdeel het werk in stukken of deelprojecten, individuele doelen medewerker.
Check: Voortgang doelen/acties controleren.
Act: Bijsturen daar waar nodig.
Personeelsplan: Overzicht aantal en het soort mensen dat de organisatie nodig heeft.
Kwalitatief: kijk je naar gewenste en verwachte kwaliteiten .
Kwantitatief: hoeveelheid
Personeelsplan gaat uit van:
1. Vraag naar arbeid
2. Aanbod van arbeid
3. De fit: vraag en aanbod is precies gelijk, het is passend.
Personeelsplan onderdelen:
1. Uitgangspunten personeelsplan: formuleren uitgangspunten. Voorbeelden: soort bedrijf,
strategische/externe ontwikkelingen, reorganisatie.
2. Bezettingsprognose: hoeveel personeel is er nodig, welke kwalitatieve ontwikkelen?
3. Huidige personeelsbezetting: verzuim, gaten vallen, bezettingsproblemen voorkomen.
4. Bepalen instroombeleid: vacatures, vast- uitzend- of huurkrachten verhouding.
5. Bepalen doorstroombeleid: opleidingen en training, meer deeltijd, doorgroeien.
6. Bepalen uitstroombeleid: seniorenmedewerkers, stimuleren vertrek, opleiding aanbieden
om elders te gaan werken.
7. Bepalen financiële plaatje: huidige personeelskosten, arbeidsproductiviteit, omzet per fte,
verwachtingen budget.
Personeelsbehoefte: de vraag naar personeel.
Kwalitatief: eisen waaraan personeel moet voldoen om werk te kunnen uitvoeren
Kwantitatief: hoeveelheid medewerkers die nodig zijn
3
Theorieboek - Vakman Leidinggeven niveau 4
Inhoud
Hoofdstuk 1 - Organisatie en planning ........................................................................................................... 2
Hoofdstuk 2 - Leiderschap .................................................................................................................................... 5
Hoofdstuk 3 - Communicatie .............................................................................................................................. 8
Hoofdstuk 4 – Leidinggeven .............................................................................................................................. 10
Hoofdstuk 5 - Samenwerken.............................................................................................................................. 15
Hoofdstuk 6 - Projectmanagement ................................................................................................................. 19
1
,Hoofdstuk 1 - Organisatie en planning
Organisatiecultuur: Een samenhangend geheel van opvattingen, gewoontes en gedragingen van de
leden van een organisatie.
Formeel: Doelen die een organisatie nastreeft, werkprocessen, regels en procedures.
Informeel: Voornamelijk gedrag, hoe gaat men met elkaar om.
Hoe gaat men met klanten om.
Factoren die van invloed zijn op de organisatiecultuur:
1. De omgeving
2. De branche
3. De geschiedenis
4. Eventuele fusies
Organisatiecultuur bestaat uit de elementen:
1. Normen en waarden: de norm betreft een gedragsregel, de waarde betreft een opvatting over wat
wenselijk gedrag is.
2. Rituelen: personeelsfeesten / vrijdagmiddagborrel
3. Uitingen: werkkleding / huisstijl / manier waarop aandacht word gegeven aan iemand zijn
verjaardag.
Cultuurpatronen:
- Rolcultuur: Medewerkers houden zich aan de regels. Hierdoor minder flexibel en creatief. Veelal
hiërarchische organisaties. Andere benaming betreft beheerscultuur (politie en belastingdienst)
- Taakcultuur: Prestatie gericht, dit is belangrijker dan de regels. Medewerkers krijgen doelen en
worden hierop afgerekend. Deze cultuur betreft flexibel. Deze cultuur komt voor in de financiële
sector.
- Persoonscultuur: Individuele medewerker staat centraal. Vaardigheden en behoeften medewerker
zijn het belangrijkste. Werkzaamheden verdeeld op basis van voorkeuren en wensen. Andere
benaming betreft mensgerichte cultuur/familiecultuur. (Google)
- Machtscultuur: Gevochten om functies. Iedereen wil een topfunctie. Vaak in startende bedrijven.
Managementlagen:
1. Strategisch management: Planning/doelen m.b.t. lange termijn (5 - 10 jaar).
Strategie en beleid voor de hele organisatie. Strategie betreft de manier
hoe mensen en middelen ingezet worden om doelen te bereiken.
Uitgangspunt betreft de weg die de organisatie de komende jaren wil
inslaan (bedrijfsvisie). Termijnen voor de visie worden steeds korter door
snelle ontwikkelingen.
Voorbeelden: nieuwe vestiging, bedrijfssanering, fusies, omzetgroei,
nieuwe koers, andere producten.
2. Tactische management Planning/doelen m.b.t. middellange termijn (1 - 5 jaar).
Vertaalt strategie en beleid naar werkvloer. Formuleert doelstellingen. Het
tactisch management monitort en stuurt bij.
Voorbeelden: omzetdoelen, kostenbesparing, personeelsbeleid,
promotiebeleid.
3. Operationeel management: Planning/doelen m.b.t. korte termijn (nu - 1 jaar).
Voert beleid en doelstellingen uit.
Voorbeelden: dagelijkse planning, analyse, klantbenadering.
Als zelfstandige ondernemer ben je zowel strategisch, tactisch als het operationeel management.
2
, Missie (wie, wat, waar, waarom):
1. Wie zijn we wat doen we? (werkterrein)
2. Waarom en voor wie bestaan we? (bestaansrecht)
3. Wat willen betekenen voor klanten?
4. Waar staan we voor? (normen en waarden)
5. Wat willen we bereiken? (ambitie)
Visie (hoe):
1. Hoe ziet deze omgeving er in de toekomst uit? (omgevingsbeeld)
2. Wat willen we bereiken in de toekomst? (gedroomde positie)
3. Hoe kunnen we de gedroomde positie bereiken? (formule)
Missie en visie worden vastgesteld door het strategisch management.
- Visie is de basis van strategische doelen.
- Tactische doelen beschrijven de processen om doelen te bereiken, ook subdoelen genoemd.
- Operationele doelen welke activiteiten zijn nodig om strategische en tactische doelen te bereiken.
SMART:
Specifiek: duidelijk en concreet (minimaal 10%)
Meetbaar: nulmeting (vanaf nu)
Aanvaardbaar: medewerkers moeten erachter staan
Realistisch: haalbaar
Tijdsgebonden: start- en einddatum
PDCA-cyclus: Regelkring waarmee je activiteiten plant, controleert en bijstuurt.
Ook wel kwaliteitscyclus of kwaliteitscirkel van Deming genoemd.
Deze cyclus kan op alle niveaus worden toegepast. Deze cyclus wordt continue doorlopen.
Plan: formuleren van een plan, (SMART), Operationeel doel waarmee strategische doelen worden omgezet
naar doelen en acties.
Do: Uitvoering plan, verdeel het werk in stukken of deelprojecten, individuele doelen medewerker.
Check: Voortgang doelen/acties controleren.
Act: Bijsturen daar waar nodig.
Personeelsplan: Overzicht aantal en het soort mensen dat de organisatie nodig heeft.
Kwalitatief: kijk je naar gewenste en verwachte kwaliteiten .
Kwantitatief: hoeveelheid
Personeelsplan gaat uit van:
1. Vraag naar arbeid
2. Aanbod van arbeid
3. De fit: vraag en aanbod is precies gelijk, het is passend.
Personeelsplan onderdelen:
1. Uitgangspunten personeelsplan: formuleren uitgangspunten. Voorbeelden: soort bedrijf,
strategische/externe ontwikkelingen, reorganisatie.
2. Bezettingsprognose: hoeveel personeel is er nodig, welke kwalitatieve ontwikkelen?
3. Huidige personeelsbezetting: verzuim, gaten vallen, bezettingsproblemen voorkomen.
4. Bepalen instroombeleid: vacatures, vast- uitzend- of huurkrachten verhouding.
5. Bepalen doorstroombeleid: opleidingen en training, meer deeltijd, doorgroeien.
6. Bepalen uitstroombeleid: seniorenmedewerkers, stimuleren vertrek, opleiding aanbieden
om elders te gaan werken.
7. Bepalen financiële plaatje: huidige personeelskosten, arbeidsproductiviteit, omzet per fte,
verwachtingen budget.
Personeelsbehoefte: de vraag naar personeel.
Kwalitatief: eisen waaraan personeel moet voldoen om werk te kunnen uitvoeren
Kwantitatief: hoeveelheid medewerkers die nodig zijn
3
