Thema 1: Inkoopfunctie
1. Algemeen kernbegrippen inkoop
Inkoop = Een ondersteunend proces.
Lange definitie inkoop = ‘De externe bronnen van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn
voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van het bedrijf tegen de voor
de organisatie gunstigste voorwaarden.’
Korte definitie inkoop = ‘Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat’
Drie opmerkingen over de korte definitie: Je bekijkt hem over de volle breedte en je maakt
onderscheid naar de ontvanger van de factuur. Alles wordt meegenomen (o.a. producten en
diensten).
Doordat alles wordt meegenomen worden dus alle binnenkomende facturen meegerekend.
Dus voor o.a. artikelen, grondstoffen, water, licht en ook de belastingdienst. Je kunt om ruis
te voorkomen uitgaven die onder inkoop vallen maar de inkoopfunctie niet beïnvloeden, later
bewust buiten beschouwing laten.
Ook ontvang je externe facturen voor (on)bewust inkopen zoals het stilzwijgend laten
verlengen van een contract. Je hoeft dus niet bewust te ondernemen voor inkoop.
Als laatst maak je onderscheid naar de tijdsperiode, waarvoor je een product of dienst
koopt. Investeringen vallen ook onder inkoop. De inkoop doe je en de factuur betaal je ook.
Het aantal jaren van afschrijving doet niet ter zake.
De korte definitie is ook wel de operationele definitie van inkoop. De bron voor de kwantitatieve
informatie is De boekhouding. Hier vind je alle info die op een factuur staat.
Hoe je de inkoopfunctie binnen een organisatie inricht en leidt, hangt af van veel factoren.
Een veranderende wetgeving is een externe factor die het inkoopproces kan beïnvloeden.
Interne factoren hebben te maken met het inkoopbeleid, deze lees je in thema 6.
Verantwoordelijkheden inkoopfunctie (events): (Je werkt altijd hierin samen met de interne klant)
Bij de meeste bedrijven kan je vier hoofdverantwoordelijkheden van de inkoopfunctie benoemen. De
vier hoofdverantwoordelijkheden zijn:
1. Verminder strategische kwetsbaarheid. Hoe groter de omzet van een leverancier, hoe
afhankelijker het bedrijf is van deze leverancier. Inkoop zorgt dat de leverancier scherp blijft
qua presentatie. Tegelijkertijd alternatieven zoeken om kwetsbaarheid te verminderen.
2. Zorg voor continuïteit van bedrijfsprocessen. Inkoop moet de nadruk leggen op
kwaliteitsaspect en tijdige leveringen i.p.v. aansturen op een lagere prijsinkoop.
3. Verlaag inkoopgebonden kosten. Ingevoerd door de inkoopfunctie, kan op twee manieren:
a. Effectiviteitsverbeteringen. Verbeteringen in kosten, administratie inclusief
facturering, logistiek en kwaliteit van producten of diensten.
b. Efficiëntieverbeteringen. Verbeteringen in management, personeel,
informatiesystemen, procedures, processen en hulpmiddelen.
Effectiviteitsverbeteringen is afhankelijk van je leverancier en
Efficiëntieverbeteringen is afhankelijk van de afdeling inkoop zelf.
4. Uitbesteden product- en procesinnovatie. Inkoop beslist wat het beste is voor de organisatie
1
, 2. Het belang van de inkoopfunctie voor zowel FM-events als de gehele organisatie
De inkoopfunctie voorziet de organisatie van de benodigde goederen en diensten op de
daarvoor bedoelde tijdstippen en voert dit op de meest efficiënte en effectieve manier uit.
Inkoopfunctie breder dan inkoopafdeling
De inkoopfunctie betreft de gehele organisatie die zich bezighoudt met alle aspecten van het
inkopen (zie figuur 1.4).
De keuzes die in de verschillende fasen van het inkoopproces worden gemaakt zijn
afhankelijk van de strategie en het beleid van de organisatie.
Inkoopproces zelf goed ondersteunen door =
Informatie krijgen over het budget v.d. klant en financiële middelen inkoopfunctie
Personeel en organisatie goed neer te zetten
Standaardmethoden en –procedures te gebruiken, denk aan
offertebeoordelingsmethoden en aanbestedingsprocedures
Informatievoorziening te organiseren voor de inkopers zelf, interne klanten en
leveranciers
Performancemetingen hebben betrekking tot klanttevredenheid en prestaties van
leveranciers. Deze kunnen nuttige informatie opleveren waardoor je kunt bijsturen.
3 typen koopsituaties
Routine- of herhalingsaankoop, gewijzigde herhalingsaankoop (productspecificaties,
leveranciersvoorwaarden of leveranciers wijzigen) of nieuwe aankoop.
3. Relatie facilitymanagement en inkoop
Bij facilitymanagement gaat het om een optimale productiviteit tegen verantwoorde
kosten. Inkoop gaat uit van het minimaliseren van de kosten tegen een zeker minimum
gewenst kwaliteitsniveau.
Facilitymanagement concentreert zich verder op dienstverlening in en om
organisatiehuisvesting en –huishouding. Inkoop levert hier indirect een bijdrage aan.
Inkoop ondersteunt in veel organisaties ook de facilitaire afdeling bij het inkoopproces van
onder andere de beveiliging, catering, schoonmaak en onderhoud van technische
installaties.
2
,Bij de meeste organisaties in de non-profitsector en overheid valt de inkoopafdeling
hiërarchisch vaak onder de facilitaire afdeling. Dit betekend dat de facilitaire afdeling
enerzijds leidinggevend en richtingbepalend is voor de inkoopafdeling en anderzijds klant
van diezelfde inkoopafdeling is. Dit is een vorm van belangenverstrengeling.
Belangenverstrengeling = Als de belangen van beiden afdelingen uit elkaar lopen.
4. Facilitaire en primaire inkoop
Secundaire inkoop van ondersteunende activiteiten wordt bij dienstverlenende bedrijven en
bij de overheid vaak facilitaire inkoop genoemd.
Primaire inkoop = Inkoop van primaire activiteiten zoals productie en verkoop.
5. Relatie met andere bedrijfsfuncties
Aangrenzende vakgebieden van inkoop = Facility managment, Logistiek en Supply chain
management
Logistiek
Het gemeenschappelijk aspect met inkoop is dat hier ook het kostenaspect genoemd wordt.
Bij de waardeketen van Porter komt logistiek ook terug.
Supply chain management
Binnen dit begrip vinden inkoop en logistiek samen hun plaats in de organisatie.
Het begrip = een principe, waarbij door het verbeteren van processen en samenwerking met
leveranciers en afnemers een betere prestatie en dus concurrentievoordeel voor het bedrijf
ontstaat.
Het gaat erom dat de winstgevendheid v.d. organisatie op de lange termijn structureel stijgt.
6. Het belang van inkoop
De inkoopfunctie valt in veel gevallen rechtstreeks onder de supervisie van de hoogste
managementlaag. Wanneer dit in je organisatie niet zo is, is het belang van de inkoopfunctie
nog niet hoog genoeg.
Door uitbesteding van activiteiten neemt het variabele deel van de kosten en het
inkoopaandeel toe.
Hoeveel inkoopvolume handelt de inkoopafdeling zelf af?
Je kan een percentage berekenen aan de hand van de inkooporders en inkoopcontracten
hoeveel van dit inkoopvolume de inkoopafdeling zelf afhandelt. Als het percentage onder de
25% ligt kan je zeggen dat de inkoopafdeling haar bestaansrecht binnen de organisatie nog
niet voldoende heeft aangetoond. Is het boven de 75%, kan je zeggen dat het op de goede
weg is richting Purchasing Excellence. Purchasing Excellence is een zaak van
doorzettingsvermogen en van ‘een lange adem’. Zie de twee foto’s hieronder.
Het Purchasing Excellence-programma = er om kwalitatieve gegevens te beoordelen. Het
doel van dit programma is om via verbeterde inkoopprocessen de inkoopfunctie te
professionaliseren en aantoonbare kostenbesparingen te realiseren. “Benchmarking” ofwel
het vergelijken van (inkoopprocessen) vormt een integraal onderdeel van het programma.
3
, Je gebruikt bij dit programma het MSU-inkoopmodel van Robert Monczka.
Met het MSU-inkoopmodel kun je het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie,
organisatieonderdeel of geheel van samenwerkende organisaties vaststellen. Ook kunnen
organisaties zich vergelijken met het niveau van de besten ter wereld, het Purchasing
Excellence-Niveau. Op basis van deze meting kun je verbeteringstrajecten definiëren om de
inkoopfunctie verder te professionaliseren.
De volwassenheidsmeting voer je uit op acht strategische en zes ondersteunende
processen op het gebied van inkoop en supplymanagement.
4
1. Algemeen kernbegrippen inkoop
Inkoop = Een ondersteunend proces.
Lange definitie inkoop = ‘De externe bronnen van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn
voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van het bedrijf tegen de voor
de organisatie gunstigste voorwaarden.’
Korte definitie inkoop = ‘Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat’
Drie opmerkingen over de korte definitie: Je bekijkt hem over de volle breedte en je maakt
onderscheid naar de ontvanger van de factuur. Alles wordt meegenomen (o.a. producten en
diensten).
Doordat alles wordt meegenomen worden dus alle binnenkomende facturen meegerekend.
Dus voor o.a. artikelen, grondstoffen, water, licht en ook de belastingdienst. Je kunt om ruis
te voorkomen uitgaven die onder inkoop vallen maar de inkoopfunctie niet beïnvloeden, later
bewust buiten beschouwing laten.
Ook ontvang je externe facturen voor (on)bewust inkopen zoals het stilzwijgend laten
verlengen van een contract. Je hoeft dus niet bewust te ondernemen voor inkoop.
Als laatst maak je onderscheid naar de tijdsperiode, waarvoor je een product of dienst
koopt. Investeringen vallen ook onder inkoop. De inkoop doe je en de factuur betaal je ook.
Het aantal jaren van afschrijving doet niet ter zake.
De korte definitie is ook wel de operationele definitie van inkoop. De bron voor de kwantitatieve
informatie is De boekhouding. Hier vind je alle info die op een factuur staat.
Hoe je de inkoopfunctie binnen een organisatie inricht en leidt, hangt af van veel factoren.
Een veranderende wetgeving is een externe factor die het inkoopproces kan beïnvloeden.
Interne factoren hebben te maken met het inkoopbeleid, deze lees je in thema 6.
Verantwoordelijkheden inkoopfunctie (events): (Je werkt altijd hierin samen met de interne klant)
Bij de meeste bedrijven kan je vier hoofdverantwoordelijkheden van de inkoopfunctie benoemen. De
vier hoofdverantwoordelijkheden zijn:
1. Verminder strategische kwetsbaarheid. Hoe groter de omzet van een leverancier, hoe
afhankelijker het bedrijf is van deze leverancier. Inkoop zorgt dat de leverancier scherp blijft
qua presentatie. Tegelijkertijd alternatieven zoeken om kwetsbaarheid te verminderen.
2. Zorg voor continuïteit van bedrijfsprocessen. Inkoop moet de nadruk leggen op
kwaliteitsaspect en tijdige leveringen i.p.v. aansturen op een lagere prijsinkoop.
3. Verlaag inkoopgebonden kosten. Ingevoerd door de inkoopfunctie, kan op twee manieren:
a. Effectiviteitsverbeteringen. Verbeteringen in kosten, administratie inclusief
facturering, logistiek en kwaliteit van producten of diensten.
b. Efficiëntieverbeteringen. Verbeteringen in management, personeel,
informatiesystemen, procedures, processen en hulpmiddelen.
Effectiviteitsverbeteringen is afhankelijk van je leverancier en
Efficiëntieverbeteringen is afhankelijk van de afdeling inkoop zelf.
4. Uitbesteden product- en procesinnovatie. Inkoop beslist wat het beste is voor de organisatie
1
, 2. Het belang van de inkoopfunctie voor zowel FM-events als de gehele organisatie
De inkoopfunctie voorziet de organisatie van de benodigde goederen en diensten op de
daarvoor bedoelde tijdstippen en voert dit op de meest efficiënte en effectieve manier uit.
Inkoopfunctie breder dan inkoopafdeling
De inkoopfunctie betreft de gehele organisatie die zich bezighoudt met alle aspecten van het
inkopen (zie figuur 1.4).
De keuzes die in de verschillende fasen van het inkoopproces worden gemaakt zijn
afhankelijk van de strategie en het beleid van de organisatie.
Inkoopproces zelf goed ondersteunen door =
Informatie krijgen over het budget v.d. klant en financiële middelen inkoopfunctie
Personeel en organisatie goed neer te zetten
Standaardmethoden en –procedures te gebruiken, denk aan
offertebeoordelingsmethoden en aanbestedingsprocedures
Informatievoorziening te organiseren voor de inkopers zelf, interne klanten en
leveranciers
Performancemetingen hebben betrekking tot klanttevredenheid en prestaties van
leveranciers. Deze kunnen nuttige informatie opleveren waardoor je kunt bijsturen.
3 typen koopsituaties
Routine- of herhalingsaankoop, gewijzigde herhalingsaankoop (productspecificaties,
leveranciersvoorwaarden of leveranciers wijzigen) of nieuwe aankoop.
3. Relatie facilitymanagement en inkoop
Bij facilitymanagement gaat het om een optimale productiviteit tegen verantwoorde
kosten. Inkoop gaat uit van het minimaliseren van de kosten tegen een zeker minimum
gewenst kwaliteitsniveau.
Facilitymanagement concentreert zich verder op dienstverlening in en om
organisatiehuisvesting en –huishouding. Inkoop levert hier indirect een bijdrage aan.
Inkoop ondersteunt in veel organisaties ook de facilitaire afdeling bij het inkoopproces van
onder andere de beveiliging, catering, schoonmaak en onderhoud van technische
installaties.
2
,Bij de meeste organisaties in de non-profitsector en overheid valt de inkoopafdeling
hiërarchisch vaak onder de facilitaire afdeling. Dit betekend dat de facilitaire afdeling
enerzijds leidinggevend en richtingbepalend is voor de inkoopafdeling en anderzijds klant
van diezelfde inkoopafdeling is. Dit is een vorm van belangenverstrengeling.
Belangenverstrengeling = Als de belangen van beiden afdelingen uit elkaar lopen.
4. Facilitaire en primaire inkoop
Secundaire inkoop van ondersteunende activiteiten wordt bij dienstverlenende bedrijven en
bij de overheid vaak facilitaire inkoop genoemd.
Primaire inkoop = Inkoop van primaire activiteiten zoals productie en verkoop.
5. Relatie met andere bedrijfsfuncties
Aangrenzende vakgebieden van inkoop = Facility managment, Logistiek en Supply chain
management
Logistiek
Het gemeenschappelijk aspect met inkoop is dat hier ook het kostenaspect genoemd wordt.
Bij de waardeketen van Porter komt logistiek ook terug.
Supply chain management
Binnen dit begrip vinden inkoop en logistiek samen hun plaats in de organisatie.
Het begrip = een principe, waarbij door het verbeteren van processen en samenwerking met
leveranciers en afnemers een betere prestatie en dus concurrentievoordeel voor het bedrijf
ontstaat.
Het gaat erom dat de winstgevendheid v.d. organisatie op de lange termijn structureel stijgt.
6. Het belang van inkoop
De inkoopfunctie valt in veel gevallen rechtstreeks onder de supervisie van de hoogste
managementlaag. Wanneer dit in je organisatie niet zo is, is het belang van de inkoopfunctie
nog niet hoog genoeg.
Door uitbesteding van activiteiten neemt het variabele deel van de kosten en het
inkoopaandeel toe.
Hoeveel inkoopvolume handelt de inkoopafdeling zelf af?
Je kan een percentage berekenen aan de hand van de inkooporders en inkoopcontracten
hoeveel van dit inkoopvolume de inkoopafdeling zelf afhandelt. Als het percentage onder de
25% ligt kan je zeggen dat de inkoopafdeling haar bestaansrecht binnen de organisatie nog
niet voldoende heeft aangetoond. Is het boven de 75%, kan je zeggen dat het op de goede
weg is richting Purchasing Excellence. Purchasing Excellence is een zaak van
doorzettingsvermogen en van ‘een lange adem’. Zie de twee foto’s hieronder.
Het Purchasing Excellence-programma = er om kwalitatieve gegevens te beoordelen. Het
doel van dit programma is om via verbeterde inkoopprocessen de inkoopfunctie te
professionaliseren en aantoonbare kostenbesparingen te realiseren. “Benchmarking” ofwel
het vergelijken van (inkoopprocessen) vormt een integraal onderdeel van het programma.
3
, Je gebruikt bij dit programma het MSU-inkoopmodel van Robert Monczka.
Met het MSU-inkoopmodel kun je het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie,
organisatieonderdeel of geheel van samenwerkende organisaties vaststellen. Ook kunnen
organisaties zich vergelijken met het niveau van de besten ter wereld, het Purchasing
Excellence-Niveau. Op basis van deze meting kun je verbeteringstrajecten definiëren om de
inkoopfunctie verder te professionaliseren.
De volwassenheidsmeting voer je uit op acht strategische en zes ondersteunende
processen op het gebied van inkoop en supplymanagement.
4
