Hoofdstuk 4 Inkoopproces
4.1 Rol inkoper – Wat is de rol van de inkoper in het
inkoopproces?
Het inkoopproces omdat het hele gebied vanaf het moment dat de behoefte
ontstaat om een product in te kopen of dienst aan te schaffen tot en met de
afwikkeling van alle administratieve aspecten die hieraan gekoppeld zijn. Initiële
of tactische inkoop bestaat uit de voorbereidingen voor de inkoop zelf,
operationele inkoop uit het begeleiden van de daadwerkelijke aankoop en de
eventuele afhandeling ervan.
Figuur 1 Inkoopprocesmodel van Van Weele
Om het gehele inkoopproces in kaart te brengen wordt vaak gebruikgemaakt van
het model van Van Weele.
Vaak is niet alles wat een gebruiker wil noodzakelijk, op het moment dat er meet
specificaties gevraagd worden dan nodig zijn, is er sprake van overspecificatie.
Bij de operationele inkoop ligt het accent meer op de administratieve organisatie.
Bestellingen moeten op het juiste moment worden geplaatst en de leveringen
moeten worden bewaakt.
4.2 Initiële inkoop – Hoe verloopt het initiële of tactische
inkoopproces?
In deze fase worden de voorwaarden gecreëerd voor de levering van de
goederen of het verrichten van de dienstverlening. Het bestaat uit drie fasen:
- Specificeren: wat is de inkoopbehoefte? Er zijn verschillende soorten eisen:
o Functionele eisen: de functies die het product of de dienst moet
vervullen.
o Technische eisen: beschrijven de technische kenmerken van het
product of de dienst, zoals materialen, grootte en gewicht.
o Logistieke eisen: bijvoorbeeld bevoorradingsmethodiek, minimale
bestelhoeveelheid, transportwijze en de levertijd.
1
, o Kwaliteitseisen: welke controles waar en door wie moeten worden
uitgevoerd. Normen en toleranties, kwaliteitscertificaten.
o Commerciële eisen: contractvorm, prijs, betalingscondities etc.
Dit staat beschreven in het programma van eisen. De inkoper kan ook
kiezen voor een functionele specificatie, waarin hij de functie beschrijft
die een product of dienst moet vervullen, de leverancier of dienstverlener
kan dan de eigen kennis inzetten om de beste oplossing aan te bieden.
Voor belangrijke leveranciers zijn vaak elektronische bestelprogramma’s
ontwikkeld, voor producten of diensten met een minder regelmatige vraag
werken organisaties met inkoopaanvragen. De interne klant vertaalt zijn
behoefte in een inkoopaanvraag. Het moet minimaal de volgende
elementen bevatten:
o Beschrijving van de dienst of het product
o Hoeveelheid
o Geschatte kosten per eenheid
o Datum van aanvraag
o Gewenste leverdatum
o Kostenplaats
o Handtekening van de budgethouder
Voor bepaalde producten is het zinvol om tekeningen toe te voegen. De
inkoper checkt of de specificaties realistisch en haalbaar zijn en of ze
optimale concurrentie tussen leveranciers mogelijk maken. De inkoper
maakt voor investeringsgoederen ook een voorcalculatie op basis van
total cost of ownership (TCO). Hierin worden alle kosten die gemaakt
zullen gaan worden met betrekking tot de inkoop, de installatie, het
gebruik, het onderhoud en het afvoeren aan het eind van de levensduur
berekend.
- Selecteren: hierbij gaat het om het kiezen van de leverancier. Er zijn drie
mogelijkheden:
o Offerteaanvraag bij één leverancier
o Offerteaanvraag bij een aantal leveranciers
o Offerteaanvraag via een openbare procedure; via een zogenoemde
openbare bekendmaking worden leveranciers uitgenodigd een
offerte in te dienen
Leverancierslijsten worden idealiter opgesteld per product of
productgroep, er bestaan verschillende soorten leverancierslijsten, zoals
bijvoorbeeld:
o Lijst van potentiële leveranciers: op basis van marktonderzoek tot
stand gekomen. Nog geen ervaring met deze leveranciers.
o Lijst van voorkeusleveranciers: deze leveranciers voldoen aan de
criteria die door de inkoper zijn opgesteld. Regelmatig wordt
gecontroleerd of de leveranciers hier nog aan voldoen.
o Bidders list: de lijst van leveranciers die worden uitgenodigd om een
offerte op te stellen
Request for quotation (RFQ) (aanvraag prijsopgaaf). De inkoper kiest de
goedkoopste en gunt de opdracht. Request for proposal (RFP)
(offerteaanvraag). Vaak ingewikkelder product of dienst en zijn er nog
onderhandelingen nodig om tot een overeenkomst te komen. Bij bidding
worden prijsopgaven gevraagd bij leveranciers en gaat de organisatie,
zonder onderhandelingen, in zee met de leverancier die de laagste prijs
biedt. Als er gekozen is voor een uitgebreide offerteaanvraag, is er een
uitgebreide beoordeling nodig, deze start meestal met de beoordeling van
de knock-out criteria. Hieraan moet een leverancier absoluut voldoen.
2
4.1 Rol inkoper – Wat is de rol van de inkoper in het
inkoopproces?
Het inkoopproces omdat het hele gebied vanaf het moment dat de behoefte
ontstaat om een product in te kopen of dienst aan te schaffen tot en met de
afwikkeling van alle administratieve aspecten die hieraan gekoppeld zijn. Initiële
of tactische inkoop bestaat uit de voorbereidingen voor de inkoop zelf,
operationele inkoop uit het begeleiden van de daadwerkelijke aankoop en de
eventuele afhandeling ervan.
Figuur 1 Inkoopprocesmodel van Van Weele
Om het gehele inkoopproces in kaart te brengen wordt vaak gebruikgemaakt van
het model van Van Weele.
Vaak is niet alles wat een gebruiker wil noodzakelijk, op het moment dat er meet
specificaties gevraagd worden dan nodig zijn, is er sprake van overspecificatie.
Bij de operationele inkoop ligt het accent meer op de administratieve organisatie.
Bestellingen moeten op het juiste moment worden geplaatst en de leveringen
moeten worden bewaakt.
4.2 Initiële inkoop – Hoe verloopt het initiële of tactische
inkoopproces?
In deze fase worden de voorwaarden gecreëerd voor de levering van de
goederen of het verrichten van de dienstverlening. Het bestaat uit drie fasen:
- Specificeren: wat is de inkoopbehoefte? Er zijn verschillende soorten eisen:
o Functionele eisen: de functies die het product of de dienst moet
vervullen.
o Technische eisen: beschrijven de technische kenmerken van het
product of de dienst, zoals materialen, grootte en gewicht.
o Logistieke eisen: bijvoorbeeld bevoorradingsmethodiek, minimale
bestelhoeveelheid, transportwijze en de levertijd.
1
, o Kwaliteitseisen: welke controles waar en door wie moeten worden
uitgevoerd. Normen en toleranties, kwaliteitscertificaten.
o Commerciële eisen: contractvorm, prijs, betalingscondities etc.
Dit staat beschreven in het programma van eisen. De inkoper kan ook
kiezen voor een functionele specificatie, waarin hij de functie beschrijft
die een product of dienst moet vervullen, de leverancier of dienstverlener
kan dan de eigen kennis inzetten om de beste oplossing aan te bieden.
Voor belangrijke leveranciers zijn vaak elektronische bestelprogramma’s
ontwikkeld, voor producten of diensten met een minder regelmatige vraag
werken organisaties met inkoopaanvragen. De interne klant vertaalt zijn
behoefte in een inkoopaanvraag. Het moet minimaal de volgende
elementen bevatten:
o Beschrijving van de dienst of het product
o Hoeveelheid
o Geschatte kosten per eenheid
o Datum van aanvraag
o Gewenste leverdatum
o Kostenplaats
o Handtekening van de budgethouder
Voor bepaalde producten is het zinvol om tekeningen toe te voegen. De
inkoper checkt of de specificaties realistisch en haalbaar zijn en of ze
optimale concurrentie tussen leveranciers mogelijk maken. De inkoper
maakt voor investeringsgoederen ook een voorcalculatie op basis van
total cost of ownership (TCO). Hierin worden alle kosten die gemaakt
zullen gaan worden met betrekking tot de inkoop, de installatie, het
gebruik, het onderhoud en het afvoeren aan het eind van de levensduur
berekend.
- Selecteren: hierbij gaat het om het kiezen van de leverancier. Er zijn drie
mogelijkheden:
o Offerteaanvraag bij één leverancier
o Offerteaanvraag bij een aantal leveranciers
o Offerteaanvraag via een openbare procedure; via een zogenoemde
openbare bekendmaking worden leveranciers uitgenodigd een
offerte in te dienen
Leverancierslijsten worden idealiter opgesteld per product of
productgroep, er bestaan verschillende soorten leverancierslijsten, zoals
bijvoorbeeld:
o Lijst van potentiële leveranciers: op basis van marktonderzoek tot
stand gekomen. Nog geen ervaring met deze leveranciers.
o Lijst van voorkeusleveranciers: deze leveranciers voldoen aan de
criteria die door de inkoper zijn opgesteld. Regelmatig wordt
gecontroleerd of de leveranciers hier nog aan voldoen.
o Bidders list: de lijst van leveranciers die worden uitgenodigd om een
offerte op te stellen
Request for quotation (RFQ) (aanvraag prijsopgaaf). De inkoper kiest de
goedkoopste en gunt de opdracht. Request for proposal (RFP)
(offerteaanvraag). Vaak ingewikkelder product of dienst en zijn er nog
onderhandelingen nodig om tot een overeenkomst te komen. Bij bidding
worden prijsopgaven gevraagd bij leveranciers en gaat de organisatie,
zonder onderhandelingen, in zee met de leverancier die de laagste prijs
biedt. Als er gekozen is voor een uitgebreide offerteaanvraag, is er een
uitgebreide beoordeling nodig, deze start meestal met de beoordeling van
de knock-out criteria. Hieraan moet een leverancier absoluut voldoen.
2
