Complexity within
Organization
Papers & werkcolleges
2019
, WC1
Organizations as complex socio-technical systems and complex adaptive systems
In deze cursus wordt gefocust op structurele complexiteit van organisaties. Voordat de gevolgen van
complexiteit behandeld kunnen worden en er bekeken wordt hoe men ermee om moet gaan, is het
van belang om te kijken wat het veroorzaakt. In dit college worden de vier voornaamste bronnen van
structural complexity onderscheden:
• Technical core
• Peripheral units (buiten de core)
• Structural features (division of labor, coordination en control)
• Contingency theory (protect core, wat te doen in geval van uncertainty, flexibiliteit)
Technology (core)
De technologische kern van een organisatie zorgt niet alleen voor hardware (fysieke componenten),
maar ook skills en kennis. Dus het is een breder concept over de eigenschappen waarin het werk
uitgevoerd wordt. Belangrijke concepten hierin zijn environment (bv. instituties en stakeholders), task
environment (relevant voor de taak), technology (combinatie van fysiek en kennis), technical system
(specifieke combinatie van technologie).
Hoe kunnen we technology analyseren? Met andere woorden: naar welke factoren moet gekeken
worden om onderscheid in effecten te bepalen op basis van verschillende soorten technologieën?
Gezamenlijk zorgen de volgende drie eigenschappen voor de task information requirement (hoeveel
informatie er verwerkt moet worden bij een taak):
• Complexity/diversity: hoeveelheid items waar rekening mee gehouden moet worden
• Uncertainty/unpredictability: hoeveel items er variëren en vooraf voorspeld kunnen worden
• Interdependence: in hoeverre het ene element het andere aantast
o Pooled: samenkomen van meerdere inputs tot één product
o Sequential: opvolging van activiteiten die leiden tot één product
o Reciprocal: activiteiten zijn gerelateerd aan elkaar zowel als inputs en outputs
Op basis van deze eigenschappen van de technologie kunnen er drie invloeden onderscheden worden,
die in algemene zin van toepassing zijn.
• Hoe meer technical complexity, hoe meer structural complexity
• Hoe meer technical uncertainty, hoe minder formalization en centralization (meer flexibiliteit)
• Hoe meer technical interdependence, hoe meer resources aan coördinatie besteed worden
Bij lage of normale niveaus van task information requirment volstaan conventional mechanisms om
de technologische kern te coördineren. Hierbij kun je denken aan regels, programma’s, schema’s,
departementen, hiërarchie, et cetera. Maar wat moet men doen als er sprake is van veel complexiteit,
onzekerheid en interdependentie? Twee soorten advanced coordination strategies:
• Reducing information strategie: bij deze strategie wordt er duidelijk onderscheid gemaakt
tussen de product en functional structure. Daarnaast worden slack resources in de organisatie
gebruikt om de complexiteit beter/uitgebreider te adresseren.
• Increased capacity: er wordt meer capaciteit beschikbaar gesteld, de information flow wordt
verhoogd, en men maakt gebruik van lateral connections (liaisons, task forces, project teams,
matrices)
2
, Peripheral complexity (buiten de core)
Meestal wordt size (omvang van de organisatie) als grootste bron gezien van complexity in de
buitenschil van de technische structuur. Maar is dit wel echt zo? Er is bekend dat meer size zorgt voor
meer differentiation en formalization, maar voor minder centralization en bureacratization. In grotere
organisaties is er dus behoefte aan autonomie, professionals en specifieke vaardigheden.
Naast de technologische kant is er ook een sociale kant van werk. Beide elementen moeten
samengevoegd worden om ze te kunnen optimaliseren. De sociale wereld beïnvloedt namelijk de
technologie (en andersom) en zorgt daarmee voor meer complexity. Om beter te functioneren moet
variëteit aangepast worden om een goede afstemming te creëren.
Bij meer complexity is overtolligheid van fucnties (versatility) beter dan overtolligheid van onderdelen
(specialisatie).
Het gebruik van teams kan complexity reduceren (incentives, error correction, assistance, learning
opportunities).
In andere woorden: omarm variëteit of verminder variëteit.
Complex adaptive systems (CAS)
Complex gedrag ontstaat vanuit interacties tussen individuen/agenten. De belangrijkste assumptie in
dit perspectief is dat op elk niveau van analyse, rangorde een opkomend eigendom is van individuele
interacties op een laag geaggregeerd niveau (individuen of kleine groepjes). Componenten:
1. Agents with schemata: meerdere kennisstructuren (schemata) in de omgeving concurreren
met elkaar om de beste uitkomst te produceren. Dit zorgt ervoor dat evolutie plaatsvindt
aangezien de agenten met de beste schemata zullen overwinnen (zich ontwikkelen).
2. Self-organizing networks (no single actor dictates): door interactie van agenten met elkaar
ontstaan regels in een systeem die voor orde zorgen. Op deze manier kan self-organizing
(onbedoeld) ontstaan in een open systeem die energie van buitenaf ontvangt. Deze netwerken
zijn niet streng verbonden en niet iedereen is met iedereen verbonden, maar iedereen zou wel
elk ander in het network op een bepaalde manier kunnen beïnvloeden.
3. Co-evolution to the edge of chaos: agenten kunnen de gevolgen van hun keuzes op het
systeemniveau niet inschatten, dus maximaliseren ze hun individuele pay-offs. Gelijktijdig
passen ze zich aan keuzes van anderen aan, waardoor er co-evolutie ontstaat in het systeem.
Dit zorgt voor chaos doordat kleine veranderingen van gedrag zowel kunnen leiden tot kleine
als grote effecten op het systeem. Effectieve bedrijven zijn in staat om hun strategieën op de
edge of chaos te krijg door balans te creëren tussen flexibiliteit en stabiliteit.
4. Recombination and system evolution: binnen elke CAS bevinden zich subsystemen (ingenest),
die ten prooi vallen aan evolutionaire druk. Local behavior genereert global behavior waardoor
agenten anders met elkaar omgaan, er nieuwe netwerken evolueren en de meest succesvolle
schemata gekopieerd worden en zich vertakken.
3
Organization
Papers & werkcolleges
2019
, WC1
Organizations as complex socio-technical systems and complex adaptive systems
In deze cursus wordt gefocust op structurele complexiteit van organisaties. Voordat de gevolgen van
complexiteit behandeld kunnen worden en er bekeken wordt hoe men ermee om moet gaan, is het
van belang om te kijken wat het veroorzaakt. In dit college worden de vier voornaamste bronnen van
structural complexity onderscheden:
• Technical core
• Peripheral units (buiten de core)
• Structural features (division of labor, coordination en control)
• Contingency theory (protect core, wat te doen in geval van uncertainty, flexibiliteit)
Technology (core)
De technologische kern van een organisatie zorgt niet alleen voor hardware (fysieke componenten),
maar ook skills en kennis. Dus het is een breder concept over de eigenschappen waarin het werk
uitgevoerd wordt. Belangrijke concepten hierin zijn environment (bv. instituties en stakeholders), task
environment (relevant voor de taak), technology (combinatie van fysiek en kennis), technical system
(specifieke combinatie van technologie).
Hoe kunnen we technology analyseren? Met andere woorden: naar welke factoren moet gekeken
worden om onderscheid in effecten te bepalen op basis van verschillende soorten technologieën?
Gezamenlijk zorgen de volgende drie eigenschappen voor de task information requirement (hoeveel
informatie er verwerkt moet worden bij een taak):
• Complexity/diversity: hoeveelheid items waar rekening mee gehouden moet worden
• Uncertainty/unpredictability: hoeveel items er variëren en vooraf voorspeld kunnen worden
• Interdependence: in hoeverre het ene element het andere aantast
o Pooled: samenkomen van meerdere inputs tot één product
o Sequential: opvolging van activiteiten die leiden tot één product
o Reciprocal: activiteiten zijn gerelateerd aan elkaar zowel als inputs en outputs
Op basis van deze eigenschappen van de technologie kunnen er drie invloeden onderscheden worden,
die in algemene zin van toepassing zijn.
• Hoe meer technical complexity, hoe meer structural complexity
• Hoe meer technical uncertainty, hoe minder formalization en centralization (meer flexibiliteit)
• Hoe meer technical interdependence, hoe meer resources aan coördinatie besteed worden
Bij lage of normale niveaus van task information requirment volstaan conventional mechanisms om
de technologische kern te coördineren. Hierbij kun je denken aan regels, programma’s, schema’s,
departementen, hiërarchie, et cetera. Maar wat moet men doen als er sprake is van veel complexiteit,
onzekerheid en interdependentie? Twee soorten advanced coordination strategies:
• Reducing information strategie: bij deze strategie wordt er duidelijk onderscheid gemaakt
tussen de product en functional structure. Daarnaast worden slack resources in de organisatie
gebruikt om de complexiteit beter/uitgebreider te adresseren.
• Increased capacity: er wordt meer capaciteit beschikbaar gesteld, de information flow wordt
verhoogd, en men maakt gebruik van lateral connections (liaisons, task forces, project teams,
matrices)
2
, Peripheral complexity (buiten de core)
Meestal wordt size (omvang van de organisatie) als grootste bron gezien van complexity in de
buitenschil van de technische structuur. Maar is dit wel echt zo? Er is bekend dat meer size zorgt voor
meer differentiation en formalization, maar voor minder centralization en bureacratization. In grotere
organisaties is er dus behoefte aan autonomie, professionals en specifieke vaardigheden.
Naast de technologische kant is er ook een sociale kant van werk. Beide elementen moeten
samengevoegd worden om ze te kunnen optimaliseren. De sociale wereld beïnvloedt namelijk de
technologie (en andersom) en zorgt daarmee voor meer complexity. Om beter te functioneren moet
variëteit aangepast worden om een goede afstemming te creëren.
Bij meer complexity is overtolligheid van fucnties (versatility) beter dan overtolligheid van onderdelen
(specialisatie).
Het gebruik van teams kan complexity reduceren (incentives, error correction, assistance, learning
opportunities).
In andere woorden: omarm variëteit of verminder variëteit.
Complex adaptive systems (CAS)
Complex gedrag ontstaat vanuit interacties tussen individuen/agenten. De belangrijkste assumptie in
dit perspectief is dat op elk niveau van analyse, rangorde een opkomend eigendom is van individuele
interacties op een laag geaggregeerd niveau (individuen of kleine groepjes). Componenten:
1. Agents with schemata: meerdere kennisstructuren (schemata) in de omgeving concurreren
met elkaar om de beste uitkomst te produceren. Dit zorgt ervoor dat evolutie plaatsvindt
aangezien de agenten met de beste schemata zullen overwinnen (zich ontwikkelen).
2. Self-organizing networks (no single actor dictates): door interactie van agenten met elkaar
ontstaan regels in een systeem die voor orde zorgen. Op deze manier kan self-organizing
(onbedoeld) ontstaan in een open systeem die energie van buitenaf ontvangt. Deze netwerken
zijn niet streng verbonden en niet iedereen is met iedereen verbonden, maar iedereen zou wel
elk ander in het network op een bepaalde manier kunnen beïnvloeden.
3. Co-evolution to the edge of chaos: agenten kunnen de gevolgen van hun keuzes op het
systeemniveau niet inschatten, dus maximaliseren ze hun individuele pay-offs. Gelijktijdig
passen ze zich aan keuzes van anderen aan, waardoor er co-evolutie ontstaat in het systeem.
Dit zorgt voor chaos doordat kleine veranderingen van gedrag zowel kunnen leiden tot kleine
als grote effecten op het systeem. Effectieve bedrijven zijn in staat om hun strategieën op de
edge of chaos te krijg door balans te creëren tussen flexibiliteit en stabiliteit.
4. Recombination and system evolution: binnen elke CAS bevinden zich subsystemen (ingenest),
die ten prooi vallen aan evolutionaire druk. Local behavior genereert global behavior waardoor
agenten anders met elkaar omgaan, er nieuwe netwerken evolueren en de meest succesvolle
schemata gekopieerd worden en zich vertakken.
3
