Bedrijfsprocesanalyse
1 Systeemkunde en systeembegrippen
De systeemkunde is een methode om processen te beschrijven en vervolgens te analyseren
en te structureren, waardoor eventuele knelpunten en problemen opgelost kunnen worden.
De systeembenadering gaat uit van:
a) het denken vanuit het geheel en
b) daarna pas vanuit de delen, en
c) het denken in bedrijfsprocessen en de daarbij behorende functies.
De centrale thema's van de systeemkunde zijn abstractie en generalisatie.
Het doel is om bedrijfsprocessen in kaart te brengen met behulp van het steady-statemodel.
Steady state = een systeemtoestand, die is ontstaan wanneer het gedrag van het systeem
repeteerbaar is in de tijd en wanneer dat gedrag in de ene tijdsperiode gelijksoortig is aan
dat in de andere tijdsperiode.
Een systeem heeft een paar essentiële kenmerken, namelijk:
- het wil een doel bereiken
- het bevat een verzameling elementen
- er bestaat een samenhang tussen die elementen.
Een systeem is een, afhankelijk van het door de onderzoeker gestelde doel, binnen de
totale werkelijkheid te onderscheiden verzameling elementen. Deze elementen hebben
onderlinge relaties en (eventueel relaties) met andere elementen uit de buitenwereld.
Elementen zijn de kleinste delen die de onderzoeker, gezien zijn doel wil bekijken.
Elementen kunnen zowel materieel (stoelen, mensen) en niet-materieel zijn.
De opsomming van alle verschillende elementen in het systeem noemen we de inhoud.
Nu kunnen die elementen ook nog eigenschappen hebben. Dit kan van alles zijn, fysieke,
sociale of esthetische eigenschappen.
De opsomming van alle relaties (de samenhang tussen de elementen) in een systeem
noemen we de structuur. Bekijk je alleen de relaties binnen het systeem spreek je van
interne structuur. Kijk je ook naar de relaties met de buitenwereld > externe structuur.
Spreken we van de buitenwereld ofwel van de totale werkelijkheid, dan noemen we dat het
universum.
Binnen zo'n systeem is er weer een onderscheid te maken in sub- en aspectsystemen en
speelt zich een proces af. Voor dat proces worden taken verricht en functies vervuld. In de
systeemkunde worden de functies als de samenstellende
elementen in het systeem gezien.
Aspectsysteem: een deelverzameling van de relaties in het
systeem, waarbij alle elementen onveranderd behouden
blijven.
Subsysteem: een deelverzameling van de elementen van
het systeem, waarbij alle oorspronkelijke relaties
onveranderd behouden blijven. Een subsysteem is weer te
beschouwen als een systeem en voldoet daarmee ook aan
de definitie van een systeem. Om duidelijk de grenzen te
kunnen stellen, wordt aangeraden om voor subsystemen te
kiezen die een min of meer zelfstandig deel vormen of die
een bepaald proces in zich hebben.
Aspect- en subsysteem kunnen samenvallen, dan hebben
we een sub- aspectsysteem.
,De toestand van een systeem op een bepaald moment heeft de waarden van de
eigenschappen op dat tijdstip in het systeem.
Heeft de ene gebeurtenis een andere gebeurtenis tot gevolg, dan is dat een activiteit, en
activiteiten kosten geld. Niet alleen de waarden van de eigenschappen kunnen veranderen,
maar ook de relaties tussen de elementen: er is dan sprake van een veranderende structuur.
Dynamische systemen: systemen die een functie vervullen en daarom spelen er binnen het
systeem gebeurtenissen en activiteiten af. Binnen een dynamisch systeem kun je de
volgende aspecten onderscheiden:
- een invoer
- een doorvoer
- een uitvoer.
Binnen statische systemen treden geen gebeurtenissen op
(bijv. een hangbrug).
Tekenafspraken:
- Een open dubbele pijl geeft aan dat we met een
materiestroom te maken hebben , bijv. mensen en
middelen.
- Een enkele pijl geeft een informatiestroom weer.
Een proces is een serie transformaties tijdens de doorvoer,
waardoor het ingevoerde element verandert in plaats, stand,
vorm, afmeting, functie, eigenschap of ander kenmerk. Als we hierna van een proces
spreken, bedoelen we een proces dat zich afspeelt binnen een (sub)systeem.
Het gedrag van een dynamisch systeem is de wijze waarop het systeem reageert op:
- bepaalde in- en uitwendige omstandigheden
- bepaalde invoeren
- veranderingen.
Functie van een element: datgene
wat door het element teweeg wordt
gebracht en waaraan het grotere
geheel behoefte heeft.
Taak van een element: datgene wat
gedaan moet worden, omdat die
bijdrage tot stand komt, zodat de
functie wordt vervuld.
Om het onderscheid tussen het systeem en zijn omgeving heel duidelijk te maken, moeten
we ergens een systeemgrens trekken. De systeemgrens wordt vooral bepaald door het doel
van het onderzoek.
, 2 Systeembenadering
Je kunt een systeem op twee manieren benaderen:
1. vanuit het geheel (de black-box benadering). We laten het systeem intact en bekijken het
als geheel met zijn in- en uitvoeren.
2. vanuit de elementen (de systeem of maanreisbenadering). We openen de black box en
onderscheiden de elementen van het systeem.
In een systeem worden functies vervuld om het doel van het systeem te bereiken.
Black box: een systeem of subsysteem waarvan de interne elementen en relaties jou (nog)
niet bekend zijn of die jij (vooralsnog) buiten beschouwing laat.
Black-boxbenadering: het systeem beschouwen aan de buitenkant en op basis van het
vergelijken van de in- en uitvoeren conclusies trekken. Belangrijk is dat subsysteem te
ontdekken dat van alle subsystemen de belangrijkste invloed heeft op het functioneren van
het hele systeem.
Maanreisbenadering/systeembenadering: Benadering van een systeem door geleidelijk
in- of uit te zoomen op de details. Bij de systeembenadering gaan we uit van het doel van het
systeem: waarvoor dient het systeem? Van daaruit bepalen we de functies die vervuld
moeten worden in het systeem om het doel te realiseren.
Meestal leidt de systeembenadering naar de echte oorzaak van het probleem en tot een
blijvende oplossing, daar waar de black-boxbenadering vooral symptoombestrijding is.
Als we een systeem als black box beschouwen, gaat het om het gedrag van die black box,
zoals we dat aan de buitenkant kunnen zien.
En we gebruiken dit begrip dus als we het
gedrag van het systeem willen onderzoeken.
Realiseer je wel dat het niet zo is dat bepaald
gedrag, maar door één bepaalde inhoud en
structuur (in de box) veroorzaakt kan worden.
Dit noemen we het principe van
onbepaaldheid van de structuur. Er zijn verschillende structuren denkbaar om dezelfde
functie te vervullen.
Het gaat bij de maanreisbenadering vooral om de toenemende detaillering. We noemen dit
ook wel inzoomen. Inzoomen betekent bij concrete systemen dat we stapsgewijs steeds
kleinere details in onze beschouwingen gaan betrekken.
Door telkens een aggregatiestratum omhoog te gaan, uit te zoomen, kun je de details op
zinnige wijze groeperen. Je krijgt door uit te zoomen overzicht en je kunt samenhangen zien
die we door de massa elementen op de kleinere afstand niet meer konden zien. Daarna
zoom je weer doelbewust in.
Door in aggregatiestrata stap voor stap in te zoomen kun je een probleem zinvoller en
systematische benaderen zonder in de details te verdrinken. Eerst let je op de in- en
uitvoeren aan de buitenkant van het systeem. Zo kun je veel informatie over het systeem
verzamelen. Sta daar niet al te lang bij stil; houd in de gaten wanneer je een
aggregatiestratum af moet dalen. Aggregatiestratum: niveau waarop je het systeem
bestudeert / afstand waarop je een systeem bekijkt.
Op ieder aggregatiestratum moeten zowel het systeem dat we bekijken, als de op dat
stratum te onderscheiden subsystemen, duidelijke eigenschappen hebben. De te vervullen
functies kunnen ons daarbij helpen.
Maanreisbenadering en black-boxbenadering worden meestal in combinatie met elkaar
gebruikt. De black-boxbenadering is dan een onderdeel van de maanreisbenadering. Het
totaal vormt de systeembenadering.
1 Systeemkunde en systeembegrippen
De systeemkunde is een methode om processen te beschrijven en vervolgens te analyseren
en te structureren, waardoor eventuele knelpunten en problemen opgelost kunnen worden.
De systeembenadering gaat uit van:
a) het denken vanuit het geheel en
b) daarna pas vanuit de delen, en
c) het denken in bedrijfsprocessen en de daarbij behorende functies.
De centrale thema's van de systeemkunde zijn abstractie en generalisatie.
Het doel is om bedrijfsprocessen in kaart te brengen met behulp van het steady-statemodel.
Steady state = een systeemtoestand, die is ontstaan wanneer het gedrag van het systeem
repeteerbaar is in de tijd en wanneer dat gedrag in de ene tijdsperiode gelijksoortig is aan
dat in de andere tijdsperiode.
Een systeem heeft een paar essentiële kenmerken, namelijk:
- het wil een doel bereiken
- het bevat een verzameling elementen
- er bestaat een samenhang tussen die elementen.
Een systeem is een, afhankelijk van het door de onderzoeker gestelde doel, binnen de
totale werkelijkheid te onderscheiden verzameling elementen. Deze elementen hebben
onderlinge relaties en (eventueel relaties) met andere elementen uit de buitenwereld.
Elementen zijn de kleinste delen die de onderzoeker, gezien zijn doel wil bekijken.
Elementen kunnen zowel materieel (stoelen, mensen) en niet-materieel zijn.
De opsomming van alle verschillende elementen in het systeem noemen we de inhoud.
Nu kunnen die elementen ook nog eigenschappen hebben. Dit kan van alles zijn, fysieke,
sociale of esthetische eigenschappen.
De opsomming van alle relaties (de samenhang tussen de elementen) in een systeem
noemen we de structuur. Bekijk je alleen de relaties binnen het systeem spreek je van
interne structuur. Kijk je ook naar de relaties met de buitenwereld > externe structuur.
Spreken we van de buitenwereld ofwel van de totale werkelijkheid, dan noemen we dat het
universum.
Binnen zo'n systeem is er weer een onderscheid te maken in sub- en aspectsystemen en
speelt zich een proces af. Voor dat proces worden taken verricht en functies vervuld. In de
systeemkunde worden de functies als de samenstellende
elementen in het systeem gezien.
Aspectsysteem: een deelverzameling van de relaties in het
systeem, waarbij alle elementen onveranderd behouden
blijven.
Subsysteem: een deelverzameling van de elementen van
het systeem, waarbij alle oorspronkelijke relaties
onveranderd behouden blijven. Een subsysteem is weer te
beschouwen als een systeem en voldoet daarmee ook aan
de definitie van een systeem. Om duidelijk de grenzen te
kunnen stellen, wordt aangeraden om voor subsystemen te
kiezen die een min of meer zelfstandig deel vormen of die
een bepaald proces in zich hebben.
Aspect- en subsysteem kunnen samenvallen, dan hebben
we een sub- aspectsysteem.
,De toestand van een systeem op een bepaald moment heeft de waarden van de
eigenschappen op dat tijdstip in het systeem.
Heeft de ene gebeurtenis een andere gebeurtenis tot gevolg, dan is dat een activiteit, en
activiteiten kosten geld. Niet alleen de waarden van de eigenschappen kunnen veranderen,
maar ook de relaties tussen de elementen: er is dan sprake van een veranderende structuur.
Dynamische systemen: systemen die een functie vervullen en daarom spelen er binnen het
systeem gebeurtenissen en activiteiten af. Binnen een dynamisch systeem kun je de
volgende aspecten onderscheiden:
- een invoer
- een doorvoer
- een uitvoer.
Binnen statische systemen treden geen gebeurtenissen op
(bijv. een hangbrug).
Tekenafspraken:
- Een open dubbele pijl geeft aan dat we met een
materiestroom te maken hebben , bijv. mensen en
middelen.
- Een enkele pijl geeft een informatiestroom weer.
Een proces is een serie transformaties tijdens de doorvoer,
waardoor het ingevoerde element verandert in plaats, stand,
vorm, afmeting, functie, eigenschap of ander kenmerk. Als we hierna van een proces
spreken, bedoelen we een proces dat zich afspeelt binnen een (sub)systeem.
Het gedrag van een dynamisch systeem is de wijze waarop het systeem reageert op:
- bepaalde in- en uitwendige omstandigheden
- bepaalde invoeren
- veranderingen.
Functie van een element: datgene
wat door het element teweeg wordt
gebracht en waaraan het grotere
geheel behoefte heeft.
Taak van een element: datgene wat
gedaan moet worden, omdat die
bijdrage tot stand komt, zodat de
functie wordt vervuld.
Om het onderscheid tussen het systeem en zijn omgeving heel duidelijk te maken, moeten
we ergens een systeemgrens trekken. De systeemgrens wordt vooral bepaald door het doel
van het onderzoek.
, 2 Systeembenadering
Je kunt een systeem op twee manieren benaderen:
1. vanuit het geheel (de black-box benadering). We laten het systeem intact en bekijken het
als geheel met zijn in- en uitvoeren.
2. vanuit de elementen (de systeem of maanreisbenadering). We openen de black box en
onderscheiden de elementen van het systeem.
In een systeem worden functies vervuld om het doel van het systeem te bereiken.
Black box: een systeem of subsysteem waarvan de interne elementen en relaties jou (nog)
niet bekend zijn of die jij (vooralsnog) buiten beschouwing laat.
Black-boxbenadering: het systeem beschouwen aan de buitenkant en op basis van het
vergelijken van de in- en uitvoeren conclusies trekken. Belangrijk is dat subsysteem te
ontdekken dat van alle subsystemen de belangrijkste invloed heeft op het functioneren van
het hele systeem.
Maanreisbenadering/systeembenadering: Benadering van een systeem door geleidelijk
in- of uit te zoomen op de details. Bij de systeembenadering gaan we uit van het doel van het
systeem: waarvoor dient het systeem? Van daaruit bepalen we de functies die vervuld
moeten worden in het systeem om het doel te realiseren.
Meestal leidt de systeembenadering naar de echte oorzaak van het probleem en tot een
blijvende oplossing, daar waar de black-boxbenadering vooral symptoombestrijding is.
Als we een systeem als black box beschouwen, gaat het om het gedrag van die black box,
zoals we dat aan de buitenkant kunnen zien.
En we gebruiken dit begrip dus als we het
gedrag van het systeem willen onderzoeken.
Realiseer je wel dat het niet zo is dat bepaald
gedrag, maar door één bepaalde inhoud en
structuur (in de box) veroorzaakt kan worden.
Dit noemen we het principe van
onbepaaldheid van de structuur. Er zijn verschillende structuren denkbaar om dezelfde
functie te vervullen.
Het gaat bij de maanreisbenadering vooral om de toenemende detaillering. We noemen dit
ook wel inzoomen. Inzoomen betekent bij concrete systemen dat we stapsgewijs steeds
kleinere details in onze beschouwingen gaan betrekken.
Door telkens een aggregatiestratum omhoog te gaan, uit te zoomen, kun je de details op
zinnige wijze groeperen. Je krijgt door uit te zoomen overzicht en je kunt samenhangen zien
die we door de massa elementen op de kleinere afstand niet meer konden zien. Daarna
zoom je weer doelbewust in.
Door in aggregatiestrata stap voor stap in te zoomen kun je een probleem zinvoller en
systematische benaderen zonder in de details te verdrinken. Eerst let je op de in- en
uitvoeren aan de buitenkant van het systeem. Zo kun je veel informatie over het systeem
verzamelen. Sta daar niet al te lang bij stil; houd in de gaten wanneer je een
aggregatiestratum af moet dalen. Aggregatiestratum: niveau waarop je het systeem
bestudeert / afstand waarop je een systeem bekijkt.
Op ieder aggregatiestratum moeten zowel het systeem dat we bekijken, als de op dat
stratum te onderscheiden subsystemen, duidelijke eigenschappen hebben. De te vervullen
functies kunnen ons daarbij helpen.
Maanreisbenadering en black-boxbenadering worden meestal in combinatie met elkaar
gebruikt. De black-boxbenadering is dan een onderdeel van de maanreisbenadering. Het
totaal vormt de systeembenadering.
