Samenvatting boek Romney & Steinbart
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 – Accounting Information Systems: an overview................................................................1
Hoofdstuk 2 – Overview of Transaction Processing and Enterprise Resource Planning Systems............3
Hoofdstuk 3 – Systems Document Techniques.......................................................................................5
Hoofdstuk 5 – Fraud...............................................................................................................................7
Hoofdstuk 6 – Computer Fraud and Abuse Techniques..........................................................................8
Hoofdstuk 7 – Control and AIS..............................................................................................................10
Hoofdstuk 8 – Controls for Information Security..................................................................................15
Hoofdstuk 9 – Confidentiality and Privacy Controls..............................................................................17
Hoofdstuk 10 – Processing Integrity and Availability Controls..............................................................18
Hoofdstuk 11 – Auditing Computer-Based Information........................................................................21
Hoofdstuk 12 – The Revenue Cycle: sales to cash (Verkoopproces)......................................................25
Hoofdstuk 13 – The Expenditure Cycle: purchasing to cash disbursements (Inkoop -en opslagproces)
..............................................................................................................................................................29
Hoofdstuk 14 – The Production Cycle (Productieproces)......................................................................30
Hoofdstuk 15 – The HRM and Payroll Cycle..........................................................................................33
Hoofdstuk 16 – General Ledger and Reporting System.........................................................................34
Hoofdstuk 20 – Introduction to Systems Development and Systems Analysis......................................35
Hoofdstuk 21 – AIS Development Strategies........................................................................................39
Hoofdstuk 22 – Systems Design, Implementation and Operation.........................................................41
Hoofdstuk 1 – Accounting Information Systems: an overview
Pagina 1 van 43
,Data versus Informatie
- Data zijn feiten die verzameld, geordend, bewaard en verwerkt worden door
informatiesystemen.
- Informatie is data dat is georganiseerd en verwerkt. Het kan functioneren als hulpmiddel voor
het maken van beslissingen.
- De waarde van informatie is het voordeel dat behaald wordt door de informatie minus de
kosten voor het produceren ervan.
- Information overload komt voor als de hoeveelheid beschikbare informatie te veel is voor de
mens. Hiermee daalt de besluitvormingskwaliteit en stijgen de kosten voor het verkrijgen van
bruikbare informatie.
Informatie wordt bruikbaar en betekenisvol als het voldoet aan enkele kenmerken zoals:
• Relevantie (relevant) vermindert onzekerheid, bevordert besluitvorming, of
bevestigt/corrigeert voorafgaande verwachtingen.
• Betrouwbaarheid (reliable) vrij van errors en biases; vertegenwoordigt nauwkeurig
organisatie-activiteiten.
• Compleetheid (complete) laat geen belangrijke aspecten van de gebeurtenissen of
activiteiten die worden gemeten weg
• Begrijpelijkheid (understandable) gepresenteerd in een bruikbare en begrijpelijke vorm.
• Meetbaarheid (verifiable) twee onafhankelijke, deskundige mensen produceren dezelfde
informatie.
• Toegankelijkheid (accessible) beschikbaar voor gebruikers wanneer ze het nodig hebben en
in een vorm die ze kunnen gebruiken.
• Informatie wordt op tijd verschaft (timely) op tijd voor beleidsmakers om beslissingen te
nemen.
Organisatorische beslissingen en benodigde informatie
Organisaties maken gebruik van bedrijfsprocessen om zaken af te handelen. Deze processen zijn
samengesteld uit een aantal activiteiten, die in een bepaalde volgorde moeten worden gedaan door
mensen en/of machines, om een bepaald doel te bereiken.
Benodigde informatie voor het nemen van belangrijke besluiten komt vaak voort uit de
bedrijfsprocessen. Organisaties begeleiden transacties tussen interne en externe partijen. Interne
partijen zijn bijvoorbeeld werknemers en managers. Externe partijen zijn bijvoorbeeld
handelspartners zoals klanten en verkopers, maar ook banken en (lokale) overheden.
De Accounting Information Systems (AIS) monitoren en stroomlijnen de informatie tussen de interne
en externe partijen. Bij de transacties tussen de organisatie en de externe partijen is er sprake van
een typische “krijg en geef” uitwisseling. De transacties tussen de partijen kunnen worden
ondergebracht in vijf hoofd business processes ook wel transaction cycles:
• Revenue cycle: goederen en services worden verkocht voor geld of voor de belofte om in de
toekomst geld te ontvangen.
• Expenditure cycle: de inkoop van voorraad voor herverkoop of de inkoop van grondstoffen
voor productie in ruil voor geld of voor de belofte om in de toekomst geld te betalen.
• Production of conversion cycle: grondstoffen worden omgezet in eindproducten.
• Human resources/ payroll cycle: werknemers worden ingehuurd, getraind, beloond,
geëvalueerd, gepromoveerd en ontslagen.
• Financing cycle: bedrijven verkopen aandelen aan investeerders en lenen geld, investeerders
ontvangen dividend en rente over leningen.
Accounting Information System (AIS)
Pagina 2 van 43
,Een accounting information system is een systeem dat data verzamelt, registreert, opslaat en
verwerkt om informatie te produceren voor beleidsmakers. Het proces is altijd hetzelfde en is
onafhankelijk van de gebruikte methode. Een AIS bevat altijd de volgende zes componenten:
- Mensen
- Procedures
- Data
- Software
- Hardware
- Controles
Deze componenten geven de AIS de mogelijkheid om de volgende drie belangrijke bedrijfsfuncties uit
te voeren:
1. Verzamelen van data over de organisatorische activiteiten, middelen en personeel.
2. Transformeren van data in informatie zodat management kan plannen, uitvoeren, beheersen
en evalueren van activiteiten, middelen en personeel.
3. Leveren van adequate beheersing ter beveiliging van de organisatie zijn activa en data.
Een goed AIS kan waarde aan een onderneming toevoegen door:
• Het verbeteren van de kwaliteit en het reduceren van de productie- of servicekosten.
• Het verbeten van de efficiëntie.
• Het delen van kennis.
• Het verbeteren van de efficiëntie en de effectiviteit van de ‘supply chain’.
• Het verbeteren van de interne controlestructuur.
• Het verbeteren van de besluitvorming.
Primary activities betreffen de activiteiten die worden uitgevoerd om producten en diensten te
creëren, op de markt te brengen en te leveren aan klanten en om service te bieden na de levering.
(bijvoorbeeld: ontvangst/opslag materialen, productie, distributie, adverteren/verkopen en
reparatie/onderhoud)
Support activities zijn activiteiten die ervoor zorgen dat de primary activities efficiënt en effectief
kunnen worden uitgevoerd. (bijvoorbeeld: administratieve activiteiten, HRM, O&O en aanschaf
materiaal ter ondersteuning primaire activiteiten)
Supply chain is een uitgebreid systeem dat zowel de value chain bevat als de leveranciers,
distributeurs en klanten van een organisatie.
Hoofdstuk 2 – Overview of Transaction Processing and Enterprise
Resource Planning Systems
Data Processing Cycle
Pagina 3 van 43
, Data Input
Drie belangrijke vormen van data dienen te worden geregistreerd in de AIS:
- Data van iedere van belang zijnde activiteit;
- Data betreffende de gebruikte middelen tijdens iedere activiteit; en
- Data betreffende de personen die deel hebben uitgemaakt van iedere activiteit.
Source data automation systemen verzamelen transactie data en slaan deze op in machine-leesbare
vorm voorzien van plaats en tijd van de transactie.
Data Storage
Het is belangrijk te weten hoe data is georganiseerd, bijvoorbeeld rekeningschema’s, journaalposten,
subadministraties, grootboek.
Data is opgeslagen in transactiebestanden of algemene tabellen.
Data Processing
Er zijn 4 verschillende processen:
1. Creëer nieuwe data records (bijvoorbeeld een nieuwe klant wordt toegevoegd);
2. Lezen, ophalen of bekijken van bestaande data;
3. Wijzigen van bestaande data;
4. Verwijderen van data.
Batch processing data: data wordt periodiek in een batch verwerkt. Dit is goedkoper en meer
efficient, echter is deze data alleen bruikbaar direct na het verwerken, omdat nieuwe data na de
verwerking niet wordt toegevoegd.
Online/real-time processing: directe verwerking van data op het moment dat de activiteit plaatsvindt.
Information Output
Informatie wordt normaliter gepresenteerd in een van de volgende drie vormen:
- Document: zijn transactiedocumenten of data van andere bedrijven.
(facturen/ontvangstbewijzen)
- Reports: worden gebruikt door medewerkers om operationele activiteiten te beheersen en
door het management voor het maken van beslissingen en het formuleren van
ondernemingsstrategieën.
- Database query: wordt gebruikt voor het verkrijgen/verzamelen van informatie voor het
oplossen van problemen en vragen op de korte termijn.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP systemen verzamelen, verwerken en bewaren data en leveren de informatie die het management
en externe partijen nodig hebben voor het voeren van de onderneming. Het is een centrale database
die informatie deelt in de organisatie en activiteiten coördineert. ERP systemen zijn modulair
Pagina 4 van 43
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 – Accounting Information Systems: an overview................................................................1
Hoofdstuk 2 – Overview of Transaction Processing and Enterprise Resource Planning Systems............3
Hoofdstuk 3 – Systems Document Techniques.......................................................................................5
Hoofdstuk 5 – Fraud...............................................................................................................................7
Hoofdstuk 6 – Computer Fraud and Abuse Techniques..........................................................................8
Hoofdstuk 7 – Control and AIS..............................................................................................................10
Hoofdstuk 8 – Controls for Information Security..................................................................................15
Hoofdstuk 9 – Confidentiality and Privacy Controls..............................................................................17
Hoofdstuk 10 – Processing Integrity and Availability Controls..............................................................18
Hoofdstuk 11 – Auditing Computer-Based Information........................................................................21
Hoofdstuk 12 – The Revenue Cycle: sales to cash (Verkoopproces)......................................................25
Hoofdstuk 13 – The Expenditure Cycle: purchasing to cash disbursements (Inkoop -en opslagproces)
..............................................................................................................................................................29
Hoofdstuk 14 – The Production Cycle (Productieproces)......................................................................30
Hoofdstuk 15 – The HRM and Payroll Cycle..........................................................................................33
Hoofdstuk 16 – General Ledger and Reporting System.........................................................................34
Hoofdstuk 20 – Introduction to Systems Development and Systems Analysis......................................35
Hoofdstuk 21 – AIS Development Strategies........................................................................................39
Hoofdstuk 22 – Systems Design, Implementation and Operation.........................................................41
Hoofdstuk 1 – Accounting Information Systems: an overview
Pagina 1 van 43
,Data versus Informatie
- Data zijn feiten die verzameld, geordend, bewaard en verwerkt worden door
informatiesystemen.
- Informatie is data dat is georganiseerd en verwerkt. Het kan functioneren als hulpmiddel voor
het maken van beslissingen.
- De waarde van informatie is het voordeel dat behaald wordt door de informatie minus de
kosten voor het produceren ervan.
- Information overload komt voor als de hoeveelheid beschikbare informatie te veel is voor de
mens. Hiermee daalt de besluitvormingskwaliteit en stijgen de kosten voor het verkrijgen van
bruikbare informatie.
Informatie wordt bruikbaar en betekenisvol als het voldoet aan enkele kenmerken zoals:
• Relevantie (relevant) vermindert onzekerheid, bevordert besluitvorming, of
bevestigt/corrigeert voorafgaande verwachtingen.
• Betrouwbaarheid (reliable) vrij van errors en biases; vertegenwoordigt nauwkeurig
organisatie-activiteiten.
• Compleetheid (complete) laat geen belangrijke aspecten van de gebeurtenissen of
activiteiten die worden gemeten weg
• Begrijpelijkheid (understandable) gepresenteerd in een bruikbare en begrijpelijke vorm.
• Meetbaarheid (verifiable) twee onafhankelijke, deskundige mensen produceren dezelfde
informatie.
• Toegankelijkheid (accessible) beschikbaar voor gebruikers wanneer ze het nodig hebben en
in een vorm die ze kunnen gebruiken.
• Informatie wordt op tijd verschaft (timely) op tijd voor beleidsmakers om beslissingen te
nemen.
Organisatorische beslissingen en benodigde informatie
Organisaties maken gebruik van bedrijfsprocessen om zaken af te handelen. Deze processen zijn
samengesteld uit een aantal activiteiten, die in een bepaalde volgorde moeten worden gedaan door
mensen en/of machines, om een bepaald doel te bereiken.
Benodigde informatie voor het nemen van belangrijke besluiten komt vaak voort uit de
bedrijfsprocessen. Organisaties begeleiden transacties tussen interne en externe partijen. Interne
partijen zijn bijvoorbeeld werknemers en managers. Externe partijen zijn bijvoorbeeld
handelspartners zoals klanten en verkopers, maar ook banken en (lokale) overheden.
De Accounting Information Systems (AIS) monitoren en stroomlijnen de informatie tussen de interne
en externe partijen. Bij de transacties tussen de organisatie en de externe partijen is er sprake van
een typische “krijg en geef” uitwisseling. De transacties tussen de partijen kunnen worden
ondergebracht in vijf hoofd business processes ook wel transaction cycles:
• Revenue cycle: goederen en services worden verkocht voor geld of voor de belofte om in de
toekomst geld te ontvangen.
• Expenditure cycle: de inkoop van voorraad voor herverkoop of de inkoop van grondstoffen
voor productie in ruil voor geld of voor de belofte om in de toekomst geld te betalen.
• Production of conversion cycle: grondstoffen worden omgezet in eindproducten.
• Human resources/ payroll cycle: werknemers worden ingehuurd, getraind, beloond,
geëvalueerd, gepromoveerd en ontslagen.
• Financing cycle: bedrijven verkopen aandelen aan investeerders en lenen geld, investeerders
ontvangen dividend en rente over leningen.
Accounting Information System (AIS)
Pagina 2 van 43
,Een accounting information system is een systeem dat data verzamelt, registreert, opslaat en
verwerkt om informatie te produceren voor beleidsmakers. Het proces is altijd hetzelfde en is
onafhankelijk van de gebruikte methode. Een AIS bevat altijd de volgende zes componenten:
- Mensen
- Procedures
- Data
- Software
- Hardware
- Controles
Deze componenten geven de AIS de mogelijkheid om de volgende drie belangrijke bedrijfsfuncties uit
te voeren:
1. Verzamelen van data over de organisatorische activiteiten, middelen en personeel.
2. Transformeren van data in informatie zodat management kan plannen, uitvoeren, beheersen
en evalueren van activiteiten, middelen en personeel.
3. Leveren van adequate beheersing ter beveiliging van de organisatie zijn activa en data.
Een goed AIS kan waarde aan een onderneming toevoegen door:
• Het verbeteren van de kwaliteit en het reduceren van de productie- of servicekosten.
• Het verbeten van de efficiëntie.
• Het delen van kennis.
• Het verbeteren van de efficiëntie en de effectiviteit van de ‘supply chain’.
• Het verbeteren van de interne controlestructuur.
• Het verbeteren van de besluitvorming.
Primary activities betreffen de activiteiten die worden uitgevoerd om producten en diensten te
creëren, op de markt te brengen en te leveren aan klanten en om service te bieden na de levering.
(bijvoorbeeld: ontvangst/opslag materialen, productie, distributie, adverteren/verkopen en
reparatie/onderhoud)
Support activities zijn activiteiten die ervoor zorgen dat de primary activities efficiënt en effectief
kunnen worden uitgevoerd. (bijvoorbeeld: administratieve activiteiten, HRM, O&O en aanschaf
materiaal ter ondersteuning primaire activiteiten)
Supply chain is een uitgebreid systeem dat zowel de value chain bevat als de leveranciers,
distributeurs en klanten van een organisatie.
Hoofdstuk 2 – Overview of Transaction Processing and Enterprise
Resource Planning Systems
Data Processing Cycle
Pagina 3 van 43
, Data Input
Drie belangrijke vormen van data dienen te worden geregistreerd in de AIS:
- Data van iedere van belang zijnde activiteit;
- Data betreffende de gebruikte middelen tijdens iedere activiteit; en
- Data betreffende de personen die deel hebben uitgemaakt van iedere activiteit.
Source data automation systemen verzamelen transactie data en slaan deze op in machine-leesbare
vorm voorzien van plaats en tijd van de transactie.
Data Storage
Het is belangrijk te weten hoe data is georganiseerd, bijvoorbeeld rekeningschema’s, journaalposten,
subadministraties, grootboek.
Data is opgeslagen in transactiebestanden of algemene tabellen.
Data Processing
Er zijn 4 verschillende processen:
1. Creëer nieuwe data records (bijvoorbeeld een nieuwe klant wordt toegevoegd);
2. Lezen, ophalen of bekijken van bestaande data;
3. Wijzigen van bestaande data;
4. Verwijderen van data.
Batch processing data: data wordt periodiek in een batch verwerkt. Dit is goedkoper en meer
efficient, echter is deze data alleen bruikbaar direct na het verwerken, omdat nieuwe data na de
verwerking niet wordt toegevoegd.
Online/real-time processing: directe verwerking van data op het moment dat de activiteit plaatsvindt.
Information Output
Informatie wordt normaliter gepresenteerd in een van de volgende drie vormen:
- Document: zijn transactiedocumenten of data van andere bedrijven.
(facturen/ontvangstbewijzen)
- Reports: worden gebruikt door medewerkers om operationele activiteiten te beheersen en
door het management voor het maken van beslissingen en het formuleren van
ondernemingsstrategieën.
- Database query: wordt gebruikt voor het verkrijgen/verzamelen van informatie voor het
oplossen van problemen en vragen op de korte termijn.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP systemen verzamelen, verwerken en bewaren data en leveren de informatie die het management
en externe partijen nodig hebben voor het voeren van de onderneming. Het is een centrale database
die informatie deelt in de organisatie en activiteiten coördineert. ERP systemen zijn modulair
Pagina 4 van 43
