Moduleopdracht
functioneel beheer & informatievoorziening
Voorletters en naam: XXXXX
Studentnummer: 4910197
Datum: 08-01-2023
Opleider: NCOI opleidingen
Opleiding: HBO functioneel beheer
Module: Functioneel beheer & informatievoorziening
1
,Voorwoord
Mijn naam is XXXXX. Ik ben 42 jaar en woon samen met mijn partner en mijn bonusdochter in
XXXXX.
In het jaar 2000 heb ik de opleiding SPW afgerond. Dit was een MBO niveau 4 opleiding. Daarna ben
ik gaan werken in de verstandelijk gehandicaptenzorg, waar ik 22 jaar werkzaam was.
De voorgaande organisatie waar ik werkzaam was, onderging een digitale transitie. Van werken in de
Citrix naar werken in de Cloud. Tegelijkertijd moest er een nieuw elektronisch cliëntdossier komen. Dit
vroeg heel wat m.b.t. de digivaardigheid van de eindgebruikers. Vandaar dat ik het laatste jaar vooral
bezig ben geweest met de rol als digicoach om eindgebruikers te trainen in het gebruik van Microsoft
Office 365. Als digicoach stond je dicht bij de eindgebruikers. De digicoaches vormden een belangrijke
schakel tussen de eindgebruikers en de ICT.
Deze omslag in mijn rol van begeleider naar digicoach heeft me aan het denken gezet. Na een aantal
interesse- en capaciteitentesten gedaan te hebben, kwam de functie functioneel beheer dicht bij mijn
interesse en capaciteit.
In oktober 2022 ben ik gestart met de opleiding functioneel beheer van de NCOI. Daarnaast ben ik bij
XXXXX gaan werken als functioneel beheerder junior. XXXXX is een organisatie die ondersteuning
biedt aan mensen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking.
De module “Functioneel beheer en informatievoorziening” is een onderdeel van de opleiding
functioneel beheer. In deze module heb ik veel geleerd over verschillende frameworks die ingezet
kunnen worden als best practice om de business informatiemanagement in een organisatie goed in
kaart te brengen en functionerend te krijgen.
Voor u ligt de moduleopdracht functioneel beheer en informatievoorziening. De aanleiding voor het
schrijven van deze moduleopdracht is het afronden van deze module.
Ik schrijf deze moduleopdracht voor de organisatie waar ik momenteel werk; XXXXX. Ik heb een
analyse gemaakt van de huidige situatie van de informatievoorziening binnen XXXXX waaruit de
blinde vlekken, maar ook knelpunten aan het licht kwamen. Hiervoor heb ik gebruik gemaakt van het
BiSL model en het negenvlaksmodel.
Mijn uitgangspunt is dat XXXXX de inhoud van deze moduleopdracht kan gebruiken en er voordeel uit
kan halen m.b.t. mijn uitgewerkte onderdelen en mijn beschreven aanbevelingen.
Graag wil ik mijn collega’s bedanken die me hebben geholpen om inzicht te krijgen in de voor mij
nieuwe organisatie en de input die geleverd is bij het tot stand brengen van deze moduleopdracht.
Tevens wil ik mijn docent Bob van Halteren en medestudenten bedanken voor de leerzame lessen.
Ik wens u veel leesplezier!
2
, Samenvatting
XXXXX is een zorgorganisatie die ondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke en/of
lichamelijke beperking. XXXXX had een samenwerkingsverband met een aantal zorgorganisaties,
genaamd de XXXXX. Hierdoor konden zij de ontwikkelingen binnen de zorg en bedrijfsvoering
gezamenlijk oppakken en continueren. Eind 2022 is deze samenwerking beëindigd wat betekent dat
XXXXX opnieuw moet gaan kijken naar een aantal zaken:
Inrichting van de afdeling informatievoorziening & automatisering (hierna te noemen als I&A)
Welke regierollen zijn hiervoor nodig en hierop functionarissen werven
Alle processen in kaart gaan brengen
Wie zijn de proceseigenaren
Vanuit de integrale analyse van het BiSL framework zijn knelpunten naar boven gekomen:
Vanuit bedrijfsvoering is nog geen strategie en beleid voor de informatievoorziening binnen
XXXXX.
Veel processen lopen niet meer goed
Koppelingen in het huidige applicatielandschap werken niet meer.
Er is geen duidelijkheid waar de processen belegd zijn.
Vanuit de integrale analyse van het negenvlaksmodel zijn ook knelpunten naar boven gekomen:
Er nog grijze vlekken m.b.t. de rollen in het negenvlak. Er zijn nog niet voldoende
functionarissen in dienst om alle rollen goed te bedelen.
Een aantal rollen zijn nog niet goed gepositioneerd.
Puur kijkend naar de functioneel beheerders, dan zijn deze ondertussen goed gepositioneerd in het
negenvlak op papier. Echter, de praktijk leert dat hier nog een aantal knelpunten liggen:
De inhoud van de functie is opnieuw beschreven in de functiebeschrijvingen. In de praktijk is
hier nog geen gehoor aangegeven.
Functioneel beheer wordt nog niet voldoende betrokken bij de hun aangaande processen.
Er is geen structuur binnen de functioneel beheerders.
Er is een tekort aan functioneel beheerders.
Er is een tekort aan kennis over het applicatielandschap.
De functioneel beheerders werken versnipperd binnen de organisatie en er is geen
samenwerking.
Er zijn geen overlegvormen.
Een goede informatievoorziening is onmisbaar binnen de organisatie. Hiervoor moet de basis op orde
zijn. Er is nog veel werk aan de winkel om de afdeling I&A goed te laten functioneren zodat er een
goede samenwerking ontstaat tussen de business en de IT.
Om XXXXX hierin een helpende hand te bieden is een plan van aanpak gemaakt met een aantal
aanbevelingen:
Strategie & beleid bepalen voor de informatievoorziening & informatiemanagement
Inzichtelijk maken van processen, proceseigenaren
Structureren van het huidige landschap en de te beheren processen
Zorgen dat alle portefeuilles belegd zijn en goede invulling van de regierollen
Samenwerken, verbinding leggen & overlegvormen inzetten binnen de afdeling I&A
Positioneren en goed op de kaart zetten binnen de organisatie van de functioneel beheerders
Scholing bieden om kennis op te doen & investeren in tijd
Organogram opstellen voor de hele organisatie maar ook de afdeling I&A
Voorlichting voor eindgebruikers wat functioneel beheerders kunnen betekenen
Goede inrichting van TOPdesk voor eindgebruikers
De belangrijkste punten vanuit het geschreven plan van aanpak zijn het bepalen van strategie en
beleid. Zonder deze mist de afdeling I&A sturing en kaders.
Bovendien is het van belang dat de processen op uitvoerend niveau goed lopen. Het positioneren en
goed op de kaart zetten van functioneel beheer is van belang zodat de eindgebruikers goed
ondersteund worden, dus de systemen gebruikt worden zoals bedoeld is, maar ook dat de organisatie
kan inspelen op de behoeften van de eindgebruikers.
Inhoudsopgave
3
functioneel beheer & informatievoorziening
Voorletters en naam: XXXXX
Studentnummer: 4910197
Datum: 08-01-2023
Opleider: NCOI opleidingen
Opleiding: HBO functioneel beheer
Module: Functioneel beheer & informatievoorziening
1
,Voorwoord
Mijn naam is XXXXX. Ik ben 42 jaar en woon samen met mijn partner en mijn bonusdochter in
XXXXX.
In het jaar 2000 heb ik de opleiding SPW afgerond. Dit was een MBO niveau 4 opleiding. Daarna ben
ik gaan werken in de verstandelijk gehandicaptenzorg, waar ik 22 jaar werkzaam was.
De voorgaande organisatie waar ik werkzaam was, onderging een digitale transitie. Van werken in de
Citrix naar werken in de Cloud. Tegelijkertijd moest er een nieuw elektronisch cliëntdossier komen. Dit
vroeg heel wat m.b.t. de digivaardigheid van de eindgebruikers. Vandaar dat ik het laatste jaar vooral
bezig ben geweest met de rol als digicoach om eindgebruikers te trainen in het gebruik van Microsoft
Office 365. Als digicoach stond je dicht bij de eindgebruikers. De digicoaches vormden een belangrijke
schakel tussen de eindgebruikers en de ICT.
Deze omslag in mijn rol van begeleider naar digicoach heeft me aan het denken gezet. Na een aantal
interesse- en capaciteitentesten gedaan te hebben, kwam de functie functioneel beheer dicht bij mijn
interesse en capaciteit.
In oktober 2022 ben ik gestart met de opleiding functioneel beheer van de NCOI. Daarnaast ben ik bij
XXXXX gaan werken als functioneel beheerder junior. XXXXX is een organisatie die ondersteuning
biedt aan mensen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking.
De module “Functioneel beheer en informatievoorziening” is een onderdeel van de opleiding
functioneel beheer. In deze module heb ik veel geleerd over verschillende frameworks die ingezet
kunnen worden als best practice om de business informatiemanagement in een organisatie goed in
kaart te brengen en functionerend te krijgen.
Voor u ligt de moduleopdracht functioneel beheer en informatievoorziening. De aanleiding voor het
schrijven van deze moduleopdracht is het afronden van deze module.
Ik schrijf deze moduleopdracht voor de organisatie waar ik momenteel werk; XXXXX. Ik heb een
analyse gemaakt van de huidige situatie van de informatievoorziening binnen XXXXX waaruit de
blinde vlekken, maar ook knelpunten aan het licht kwamen. Hiervoor heb ik gebruik gemaakt van het
BiSL model en het negenvlaksmodel.
Mijn uitgangspunt is dat XXXXX de inhoud van deze moduleopdracht kan gebruiken en er voordeel uit
kan halen m.b.t. mijn uitgewerkte onderdelen en mijn beschreven aanbevelingen.
Graag wil ik mijn collega’s bedanken die me hebben geholpen om inzicht te krijgen in de voor mij
nieuwe organisatie en de input die geleverd is bij het tot stand brengen van deze moduleopdracht.
Tevens wil ik mijn docent Bob van Halteren en medestudenten bedanken voor de leerzame lessen.
Ik wens u veel leesplezier!
2
, Samenvatting
XXXXX is een zorgorganisatie die ondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke en/of
lichamelijke beperking. XXXXX had een samenwerkingsverband met een aantal zorgorganisaties,
genaamd de XXXXX. Hierdoor konden zij de ontwikkelingen binnen de zorg en bedrijfsvoering
gezamenlijk oppakken en continueren. Eind 2022 is deze samenwerking beëindigd wat betekent dat
XXXXX opnieuw moet gaan kijken naar een aantal zaken:
Inrichting van de afdeling informatievoorziening & automatisering (hierna te noemen als I&A)
Welke regierollen zijn hiervoor nodig en hierop functionarissen werven
Alle processen in kaart gaan brengen
Wie zijn de proceseigenaren
Vanuit de integrale analyse van het BiSL framework zijn knelpunten naar boven gekomen:
Vanuit bedrijfsvoering is nog geen strategie en beleid voor de informatievoorziening binnen
XXXXX.
Veel processen lopen niet meer goed
Koppelingen in het huidige applicatielandschap werken niet meer.
Er is geen duidelijkheid waar de processen belegd zijn.
Vanuit de integrale analyse van het negenvlaksmodel zijn ook knelpunten naar boven gekomen:
Er nog grijze vlekken m.b.t. de rollen in het negenvlak. Er zijn nog niet voldoende
functionarissen in dienst om alle rollen goed te bedelen.
Een aantal rollen zijn nog niet goed gepositioneerd.
Puur kijkend naar de functioneel beheerders, dan zijn deze ondertussen goed gepositioneerd in het
negenvlak op papier. Echter, de praktijk leert dat hier nog een aantal knelpunten liggen:
De inhoud van de functie is opnieuw beschreven in de functiebeschrijvingen. In de praktijk is
hier nog geen gehoor aangegeven.
Functioneel beheer wordt nog niet voldoende betrokken bij de hun aangaande processen.
Er is geen structuur binnen de functioneel beheerders.
Er is een tekort aan functioneel beheerders.
Er is een tekort aan kennis over het applicatielandschap.
De functioneel beheerders werken versnipperd binnen de organisatie en er is geen
samenwerking.
Er zijn geen overlegvormen.
Een goede informatievoorziening is onmisbaar binnen de organisatie. Hiervoor moet de basis op orde
zijn. Er is nog veel werk aan de winkel om de afdeling I&A goed te laten functioneren zodat er een
goede samenwerking ontstaat tussen de business en de IT.
Om XXXXX hierin een helpende hand te bieden is een plan van aanpak gemaakt met een aantal
aanbevelingen:
Strategie & beleid bepalen voor de informatievoorziening & informatiemanagement
Inzichtelijk maken van processen, proceseigenaren
Structureren van het huidige landschap en de te beheren processen
Zorgen dat alle portefeuilles belegd zijn en goede invulling van de regierollen
Samenwerken, verbinding leggen & overlegvormen inzetten binnen de afdeling I&A
Positioneren en goed op de kaart zetten binnen de organisatie van de functioneel beheerders
Scholing bieden om kennis op te doen & investeren in tijd
Organogram opstellen voor de hele organisatie maar ook de afdeling I&A
Voorlichting voor eindgebruikers wat functioneel beheerders kunnen betekenen
Goede inrichting van TOPdesk voor eindgebruikers
De belangrijkste punten vanuit het geschreven plan van aanpak zijn het bepalen van strategie en
beleid. Zonder deze mist de afdeling I&A sturing en kaders.
Bovendien is het van belang dat de processen op uitvoerend niveau goed lopen. Het positioneren en
goed op de kaart zetten van functioneel beheer is van belang zodat de eindgebruikers goed
ondersteund worden, dus de systemen gebruikt worden zoals bedoeld is, maar ook dat de organisatie
kan inspelen op de behoeften van de eindgebruikers.
Inhoudsopgave
3
