Eventprojectmanagement
Marleen van Doorn
Hogeschool TIO Utrecht.
Hotel- en eventmanagement 2
Mevrouw Ommen-Vermeer
1 april 2021
1
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
,Voorwoord
Beste lezer,
Voor u ligt het evenementplan van The Masked Bal voor het bedrijf ViacomCBS Benelux. Dit verslag
is geschreven voor het vak Eventprojectmanagement. U leest er in wat de voorbereidende fases zijn
voor een evenement. Met het schrijven van het verslag ben ik veel te weten gekomen over hoe het
nou eigenlijk in zijn werk gaat om een groot evenement te schrijven.
Dankzij alle hulp en lessen van mevrouw Ommen-Vermeer, heb ik alles goed begrepen en tot dit
verslag gekomen. Ik wens u nu veel leesplezier met het lezen van dit verslag en wie weet staat u ooit
zelf wel op een gemaskerd bal!
Met vriendelijke groet,
Marleen van Doorn
1 april 2021
2
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
,Inhoudsopgave
1. Initiatiefase Evenement ........................................................................................................................ 5
Verwachtingen en wensen van de opdrachtgever. ............................................................................................ 5
Doelgroep en hen behoeftes analyse. ................................................................................................................ 5
Het doel .............................................................................................................................................................. 6
ROI-doelstellingen .............................................................................................................................................. 6
Level 0: Doelgroep......................................................................................................................................... 6
Level 1: Satisfaction ....................................................................................................................................... 6
Level 2: Learning............................................................................................................................................ 6
Level 3: Behaviour ......................................................................................................................................... 6
Level 4: Impact .............................................................................................................................................. 6
Level 5: ROI.................................................................................................................................................... 7
Conceptidee evenement ..................................................................................................................................... 7
Cost breakdown ................................................................................................................................................. 7
2. Planningsfase ........................................................................................................................................ 8
Programma/ Concept Evenement ...................................................................................................................... 8
Time-table ..................................................................................................................................................... 9
Mogelijke knelpunten en oplossingen .............................................................................................................. 10
Beschrijving locatie .......................................................................................................................................... 10
Keuze van de locatie .................................................................................................................................... 10
Techniek ...................................................................................................................................................... 12
Begroting.......................................................................................................................................................... 12
Verdienmodel ................................................................................................................................................... 12
3. Planningsfase ...................................................................................................................................... 13
Organisatie Breakdown Structure .................................................................................................................... 13
Work breakdown Structure .............................................................................................................................. 13
Gannt Chart ...................................................................................................................................................... 14
Liquiditeitsbegroting ........................................................................................................................................ 14
4. Planningsfase ...................................................................................................................................... 15
Promotiemiddelen/ Promotieplan.................................................................................................................... 15
SWOT-analyse .................................................................................................................................................. 15
Customer journey map ..................................................................................................................................... 16
5. Implementatiefase .............................................................................................................................. 18
Floorplan .......................................................................................................................................................... 18
Draaiboek ......................................................................................................................................................... 18
6. Sluitingsfase ........................................................................................................................................ 20
Eindafrekening ................................................................................................................................................. 20
Doelen behaald? .............................................................................................................................................. 20
Level 0: Doelgroep....................................................................................................................................... 20
3
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
, Level 1: Satisfaction .............................................................................................................................. 21
Level 2: Learning.......................................................................................................................................... 21
Level 3: Behaviour ....................................................................................................................................... 21
Level 4: Impact ............................................................................................................................................ 21
Level 5: ROI.................................................................................................................................................. 22
Bronnenlijst ................................................................................................................................................. 23
Bijlage .......................................................................................................................................................... 24
Floorplan .......................................................................................................................................................... 24
Bijlage 2. Begroting .......................................................................................................................................... 25
Bijlage 3. Eindafrekening.................................................................................................................................. 26
4
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
, 1. Initiatiefase Evenement
Verwachtingen en wensen van de opdrachtgever.
Het bedrijf ViacomCBS Benelux heeft Event Organisator benaderd om een evenement voor hen te
organiseren. Het bedrijf vindt het belangrijk om zeker één keer per jaar een event te organiseren voor
de medewerkers. Het bedrijf heeft vele jonge medewerkers die een waanzinnig feest verwachten waar
ze in alle opzichten verrast worden. Om dit waanzinnige feest in oktober 2021 te organiseren heeft
ViacomCBS daarom Event Organisator ingehuurd om in samenwerking een geweldig event te
organiseren.
ViacomCBS Benelux is onderdeel van het internationale ViacomCBS. Een groot mediabedrijf. In
Nederland is ViacomCBS verantwoordelijk voor de kanalen MTV, Spike, Nickelodeon en Comedy
Central. ViacomCBS Benelux is een echte marktleider op het gebied van muziek, kids en jongeren
televisie in Nederland en Vlaanderen (ViacomCBS, 2021).
Met het evenement wil ViacomCBS Benelux de medewerkers laten zien dat ze gewaardeerd worden
en er zo voor te zorgen de medewerkers te behouden op lange termijn. Het evenement moet de
insteek geven van écht plezier en fun. Het evenement zal een creatief plenair gedeelte hebben om de
medewerkers te bedanken en een feest vol verrassingen hebben. Het Event zal op een vrijdagavond
plaats vinden en zal een avond worden die niet snel vergeten zal worden. Het event moet zo zijn dat
de gasten met meer motivatie de maandag na het evenement weer aan de slag kunnen.
Doelgroep en hen behoeftes analyse.
De doelgroep van het event zijn de medewerkers van ViacomCBS Benelux, veel tussen de 25 en 40
jaar oud. Het aantal gasten dat naar het evenement komt zijn 500 medewerkers. Niet alleen uit
Nederland maar ook uit België en Luxemburg. Er komen dus ook verschillende culturen samen, waar
rekening gehouden mee moet worden.
De doelgroep ziet de avond van het event als een avond uit met de medewerkers. De behoefte aan
alcohol en gezelligheid zal dan ook groot zijn. De gasten hebben al gegeten wanneer het event begint
maar verwachten nog heel wat lekkers op de avond. Op eerdere evenementen van ViacomCBS
Benelux werd er altijd al aardig wat gedronken en dat zal nu niet anders zijn. De catering moet dus
voldoende alcohol aanwezig hebben.
Het feest wordt door werknemers van ViacomCBS Benelux als een hoogtepunt van het jaar gezien. Zij
worden namelijk beloond door al hen harde werk in het bedrijf. De werknemers zullen nu geen
werknemers zijn maar gasten van een feest en zij zullen zich daar dan ook vanaf het eerste moment
in de bus naar locatie naar gedragen.
5
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
Marleen van Doorn
Hogeschool TIO Utrecht.
Hotel- en eventmanagement 2
Mevrouw Ommen-Vermeer
1 april 2021
1
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
,Voorwoord
Beste lezer,
Voor u ligt het evenementplan van The Masked Bal voor het bedrijf ViacomCBS Benelux. Dit verslag
is geschreven voor het vak Eventprojectmanagement. U leest er in wat de voorbereidende fases zijn
voor een evenement. Met het schrijven van het verslag ben ik veel te weten gekomen over hoe het
nou eigenlijk in zijn werk gaat om een groot evenement te schrijven.
Dankzij alle hulp en lessen van mevrouw Ommen-Vermeer, heb ik alles goed begrepen en tot dit
verslag gekomen. Ik wens u nu veel leesplezier met het lezen van dit verslag en wie weet staat u ooit
zelf wel op een gemaskerd bal!
Met vriendelijke groet,
Marleen van Doorn
1 april 2021
2
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
,Inhoudsopgave
1. Initiatiefase Evenement ........................................................................................................................ 5
Verwachtingen en wensen van de opdrachtgever. ............................................................................................ 5
Doelgroep en hen behoeftes analyse. ................................................................................................................ 5
Het doel .............................................................................................................................................................. 6
ROI-doelstellingen .............................................................................................................................................. 6
Level 0: Doelgroep......................................................................................................................................... 6
Level 1: Satisfaction ....................................................................................................................................... 6
Level 2: Learning............................................................................................................................................ 6
Level 3: Behaviour ......................................................................................................................................... 6
Level 4: Impact .............................................................................................................................................. 6
Level 5: ROI.................................................................................................................................................... 7
Conceptidee evenement ..................................................................................................................................... 7
Cost breakdown ................................................................................................................................................. 7
2. Planningsfase ........................................................................................................................................ 8
Programma/ Concept Evenement ...................................................................................................................... 8
Time-table ..................................................................................................................................................... 9
Mogelijke knelpunten en oplossingen .............................................................................................................. 10
Beschrijving locatie .......................................................................................................................................... 10
Keuze van de locatie .................................................................................................................................... 10
Techniek ...................................................................................................................................................... 12
Begroting.......................................................................................................................................................... 12
Verdienmodel ................................................................................................................................................... 12
3. Planningsfase ...................................................................................................................................... 13
Organisatie Breakdown Structure .................................................................................................................... 13
Work breakdown Structure .............................................................................................................................. 13
Gannt Chart ...................................................................................................................................................... 14
Liquiditeitsbegroting ........................................................................................................................................ 14
4. Planningsfase ...................................................................................................................................... 15
Promotiemiddelen/ Promotieplan.................................................................................................................... 15
SWOT-analyse .................................................................................................................................................. 15
Customer journey map ..................................................................................................................................... 16
5. Implementatiefase .............................................................................................................................. 18
Floorplan .......................................................................................................................................................... 18
Draaiboek ......................................................................................................................................................... 18
6. Sluitingsfase ........................................................................................................................................ 20
Eindafrekening ................................................................................................................................................. 20
Doelen behaald? .............................................................................................................................................. 20
Level 0: Doelgroep....................................................................................................................................... 20
3
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
, Level 1: Satisfaction .............................................................................................................................. 21
Level 2: Learning.......................................................................................................................................... 21
Level 3: Behaviour ....................................................................................................................................... 21
Level 4: Impact ............................................................................................................................................ 21
Level 5: ROI.................................................................................................................................................. 22
Bronnenlijst ................................................................................................................................................. 23
Bijlage .......................................................................................................................................................... 24
Floorplan .......................................................................................................................................................... 24
Bijlage 2. Begroting .......................................................................................................................................... 25
Bijlage 3. Eindafrekening.................................................................................................................................. 26
4
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
, 1. Initiatiefase Evenement
Verwachtingen en wensen van de opdrachtgever.
Het bedrijf ViacomCBS Benelux heeft Event Organisator benaderd om een evenement voor hen te
organiseren. Het bedrijf vindt het belangrijk om zeker één keer per jaar een event te organiseren voor
de medewerkers. Het bedrijf heeft vele jonge medewerkers die een waanzinnig feest verwachten waar
ze in alle opzichten verrast worden. Om dit waanzinnige feest in oktober 2021 te organiseren heeft
ViacomCBS daarom Event Organisator ingehuurd om in samenwerking een geweldig event te
organiseren.
ViacomCBS Benelux is onderdeel van het internationale ViacomCBS. Een groot mediabedrijf. In
Nederland is ViacomCBS verantwoordelijk voor de kanalen MTV, Spike, Nickelodeon en Comedy
Central. ViacomCBS Benelux is een echte marktleider op het gebied van muziek, kids en jongeren
televisie in Nederland en Vlaanderen (ViacomCBS, 2021).
Met het evenement wil ViacomCBS Benelux de medewerkers laten zien dat ze gewaardeerd worden
en er zo voor te zorgen de medewerkers te behouden op lange termijn. Het evenement moet de
insteek geven van écht plezier en fun. Het evenement zal een creatief plenair gedeelte hebben om de
medewerkers te bedanken en een feest vol verrassingen hebben. Het Event zal op een vrijdagavond
plaats vinden en zal een avond worden die niet snel vergeten zal worden. Het event moet zo zijn dat
de gasten met meer motivatie de maandag na het evenement weer aan de slag kunnen.
Doelgroep en hen behoeftes analyse.
De doelgroep van het event zijn de medewerkers van ViacomCBS Benelux, veel tussen de 25 en 40
jaar oud. Het aantal gasten dat naar het evenement komt zijn 500 medewerkers. Niet alleen uit
Nederland maar ook uit België en Luxemburg. Er komen dus ook verschillende culturen samen, waar
rekening gehouden mee moet worden.
De doelgroep ziet de avond van het event als een avond uit met de medewerkers. De behoefte aan
alcohol en gezelligheid zal dan ook groot zijn. De gasten hebben al gegeten wanneer het event begint
maar verwachten nog heel wat lekkers op de avond. Op eerdere evenementen van ViacomCBS
Benelux werd er altijd al aardig wat gedronken en dat zal nu niet anders zijn. De catering moet dus
voldoende alcohol aanwezig hebben.
Het feest wordt door werknemers van ViacomCBS Benelux als een hoogtepunt van het jaar gezien. Zij
worden namelijk beloond door al hen harde werk in het bedrijf. De werknemers zullen nu geen
werknemers zijn maar gasten van een feest en zij zullen zich daar dan ook vanaf het eerste moment
in de bus naar locatie naar gedragen.
5
EPM Praktijkopdracht Marleen van Doorn, Hogeschool TIO
