Samenvatting Professioneel inkopen
Pagina 1/
124
,1. Hoofdstuk 1: Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
1.1.1 Het toenemend belang van inkoop
Inkoop is een relatief jong vak (100 jaar oud) ontstaan uit de sterke toename van concurrentie en
verzadiging van markten. Het businessmodel dat hierbij hoort: scherpe concentratie op kernactiviteiten en
alles wat daar niet toe behoort uitbesteden aan gespecialiseerde toeleveranciers. Dat is goed terug te zien
in de spend-quote (inkoop-quote) van industriële bedrijven. Het belang van inkoop is daarom groot,
gezien een besparing directe invloed heeft op de winst.
Van Weele (2005) ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
• Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces
• Het reduceren van inkoopgebonden kosten
• Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
• Bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing door de inbreng van leveranciers
De inkoopfunctie moet tegenwoordig naadloos aansluiten op de ondernemingsstrategie. Het belang van
inkoop is dan ook gelegen in de manier waarop het bijdraagt aan de concurrentiepositie op de
eindmarkten waar de onderneming actief is. Inkoop kan een cruciale rol vervullen door de resources en
mogelijkheden aan de inputzijde van de organisatie (leveranciers) te koppelen aan de producten en
prestaties aan de outputzijde (klanten). Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de
inkoopfunctie bijdraagt aan de ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie.
1.1.2 Begripsbepaling
Omschrijving van de inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om
producten (goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken. Ofwel (normatief beschreven):
ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden
tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
Hierbij kunnen we drie aspecten benadrukken:
1. Een technisch aspect. Beschikken over de juiste producten van de juiste
kwaliteit
2. Een logistiek aspect. De producten moeten op de juiste tijd en plaats
beschikbaar zijn.
3. Een commercieel aspect. De producten moeten tegen de juiste prijs of tegen
de laagste integrale kosten beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties en relaties, deze twee zaken kun je niet
los van elkaar zien.
Het vervullen van inkoopfuncties impliceert altijd een externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog
hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving, in het bijzonder in leveranciersmarkten. Inkopen is ook
Pagina 2/
124
,geen doel op zich, maar wordt altijd gekoppeld aan een interne oriëntatie: interne klanten en
klantgerichtheid. Professionele inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van interne
klanten en de eisen en het belang van de organisatie als geheel. De belangrijkste toegevoegde waarde
van inkoop is dat de kracht van toeleveranciers maximaal wordt benut voor de eindklant, want zo wordt de
concurrentiepositie van de organisatie versterkt.
1.1.3 Verschillen tussen het koopgedrag van organisaties en dat van consumenten
Enkele opvallende verschillen tussen koopgedrag van een consument en organisaties:
- Voorbereiding en uitvoering van koopbeslissingen in organisaties wordt veelal opgedragen aan
professionele inkopers
- De koopmotieven en koopdoelstellingen zijn nauw verbonden aan de bedrijfsvoering binnen
organisaties.
- De inkoper doet zijn werk vrijwel nooit alleen. Bij besluitvorming zijn diverse specialisten van
verschillende afdelingen betrokken kunnen zijn.
1.1.4 De ontwikkeling van de inkoopfunctie
De inkoopfunctie van iedere organisatie kan volgens David Burt in een vierfasenmodel worden geplaatst.
In de eerste fase is de inkoopfunctie een administratieve functie laag in de organisatie. Inkopers houden
zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
In de tweede fase is de inkoopfunctie een mechanische functie en richt het zich voornamelijk op het
sluiten van transacties. Inkopers oriënteren zich op de markt (inkoopmarktonderzoek) en zijn op zoek naar
lage prijzen, leveranciers worden gezien als vijanden.
In de derde fase ontwikkelt inkoop zich tot een proactieve functie. Inkopers nemen initiatieven, hebben een
langetermijnvisie en nemen het voortouw in leveranciersmanagement. Hierbij is er veel aandacht voor de
logistieke aspecten door middel van systemen.
In de vierde fase is inkoop een strategisch wapen in de concurrentiestrijd en een professionele
strategische functie geworden. Er bestaan hechte relaties met strategische leveranciers, capaciteiten van
toeleveranciers worden maximaal benut voor innovatie en verduurzaming en managers verbinden zich
aan strategische en operationele inkoopplannen, waarin doelstellingen, taakstellingen en concrete
activiteiten zijn geformuleerd.
In het verlengde van de laatste fase ligt de uitdaging om alle bedrijfsfuncties te doordringen van het
strategische belang van inkoop.
1.1.5 Visies op de inkoopfunctie
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede afhankelijk van de visie van het topmanagement.
Het verschil in taken en verantwoordelijkheden is voor een belangrijk deel hieraan toe te schrijven. Van
Pagina 3/
124
, Weele (2005) stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de inkoopfunctie, welke
samenvallen met de visies van het vierfasenmodel van Burt:
1. Besteloriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van
bestelorders. Ook zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren
2. Commerciële oriëntatie. Inkopers moeten aandacht besteden aan lage
inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen en prijsonderhandelingen
3. Logistieke oriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de
korte- en langetermijninkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties
vindt hoofdzakelijk plaats o.b.v. prestatie-indicatoren op het gebied van
logistiek en kwaliteitszorg.
4. Strategische oriëntatie. Onderkend wordt dat inkoop bijdraagt aan de
versterking van de concurrentiepositie van de onderneming op haar
eindmarkten.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
1.2.1 De fasen van het inkoopproces
Binnen ieder inkoopproces kunnen we diverse fasen onderscheiden. Het inkoopproces van Weele (2005)
onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren (inclusief offreren)
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
De fasen van het inkoopproces worden wel nader onderverdeeld in tactische inkoop (ook wel initiële
inkoop) en operationele inkoop. De tactische inkoop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de
totstandkoming van het contract. De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract en is gericht
op het bestellen en verder afhandelen van orders.
Specificeren
Er kunnen verschillende factoren zijn die aanleiding kunnen geven tot het ontstaan van een
inkoopbehoefte, intern en extern. In de specificatiefase bepaal je de behoefte, de eisen waaraan het in te
kopen product moet voldoen. We onderscheiden zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen. Exacte functies of gebruiksdoelen
Pagina 4/
124
Pagina 1/
124
,1. Hoofdstuk 1: Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
1.1.1 Het toenemend belang van inkoop
Inkoop is een relatief jong vak (100 jaar oud) ontstaan uit de sterke toename van concurrentie en
verzadiging van markten. Het businessmodel dat hierbij hoort: scherpe concentratie op kernactiviteiten en
alles wat daar niet toe behoort uitbesteden aan gespecialiseerde toeleveranciers. Dat is goed terug te zien
in de spend-quote (inkoop-quote) van industriële bedrijven. Het belang van inkoop is daarom groot,
gezien een besparing directe invloed heeft op de winst.
Van Weele (2005) ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
• Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces
• Het reduceren van inkoopgebonden kosten
• Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
• Bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing door de inbreng van leveranciers
De inkoopfunctie moet tegenwoordig naadloos aansluiten op de ondernemingsstrategie. Het belang van
inkoop is dan ook gelegen in de manier waarop het bijdraagt aan de concurrentiepositie op de
eindmarkten waar de onderneming actief is. Inkoop kan een cruciale rol vervullen door de resources en
mogelijkheden aan de inputzijde van de organisatie (leveranciers) te koppelen aan de producten en
prestaties aan de outputzijde (klanten). Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de
inkoopfunctie bijdraagt aan de ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie.
1.1.2 Begripsbepaling
Omschrijving van de inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om
producten (goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken. Ofwel (normatief beschreven):
ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden
tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
Hierbij kunnen we drie aspecten benadrukken:
1. Een technisch aspect. Beschikken over de juiste producten van de juiste
kwaliteit
2. Een logistiek aspect. De producten moeten op de juiste tijd en plaats
beschikbaar zijn.
3. Een commercieel aspect. De producten moeten tegen de juiste prijs of tegen
de laagste integrale kosten beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties en relaties, deze twee zaken kun je niet
los van elkaar zien.
Het vervullen van inkoopfuncties impliceert altijd een externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog
hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving, in het bijzonder in leveranciersmarkten. Inkopen is ook
Pagina 2/
124
,geen doel op zich, maar wordt altijd gekoppeld aan een interne oriëntatie: interne klanten en
klantgerichtheid. Professionele inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van interne
klanten en de eisen en het belang van de organisatie als geheel. De belangrijkste toegevoegde waarde
van inkoop is dat de kracht van toeleveranciers maximaal wordt benut voor de eindklant, want zo wordt de
concurrentiepositie van de organisatie versterkt.
1.1.3 Verschillen tussen het koopgedrag van organisaties en dat van consumenten
Enkele opvallende verschillen tussen koopgedrag van een consument en organisaties:
- Voorbereiding en uitvoering van koopbeslissingen in organisaties wordt veelal opgedragen aan
professionele inkopers
- De koopmotieven en koopdoelstellingen zijn nauw verbonden aan de bedrijfsvoering binnen
organisaties.
- De inkoper doet zijn werk vrijwel nooit alleen. Bij besluitvorming zijn diverse specialisten van
verschillende afdelingen betrokken kunnen zijn.
1.1.4 De ontwikkeling van de inkoopfunctie
De inkoopfunctie van iedere organisatie kan volgens David Burt in een vierfasenmodel worden geplaatst.
In de eerste fase is de inkoopfunctie een administratieve functie laag in de organisatie. Inkopers houden
zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
In de tweede fase is de inkoopfunctie een mechanische functie en richt het zich voornamelijk op het
sluiten van transacties. Inkopers oriënteren zich op de markt (inkoopmarktonderzoek) en zijn op zoek naar
lage prijzen, leveranciers worden gezien als vijanden.
In de derde fase ontwikkelt inkoop zich tot een proactieve functie. Inkopers nemen initiatieven, hebben een
langetermijnvisie en nemen het voortouw in leveranciersmanagement. Hierbij is er veel aandacht voor de
logistieke aspecten door middel van systemen.
In de vierde fase is inkoop een strategisch wapen in de concurrentiestrijd en een professionele
strategische functie geworden. Er bestaan hechte relaties met strategische leveranciers, capaciteiten van
toeleveranciers worden maximaal benut voor innovatie en verduurzaming en managers verbinden zich
aan strategische en operationele inkoopplannen, waarin doelstellingen, taakstellingen en concrete
activiteiten zijn geformuleerd.
In het verlengde van de laatste fase ligt de uitdaging om alle bedrijfsfuncties te doordringen van het
strategische belang van inkoop.
1.1.5 Visies op de inkoopfunctie
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede afhankelijk van de visie van het topmanagement.
Het verschil in taken en verantwoordelijkheden is voor een belangrijk deel hieraan toe te schrijven. Van
Pagina 3/
124
, Weele (2005) stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de inkoopfunctie, welke
samenvallen met de visies van het vierfasenmodel van Burt:
1. Besteloriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van
bestelorders. Ook zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren
2. Commerciële oriëntatie. Inkopers moeten aandacht besteden aan lage
inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen en prijsonderhandelingen
3. Logistieke oriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de
korte- en langetermijninkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties
vindt hoofdzakelijk plaats o.b.v. prestatie-indicatoren op het gebied van
logistiek en kwaliteitszorg.
4. Strategische oriëntatie. Onderkend wordt dat inkoop bijdraagt aan de
versterking van de concurrentiepositie van de onderneming op haar
eindmarkten.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
1.2.1 De fasen van het inkoopproces
Binnen ieder inkoopproces kunnen we diverse fasen onderscheiden. Het inkoopproces van Weele (2005)
onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren (inclusief offreren)
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
De fasen van het inkoopproces worden wel nader onderverdeeld in tactische inkoop (ook wel initiële
inkoop) en operationele inkoop. De tactische inkoop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de
totstandkoming van het contract. De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract en is gericht
op het bestellen en verder afhandelen van orders.
Specificeren
Er kunnen verschillende factoren zijn die aanleiding kunnen geven tot het ontstaan van een
inkoopbehoefte, intern en extern. In de specificatiefase bepaal je de behoefte, de eisen waaraan het in te
kopen product moet voldoen. We onderscheiden zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen. Exacte functies of gebruiksdoelen
Pagina 4/
124
