Bouwstenen van management en organisatie
1. Inleiding
Een succesvolle organisatie is opgebouwd uit 3 bouwstenen:
- Strategie: geeft aan hoe de organisatie wil voldoen aan de wensen uit de omgeving. Het is de
koppeling tussen de buitenwereld en de binnenwereld van de organisatie.
- Organisatiestructuur: de verdeling van het werk over de mensen en de manier waarop zij met
elkaar samenwerken.
- Operationele deel van de organisatie.
2. Management, organisatie en besluitvorming
2.1 Wat is management?
Het begrip management heeft 3 betekenissen:
- Groep functionarissen (topmanagement, middenmanagement, eerstelijnsmanagement).
- Activiteiten van managers (excellent management/mismanagement)
- Vakgebied (alle kennis en kunde op het gebied van management).
Fayol onderscheidt verschillende rollen van managers die te verdelen zijn in constituerende taken en
dirigerende taken. Een manager vervult meestal een mix hiervan, maar de hoogte in de organisatie
bepaalt waar de nadruk ligt.
Constituerende taken: plannen en organiseren (vooral bij managers hoog in de organisatie).
Dirigerende taken: opdrachten geven en de uitvoering controleren.
Mintzberg onderscheidt 3 groepen van activiteiten of rollen van managers:
- Interpersoonlijke rollen: de manager als leider die zijn mensen motiveert en aanstuurt.
- Informationele rollen: de manager houdt in de gaten wat er in en om de organisatie gebeurt,
verspreidt informatie intern en informeert de buitenwereld over wat de organisatie doet.
- Besluitvormende rollen: de manager lost als ondernemer problemen op, wijst middelen toe en
onderhandelt intern en extern.
Mintzberg en Kotter constateerden beiden dat managers vaak maar een korte tijd met een activiteit
bezig zijn. Maar Kotter ziet in tegenstelling tot Mintzberg wel een patroon in het werk. Kotter stelt dat
een effectieve manager bezig is met:
- ‘Agenda setting’, het vaststellen van de problemen die om een oplossing vragen.
- Ontwikkelen van een netwerk
- Zorgen voor uitvoering van de agenda.
2.2 Wat is organisatie?
Betekenissen van het begrip organisatie:
- Eenheid, waarin mensen, middelen en methoden zijn samengebracht om resultaten te
bereiken.
- Wijze waarop de organisatie is ingericht.
- Activiteit van het organiseren.
Output: bepaalde goederen of diensten aan afnemers leveren.
Input: grondstoffen en andere middelen inkopen bij leveranciers.
Throughput/transformatieproces: input omvormen tot output. Throughput is te onderscheiden in
logistieke activiteiten en ondersteunende activiteiten.
Logistieke activiteiten: activiteiten die direct samenhangen met het voortbrengen van de uiteindelijke
producten en diensten.
Ondersteunende activiteiten: sturen de logistieke (primaire) activiteiten aan.
1
, 2.3 Kenmerken van theorie over management en organisatie
Er zijn 2 soorten theorieën over management en organisatie:
- Beschrijvend (descriptief): geeft slechts weer hoe de werkelijkheid eruitziet (Mintzberg).
- Voorschrijvend (prescriptief/normatief): geeft ook aan hoe de werkelijkheid te verbeteren is (Kotter).
Echter: velen vatten de theorieën van Mintzberg als voorschrijvend op, terwijl hij ze niet zo bedoeld
heeft.
Universele theorie: geeft aan hoe de werkelijkheid er altijd uitziet. Een dergelijke theorie zou altijd en
overal tot succes moeten leiden.
Situatieafhankelijke theorie/contingentietheorie: wat tot succes leidt, hangt in hoge mate af van de
aard van de situatie in een onderneming, bedrijfstak of land.
Aspecten die een manager kan hanteren bij de vraag of een theorie redelijk onderbouwd is:
- Achtergrond van de onderzoeker (academicus/praktijkmens)
- Wat zijn de feiten waarop het onderzoek berust.
- Hoe zijn de feiten verzameld en geanalyseerd.
- Hoe groot was de steekproef en hoe was die samengesteld.
2.4 Wat is besluitvorming?
Probleem: Feitelijke of verwachte afwijking van de afgesproken norm.
Fasen in besluitvorming:
- Fase 1: uitwerken probleemstelling. De oorzaak van een probleem kan worden vastgesteld met
een krachtenveldanalyse, een inventarisatie van de krachten die belemmerend zijn en die de
situatie kunnen verbeteren.
Naast veel integere mensen in organisaties zijn er ook mensen die ten koste van ‘veel alleen’
de eigen doelen nastreven.
- Fase 2: opstellen en uitwerken van oplossingsrichtingen. Als er geen routineoplossingen
beschikbaar zijn voor de situatie, is creativiteit nodig om het probleem op te lossen. Creativiteit
kan bevorderd worden door:
o Brainstorming (Osborn), in groepen: het ontwikkelen van zoveel mogelijk nieuwe
ideeën, voorkomen van kritiek op de ideeën, ideeën met elkaar combineren en
verbeteren, het stimuleren van het naar voren brengen van ‘wilde’ ideeën.
Geschikt voor duidelijk omschreven problemen.
o Lateraal denken (De Bono), kan individueel: herkennen van de heersende gedachten,
veranderen van gedachten door die niet te gebruiken, van binnenuit veranderen door
een heersende gedachte juist om te draaien of overdrijven, bevorderen van
discontinuïteit door het probleem anders te benoemen of naar mensen uit een ander
vakgebied te luisteren/gebruik van analogieën/het noemen van een willekeurig woord
om te zien welke nieuwe gedachten dat teweegbrengt.
- Fase 3: kiezen uit oplossingsrichtingen.
Technieken voor het analyseren van de oplossingsrichtingen en het maken van een keuze:
• Beslissingsmatrix: geeft de verschillende te verwachten uitkomsten van de
oplossingsrichtingen weer.
• Beslissingsboom: geeft grafisch weer welke oplossingsrichtingen bestaan en welke externe
omstandigheden van invloed zijn op de uitkomst. Hierbij wordt expliciet gemaakt wat de
reactie van de concurrenten op de beslissingen kan zijn.
Subjectieve rationaliteit (Simon & March, Ceyert & March): absolute rationaliteit is niet bereikbaar.
Persoonlijke belangen spelen bijna altijd een rol.
Politiek gedrag bij besluitvorming (Pettigrew): Het gedrag van personen lijkt soms irrationeel in de
ogen van anderen, terwijl dat vanuit de desbetreffende persoon niet zo is.
Levitt & Dubner: de meeste drugsdealers in Chicago wonen nog bij hun moeder. Zij moeten zich voor
flinke bedragen inkopen bij een bende. Zij achten de hele kleine kans om rijk te worden als
drugsdealer veel groter in dan verdedigbaar is.
2
1. Inleiding
Een succesvolle organisatie is opgebouwd uit 3 bouwstenen:
- Strategie: geeft aan hoe de organisatie wil voldoen aan de wensen uit de omgeving. Het is de
koppeling tussen de buitenwereld en de binnenwereld van de organisatie.
- Organisatiestructuur: de verdeling van het werk over de mensen en de manier waarop zij met
elkaar samenwerken.
- Operationele deel van de organisatie.
2. Management, organisatie en besluitvorming
2.1 Wat is management?
Het begrip management heeft 3 betekenissen:
- Groep functionarissen (topmanagement, middenmanagement, eerstelijnsmanagement).
- Activiteiten van managers (excellent management/mismanagement)
- Vakgebied (alle kennis en kunde op het gebied van management).
Fayol onderscheidt verschillende rollen van managers die te verdelen zijn in constituerende taken en
dirigerende taken. Een manager vervult meestal een mix hiervan, maar de hoogte in de organisatie
bepaalt waar de nadruk ligt.
Constituerende taken: plannen en organiseren (vooral bij managers hoog in de organisatie).
Dirigerende taken: opdrachten geven en de uitvoering controleren.
Mintzberg onderscheidt 3 groepen van activiteiten of rollen van managers:
- Interpersoonlijke rollen: de manager als leider die zijn mensen motiveert en aanstuurt.
- Informationele rollen: de manager houdt in de gaten wat er in en om de organisatie gebeurt,
verspreidt informatie intern en informeert de buitenwereld over wat de organisatie doet.
- Besluitvormende rollen: de manager lost als ondernemer problemen op, wijst middelen toe en
onderhandelt intern en extern.
Mintzberg en Kotter constateerden beiden dat managers vaak maar een korte tijd met een activiteit
bezig zijn. Maar Kotter ziet in tegenstelling tot Mintzberg wel een patroon in het werk. Kotter stelt dat
een effectieve manager bezig is met:
- ‘Agenda setting’, het vaststellen van de problemen die om een oplossing vragen.
- Ontwikkelen van een netwerk
- Zorgen voor uitvoering van de agenda.
2.2 Wat is organisatie?
Betekenissen van het begrip organisatie:
- Eenheid, waarin mensen, middelen en methoden zijn samengebracht om resultaten te
bereiken.
- Wijze waarop de organisatie is ingericht.
- Activiteit van het organiseren.
Output: bepaalde goederen of diensten aan afnemers leveren.
Input: grondstoffen en andere middelen inkopen bij leveranciers.
Throughput/transformatieproces: input omvormen tot output. Throughput is te onderscheiden in
logistieke activiteiten en ondersteunende activiteiten.
Logistieke activiteiten: activiteiten die direct samenhangen met het voortbrengen van de uiteindelijke
producten en diensten.
Ondersteunende activiteiten: sturen de logistieke (primaire) activiteiten aan.
1
, 2.3 Kenmerken van theorie over management en organisatie
Er zijn 2 soorten theorieën over management en organisatie:
- Beschrijvend (descriptief): geeft slechts weer hoe de werkelijkheid eruitziet (Mintzberg).
- Voorschrijvend (prescriptief/normatief): geeft ook aan hoe de werkelijkheid te verbeteren is (Kotter).
Echter: velen vatten de theorieën van Mintzberg als voorschrijvend op, terwijl hij ze niet zo bedoeld
heeft.
Universele theorie: geeft aan hoe de werkelijkheid er altijd uitziet. Een dergelijke theorie zou altijd en
overal tot succes moeten leiden.
Situatieafhankelijke theorie/contingentietheorie: wat tot succes leidt, hangt in hoge mate af van de
aard van de situatie in een onderneming, bedrijfstak of land.
Aspecten die een manager kan hanteren bij de vraag of een theorie redelijk onderbouwd is:
- Achtergrond van de onderzoeker (academicus/praktijkmens)
- Wat zijn de feiten waarop het onderzoek berust.
- Hoe zijn de feiten verzameld en geanalyseerd.
- Hoe groot was de steekproef en hoe was die samengesteld.
2.4 Wat is besluitvorming?
Probleem: Feitelijke of verwachte afwijking van de afgesproken norm.
Fasen in besluitvorming:
- Fase 1: uitwerken probleemstelling. De oorzaak van een probleem kan worden vastgesteld met
een krachtenveldanalyse, een inventarisatie van de krachten die belemmerend zijn en die de
situatie kunnen verbeteren.
Naast veel integere mensen in organisaties zijn er ook mensen die ten koste van ‘veel alleen’
de eigen doelen nastreven.
- Fase 2: opstellen en uitwerken van oplossingsrichtingen. Als er geen routineoplossingen
beschikbaar zijn voor de situatie, is creativiteit nodig om het probleem op te lossen. Creativiteit
kan bevorderd worden door:
o Brainstorming (Osborn), in groepen: het ontwikkelen van zoveel mogelijk nieuwe
ideeën, voorkomen van kritiek op de ideeën, ideeën met elkaar combineren en
verbeteren, het stimuleren van het naar voren brengen van ‘wilde’ ideeën.
Geschikt voor duidelijk omschreven problemen.
o Lateraal denken (De Bono), kan individueel: herkennen van de heersende gedachten,
veranderen van gedachten door die niet te gebruiken, van binnenuit veranderen door
een heersende gedachte juist om te draaien of overdrijven, bevorderen van
discontinuïteit door het probleem anders te benoemen of naar mensen uit een ander
vakgebied te luisteren/gebruik van analogieën/het noemen van een willekeurig woord
om te zien welke nieuwe gedachten dat teweegbrengt.
- Fase 3: kiezen uit oplossingsrichtingen.
Technieken voor het analyseren van de oplossingsrichtingen en het maken van een keuze:
• Beslissingsmatrix: geeft de verschillende te verwachten uitkomsten van de
oplossingsrichtingen weer.
• Beslissingsboom: geeft grafisch weer welke oplossingsrichtingen bestaan en welke externe
omstandigheden van invloed zijn op de uitkomst. Hierbij wordt expliciet gemaakt wat de
reactie van de concurrenten op de beslissingen kan zijn.
Subjectieve rationaliteit (Simon & March, Ceyert & March): absolute rationaliteit is niet bereikbaar.
Persoonlijke belangen spelen bijna altijd een rol.
Politiek gedrag bij besluitvorming (Pettigrew): Het gedrag van personen lijkt soms irrationeel in de
ogen van anderen, terwijl dat vanuit de desbetreffende persoon niet zo is.
Levitt & Dubner: de meeste drugsdealers in Chicago wonen nog bij hun moeder. Zij moeten zich voor
flinke bedragen inkopen bij een bende. Zij achten de hele kleine kans om rijk te worden als
drugsdealer veel groter in dan verdedigbaar is.
2
