Hoofdstuk 1 Context van interne communicatie
§1 Een organisatie: wat is dat eigenlijk?
Verschillende soorten organisaties
Veel meer dan vroeger het geval was, leven we in een maatschappij van organisaties.
Organisaties zijn in het afgelopen decennia in omvang voortdurend toegenomen. De
Nederlander heeft daarom niet alleen met meer organisaties, maar ook met omvangrijkere
organisaties te maken, die dieper in zijn leven ingrijpen. En met de omvang nam ook de
complexiteit, verscheidenheid in vormen en onderlinge vervlechting van organisaties toe.
Organisaties verschillen heel erg.
Organisaties zijn te omschrijven als doelrealiserende samenwerkingsverbanden tussen
mensen. Ze zijn opzettelijk in het leven geroepen. Een organisatie is eigenlijk niet meer dan
een afspraak hoe het samenwerkingsverband georganiseerd is. Die afspraak voor de
gekozen vorm wordt soms herzien. We noemen dat een reorganisatie of
organisatieverandering.
Mensen die organisaties ontwerpen, hebben met hun bedachte manier om het werk te
organiseren bepaalde doelen voor ogen. Deze doelen moeten worden gerealiseerd door
degenen die er werken: de leidinggevenden en de medewerkers. Om de doelen te
realiseren, moet je ze kennen en bereid zijn mee te werken aan de realisatie daarvan.
Informatie en communicatie spelen daarbij een belangrijke rol.
Ik kom binnen en ik zie…
Als je een organisatie binnenloopt en goed om je heen kijkt, wat zie je dan? Wat valt je op?
En hoe is dat na een paar dagen of na een week?
De organisatie en haar omgeving
Iedere organisatie maakt deel uit van de samenleving en heeft daarin te maken met zeer
veel verschillende andere organisaties. De mensen in een organisatie hebben met ieder van
deze organisaties een relatie. Die is met sommige heel hecht of intensief en met andere veel
losser of tijdelijker. Die omgeving vraagt iets aan de organisatie. En de organisatie vraagt
iets aan de omgeving. Je kunt zeggen dat de organisatie in een netwerk met andere
organisaties zit. In de relatie met die andere organisaties in het netwerk speelt
afhankelijkheid een rol. De andere organisatie hebben jouw organisatie namelijk nodig voor
hun voortbestaan. En jouw organisatie heeft hen weer nodig voor haar voortbestaan. Die
relatie en afhankelijkheid zijn de redenen voor communicatieprofessionals om te willen
weten welke organisaties er in dat netwerk zijn, hoe de relatie is en wat daarin kan worden
verbeterd. Je kunt samen met anderen in de organisatie eens in kaart brengen met welke
organisaties jouw organisatie precies te maken heeft. Daarvoor gebruiken ze een
actorenanalyse. Een actorenanalyse is een werkvorm waarin je een groep mensen
uitnodigt om zelf actief aan de slag te gaan met een vraag.
§2 Wat gebeurt er nou werkelijk in een organisatie?
Je kunt op vele manieren naar organisaties kijken. Eigenlijk is elke manier waarop je kijkt te
vergelijken met het opzetten van een bepaalde bril. Door elke bril kijk je naar hetzelfde maar
per bril neem je de situatie anders waar.
Wij kijken door 2 brillen:
1. De bril voor de zichtbare en onzichtbare organisatie
2. De bril voor het partijenmodel en systeemmodel
, Zo ervaar je dat niet 1 brul de enig juiste is.
De eerste bril: de zichtbare en onzichtbare organisaties
De eerste bril om naar organisaties te kijken heeft 2 glazen: die van de zichtbare en de
onzichtbare organisatie.
Wanneer je een willekeurige manager of medewerker vraagt een tekening te maken van zijn
organisatie, zal hij doorgaans geneigd zijn het organigram te tekenen: de formele verdeling
van functies ten opzichte van elkaar en hun onderlinge hiërarchische verhouding, ook wel
het harkje genoemd. Formeel heeft hij daarmee gelijk, hij maakt een beeld van de expliciete,
afgesproken organisatie.
Maar die organisatie heeft ook een keerzijde. Telkens kunnen we namelijk de expliciete kant
van de organisatie ook voorzien van een minder of onzichtbare, maar wel merkbare,
impliciete kant.
Er is de laatste jaren meer aandacht voor de impliciete organisatie. Veranderkundigen zijn
erachter gekomen dat bijvoorbeeld de ongeschreven regels een zeer grote invloed hebben
als een organisatie wil gaan veranderen. En ook de informele communicatie blijkt veel
invloedrijker te zijn dan gedacht. Er is aandacht en ruimte gekomen voor irrationaliteit, voor
gevoelens en emoties. En gelijk krijgen en het spel kunnen spelen, blijken aan belang te
winnen.
De tweede bril: het partijen- en het systeemmodel
Een tweede belangrijke en bruikbare bril is die van het partijen- en het systeemmodel.
Overigens bedoelen we hier met model niet een plaatje, maar een manier van kijken. Het
§1 Een organisatie: wat is dat eigenlijk?
Verschillende soorten organisaties
Veel meer dan vroeger het geval was, leven we in een maatschappij van organisaties.
Organisaties zijn in het afgelopen decennia in omvang voortdurend toegenomen. De
Nederlander heeft daarom niet alleen met meer organisaties, maar ook met omvangrijkere
organisaties te maken, die dieper in zijn leven ingrijpen. En met de omvang nam ook de
complexiteit, verscheidenheid in vormen en onderlinge vervlechting van organisaties toe.
Organisaties verschillen heel erg.
Organisaties zijn te omschrijven als doelrealiserende samenwerkingsverbanden tussen
mensen. Ze zijn opzettelijk in het leven geroepen. Een organisatie is eigenlijk niet meer dan
een afspraak hoe het samenwerkingsverband georganiseerd is. Die afspraak voor de
gekozen vorm wordt soms herzien. We noemen dat een reorganisatie of
organisatieverandering.
Mensen die organisaties ontwerpen, hebben met hun bedachte manier om het werk te
organiseren bepaalde doelen voor ogen. Deze doelen moeten worden gerealiseerd door
degenen die er werken: de leidinggevenden en de medewerkers. Om de doelen te
realiseren, moet je ze kennen en bereid zijn mee te werken aan de realisatie daarvan.
Informatie en communicatie spelen daarbij een belangrijke rol.
Ik kom binnen en ik zie…
Als je een organisatie binnenloopt en goed om je heen kijkt, wat zie je dan? Wat valt je op?
En hoe is dat na een paar dagen of na een week?
De organisatie en haar omgeving
Iedere organisatie maakt deel uit van de samenleving en heeft daarin te maken met zeer
veel verschillende andere organisaties. De mensen in een organisatie hebben met ieder van
deze organisaties een relatie. Die is met sommige heel hecht of intensief en met andere veel
losser of tijdelijker. Die omgeving vraagt iets aan de organisatie. En de organisatie vraagt
iets aan de omgeving. Je kunt zeggen dat de organisatie in een netwerk met andere
organisaties zit. In de relatie met die andere organisaties in het netwerk speelt
afhankelijkheid een rol. De andere organisatie hebben jouw organisatie namelijk nodig voor
hun voortbestaan. En jouw organisatie heeft hen weer nodig voor haar voortbestaan. Die
relatie en afhankelijkheid zijn de redenen voor communicatieprofessionals om te willen
weten welke organisaties er in dat netwerk zijn, hoe de relatie is en wat daarin kan worden
verbeterd. Je kunt samen met anderen in de organisatie eens in kaart brengen met welke
organisaties jouw organisatie precies te maken heeft. Daarvoor gebruiken ze een
actorenanalyse. Een actorenanalyse is een werkvorm waarin je een groep mensen
uitnodigt om zelf actief aan de slag te gaan met een vraag.
§2 Wat gebeurt er nou werkelijk in een organisatie?
Je kunt op vele manieren naar organisaties kijken. Eigenlijk is elke manier waarop je kijkt te
vergelijken met het opzetten van een bepaalde bril. Door elke bril kijk je naar hetzelfde maar
per bril neem je de situatie anders waar.
Wij kijken door 2 brillen:
1. De bril voor de zichtbare en onzichtbare organisatie
2. De bril voor het partijenmodel en systeemmodel
, Zo ervaar je dat niet 1 brul de enig juiste is.
De eerste bril: de zichtbare en onzichtbare organisaties
De eerste bril om naar organisaties te kijken heeft 2 glazen: die van de zichtbare en de
onzichtbare organisatie.
Wanneer je een willekeurige manager of medewerker vraagt een tekening te maken van zijn
organisatie, zal hij doorgaans geneigd zijn het organigram te tekenen: de formele verdeling
van functies ten opzichte van elkaar en hun onderlinge hiërarchische verhouding, ook wel
het harkje genoemd. Formeel heeft hij daarmee gelijk, hij maakt een beeld van de expliciete,
afgesproken organisatie.
Maar die organisatie heeft ook een keerzijde. Telkens kunnen we namelijk de expliciete kant
van de organisatie ook voorzien van een minder of onzichtbare, maar wel merkbare,
impliciete kant.
Er is de laatste jaren meer aandacht voor de impliciete organisatie. Veranderkundigen zijn
erachter gekomen dat bijvoorbeeld de ongeschreven regels een zeer grote invloed hebben
als een organisatie wil gaan veranderen. En ook de informele communicatie blijkt veel
invloedrijker te zijn dan gedacht. Er is aandacht en ruimte gekomen voor irrationaliteit, voor
gevoelens en emoties. En gelijk krijgen en het spel kunnen spelen, blijken aan belang te
winnen.
De tweede bril: het partijen- en het systeemmodel
Een tweede belangrijke en bruikbare bril is die van het partijen- en het systeemmodel.
Overigens bedoelen we hier met model niet een plaatje, maar een manier van kijken. Het
