HBO Projectmanagement met Prince2®
Module opdracht projectvaardigheden
Onderwijsinstelling: NCOI
Student: MHJ Geelen
Studentnummer: 4824414
Datum: 20 oktober 2021
,Voorwoord
Mijn naam is Monique Geelen, woonachtig in Herveld en ik volg de opleiding HBO
Projectmanagement met Prince2®. In februari 2021 ben ik gestart met deze opleiding omdat ik mezelf
wil ontwikkelen op het gebied van projectmanagement, om dit in een later stadium te kunnen
toepassen in de organisatie. Projectmanagement spreekt mij aan omdat ik het fijn vind om
gestructureerd te werken en klanten precies te laten weten waar ze aan toe zijn. De projecten in onze
organisatie zullen waarschijnlijk klein van aard zijn, maar door dezelfde werkwijze te kunnen
ontwikkelen voor ieder project met de informatie die ik leer in deze opleiding, kunnen we veel beter
gestructureerd en efficiënter werken. Ik heb er daarom voor gekozen om mij te laten specialiseren in
projectmanagement op basis van Prince2®.
De organisatie waarover ik schrijf DIRECT Payrolling & Staffing, onderdeel van de DIRECT Service
Groep. De module opdracht wordt dan ook geschreven voor de organisatie DIRECT Payrolling &
Staffing.
Mijn doel is om zelf de projecten te begeleiden en daarom volg ik op dit moment de module
projectmanagementvaardigheden. In deze module leer ik hoe ik het beste een project kan begeleiden,
leer ik mijn eigen managementstijl kennen en hoe een projectgroep gevormd wordt. Met deze kennis
hoop ik straks te zorgen voor een prettige werksfeer binnen de projectgroepen. De module wordt
afgerond met een module opdracht. Deze gaat over het implementeren van nieuwe software welke
invloed heeft op de gehele organisatie.
Mijn dank gaat uit naar mijn docent de heer A. den Hartog, welke de lessen in een zeer prettige vorm
heeft gegeven. Ook wil ik mijn klasgenoten bedanken voor de vragen die gesteld zijn in de les en
situaties leren kennen vanuit verschillende perspectieven. Daarnaast wil ik het NCOI bedanken voor
het goed organiseren van de online lessen waar ik aan heb kunnen deelnemen.
2
,Samenvatting
DIRECT Payrolling & Staffing valt onder de DIRECT Service Groep en implementeert een nieuw
softwarepakket wat effect heeft op alle bedrijfsonderdelen en afdelingen in de organisatie. Er wordt
gespitst op het bedrijfsonderdeel DIRECT Payrolling & Staffing. Het doel van dit project is om
meerdere softwarepakketten te reduceren naar één waardoor er een betere flow van data ontstaat.
Het resultaat wordt een efficiënter team en meer geautomatiseerde werkzaamheden. De cultuur van
de organisatie typeert in een adhocratiecultuur van Robert Quinn (1981) en dat wilt zeggen een
dynamische en creatieve werkomgeving. De wensen en eisen van de opdrachtgever zijn in kaart
gebracht door de toepassing van de drie W’s (Gevers & Zijlstra, 2011) en een intern onderzoek bij
interne stakeholders. Het projectteam bestaat uit de stuurgroep, de projectmanagers en werkgroepen
welke allen een eigen werkgroepleider hebben om communicatie goed te kunnen laten stromen.
Daarnaast kunnen binnen de werkgroep waar ik zelf onderdeel van ben alle rollen van Belbin(1998)
worden verdeeld waardoor er een balans ontstaat binnen de werkgroep. De interne- en externe
stakeholders van het project worden via verschillende wijze op de hoogte gebracht van ontwikkelingen
binnen het project en zorgen voor de betrokkenheid tijdens het gehele project. Dat is een uitdaging
omdat niet iedere stakeholder evenveel is betrokken of evenveel belang en invloed hebben op het
project. De betrokkenheid wordt dan ook gewaarborgd door de juiste interventies toe te passen.
Binnen het project kunnen zich ook conflicten voordoen en mijn eigen conflictstijl volgens de test van
Rosman & Verhaar is onderhandelen en open dialoog. Deze strategie wordt toegepast in de praktijk,
en geeft meteen een ingang naar vormen van communiceren. Het communicatieplan kent de
volgende doelen: informeren, motiveren, consulteren, draagvlak creëren en sturen (Gevers & Zijlstra,
2011) Binnen het project wordt de communicatiestijl effectief communiceren toegepast en hierbij gaat
het om communicatie die op alles niveaus moet plaatsvinden en die wederzijds en wederkerig moet
zijn. (Rosman & Verhaar, 2021). De leiderschapsstijl die hierbij wordt toegepast is geformuleerd vanuit
de theorie van Blake en Mouton (1964). Door een taakgerichte leiderschapsstijl aan te nemen wordt
het duidelijk dat het belang van de organisatie voorop wordt gesteld.
3
, Inhoud
Voorwoord.............................................................................................................................................. 2
Samenvatting.......................................................................................................................................... 3
1. Inleiding van de organisatie................................................................................................................ 5
1.1 Opzet............................................................................................................................................5
2. Projectdefinitie.................................................................................................................................... 5
2.1 Aanleiding van het project............................................................................................................5
2.2 Wensen en eisen van de opdrachtgever.......................................................................................6
3. De teamsamenstelling in het project................................................................................................... 6
4. Stakeholders in het project................................................................................................................. 7
4.1 Interventies voor betrokkenheid van de stakeholders.................................................................8
5. Conflictsituaties binnen het project................................................................................................... 10
5.1 Fictieve conflictsituatie 1............................................................................................................10
5.1.1 Aanpak.................................................................................................................................10
5.2 Fictieve conflictsituatie 2............................................................................................................10
5.2.1 Aanpak.................................................................................................................................10
5.3 Eigen conflictstijl.........................................................................................................................11
6. De communicatie binnen het project................................................................................................. 11
6.1 Communicatieprofiel..................................................................................................................12
6.2 Communicatie binnen het project..............................................................................................12
6.3 Communicatie naar externe stakeholders..................................................................................12
7. Leiderschap...................................................................................................................................... 13
Bibliografie............................................................................................................................................ 14
Figuur & tabellen................................................................................................................................... 14
4
Module opdracht projectvaardigheden
Onderwijsinstelling: NCOI
Student: MHJ Geelen
Studentnummer: 4824414
Datum: 20 oktober 2021
,Voorwoord
Mijn naam is Monique Geelen, woonachtig in Herveld en ik volg de opleiding HBO
Projectmanagement met Prince2®. In februari 2021 ben ik gestart met deze opleiding omdat ik mezelf
wil ontwikkelen op het gebied van projectmanagement, om dit in een later stadium te kunnen
toepassen in de organisatie. Projectmanagement spreekt mij aan omdat ik het fijn vind om
gestructureerd te werken en klanten precies te laten weten waar ze aan toe zijn. De projecten in onze
organisatie zullen waarschijnlijk klein van aard zijn, maar door dezelfde werkwijze te kunnen
ontwikkelen voor ieder project met de informatie die ik leer in deze opleiding, kunnen we veel beter
gestructureerd en efficiënter werken. Ik heb er daarom voor gekozen om mij te laten specialiseren in
projectmanagement op basis van Prince2®.
De organisatie waarover ik schrijf DIRECT Payrolling & Staffing, onderdeel van de DIRECT Service
Groep. De module opdracht wordt dan ook geschreven voor de organisatie DIRECT Payrolling &
Staffing.
Mijn doel is om zelf de projecten te begeleiden en daarom volg ik op dit moment de module
projectmanagementvaardigheden. In deze module leer ik hoe ik het beste een project kan begeleiden,
leer ik mijn eigen managementstijl kennen en hoe een projectgroep gevormd wordt. Met deze kennis
hoop ik straks te zorgen voor een prettige werksfeer binnen de projectgroepen. De module wordt
afgerond met een module opdracht. Deze gaat over het implementeren van nieuwe software welke
invloed heeft op de gehele organisatie.
Mijn dank gaat uit naar mijn docent de heer A. den Hartog, welke de lessen in een zeer prettige vorm
heeft gegeven. Ook wil ik mijn klasgenoten bedanken voor de vragen die gesteld zijn in de les en
situaties leren kennen vanuit verschillende perspectieven. Daarnaast wil ik het NCOI bedanken voor
het goed organiseren van de online lessen waar ik aan heb kunnen deelnemen.
2
,Samenvatting
DIRECT Payrolling & Staffing valt onder de DIRECT Service Groep en implementeert een nieuw
softwarepakket wat effect heeft op alle bedrijfsonderdelen en afdelingen in de organisatie. Er wordt
gespitst op het bedrijfsonderdeel DIRECT Payrolling & Staffing. Het doel van dit project is om
meerdere softwarepakketten te reduceren naar één waardoor er een betere flow van data ontstaat.
Het resultaat wordt een efficiënter team en meer geautomatiseerde werkzaamheden. De cultuur van
de organisatie typeert in een adhocratiecultuur van Robert Quinn (1981) en dat wilt zeggen een
dynamische en creatieve werkomgeving. De wensen en eisen van de opdrachtgever zijn in kaart
gebracht door de toepassing van de drie W’s (Gevers & Zijlstra, 2011) en een intern onderzoek bij
interne stakeholders. Het projectteam bestaat uit de stuurgroep, de projectmanagers en werkgroepen
welke allen een eigen werkgroepleider hebben om communicatie goed te kunnen laten stromen.
Daarnaast kunnen binnen de werkgroep waar ik zelf onderdeel van ben alle rollen van Belbin(1998)
worden verdeeld waardoor er een balans ontstaat binnen de werkgroep. De interne- en externe
stakeholders van het project worden via verschillende wijze op de hoogte gebracht van ontwikkelingen
binnen het project en zorgen voor de betrokkenheid tijdens het gehele project. Dat is een uitdaging
omdat niet iedere stakeholder evenveel is betrokken of evenveel belang en invloed hebben op het
project. De betrokkenheid wordt dan ook gewaarborgd door de juiste interventies toe te passen.
Binnen het project kunnen zich ook conflicten voordoen en mijn eigen conflictstijl volgens de test van
Rosman & Verhaar is onderhandelen en open dialoog. Deze strategie wordt toegepast in de praktijk,
en geeft meteen een ingang naar vormen van communiceren. Het communicatieplan kent de
volgende doelen: informeren, motiveren, consulteren, draagvlak creëren en sturen (Gevers & Zijlstra,
2011) Binnen het project wordt de communicatiestijl effectief communiceren toegepast en hierbij gaat
het om communicatie die op alles niveaus moet plaatsvinden en die wederzijds en wederkerig moet
zijn. (Rosman & Verhaar, 2021). De leiderschapsstijl die hierbij wordt toegepast is geformuleerd vanuit
de theorie van Blake en Mouton (1964). Door een taakgerichte leiderschapsstijl aan te nemen wordt
het duidelijk dat het belang van de organisatie voorop wordt gesteld.
3
, Inhoud
Voorwoord.............................................................................................................................................. 2
Samenvatting.......................................................................................................................................... 3
1. Inleiding van de organisatie................................................................................................................ 5
1.1 Opzet............................................................................................................................................5
2. Projectdefinitie.................................................................................................................................... 5
2.1 Aanleiding van het project............................................................................................................5
2.2 Wensen en eisen van de opdrachtgever.......................................................................................6
3. De teamsamenstelling in het project................................................................................................... 6
4. Stakeholders in het project................................................................................................................. 7
4.1 Interventies voor betrokkenheid van de stakeholders.................................................................8
5. Conflictsituaties binnen het project................................................................................................... 10
5.1 Fictieve conflictsituatie 1............................................................................................................10
5.1.1 Aanpak.................................................................................................................................10
5.2 Fictieve conflictsituatie 2............................................................................................................10
5.2.1 Aanpak.................................................................................................................................10
5.3 Eigen conflictstijl.........................................................................................................................11
6. De communicatie binnen het project................................................................................................. 11
6.1 Communicatieprofiel..................................................................................................................12
6.2 Communicatie binnen het project..............................................................................................12
6.3 Communicatie naar externe stakeholders..................................................................................12
7. Leiderschap...................................................................................................................................... 13
Bibliografie............................................................................................................................................ 14
Figuur & tabellen................................................................................................................................... 14
4
