Hoofdstuk 1
Inkoop = het verkrijgen vanuit externe bronnen van alle goederen en diensten die nodig zijn
voor het draaiende houden, onderhouden en managen van de primaire en secundaire
activiteiten van een onderneming tegen de meest gunstige voorwaarden.
Alles waar een externe factuur voor staat
Nooit voor jezelf inkopen, altijd voor een bedrijf/organisatie
Het begrip inkoop kun je op verschillende manieren opvatten:
1. Als de aanschaf zelf
2. Als functioneel gebied van een organisatie
3. Als afdeling (inkoopafdeling)
Inkoop staat in dienst van de organisatiestrategie. Hierbij onderscheidt Porter 3 strategieën
die een onderneming kan volgen:
1. Kostenleiderschap -> goedkoopste zijn/prijsvechter
2. Differentiatiestrategie -> onderscheiden
3. Focusstrategie -> richten op doelgroep/1 segment
Inkoop is niet alleen meer gericht op het primaire proces maar op het geheel, dus ook
inkoop voor het ondersteunende proces. Inkoop is een onderdeel van een organisatie, die
op haar beurt weer een onderdeel vormt van een keten van organisaties.
Een inkoper moet zich de vraag stellen welke strategische, tactische of operationele
dimensie bij deze aanschaf een rol speelt. Dat is concreet:
- Strategisch: het vertalen van de organisatiestrategie naar een inkoopstrategie
- Tactisch: het beheersen van een bestand van leveranciers
- Operationeel: het inkopen zelf
De organisatiestragie moet omgezet worden in een inkoopstrategie.
De inkoopdoelstellingen van een organisatie zijn afgeleid van de missie, visie en strategie van
een organisatie. Hieronder zijn er een aantal voorbeelden van vragen die gesteld kunnen
worden in dit kader:
- Hoe belangrijk is kwaliteit van de ingekochte producten voor ons?
- Wat mag dat kosten?
Een model om de inkoop te verankeren in de bedrijfsstrategie is de strategische driehoek
van Weele. (Afnemers, concurrenten en leveranciers)
Vijfkrachtenmodel van Porter helpt om de concurrentiepositie te bepalen van een
organisatie.
1. Potentiële toetreders
2. Kopers
3. Leveranciers
4. Bedrijfstakconcurrenten
5. Potentiële substituten
,Hoofdstuk 2
Inkoopkosten = alle kosten die gemaakt worden om de goederen en diensten in te kopen en
binnen te krijgen. (Niet de kosten van inkoop, maar alles eromheen)
- Personeelskosten inkoopafdeling
- Inkoopsoftware
- Leveranciersbeheer
- Leveranciersbezoek
- Beursbezoek
- Inkoopmarktonderzoek
- Offertekosten
Inkoopaandeel : inkoop omzet/totale omzet * 100%
Inkoopomzet = totale inkoopfactuurwaarde
Dienstverlening zit vaak tussen de 20-30% (er wordt een dienst gedaan en geen product
ingekocht). Handel heeft daarentegen een hoog inkoopaandeel.
Category manager = iemand die zowel de inkoop als de verkoop afhandelt.
Trends en ontwikkelingen binnen inkoop:
1. De inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig
2. E-business wordt steeds belangrijker
3. De inkoopfunctie wordt strategischer
4. De inkooporganisatie wordt meer hybride
5. Teamwork wordt belangrijker in inkoop
6. Inkoop in de publieke sector wordt strategischer
Inkoop in de dienstensector is net zo langdurig als bij de productiebedrijven. Inkopers uit de
dienstensector verwachten dat de leverancier hun specifieke problemen en situaties kent en
maatwerkoplossingen aanreikt.
Voor inkoop in de zorg is het lastig besparingen te doen omdat bijvoorbeeld iedere dokter
zijn voorkeur heeft voor apparatuur.
3 fouten bij het facilitair inkopen:
1. Over specificatie: men vraagt meer dan eigenlijk nodig is
2. Onvoldoende of niet specificeren
3. Uitsluitend technisch specificeren: men specificeert hierbij vaak naar een specifiek
product, terwijl een andere (goedkopere) keuze dezelfde functionele behoeften had
kunnen afdekken.
Het uitgangspunt van een inkoopdiagnose is dat inkoop alles is waar een factuur voor staat.
Voor het maken van een kwantitatieve inkoopdiagnose is het belangrijk te weten welke
gegevens uit de financiële administratie relevant zijn voor inkoop:
1. Crediteur = verwijst naar de leverancier
2. Factuurbedrag
3. Kostenplaats = voor welke afdeling of welk project de inkoop heeft plaatsgevonden
4. Kostensoort = informatie over de aard van de inkoop
, Een inkooppakket = een groep producten of diensten die belangrijke kenmerken gemeen
hebben.
Inkoopomzet per afdeling wordt ook wel commodity-analyse genoemd.
De vraag die vaak bij directies wordt gesteld is: ‘waar geven wij dat inkoopgeld aan uit?’
Door het hulpmiddel Spendanalyse = een analyse die de basisgegevens aanlevert om
zogenoemde Pareto-analyse te maken van de factuurwaarde of van de inkoopomzet.
Het is belangrijk om als directie te weten waar het inkoopgeld naartoe gaat
Je kan erachter komen dat je te veel leveranciers hebt van 1 bepaald product
Organisaties streven naar zo min mogelijk leveranciers en zo min mogelijk facturen.
Zo kan je namelijk duidelijk afspraken maken met 1 leverancier.
Pareto-analyse = je brengt in kaart hoe veel tijd en geld je uitgeeft aan een leverancier en
hoe veel omzet je daaruit haalt.
20% van de leveranciers zijn verantwoordelijk voor 80% van de omzet
Op het moment dat er op grond van de resultaten van het Pareto-diagram A-, B- en C-
categorieën worden vastgesteld, noemt met dit de ABC-analyse.
Inkoopproces: omvat het hele gebied vanaf het moment dat de behoefte ontstaat om een
product in te kopen of dienst aan te schaffen tot en met de afwikkeling van alle
administratieve aspecten die hieraan gekoppeld zijn.
Inkoopproces (Van Weele): fasen van de inkoop
Tactische inkoop: specificeren, selecteren, contracteren (inkoop)
Operationele inkoop: bestellen, bewaken en nazorg en evaluatie (contractmanagement)
Stap 1. Specificeren
Opstellen van programma van eisen
1. Functionele eisen (functies die het product of dienst moet vullen bepalen dit)
2. Technische eisen (deze beschrijven de technische kenmerken van het product)
3. Logistieke eisen
4. Kwaliteitseisen
5. Commerciële eisen
- Wat heb ik nodig?
- Wat is de inkoopbehoefte?
- Wat zijn de wensen/eisen en verwachtingen?
Het inkoopproces start met de behoefte die ergens in de organisatie ontstaat. Inkoper
verricht marktonderzoek -> inzicht krijgen in de mogelijkheden van de inkoopmarkt.
Bedenk dat de eerste stap de allerbelangrijkste in het proces is en fouten werken door in de
rest van het traject. Deze fouten zorgen voor vertraging, irritatie, kostenverhoging,
verhoogde werkdruk en verkeerde oplossingen
Functionele specificatie = waarin de inkoper de functie beschrijft die een product of dienst
moet vervullen.
Inkoop = het verkrijgen vanuit externe bronnen van alle goederen en diensten die nodig zijn
voor het draaiende houden, onderhouden en managen van de primaire en secundaire
activiteiten van een onderneming tegen de meest gunstige voorwaarden.
Alles waar een externe factuur voor staat
Nooit voor jezelf inkopen, altijd voor een bedrijf/organisatie
Het begrip inkoop kun je op verschillende manieren opvatten:
1. Als de aanschaf zelf
2. Als functioneel gebied van een organisatie
3. Als afdeling (inkoopafdeling)
Inkoop staat in dienst van de organisatiestrategie. Hierbij onderscheidt Porter 3 strategieën
die een onderneming kan volgen:
1. Kostenleiderschap -> goedkoopste zijn/prijsvechter
2. Differentiatiestrategie -> onderscheiden
3. Focusstrategie -> richten op doelgroep/1 segment
Inkoop is niet alleen meer gericht op het primaire proces maar op het geheel, dus ook
inkoop voor het ondersteunende proces. Inkoop is een onderdeel van een organisatie, die
op haar beurt weer een onderdeel vormt van een keten van organisaties.
Een inkoper moet zich de vraag stellen welke strategische, tactische of operationele
dimensie bij deze aanschaf een rol speelt. Dat is concreet:
- Strategisch: het vertalen van de organisatiestrategie naar een inkoopstrategie
- Tactisch: het beheersen van een bestand van leveranciers
- Operationeel: het inkopen zelf
De organisatiestragie moet omgezet worden in een inkoopstrategie.
De inkoopdoelstellingen van een organisatie zijn afgeleid van de missie, visie en strategie van
een organisatie. Hieronder zijn er een aantal voorbeelden van vragen die gesteld kunnen
worden in dit kader:
- Hoe belangrijk is kwaliteit van de ingekochte producten voor ons?
- Wat mag dat kosten?
Een model om de inkoop te verankeren in de bedrijfsstrategie is de strategische driehoek
van Weele. (Afnemers, concurrenten en leveranciers)
Vijfkrachtenmodel van Porter helpt om de concurrentiepositie te bepalen van een
organisatie.
1. Potentiële toetreders
2. Kopers
3. Leveranciers
4. Bedrijfstakconcurrenten
5. Potentiële substituten
,Hoofdstuk 2
Inkoopkosten = alle kosten die gemaakt worden om de goederen en diensten in te kopen en
binnen te krijgen. (Niet de kosten van inkoop, maar alles eromheen)
- Personeelskosten inkoopafdeling
- Inkoopsoftware
- Leveranciersbeheer
- Leveranciersbezoek
- Beursbezoek
- Inkoopmarktonderzoek
- Offertekosten
Inkoopaandeel : inkoop omzet/totale omzet * 100%
Inkoopomzet = totale inkoopfactuurwaarde
Dienstverlening zit vaak tussen de 20-30% (er wordt een dienst gedaan en geen product
ingekocht). Handel heeft daarentegen een hoog inkoopaandeel.
Category manager = iemand die zowel de inkoop als de verkoop afhandelt.
Trends en ontwikkelingen binnen inkoop:
1. De inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig
2. E-business wordt steeds belangrijker
3. De inkoopfunctie wordt strategischer
4. De inkooporganisatie wordt meer hybride
5. Teamwork wordt belangrijker in inkoop
6. Inkoop in de publieke sector wordt strategischer
Inkoop in de dienstensector is net zo langdurig als bij de productiebedrijven. Inkopers uit de
dienstensector verwachten dat de leverancier hun specifieke problemen en situaties kent en
maatwerkoplossingen aanreikt.
Voor inkoop in de zorg is het lastig besparingen te doen omdat bijvoorbeeld iedere dokter
zijn voorkeur heeft voor apparatuur.
3 fouten bij het facilitair inkopen:
1. Over specificatie: men vraagt meer dan eigenlijk nodig is
2. Onvoldoende of niet specificeren
3. Uitsluitend technisch specificeren: men specificeert hierbij vaak naar een specifiek
product, terwijl een andere (goedkopere) keuze dezelfde functionele behoeften had
kunnen afdekken.
Het uitgangspunt van een inkoopdiagnose is dat inkoop alles is waar een factuur voor staat.
Voor het maken van een kwantitatieve inkoopdiagnose is het belangrijk te weten welke
gegevens uit de financiële administratie relevant zijn voor inkoop:
1. Crediteur = verwijst naar de leverancier
2. Factuurbedrag
3. Kostenplaats = voor welke afdeling of welk project de inkoop heeft plaatsgevonden
4. Kostensoort = informatie over de aard van de inkoop
, Een inkooppakket = een groep producten of diensten die belangrijke kenmerken gemeen
hebben.
Inkoopomzet per afdeling wordt ook wel commodity-analyse genoemd.
De vraag die vaak bij directies wordt gesteld is: ‘waar geven wij dat inkoopgeld aan uit?’
Door het hulpmiddel Spendanalyse = een analyse die de basisgegevens aanlevert om
zogenoemde Pareto-analyse te maken van de factuurwaarde of van de inkoopomzet.
Het is belangrijk om als directie te weten waar het inkoopgeld naartoe gaat
Je kan erachter komen dat je te veel leveranciers hebt van 1 bepaald product
Organisaties streven naar zo min mogelijk leveranciers en zo min mogelijk facturen.
Zo kan je namelijk duidelijk afspraken maken met 1 leverancier.
Pareto-analyse = je brengt in kaart hoe veel tijd en geld je uitgeeft aan een leverancier en
hoe veel omzet je daaruit haalt.
20% van de leveranciers zijn verantwoordelijk voor 80% van de omzet
Op het moment dat er op grond van de resultaten van het Pareto-diagram A-, B- en C-
categorieën worden vastgesteld, noemt met dit de ABC-analyse.
Inkoopproces: omvat het hele gebied vanaf het moment dat de behoefte ontstaat om een
product in te kopen of dienst aan te schaffen tot en met de afwikkeling van alle
administratieve aspecten die hieraan gekoppeld zijn.
Inkoopproces (Van Weele): fasen van de inkoop
Tactische inkoop: specificeren, selecteren, contracteren (inkoop)
Operationele inkoop: bestellen, bewaken en nazorg en evaluatie (contractmanagement)
Stap 1. Specificeren
Opstellen van programma van eisen
1. Functionele eisen (functies die het product of dienst moet vullen bepalen dit)
2. Technische eisen (deze beschrijven de technische kenmerken van het product)
3. Logistieke eisen
4. Kwaliteitseisen
5. Commerciële eisen
- Wat heb ik nodig?
- Wat is de inkoopbehoefte?
- Wat zijn de wensen/eisen en verwachtingen?
Het inkoopproces start met de behoefte die ergens in de organisatie ontstaat. Inkoper
verricht marktonderzoek -> inzicht krijgen in de mogelijkheden van de inkoopmarkt.
Bedenk dat de eerste stap de allerbelangrijkste in het proces is en fouten werken door in de
rest van het traject. Deze fouten zorgen voor vertraging, irritatie, kostenverhoging,
verhoogde werkdruk en verkeerde oplossingen
Functionele specificatie = waarin de inkoper de functie beschrijft die een product of dienst
moet vervullen.
