Samenvatting Professioneel inkopen
Hoofdstuk 1
Inkoopfunctie: ervoor zorgen da de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de
juiste plaats in de juiste hoeveelheid tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
Drie aspecten:
Technisch: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
Logistiek: de producten moeten op de juiste plaats en tijd beschikbaar zijn.
Commercieel: de producten moeten tegen de juiste prijs tegen de laagste kosten beschikbaar
zijn.
Externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkeling in de extreme
omgeving, in het bijzonder in de leveranciersmarkten.
Interne oriëntatie: het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van de interne klanten en het
belang van de organisatie als geheel.
Inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de
eindproducten.
Primaire taken voor de inkoopfunctie volgens Van Weele:
Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces.
Reduceren van inkoop gebonden kosten.
Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten.
Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing.
Vierfasenmodel van de inkoopfunctie volgens David Burt:
Fase 1: administratieve functie: inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en
afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
Fase 2: mechanisme functie: inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage
prijzen.
Fase 3: proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en
nemen het voortouw in leveringsmanagement. Focus ligt bij JIT-systeem en Kanban.
Fase 4: professionele strategische functie: inkopers binden zich aan operationele en
strategische inkoopplannen, waarin doelstellingen, taakstellingen en concrete activiteiten
zijn geformuleerd.
Van Weele heeft vier verschillende visies op de inkoopfunctie: bestel-, commerciële, logistieke en
strategische oriëntatie. Deze zijn te vergelijken met het hierboven genoemde vierfasenmodel.
Inkoopproces van Van Weele:
1. Specificeren: hierin worden de eisen waaraan het product moet voldoen, bepaalt.
2. Selecteren: de beste leveranciers uitkiezen.
3. Contracteren: onderhandelen om tot een goede deal te komen met de leverancier.
4. Bestellen: een opdracht tot levering.
5. Bewaken: zorgen dat alles op tijd geleverd wordt.
6. Nazorg: kijken of de factuur klopt.
Tactische inkoop: alle activiteiten tot en met de totstandkoming van het contact.
Operationele inkoop: bestaand contract en is gericht op het bestellen en verder afhandelen van
orders.
Er zijn 7 groepen eisen: functionele, technische, logistieke, kwaliteit, commerciële, milieu en sociale
eisen/aspecten.
,Concurrentiegerichte dialoog: als de aanbesteder een behoefte heeft waarvoor geen duidelijke
oplossing is, kunnen de leverancier en de aanbesteder samen tot een oplossing komen.
Offerteaanvraag: een vraag aan potentiële leveranciers om een leveringsvoorstel te doen.
Approver vendor-list: een voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers.
Prekwalificatie: de eerste selectie van leveranciers, deze worden op basis van diverse criteria uit de
approver vendor-list gekozen. Dit zijn er vaak 3-5.
Shortlist: de leveranciers van de prekwalificatie staan hierop en hiervan wordt een offerte
aangevraagd.
Tekenbevoegdheid: als een functionaris bevoegd is om een order te plaatsen bij de leveranciers.
Maverick buying: als medewerkers buiten de bestaande contracten om inkopen.
Participatiegraad: het percentage dat onder contract wordt ingekocht.
Contractenbeheer: het vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens.
Orderbewaking: toezien op het nakomen van de gemaakte leveringsafspraken door de leverancier
nadat de order geplaatst is. Hier zijn verschillende manieren voor:
Advance status check: voor kritische materialen en onderdelen wordt met de leverancier een
pad afgesproken om bij te houden of de leverancier nog op schema zit.
Routine status check: een reminder sturen aan de leverancier een aantal dagen voor de
levering en bevestiging.
Exception expediting: er wordt pas ingegrepen als er gepiept wordt.
Chasseren: het benaderen van leveranciers voordat de levertijd verstreken is.
Inkoopfactuurcontrole: de factuur controleren op afwijkingen.
Drie koopsituaties:
1. New-task-situatie: als de organisatie besluit een geheel nieuw product aan te schaffen.
2. Gewijzigde herhalingsaankoop: als men een nieuw product wil aanschaffen van een
bekende leverancier of een bekend product van een onbekende leverancier.
3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: een bestaand product kopen bij een bestaande
leverancier.
Vier hoofdgroepen van producten:
1. Kapitaalgoederen: productiemiddelen en samengestelde middelen.
2. Materialen: grondstoffen, halffabricaten en componenten.
3. Verbruiksgoederen: supplies.
4. Diensten: niet-tastbare producten. Banken, post, drukwerk, ontwerpers en adviseurs.
Turnkeyprojecten: projecten die leiden tot een nieuw product of productieproces in opdracht van
een klant.
MRO-artikelen: maintenance, repair and operating supplies, ofwel verbruiksgoederen.
Vendor managed inventorysysteem: als de leverancier de voorraden bij de kopende organisatie
beheert.
Primaire inkoop: goederen en diensten voor de primaire productieprocessen, zoals grondstoffen,
halffabricaten en componenten.
Termijnmarkten: een centrale financiële beurs waar mensen kunnen handelen in
gestandaardiseerde futures.
Built to order: hierbij wordt niet op voorraad geproduceerd, maar op order.
Facilitaire inkoop: alle goederen of diensten die iet direct voor de primaire productieprocessen
worden gekocht.
, Decision making unit (DMU): de personen die betrokken zijn bij het inkoopproces. (buying centre)
5 DMU-rollen:
1. Gebruikers: functionarissen die later met het product zullen gaan werken.
2. Beïnvloeders: personen die door middel van advies de uitkomst van het inkoopproces
kunnen beïnvloeden.
3. Kopers: formeel bevoegde personen om te onderhandelen met leveranciers over de
contractvoorwaarden.
4. Beslissers: bepalen de factor van de leverancierskeuze.
5. Gatekeepers: beheersen de informatiestroom naar de andere leden van de DMU.
Problem solving unit (PSU): team van specialisten die bestaande problemen oplossen.
Inkooporganisatie volgens Lennartz:
1. Centrale inkooporganisatie: als één iemand de inkoop regelt.
2. Decentrale inkooporganisatie: als de inkoopverantwoordelijkheid integraal bij het
lijnmanagement ligt.
3. Gecoördineerde inkooporganisatie: werken met diverse inkoopteams.
Lead buyer: een inkoper die de verantwoordelijkheid krijgt om over alle businessunits heen, de
inkoopstrategie te bepalen voor een bepaald product of productgroep.
Main buyer: het voorstellen van synergie en besparingsmogelijkheden in de eigen businessunits.
6 type lastige klanten:
1. Kleine dictator: die regeert met verbaal geweld.
2. Intrigant: die speelt vertegenwoordigers tegen elkaar uit.
3. Zwijgzame type: die reageert niet.
4. Betweter: die zet vertegenwoordigers voor schut.
5. Uitsteller: die durft geen beslissingen te nemen.
6. Muggenzifter: die ziet over problemen en lost ze zelf niet op.
Nevi-beroepscode: geeft een handreiking voor het omgaan met dilemma’s die typerend zijn voor de
inkoopfunctie. Dit zijn de vier belangrijkste uitgangspunten van de code:
1. De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van de eigen onderneming.
2. De professionele inkoper behandelt leveranciers rechtvaardig.
3. De professionele inkoper ondersteunt eerlijke concurrentie.
4. De professionele inkoper houdt de reputatie van de professie hoog.
Inkoopcode heeft de volgende vier kernwaarden:
1. Zakelijk fatsoen: eerlijkheid, geheimhouding, betrouwbaarheid en niet-schadelijk gedrag.
2. Deskundigheid en objectiviteit: het innemen van een onafhankelijke positie en het
verschaffen van juiste informatie en oordelen.
3. Virje mededinging: niet samenspannen, het vermijden van gedwongen winkelnering.
4. Duurzaamheid: respect voor mens, milieu en winst.
Competentieprofiel: een combinatie van kennis, vaardigheden en attitudes die nodig zijn voor het
adequaat vervullen van een bepaalde functie.
NEVI onderscheidt 7 rollen binnen iedere inkoopfunctie:
1. Inkoper: degene die verantwoordelijk is voor het gehele primaire proces.
2. Analyticus: zorgen voor relevante informatie.
3. Relatiemanager: de spin in het web tussen de klant, leverancier en stakeholders.
4. Adviseur: geeft advies op alle niveaus.
5. Prestatiemanager: doelgericht sturen op resultaat.
6. Regisseur: zorgt dat de doelstellingen behaalt worden.
7. Leidinggevende: geeft zijn visie, zorgt voor inspiratie en bouwt een team.
Hoofdstuk 1
Inkoopfunctie: ervoor zorgen da de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de
juiste plaats in de juiste hoeveelheid tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
Drie aspecten:
Technisch: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
Logistiek: de producten moeten op de juiste plaats en tijd beschikbaar zijn.
Commercieel: de producten moeten tegen de juiste prijs tegen de laagste kosten beschikbaar
zijn.
Externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkeling in de extreme
omgeving, in het bijzonder in de leveranciersmarkten.
Interne oriëntatie: het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van de interne klanten en het
belang van de organisatie als geheel.
Inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de
eindproducten.
Primaire taken voor de inkoopfunctie volgens Van Weele:
Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces.
Reduceren van inkoop gebonden kosten.
Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten.
Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing.
Vierfasenmodel van de inkoopfunctie volgens David Burt:
Fase 1: administratieve functie: inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en
afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
Fase 2: mechanisme functie: inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage
prijzen.
Fase 3: proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en
nemen het voortouw in leveringsmanagement. Focus ligt bij JIT-systeem en Kanban.
Fase 4: professionele strategische functie: inkopers binden zich aan operationele en
strategische inkoopplannen, waarin doelstellingen, taakstellingen en concrete activiteiten
zijn geformuleerd.
Van Weele heeft vier verschillende visies op de inkoopfunctie: bestel-, commerciële, logistieke en
strategische oriëntatie. Deze zijn te vergelijken met het hierboven genoemde vierfasenmodel.
Inkoopproces van Van Weele:
1. Specificeren: hierin worden de eisen waaraan het product moet voldoen, bepaalt.
2. Selecteren: de beste leveranciers uitkiezen.
3. Contracteren: onderhandelen om tot een goede deal te komen met de leverancier.
4. Bestellen: een opdracht tot levering.
5. Bewaken: zorgen dat alles op tijd geleverd wordt.
6. Nazorg: kijken of de factuur klopt.
Tactische inkoop: alle activiteiten tot en met de totstandkoming van het contact.
Operationele inkoop: bestaand contract en is gericht op het bestellen en verder afhandelen van
orders.
Er zijn 7 groepen eisen: functionele, technische, logistieke, kwaliteit, commerciële, milieu en sociale
eisen/aspecten.
,Concurrentiegerichte dialoog: als de aanbesteder een behoefte heeft waarvoor geen duidelijke
oplossing is, kunnen de leverancier en de aanbesteder samen tot een oplossing komen.
Offerteaanvraag: een vraag aan potentiële leveranciers om een leveringsvoorstel te doen.
Approver vendor-list: een voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers.
Prekwalificatie: de eerste selectie van leveranciers, deze worden op basis van diverse criteria uit de
approver vendor-list gekozen. Dit zijn er vaak 3-5.
Shortlist: de leveranciers van de prekwalificatie staan hierop en hiervan wordt een offerte
aangevraagd.
Tekenbevoegdheid: als een functionaris bevoegd is om een order te plaatsen bij de leveranciers.
Maverick buying: als medewerkers buiten de bestaande contracten om inkopen.
Participatiegraad: het percentage dat onder contract wordt ingekocht.
Contractenbeheer: het vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens.
Orderbewaking: toezien op het nakomen van de gemaakte leveringsafspraken door de leverancier
nadat de order geplaatst is. Hier zijn verschillende manieren voor:
Advance status check: voor kritische materialen en onderdelen wordt met de leverancier een
pad afgesproken om bij te houden of de leverancier nog op schema zit.
Routine status check: een reminder sturen aan de leverancier een aantal dagen voor de
levering en bevestiging.
Exception expediting: er wordt pas ingegrepen als er gepiept wordt.
Chasseren: het benaderen van leveranciers voordat de levertijd verstreken is.
Inkoopfactuurcontrole: de factuur controleren op afwijkingen.
Drie koopsituaties:
1. New-task-situatie: als de organisatie besluit een geheel nieuw product aan te schaffen.
2. Gewijzigde herhalingsaankoop: als men een nieuw product wil aanschaffen van een
bekende leverancier of een bekend product van een onbekende leverancier.
3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: een bestaand product kopen bij een bestaande
leverancier.
Vier hoofdgroepen van producten:
1. Kapitaalgoederen: productiemiddelen en samengestelde middelen.
2. Materialen: grondstoffen, halffabricaten en componenten.
3. Verbruiksgoederen: supplies.
4. Diensten: niet-tastbare producten. Banken, post, drukwerk, ontwerpers en adviseurs.
Turnkeyprojecten: projecten die leiden tot een nieuw product of productieproces in opdracht van
een klant.
MRO-artikelen: maintenance, repair and operating supplies, ofwel verbruiksgoederen.
Vendor managed inventorysysteem: als de leverancier de voorraden bij de kopende organisatie
beheert.
Primaire inkoop: goederen en diensten voor de primaire productieprocessen, zoals grondstoffen,
halffabricaten en componenten.
Termijnmarkten: een centrale financiële beurs waar mensen kunnen handelen in
gestandaardiseerde futures.
Built to order: hierbij wordt niet op voorraad geproduceerd, maar op order.
Facilitaire inkoop: alle goederen of diensten die iet direct voor de primaire productieprocessen
worden gekocht.
, Decision making unit (DMU): de personen die betrokken zijn bij het inkoopproces. (buying centre)
5 DMU-rollen:
1. Gebruikers: functionarissen die later met het product zullen gaan werken.
2. Beïnvloeders: personen die door middel van advies de uitkomst van het inkoopproces
kunnen beïnvloeden.
3. Kopers: formeel bevoegde personen om te onderhandelen met leveranciers over de
contractvoorwaarden.
4. Beslissers: bepalen de factor van de leverancierskeuze.
5. Gatekeepers: beheersen de informatiestroom naar de andere leden van de DMU.
Problem solving unit (PSU): team van specialisten die bestaande problemen oplossen.
Inkooporganisatie volgens Lennartz:
1. Centrale inkooporganisatie: als één iemand de inkoop regelt.
2. Decentrale inkooporganisatie: als de inkoopverantwoordelijkheid integraal bij het
lijnmanagement ligt.
3. Gecoördineerde inkooporganisatie: werken met diverse inkoopteams.
Lead buyer: een inkoper die de verantwoordelijkheid krijgt om over alle businessunits heen, de
inkoopstrategie te bepalen voor een bepaald product of productgroep.
Main buyer: het voorstellen van synergie en besparingsmogelijkheden in de eigen businessunits.
6 type lastige klanten:
1. Kleine dictator: die regeert met verbaal geweld.
2. Intrigant: die speelt vertegenwoordigers tegen elkaar uit.
3. Zwijgzame type: die reageert niet.
4. Betweter: die zet vertegenwoordigers voor schut.
5. Uitsteller: die durft geen beslissingen te nemen.
6. Muggenzifter: die ziet over problemen en lost ze zelf niet op.
Nevi-beroepscode: geeft een handreiking voor het omgaan met dilemma’s die typerend zijn voor de
inkoopfunctie. Dit zijn de vier belangrijkste uitgangspunten van de code:
1. De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van de eigen onderneming.
2. De professionele inkoper behandelt leveranciers rechtvaardig.
3. De professionele inkoper ondersteunt eerlijke concurrentie.
4. De professionele inkoper houdt de reputatie van de professie hoog.
Inkoopcode heeft de volgende vier kernwaarden:
1. Zakelijk fatsoen: eerlijkheid, geheimhouding, betrouwbaarheid en niet-schadelijk gedrag.
2. Deskundigheid en objectiviteit: het innemen van een onafhankelijke positie en het
verschaffen van juiste informatie en oordelen.
3. Virje mededinging: niet samenspannen, het vermijden van gedwongen winkelnering.
4. Duurzaamheid: respect voor mens, milieu en winst.
Competentieprofiel: een combinatie van kennis, vaardigheden en attitudes die nodig zijn voor het
adequaat vervullen van een bepaalde functie.
NEVI onderscheidt 7 rollen binnen iedere inkoopfunctie:
1. Inkoper: degene die verantwoordelijk is voor het gehele primaire proces.
2. Analyticus: zorgen voor relevante informatie.
3. Relatiemanager: de spin in het web tussen de klant, leverancier en stakeholders.
4. Adviseur: geeft advies op alle niveaus.
5. Prestatiemanager: doelgericht sturen op resultaat.
6. Regisseur: zorgt dat de doelstellingen behaalt worden.
7. Leidinggevende: geeft zijn visie, zorgt voor inspiratie en bouwt een team.
