Hoofdstuk 9: efficiënt werken op een MS
INRICHTING VAN BUREAU
Een rommelige bureau → stress → frustratie
✓ gevoel van geen prioriteiten te kunnen stellen
✓ gevoel van hoge werkdruk
✓ gevoel van niet up-to-date te zijn
Organisatie
In- en uitmandjes
✓ uit is voor de te versturen post (intern en extern),
✓ in is voor de inkomende post voor uw dienst
Deskfilesystem
✓ systeem om documenten te rangschikken
✓ voor papieren documenten
✓ voor digitale documenten
❑ Do now of onmiddellijk: vandaag nog doen
❑ Do soon of kortelings: deze week nog te doen
❑ Secrets of medewerkersgeheim: enkel door jou of andere HCMA’s besproken
❑ Read of lees: zaken die je dient door te nemen of te lezen, al dan niet dringend
❑ Pass on of doorgeven: zaken die je dient door te geven
❑ Waiting for information or action of wachtend op informatie of actie: niet
mogelijk iets af te werken want er ontbreekt info
Enkele richtlijnen
✓ Houd de bureau leeg
✓ Ledig de in- mapjes op vaste tijdstippen
✓ Nieuwe info direct in juiste mapjes
✓ Stel deadlines op voor taken
✓ Bij onderbreking van taak, documenten terug op vaste plaats
✓ Adressenbestand opmaken
TIMEMANAGEMENT
Houd rekening met de tijd!
✓ Moet? = noodzakelijke taak of onbelangrijke maar aangename taak uitvoeren
✓ Ik? = ben ik de juiste persoon voor deze taak?
✓ Dit? = moet ik nu met deze taak bezig zijn of iets anders?
✓ Nu? = kan deze taak uitgesteld worden of niet?
INRICHTING VAN BUREAU
Een rommelige bureau → stress → frustratie
✓ gevoel van geen prioriteiten te kunnen stellen
✓ gevoel van hoge werkdruk
✓ gevoel van niet up-to-date te zijn
Organisatie
In- en uitmandjes
✓ uit is voor de te versturen post (intern en extern),
✓ in is voor de inkomende post voor uw dienst
Deskfilesystem
✓ systeem om documenten te rangschikken
✓ voor papieren documenten
✓ voor digitale documenten
❑ Do now of onmiddellijk: vandaag nog doen
❑ Do soon of kortelings: deze week nog te doen
❑ Secrets of medewerkersgeheim: enkel door jou of andere HCMA’s besproken
❑ Read of lees: zaken die je dient door te nemen of te lezen, al dan niet dringend
❑ Pass on of doorgeven: zaken die je dient door te geven
❑ Waiting for information or action of wachtend op informatie of actie: niet
mogelijk iets af te werken want er ontbreekt info
Enkele richtlijnen
✓ Houd de bureau leeg
✓ Ledig de in- mapjes op vaste tijdstippen
✓ Nieuwe info direct in juiste mapjes
✓ Stel deadlines op voor taken
✓ Bij onderbreking van taak, documenten terug op vaste plaats
✓ Adressenbestand opmaken
TIMEMANAGEMENT
Houd rekening met de tijd!
✓ Moet? = noodzakelijke taak of onbelangrijke maar aangename taak uitvoeren
✓ Ik? = ben ik de juiste persoon voor deze taak?
✓ Dit? = moet ik nu met deze taak bezig zijn of iets anders?
✓ Nu? = kan deze taak uitgesteld worden of niet?
