Samenvatting - communicatietraining

Communicatietraining
2 d e semester

Professioneel e-mailen
e-mailetiquette bij AP
1) Gebruik je AP mailadres
2) Formuleer een duidelijk onderwerp
a. Vraag voor examen boekhouden
3) Verzorg je aanspreking
a. Geachte heer Verbert
b. Beste mevrouw Hendrickx
c. Beste meneer, beste mijnheer( informeel)
4) Verzorg je slotgroet
a. Met vriendelijke groeten
b. Vriendelijke groet
5) Onderteken je e-mail met je volledige naam en studierichting
6) Blijf professioneel
a. Is een afspraak dinsdag mogelijk?
b. Alvast bedankt voor uw antwoord.
c. We hopen dat u met deze oplossing geholpen bent.
7) Vermeld de bijlagen duidelijk in je e-mail
a. In de bijlage vindt u mijn bachelor proef.
b. Meer informatie vindt u in bijgevoegde documenten
8) Geef bijlagen een correcte naam

Extra tips
 Spatie na het leesteken, niet ervoor
 Voor beletselteken een spatie
o Jean, Petra, Assia, Marco …
 Laat een witregel na de aanspreking
o 2x enteren
 Check spelling van de naam
 In gewone tekst:
o 8.30 uur of 8.30 u.
 Schrijf nooit woorden volledig in hoofdletters
 Vermijd uitroeptekens en smileys
 Gebruik geen omslachtige, ouderwetse formuleringen:
o Hopend op een gunstig antwoord verblijf ik..

Boodschap
 Formuleer je boodschap gestructureerd, beknopt, volledig en professioneel.
 Gebruik alinea’s
o Inleiding-midden-slot
 Laat een witregel tussen de alinea’s
 Witregel na de aanspreking en voor de slotgroet
 Gebruik u en uw, niet je en jouw
 Gebruik geen afkortingen
o i.p.v, m.b.t
 Check op spellingsfouten

, Feedback geven en ontvangen
Wat is feedback?
 Terugkoppeling aan iemand over het effect van zijn of haar gedrag of prestaties
 Waardevol om te ontvangen als je jezelf of je product wilt verbeteren
 Positief of opbouwend formuleren

Voordelen/doelen
Constructieve werkrelaties opbouwen Persoonlijke groei
Doelstellingen halen en zaken gedaan krijgen Zelfkennis
Verwachtingen afstemmen Kennis van de ander
Gemotiveerd blijven Levenslang leren,..
Feedback goed ontvangen
4 stappen
1) Luister actief en vraag toelichting
2) Toon waardering
3) Beoordeel de feedback
4) Doe iets met de feedback

Soorten
 Feedup
o Waar ga ik heen, wat is mijn doen of welke resultaten?
 Feedback
o Wat heb ik gedaan, hoe heb ik het doel tot nu toe aangepakt?
 Feedforward
o Wat is de volgende stap, wat ga ik verder doen om de gesteld doelen te bereiken?

Feedback geven
 Richt je op resultaat
 Wees constructief en respectvol
 Spreek vanuit IK-boodschappen
 Focus op gedrag of acties
 Wees specifiek en concreet
 Geef nuttige feedback
 Controleer of de ontvanger je goed begrijpt
 Bied ruimte voor reactie
 Stel open vragen
 Benoem emoties of weerstand
 Geef niet te snel je eigen overtuiging op
 Toon expliciet begrip
 Vermijd het woord ‘maar’

Voordelen
 Advies geven aan teamleden
o Zonder conflict of sfeer verpesten
 Groep en individu baat bij constructieve en open feedback
 Nuttige feedback is niet tijdrovend
 Betere samenwerking
 Beter resultaat