Volledige samenvatting eventplanning voor de opleiding eventmanagement (afstandsonderwijs).

Samenvatting
eventplanning
1 Wat is een event?

Een evenement = een speciale, tijd- en ruimtegebonden activiteit die bewust door een initiatiefnemer wordt
gepland (individueel, in groep, organisatiecomité) die gericht is op een specifieke doelgroep om een
bepaald doel te bereiken met behulp van een bepaalde format.

➔ Bepaalde beleving of experience laten meemaken
➔ In bepaalde context → eventsupportmatrix


1.1 De eventsupportmatrix

Eerst nadenken wat je wil bereiken → risico specifieke kansen in een project of deadlines te missen

Projectmanagement helpt je denken = je denkt het proces door en neemt de juiste beslissingen

- Macroniveau: hoe project managen?
- Microniveau: creativiteit, brainstormtechnieken, planningstechnieken


Elementen van een evenement → eventsupportmatrix = ruggengraat van eventplanning:

Projectmanagement/planning

BEFORE DURING AFTER

Concept

HR/personeel
Technisch/logistiek/
technologisch
F&B/catering

Communicatie

Financieel
VVV (veiligheid,
vergunning,
verzekering)


1

,1.2 Eventplanning en projectmanagement

Elk type project binnen een bedrijf helpt om de doelen van dat bedrijf te bereiken, zoals vermeld in de
mission statement.



Er zijn verschillende theoretische modellen voor projectmanagement waarnaar gewoonlijk een project wordt
verdeeld:




Projectmanagement op macroniveau en een theoretisch model nodig om met eventbeheer op macroniveau
om te gaan.



➔ IDEA-model speciaal voor eventplanning op macroniveau:



I Investigate 1 jaar tot 6 maanden op voorhand

D Design 6 tot 2 maanden op voorhand

2 maanden op voorhand tot de nazorg van
E Execute
het event

A Access De dagen na het event



Wanneer je elke fase aanpakt, moet je deze van onderaf op microniveau realiseren. Daarom heb je creatieve
vaardigheden en een aantal planningstools nodig om de eerste fasen te verwezenlijken waarin je de doelen
en uitdagingen analyseert en de antwoorden ontwerpt, meestal vanaf nul.




2

,2 I = INVESTIGATE
2.1 Planning en projectmanagement

Work Breakdown Structure (WBS) = alle aspecten die horen bij het idee of project dat je wilt realiseren
bedenken.

➔ Project in verschillende taken en sequenties opsplitsen
➔ Geen lineair concept = tegelijkertijd op verschillende niveaus werken om efficiënt te zijn



WBS Concept Financieel Communicatie HR Logistiek VVV F&B

Stap 1

Stap 2

Stap …


Na WBS → Backtiming (retroplanning) = nadenken over toegewezen periode om deadline te halen.


<6 <2 <1 <2 <1
Planning < 1 dag D-day 1 dag >
maand maand maand weken week
Concept

Financieel

Communicatie

HR

Logistiek

VVV

F&B


In backtiming beginnen nadenken over draaiboek:

- Algemene eventflow = samenvatting van het programma
- AV = belangrijke momenten in opzet audiovisuele apparatuur
- Rode vlaggen = belangrijke momenten tijdens het evenement
- Mijlpalen = start van nieuwe fasen in je programma


Nadenken over de planning zorgt ervoor dat je plan B kunt vermijden.


3

, 2.2 Concept
2.2.1 Het DNA van een eventconcept


DNA-momenten waaruit een evenement bestaat:

- Entertainment of programma (line-up, artiesten, sprekers)
- Doelgroep
- Tijd
- Plaats
- Naam
- Klasse (of type)
- Management (of organisatie)
- Doel



Elementen bepalen hoe event eruit ziet → staan op affiches, social media,…



2.2.2 Typologie van evenementen
2.2.2.1 Doelen




Event als product:

- Onderscheid tussen events als bron van winst of events als entertainment
- Prijs te hoog = gezien als duur
- Prijs te laag = gezien als niet serieus → no show-effect
- Event evalueren om te zien of prijs oké is → Benchmarken (= vergelijken met andere events)



4