ORM_01_EPM
EXAMEN: EVENT FINANCE AND PARTNERS.
BUDGET........................................................................................................................................ 3
Wat is een budget? .............................................................................................................................. 3
Budget als… ......................................................................................................................................... 3
Verkoopselement. ............................................................................................................................ 3
Communicatietool. .......................................................................................................................... 3
Verplichte stap. ................................................................................................................................ 3
Break-even calculatie....................................................................................................................... 4
Leidraad. .......................................................................................................................................... 4
Functionele kostenindeling. ................................................................................................................ 4
Vaste en variabele kosten. ................................................................................................................... 4
Onvoorziene kosten. ............................................................................................................................ 5
Kosten reductie.................................................................................................................................... 5
BTW...................................................................................................................................................... 6
Verscheidene BTW tarieven. ............................................................................................................ 6
B2B events. .......................................................................................................................................... 6
Private events. ..................................................................................................................................... 7
Voorschotten. ...................................................................................................................................... 7
Subsidies. ............................................................................................................................................. 7
Agency’s. .............................................................................................................................................. 8
Numbers to know. ............................................................................................................................... 8
Suppliers to know. ............................................................................................................................... 8
Meubel leveranciers. ....................................................................................................................... 8
Cateraars. ........................................................................................................................................ 9
(Event) Bloemisten. .......................................................................................................................... 9
(Event) Fotografen. .......................................................................................................................... 9
AV leveranciers. ............................................................................................................................... 9
INSIGHTS.................................................................................................................................... 10
Personeel. .......................................................................................................................................... 10
Ticketverkoop. ................................................................................................................................... 10
Drankinkomsten & optimalisatie. ...................................................................................................... 10
Dranken partnerships. ................................................................................................................... 11
Food op B2C event. ........................................................................................................................... 11
Inkomsten berekenen. ....................................................................................................................... 11
Extra kosten. ...................................................................................................................................... 12
MVB Event Finance & Partners 1
, ORM_01_EPM
SPONSORING VAN EVENTS. ........................................................................................................ 13
Wat is sponsoring? ............................................................................................................................ 13
Vanuit het standpunt van de partner. ............................................................................................... 13
Wat investeren partners in een event? .......................................................................................... 13
Wat verwachten partners in return? ............................................................................................. 13
Hoe meten partners hun return? ................................................................................................... 14
Vanuit mijn standpunt als eventmanager. ......................................................................................... 14
Heb ik partners nodig? .................................................................................................................. 14
Welke directe voordelen kan ik bieden? ........................................................................................ 15
Welke indirecte voordelen kan ik bieden? ..................................................................................... 15
Types van partners. ........................................................................................................................... 15
Partners die in cash investeren. ..................................................................................................... 15
Partners die in ruil investeren. ....................................................................................................... 15
Gedeelte cash, gedeelte ruil. ......................................................................................................... 16
Mediapartners. .............................................................................................................................. 16
Corporate partners. ....................................................................................................................... 17
Overheden. .................................................................................................................................... 17
PARTNERPLAN. ........................................................................................................................... 18
Voorbereiding van het aanbod naar partners. .................................................................................. 18
Zelfanalyse. .................................................................................................................................... 18
Onze doelstelling(en). .................................................................................................................... 18
Partnerniveaus............................................................................................................................... 19
Partnermodel. ................................................................................................................................ 19
Partnerpakketten. .......................................................................................................................... 19
Voorbereiding van de partnerwerving. ............................................................................................. 20
Prospectielijsten............................................................................................................................. 20
Wervingsplan. ................................................................................................................................ 21
PARTNERVOORSTEL, GESPREK EN OVEREENKOMST...................................................................... 22
Inhoud van een partnervoorstel........................................................................................................ 22
Hoe ziet het voorstel er uit? .............................................................................................................. 22
Gesprek.............................................................................................................................................. 22
Overeenkomst. .................................................................................................................................. 23
GASTCOLLEGE – BRUNO VERHOFSTEDE. ...................................................................................... 24
MVB Event Finance & Partners 2
, ORM_01_EPM
BUDGET.
Een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat verondersteld wordt
te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het evenement). Het budget
fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid en het stelt de
doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het
tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten
van allerlei onderdelen in het planningsproces.
WAT IS EEN BUDGET?
• Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
• Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
• Ga in detail!
• Geen verrassingen / no assumptions
BUDGET ALS…
VERKOOPSELEMENT.
• Geeft duiding aan je offerte
• Is iets haalbaar? Reality check bij klant
• Basis van contract
• Transparantie en vertrouwen naar klant toe
COMMUNICATIETOOL.
• Cijfers zijn een universele taal
• Budget is dynamisch
• Tekort is tekort
VERPLICHTE STAP.
• Contractueel verplicht
• Verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
• Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
• Fiscale verplichtingen naar de overheid
MVB Event Finance & Partners 3
EXAMEN: EVENT FINANCE AND PARTNERS.
BUDGET........................................................................................................................................ 3
Wat is een budget? .............................................................................................................................. 3
Budget als… ......................................................................................................................................... 3
Verkoopselement. ............................................................................................................................ 3
Communicatietool. .......................................................................................................................... 3
Verplichte stap. ................................................................................................................................ 3
Break-even calculatie....................................................................................................................... 4
Leidraad. .......................................................................................................................................... 4
Functionele kostenindeling. ................................................................................................................ 4
Vaste en variabele kosten. ................................................................................................................... 4
Onvoorziene kosten. ............................................................................................................................ 5
Kosten reductie.................................................................................................................................... 5
BTW...................................................................................................................................................... 6
Verscheidene BTW tarieven. ............................................................................................................ 6
B2B events. .......................................................................................................................................... 6
Private events. ..................................................................................................................................... 7
Voorschotten. ...................................................................................................................................... 7
Subsidies. ............................................................................................................................................. 7
Agency’s. .............................................................................................................................................. 8
Numbers to know. ............................................................................................................................... 8
Suppliers to know. ............................................................................................................................... 8
Meubel leveranciers. ....................................................................................................................... 8
Cateraars. ........................................................................................................................................ 9
(Event) Bloemisten. .......................................................................................................................... 9
(Event) Fotografen. .......................................................................................................................... 9
AV leveranciers. ............................................................................................................................... 9
INSIGHTS.................................................................................................................................... 10
Personeel. .......................................................................................................................................... 10
Ticketverkoop. ................................................................................................................................... 10
Drankinkomsten & optimalisatie. ...................................................................................................... 10
Dranken partnerships. ................................................................................................................... 11
Food op B2C event. ........................................................................................................................... 11
Inkomsten berekenen. ....................................................................................................................... 11
Extra kosten. ...................................................................................................................................... 12
MVB Event Finance & Partners 1
, ORM_01_EPM
SPONSORING VAN EVENTS. ........................................................................................................ 13
Wat is sponsoring? ............................................................................................................................ 13
Vanuit het standpunt van de partner. ............................................................................................... 13
Wat investeren partners in een event? .......................................................................................... 13
Wat verwachten partners in return? ............................................................................................. 13
Hoe meten partners hun return? ................................................................................................... 14
Vanuit mijn standpunt als eventmanager. ......................................................................................... 14
Heb ik partners nodig? .................................................................................................................. 14
Welke directe voordelen kan ik bieden? ........................................................................................ 15
Welke indirecte voordelen kan ik bieden? ..................................................................................... 15
Types van partners. ........................................................................................................................... 15
Partners die in cash investeren. ..................................................................................................... 15
Partners die in ruil investeren. ....................................................................................................... 15
Gedeelte cash, gedeelte ruil. ......................................................................................................... 16
Mediapartners. .............................................................................................................................. 16
Corporate partners. ....................................................................................................................... 17
Overheden. .................................................................................................................................... 17
PARTNERPLAN. ........................................................................................................................... 18
Voorbereiding van het aanbod naar partners. .................................................................................. 18
Zelfanalyse. .................................................................................................................................... 18
Onze doelstelling(en). .................................................................................................................... 18
Partnerniveaus............................................................................................................................... 19
Partnermodel. ................................................................................................................................ 19
Partnerpakketten. .......................................................................................................................... 19
Voorbereiding van de partnerwerving. ............................................................................................. 20
Prospectielijsten............................................................................................................................. 20
Wervingsplan. ................................................................................................................................ 21
PARTNERVOORSTEL, GESPREK EN OVEREENKOMST...................................................................... 22
Inhoud van een partnervoorstel........................................................................................................ 22
Hoe ziet het voorstel er uit? .............................................................................................................. 22
Gesprek.............................................................................................................................................. 22
Overeenkomst. .................................................................................................................................. 23
GASTCOLLEGE – BRUNO VERHOFSTEDE. ...................................................................................... 24
MVB Event Finance & Partners 2
, ORM_01_EPM
BUDGET.
Een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat verondersteld wordt
te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het evenement). Het budget
fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid en het stelt de
doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het
tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten
van allerlei onderdelen in het planningsproces.
WAT IS EEN BUDGET?
• Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
• Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
• Ga in detail!
• Geen verrassingen / no assumptions
BUDGET ALS…
VERKOOPSELEMENT.
• Geeft duiding aan je offerte
• Is iets haalbaar? Reality check bij klant
• Basis van contract
• Transparantie en vertrouwen naar klant toe
COMMUNICATIETOOL.
• Cijfers zijn een universele taal
• Budget is dynamisch
• Tekort is tekort
VERPLICHTE STAP.
• Contractueel verplicht
• Verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
• Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
• Fiscale verplichtingen naar de overheid
MVB Event Finance & Partners 3
