Personeelsadministratie en e-hrm
Hoofdstuk 1: Sociaal secretariaat of softwarepakket?
Voorbeelden erkende sociale secretariaten:
HR point – Partena – Acerta – SD Workx
Topics waar rond sociaal secretariaten werken:
Vragen rond sociaal recht – loonsberekeningen – vakantie – bonussen –
opstellen contracten – rekruteren
Loonberekeningen uitvoeren a.d.h.v 3 opties
Door sociaal secretariaat
Door loonberekeningsprogramma
Door contractueel akkoord met dienstverlenend bedrijf
E-governement= het gebruik van informatie- en communicatietechnologie om
informatie en diensten aan burgers, bedrijven en overheden ter beschikking te
stellen
Vereenvoudiging en versnelling van de administratieve verplichtingen van
de werkgever
Alles gebeurt elektronisch
- Dimona aangiftes bij tewerkstelling
- Dmfa elektronische aangifte bij RSZ
- Elektronische aangifte van sociale risico’s
Betrokken actoren:
- Medewerker
- Werkgever
- Kruispuntenbank van de sociale zekerheid
Collectieve arbeidsverhoudingen:
Vakorganisaties voor werknemers (ACV – ABVV – ACLVB)
Vakorganisaties voor werkgevers (Agoria – Comeos – VBO – Unizo)
Vakorganisatie= vereniging van werkgevers of werknemers die tot doel heeft
het beroepsbelangen van de leden te verdedigen
Zitten aan tafel met overheid voor wijzigingen rond indexering
Collectief overleg:
CAO = akkoord dat gesloten wordt tussen werknemers- en
werkgeversorganisaties
Het bepaalt de collectieve en individuele betrekkingen tussen werkgever
en werknemer
- Nationaal vlak = NAR
- Per bedrijfssector = PC
1
,Hoofdstuk 2: Personeelsadministratie bij aanwerving
A. Opmaak arbeidsovereenkomst
Verschillende soorten AO’s:
Duur: onbepaalde duur – bepaalde duur – duidelijk omschreven werk –
vervangingsovereenkomst – uitzendarbeid
Omvang: voltijds – deeltijds
Aard: arbeider – bediende – student – handelsvertegenwoordiger –
huisarbeid – telewerk
AO wederkerige overeenkomst: beide partijen nemen verplichtingen tegenover
elkaar op zich
onder gezag van werkgever arbeid verrichten, tegen een vergoeding (loon)
essentiële elementen mogen niet éénzijdig gewijzigd worden
Arbeid: niet noodzakelijk bepaald in AO, wel aan te raden
Loon: kan vermeld worden in AO maar verwijzing naar geldende
minimumloonschaal is ook geldig
Gezag: uurroosters, toezicht op naleving van arbeidstijdregeling
Geschrift: aangewezen maar NIET verplicht om AO
Mondelinge AO beschouwd als voltijdse OK van onbepaalde duur
>< WEL verplicht: overeenkomst bepaalde duur – duidelijk omschreven
werk – vervangingsOK – deeltijdse arbeid – studentenarbeid –
uitzendarbeid
Verplichte vermelding gegevens AO:
- Naam en adres werknemer en werkgever
- Soort contract
- Datum indiensttreding
- Indien AO bepaalde duur einddatum contract
- Plaats tewerkstelling
- Aard van werk
- Loon
- Premies en voordelen
- Indien AO deeltijdse arbeid arbeidsregeling & werkrooster
AO voor uitzendarbeid= OK waarbij een uitzendkracht zich tegenover een
uitzendbureau verbindt om, tegen loon, een toegelaten tijdelijke arbeid bij een
gebruiker te verrichten
Enkel mogelijk bij:
- Vervanging van een vaste werknemer van wie de AO werd geschorst of
beëindigd
- Tijdelijke vermeerdering van werk
- Uitvoering uitzonderlijk werk
- Motief instroom
Verboden bij staking of schorsing AO bij gebrek aan werk wegens
economische oorzaken en slecht weer
2
, Gesloten tussen UITZENDBUREAU en WERKNEMER
Gebruiker: verantwoordelijk voor de wettelijke bepalingen omtrent
reglementering en bescherming van arbeid
Commerciële OK tussen uitzendbureau en gebruiker vereist
Schriftelijke vormvereisten AO uitzendbureau en werknemer
- Intentieverklaring: de intentie om een AO voor uitzendarbeid af te
sluiten
- Interimcontract
Na 2 jaar verplicht vast indienstname uitzendarbeider!
Opeenvolgende AO mogelijk
Voorafgaande toestemming vakbondsafvaardiging indien vervanging vaste
werknemer of tijdelijke vermeerdering werk
Geen vakbondsafvaardiging? Sociaal Fonds van de Uitzendkrachten
Werkpostfiche: beschrijving specifieke taken bedrijf + mogelijke risico’s
Schriftelijke vormvereisten OK uitzendbureau en gebruiker
- Binnen 7 werkdagen vanaf tewerkstelling aanvang werknemer
- Erkenningsnummer uitzendbureau
- Inschrijvingsnummer uitzendbureau bij RSZ
Reden Toegelaten duur van AO voor
uitzendarbeid
Vervanging van een werknemer Duur van de schorsing
waarvan de AO geschorst is
Vervanging van een werknemer 6 maanden + verlenging van 6 maanden
waarvan de AO beëindigd wordt
Tijdelijke vermeerdering van Duur wordt bepaald in onderling
werk overleg met de vakbondsafvaardiging.
Indien er geen vakbondsafvaardiging is:
6 maanden+ verlenging van 6 maanden
+ 6 bijkomende maanden
Uitzonderlijk werk 3 maanden (behalve uitzonderingen)
Sinds 1 september 2013: voor Per uitzendkracht maximum 6 maanden
het ter beschikking stellen van
uitzendkrachten aan gebruikers
met het oog op een vaste
aanwerving (motief instroom)
Verschillen arbeider & bedienden
Loon: tijdstip betaling
- Arbeiders: tweewekelijks
- Bedienden: maandelijks
Loonregeling bij schorsing van AO:
- Gewaarborgd loon bij ziekte langer bij bedienden
- Carensdag: enkel arbeiders
- Schorsing uitvoering AO wegens gebrek aan werk/ slecht weer enkel
arbeiders
- Jaarljkse vakantiegeld:
3
, Arbeiders: RJV
Bedienden: werkgever
- Einde AO
Willekeurig ontslag: verschil que bewijslast
Studentenovereenkomst:
Schriftelijke OK
Contract van bepaalde duur
WERKSTUDENT niet gelijk aan jobstudent
Startbaanovereenkomst:
Synoniem: IBO
Jongeren zo snel mogelijk na afstuderen inschakelen op arbeidsmarkt
Elke werkgever uit de private sector die >= 50 werknemers in dienst heeft
moet 3% van personeelsbestand met SBO tewerkstellen
Elke werkgever uit openbare sector : 1.5% van personeelsbestand
Slaat op tewerkstelling van elke -26 jarige
Vastgesteld met een individueel geschrift
Voorwaarden:
Een van de vormen:
Type 1: AO van bepaalde of onbepaalde duur
Type 2: combinatie van deeltijdse AO met een opleiding
Type 3: een leerovereenkomst, stageovereenkomst
Aangifte tewerkstelling als SBO via DmFa
Voordelen voor werkgever:
Geneiten van lastenverlaging: korting RSZ-bijdrage indien
tewerkstelling van laaggeschoolde jongeren via doelgroepvermindering
‘jonge werknemer’ werkkaart start nodig
Concurrentiebeding: werknemer verbindt zich ertoe om bij vertrek uit de
onderneming geen soortgelijke activiteiten uit te oefenen
Vormvereisten:
- Schriftelijk opstellen
- Akkoord beide partijen noodzakelijk
- Kan in loop van uitvoering ook overeengekomen worden
- Max 12 mnd
- Geografische beperking
- Jaarloon > 33 221 EUR
Scholingsbeding: verbintenis die de werknemer aangaat om een bepaalde tijd
in dienste te blijven bij de werkgever omdat hij op kosten van werkgever een
opleiding mag volgen
Vormvereisten:
- Enkel in AO’s van onbepaalde duur
- Jaarloon > 33 221 EUR
- Schriftelijk opstellen
B. Personeelsdossier – sociale balans – werknemersfiche
4
Hoofdstuk 1: Sociaal secretariaat of softwarepakket?
Voorbeelden erkende sociale secretariaten:
HR point – Partena – Acerta – SD Workx
Topics waar rond sociaal secretariaten werken:
Vragen rond sociaal recht – loonsberekeningen – vakantie – bonussen –
opstellen contracten – rekruteren
Loonberekeningen uitvoeren a.d.h.v 3 opties
Door sociaal secretariaat
Door loonberekeningsprogramma
Door contractueel akkoord met dienstverlenend bedrijf
E-governement= het gebruik van informatie- en communicatietechnologie om
informatie en diensten aan burgers, bedrijven en overheden ter beschikking te
stellen
Vereenvoudiging en versnelling van de administratieve verplichtingen van
de werkgever
Alles gebeurt elektronisch
- Dimona aangiftes bij tewerkstelling
- Dmfa elektronische aangifte bij RSZ
- Elektronische aangifte van sociale risico’s
Betrokken actoren:
- Medewerker
- Werkgever
- Kruispuntenbank van de sociale zekerheid
Collectieve arbeidsverhoudingen:
Vakorganisaties voor werknemers (ACV – ABVV – ACLVB)
Vakorganisaties voor werkgevers (Agoria – Comeos – VBO – Unizo)
Vakorganisatie= vereniging van werkgevers of werknemers die tot doel heeft
het beroepsbelangen van de leden te verdedigen
Zitten aan tafel met overheid voor wijzigingen rond indexering
Collectief overleg:
CAO = akkoord dat gesloten wordt tussen werknemers- en
werkgeversorganisaties
Het bepaalt de collectieve en individuele betrekkingen tussen werkgever
en werknemer
- Nationaal vlak = NAR
- Per bedrijfssector = PC
1
,Hoofdstuk 2: Personeelsadministratie bij aanwerving
A. Opmaak arbeidsovereenkomst
Verschillende soorten AO’s:
Duur: onbepaalde duur – bepaalde duur – duidelijk omschreven werk –
vervangingsovereenkomst – uitzendarbeid
Omvang: voltijds – deeltijds
Aard: arbeider – bediende – student – handelsvertegenwoordiger –
huisarbeid – telewerk
AO wederkerige overeenkomst: beide partijen nemen verplichtingen tegenover
elkaar op zich
onder gezag van werkgever arbeid verrichten, tegen een vergoeding (loon)
essentiële elementen mogen niet éénzijdig gewijzigd worden
Arbeid: niet noodzakelijk bepaald in AO, wel aan te raden
Loon: kan vermeld worden in AO maar verwijzing naar geldende
minimumloonschaal is ook geldig
Gezag: uurroosters, toezicht op naleving van arbeidstijdregeling
Geschrift: aangewezen maar NIET verplicht om AO
Mondelinge AO beschouwd als voltijdse OK van onbepaalde duur
>< WEL verplicht: overeenkomst bepaalde duur – duidelijk omschreven
werk – vervangingsOK – deeltijdse arbeid – studentenarbeid –
uitzendarbeid
Verplichte vermelding gegevens AO:
- Naam en adres werknemer en werkgever
- Soort contract
- Datum indiensttreding
- Indien AO bepaalde duur einddatum contract
- Plaats tewerkstelling
- Aard van werk
- Loon
- Premies en voordelen
- Indien AO deeltijdse arbeid arbeidsregeling & werkrooster
AO voor uitzendarbeid= OK waarbij een uitzendkracht zich tegenover een
uitzendbureau verbindt om, tegen loon, een toegelaten tijdelijke arbeid bij een
gebruiker te verrichten
Enkel mogelijk bij:
- Vervanging van een vaste werknemer van wie de AO werd geschorst of
beëindigd
- Tijdelijke vermeerdering van werk
- Uitvoering uitzonderlijk werk
- Motief instroom
Verboden bij staking of schorsing AO bij gebrek aan werk wegens
economische oorzaken en slecht weer
2
, Gesloten tussen UITZENDBUREAU en WERKNEMER
Gebruiker: verantwoordelijk voor de wettelijke bepalingen omtrent
reglementering en bescherming van arbeid
Commerciële OK tussen uitzendbureau en gebruiker vereist
Schriftelijke vormvereisten AO uitzendbureau en werknemer
- Intentieverklaring: de intentie om een AO voor uitzendarbeid af te
sluiten
- Interimcontract
Na 2 jaar verplicht vast indienstname uitzendarbeider!
Opeenvolgende AO mogelijk
Voorafgaande toestemming vakbondsafvaardiging indien vervanging vaste
werknemer of tijdelijke vermeerdering werk
Geen vakbondsafvaardiging? Sociaal Fonds van de Uitzendkrachten
Werkpostfiche: beschrijving specifieke taken bedrijf + mogelijke risico’s
Schriftelijke vormvereisten OK uitzendbureau en gebruiker
- Binnen 7 werkdagen vanaf tewerkstelling aanvang werknemer
- Erkenningsnummer uitzendbureau
- Inschrijvingsnummer uitzendbureau bij RSZ
Reden Toegelaten duur van AO voor
uitzendarbeid
Vervanging van een werknemer Duur van de schorsing
waarvan de AO geschorst is
Vervanging van een werknemer 6 maanden + verlenging van 6 maanden
waarvan de AO beëindigd wordt
Tijdelijke vermeerdering van Duur wordt bepaald in onderling
werk overleg met de vakbondsafvaardiging.
Indien er geen vakbondsafvaardiging is:
6 maanden+ verlenging van 6 maanden
+ 6 bijkomende maanden
Uitzonderlijk werk 3 maanden (behalve uitzonderingen)
Sinds 1 september 2013: voor Per uitzendkracht maximum 6 maanden
het ter beschikking stellen van
uitzendkrachten aan gebruikers
met het oog op een vaste
aanwerving (motief instroom)
Verschillen arbeider & bedienden
Loon: tijdstip betaling
- Arbeiders: tweewekelijks
- Bedienden: maandelijks
Loonregeling bij schorsing van AO:
- Gewaarborgd loon bij ziekte langer bij bedienden
- Carensdag: enkel arbeiders
- Schorsing uitvoering AO wegens gebrek aan werk/ slecht weer enkel
arbeiders
- Jaarljkse vakantiegeld:
3
, Arbeiders: RJV
Bedienden: werkgever
- Einde AO
Willekeurig ontslag: verschil que bewijslast
Studentenovereenkomst:
Schriftelijke OK
Contract van bepaalde duur
WERKSTUDENT niet gelijk aan jobstudent
Startbaanovereenkomst:
Synoniem: IBO
Jongeren zo snel mogelijk na afstuderen inschakelen op arbeidsmarkt
Elke werkgever uit de private sector die >= 50 werknemers in dienst heeft
moet 3% van personeelsbestand met SBO tewerkstellen
Elke werkgever uit openbare sector : 1.5% van personeelsbestand
Slaat op tewerkstelling van elke -26 jarige
Vastgesteld met een individueel geschrift
Voorwaarden:
Een van de vormen:
Type 1: AO van bepaalde of onbepaalde duur
Type 2: combinatie van deeltijdse AO met een opleiding
Type 3: een leerovereenkomst, stageovereenkomst
Aangifte tewerkstelling als SBO via DmFa
Voordelen voor werkgever:
Geneiten van lastenverlaging: korting RSZ-bijdrage indien
tewerkstelling van laaggeschoolde jongeren via doelgroepvermindering
‘jonge werknemer’ werkkaart start nodig
Concurrentiebeding: werknemer verbindt zich ertoe om bij vertrek uit de
onderneming geen soortgelijke activiteiten uit te oefenen
Vormvereisten:
- Schriftelijk opstellen
- Akkoord beide partijen noodzakelijk
- Kan in loop van uitvoering ook overeengekomen worden
- Max 12 mnd
- Geografische beperking
- Jaarloon > 33 221 EUR
Scholingsbeding: verbintenis die de werknemer aangaat om een bepaalde tijd
in dienste te blijven bij de werkgever omdat hij op kosten van werkgever een
opleiding mag volgen
Vormvereisten:
- Enkel in AO’s van onbepaalde duur
- Jaarloon > 33 221 EUR
- Schriftelijk opstellen
B. Personeelsdossier – sociale balans – werknemersfiche
4
