HR procedures
Jan Geukens
1 Begrippenkader:
Procedure
SLA
KPI
Kengetal en stuurgetallen HR
1.1 Procedure
Reeks instructies die op volgorde moet gedaan worden
Omschrijving van de manier waarop een proces of activiteit wordt uitgevoerd
Vastgelegde manier van handelingen
Specifieke omschreven volgorde van stappen in een proces
Een procedure is te vergelijken met een recept: start met de benodigdheden => leg de procedure uit.
Er wordt verwacht dat iedereen deze volgt in dezelfde volgorde. Dit zodat iedereen dezelfde kwaliteit
levert.
1.1.1 Toepassing in bedrijven
Standaardprocedures
Basis voor opmaak van werkinstructies
Voorbeelden
o ISO 9001: procedures draaien rond kwaliteit. Alles om geen klachten te kunnen
krijgen.
o IT-procedures: alles om aan bepaalde gegevens te raken, met ogen op privacy.
o Inningsprocedure: bepaalde manier volgen om openstaande facturen te incasseren.
=> aanmaningsprocedure, debiteurprocedure
1: herinnering, aanmaning, deurwaarder,…
o Rechtsprocedure: procedure om de rechten van de beide partijen niet te schade.
1.1.2 Voordelen van procedures
Uniformiteit: iedereen gelijk stellen
o alle personen voeren een taak op dezelfde manier uit
o overal te wereld wordt dezelfde methodiek gebruikt
o duidelijkheid over de manier van uitvoering
“alle neuzen in dezelfde richting”
Efficiëntie:
o Goedkoopste aanpak
o Maximale garantie op kwaliteit
o Minimale kans op fouten
“warm water niet terug uitvinden”
Kwaliteit: voldoen aan de eisen van de klant. De normen die je hanteert kunnen
verschillen. Niet elke klant wil hetzelfde of heeft dezelfde eisen.
Interne controle:
, o Belangenvermenging vermijden
2 samen horende acties bijvoorbeeld betalen en bestellen niet door 1
persoon laten uitvoeren => interne controle.
o Misbruik voorkomen
“kat niet bij de melk zetten/ niet om problemen vragen”
Borgen van de know how: toekomst verzekeren van de kennis. De vergaarde kennis opslagen
voor toekomstig nut
o Behoud van expertise in de organisatie
o Registratie van de beste aanpak (best practices)
GMP: good manufaturing practices
o Vakkennis kan software worden
“brain drain” voorkomen = talent niet verspillen
“intelligente” systemen bouwen
1.2 Wat is SLA?
= service level agreement
Afspraak tussen leverancier en klant over de beschikbaarheid van een product of dienst, inclusief de
ondersteuning.
1.2.1 Kenmerken van een SLA
Komen alleen voor bij dienstverlening tussen bedrijven
Geeft de afnemer zekerheid over de bruikbaarheid van een product/dienst
Schriftelijke overeenkomst (contract) met afspraken en voorwaarden
1.2.2 Wat betekend dit voor ons als HR assistant?
HR is in de meeste bedrijven een ondersteunende, dienstverlenende afdeling
Human resources verleent diensten
Impliciete overeenkomst met interne klanten (andere afdelingen) die een behoefte hebben
inzake werving, selectie, training,…
1.3 Wat is KPI?
= kritische prestatie indicator (critical controle points)
Berekeningen
Variabelen om de prestaties van een bedrijf, merk of product te analyseren
Doel: operationele of korte termijn doelstelling
behaald of niet?
KPI wordt meestal door het management gebruikt.
KPI is altijd gelinkt aan doelstellingen.
1.3.1 Waarop KPI’s?
Het succes van een organisatie of van een actie objectief maken door te meten
Dagelijkse, wekelijks of maandelijks feedback geven over de mate waarin doelstellingen al zijn
bereikt/behaald
Stuurinstrument dat vooruitgang of achteruitgang laat zien
o Instrumenten die informatie meten en duidelijk beeldscheppen van de situatie
1.3.2 KPI’s in human resouces:
Voorbeelden:
, Talentbehoud
Verloop
Verzuim: ziekte/ niet komen opdagen
Arbeidsongevallen
1.4 kengetallen
= getal dat periodiek wordt opgenomen in managementrapportering
= percentage, absoluut getal of financieel cijfer
Kengetallen zijn niet gelinkt aan doelstellingen, maar zijn gewone waarnemingen.
1.4.1 Doel kengetallen
Afdelingen met elkaar vergelijken
Vestigingen met elkaar vergelijken
Bedrijven onderling vergelijken (benchmarking)
1.4.2 Voorbeelden kengetallen
Ziekteverzuimpercentage
Instroompercentage
Uitstroompercentage
Gemiddelde leeftijd
Verhoudingen werknemers:
o Vast/tijdelijk
o Voltijds/deeltijds
o Man/vrouw
Oefeningen (werken met kengetallen, juist interpreteren van cijfers)
1.4.3 Berekeningswijzen
% instroom:
aantal WN ∈dienst ∈de loop van de periode
∗100
aantal WN op de eerste dag van de periode
% uitstroom:
aantal WN uit dienst ∈de loop van de periode
∗100
aantalWN op de eerste dag van de periode
% personeelsbeweging:
aantal WN ∈dienst + aantal werknemers uit dienst ∈de loop van de periode
∗100
aantalWN op de eerste dag van de periode+ aantal WN laatste dag :2
% ziekteverzuim:
specifieke verzuimdagen
∗100
totaal te werken dagen
= steeds op niveau van individuele WN
= gemiddelde wordt berekend op organisatieniveau
Bradfordfactor:
= geeft het ziekteverzuim weer maar meer specifiek de invloed ervan op het werk.
Jan Geukens
1 Begrippenkader:
Procedure
SLA
KPI
Kengetal en stuurgetallen HR
1.1 Procedure
Reeks instructies die op volgorde moet gedaan worden
Omschrijving van de manier waarop een proces of activiteit wordt uitgevoerd
Vastgelegde manier van handelingen
Specifieke omschreven volgorde van stappen in een proces
Een procedure is te vergelijken met een recept: start met de benodigdheden => leg de procedure uit.
Er wordt verwacht dat iedereen deze volgt in dezelfde volgorde. Dit zodat iedereen dezelfde kwaliteit
levert.
1.1.1 Toepassing in bedrijven
Standaardprocedures
Basis voor opmaak van werkinstructies
Voorbeelden
o ISO 9001: procedures draaien rond kwaliteit. Alles om geen klachten te kunnen
krijgen.
o IT-procedures: alles om aan bepaalde gegevens te raken, met ogen op privacy.
o Inningsprocedure: bepaalde manier volgen om openstaande facturen te incasseren.
=> aanmaningsprocedure, debiteurprocedure
1: herinnering, aanmaning, deurwaarder,…
o Rechtsprocedure: procedure om de rechten van de beide partijen niet te schade.
1.1.2 Voordelen van procedures
Uniformiteit: iedereen gelijk stellen
o alle personen voeren een taak op dezelfde manier uit
o overal te wereld wordt dezelfde methodiek gebruikt
o duidelijkheid over de manier van uitvoering
“alle neuzen in dezelfde richting”
Efficiëntie:
o Goedkoopste aanpak
o Maximale garantie op kwaliteit
o Minimale kans op fouten
“warm water niet terug uitvinden”
Kwaliteit: voldoen aan de eisen van de klant. De normen die je hanteert kunnen
verschillen. Niet elke klant wil hetzelfde of heeft dezelfde eisen.
Interne controle:
, o Belangenvermenging vermijden
2 samen horende acties bijvoorbeeld betalen en bestellen niet door 1
persoon laten uitvoeren => interne controle.
o Misbruik voorkomen
“kat niet bij de melk zetten/ niet om problemen vragen”
Borgen van de know how: toekomst verzekeren van de kennis. De vergaarde kennis opslagen
voor toekomstig nut
o Behoud van expertise in de organisatie
o Registratie van de beste aanpak (best practices)
GMP: good manufaturing practices
o Vakkennis kan software worden
“brain drain” voorkomen = talent niet verspillen
“intelligente” systemen bouwen
1.2 Wat is SLA?
= service level agreement
Afspraak tussen leverancier en klant over de beschikbaarheid van een product of dienst, inclusief de
ondersteuning.
1.2.1 Kenmerken van een SLA
Komen alleen voor bij dienstverlening tussen bedrijven
Geeft de afnemer zekerheid over de bruikbaarheid van een product/dienst
Schriftelijke overeenkomst (contract) met afspraken en voorwaarden
1.2.2 Wat betekend dit voor ons als HR assistant?
HR is in de meeste bedrijven een ondersteunende, dienstverlenende afdeling
Human resources verleent diensten
Impliciete overeenkomst met interne klanten (andere afdelingen) die een behoefte hebben
inzake werving, selectie, training,…
1.3 Wat is KPI?
= kritische prestatie indicator (critical controle points)
Berekeningen
Variabelen om de prestaties van een bedrijf, merk of product te analyseren
Doel: operationele of korte termijn doelstelling
behaald of niet?
KPI wordt meestal door het management gebruikt.
KPI is altijd gelinkt aan doelstellingen.
1.3.1 Waarop KPI’s?
Het succes van een organisatie of van een actie objectief maken door te meten
Dagelijkse, wekelijks of maandelijks feedback geven over de mate waarin doelstellingen al zijn
bereikt/behaald
Stuurinstrument dat vooruitgang of achteruitgang laat zien
o Instrumenten die informatie meten en duidelijk beeldscheppen van de situatie
1.3.2 KPI’s in human resouces:
Voorbeelden:
, Talentbehoud
Verloop
Verzuim: ziekte/ niet komen opdagen
Arbeidsongevallen
1.4 kengetallen
= getal dat periodiek wordt opgenomen in managementrapportering
= percentage, absoluut getal of financieel cijfer
Kengetallen zijn niet gelinkt aan doelstellingen, maar zijn gewone waarnemingen.
1.4.1 Doel kengetallen
Afdelingen met elkaar vergelijken
Vestigingen met elkaar vergelijken
Bedrijven onderling vergelijken (benchmarking)
1.4.2 Voorbeelden kengetallen
Ziekteverzuimpercentage
Instroompercentage
Uitstroompercentage
Gemiddelde leeftijd
Verhoudingen werknemers:
o Vast/tijdelijk
o Voltijds/deeltijds
o Man/vrouw
Oefeningen (werken met kengetallen, juist interpreteren van cijfers)
1.4.3 Berekeningswijzen
% instroom:
aantal WN ∈dienst ∈de loop van de periode
∗100
aantal WN op de eerste dag van de periode
% uitstroom:
aantal WN uit dienst ∈de loop van de periode
∗100
aantalWN op de eerste dag van de periode
% personeelsbeweging:
aantal WN ∈dienst + aantal werknemers uit dienst ∈de loop van de periode
∗100
aantalWN op de eerste dag van de periode+ aantal WN laatste dag :2
% ziekteverzuim:
specifieke verzuimdagen
∗100
totaal te werken dagen
= steeds op niveau van individuele WN
= gemiddelde wordt berekend op organisatieniveau
Bradfordfactor:
= geeft het ziekteverzuim weer maar meer specifiek de invloed ervan op het werk.
