Strategische event organisatie
H1. Financië
1. Budget
- Budget = continu proces
- Juridisch besluit → bevestiging offertes → bestelbon
- Break even point = punt uit kosten bent
- Laat je bijstaan → na vragen
- ≠ Begroting = bedrijfsvoering komende jaren
- = Toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
• Als verkoops element
o Geeft duiding aan je offerte
o Is iets haalbaar? Reality check bij klant
o Basis van contract
o Transparantie en vertrouwen naar klant toe
• Als communicatietool
o Cijfers zijn een universele taal
o Budget is dynamisch
o Tekort is tekort
• Als verplichte stap
o Contractueel verplicht
o Verplichting naar financiele instelling en/of sponsors
o Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
o Fiscale verplichtingen naar de overheid
• Als break-even calculatie
o Financiele haalbaarheid
o Duidelijkheid in budgettaire ruimte
o Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
2. Kosten reductie
• Volume deals: organiseer je meerder events? Maak een afspraak voor deze
samen met je leverancier.
• Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit rigoreus in!
• Geef mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor.
• Targets, budget, comissie,..
• Vraag verschillende offertes op
• Let wel dat je niet altijd voor de goedkoopste gaat = veel cowboys
• Kwaliteit is key!
• Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
• Let op voor verborgen en variable kosten binnen een offerte
• Bv: werkuren, transport,..
3. BTW
• 0%
- Optreden van een artiest voor een externe organisator onder KVR
- Dag en weekbladen die min. 48 keer/jaar verschijnen
- Kleine ondernemingen met een jaaromzet kleiner dan €25000
, Strategische event organisatie
• 6%
- Uitvoerende muzikale prestaties
- Cateraar die eten komt leveren(!)
- Personenvervoer (Taxi’s,..)
- Hotels & Campings
- Auteursrechten
• 12%
- Restaurant en cateringdiensten (in een normaal scenario)
- Dit impliceert bediening
- Let op: ook foodtrucks
-
• 21%
- Rest
In casu: hoe zit het met agency’s?
• Agency of organisatie fee:
• Varrieert van project tot project
• Soms fixe fee soms een procent (+- 10-15%)
• Inkoop/verkoop principe
• Doordat je als agency veel aankoopt kan je volumekortingen bedingen
• Deze ‘commerciële kortingen’ zijn je marge dat je op dat product hebt
• Note: soms kan het voorkomen dat je klant rechstreeks zal aankopen
zodat je deze marges niet hebt.
• Uren calcullatie: sommige agency’s werken ‘in regie’ met de uren, deze gaan
ze afhankelijk van de gepresteerde uren doorrekenen.
Numbers to know
• Op een gezond B2B event draai je als bedrijf wenselijk rond de 26 % marge
• Varrieert van project tot project!
• Afhankelijk van veel factoren.
• Commerciele kortingen
• Op basis van relatie / volume die je afneemt bij een leverancier.
• Gaat van 5% tot 30% afhankelijk van welke leverancier
• Uurloon freelancer ligt tussen de €35 en €50 ex btw
• Dagprijs freelancer in de eventsector:
• Min €250 ex btw voor pre productie dag
• Productie/ show dagen min €350 ex btw
• Afhankelijk van de omvang van het project kan dit sterk verschillen,
project fee’s zijn niet ongewoon
• Dit lijkt veel maar na aftrek belastingen en andere kosten hou je +- de
helft over.
H2. Production & operation
1. Site plan/ technisch tekenen
• Verplicht voor overheid (vergunningen..)
• Professioneel naar klant toe
• Essentieel bij planning
- Hoeveel lopende meter werfhekkens
• Werkinstrument bij opbouw
H1. Financië
1. Budget
- Budget = continu proces
- Juridisch besluit → bevestiging offertes → bestelbon
- Break even point = punt uit kosten bent
- Laat je bijstaan → na vragen
- ≠ Begroting = bedrijfsvoering komende jaren
- = Toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
• Als verkoops element
o Geeft duiding aan je offerte
o Is iets haalbaar? Reality check bij klant
o Basis van contract
o Transparantie en vertrouwen naar klant toe
• Als communicatietool
o Cijfers zijn een universele taal
o Budget is dynamisch
o Tekort is tekort
• Als verplichte stap
o Contractueel verplicht
o Verplichting naar financiele instelling en/of sponsors
o Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
o Fiscale verplichtingen naar de overheid
• Als break-even calculatie
o Financiele haalbaarheid
o Duidelijkheid in budgettaire ruimte
o Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
2. Kosten reductie
• Volume deals: organiseer je meerder events? Maak een afspraak voor deze
samen met je leverancier.
• Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit rigoreus in!
• Geef mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor.
• Targets, budget, comissie,..
• Vraag verschillende offertes op
• Let wel dat je niet altijd voor de goedkoopste gaat = veel cowboys
• Kwaliteit is key!
• Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
• Let op voor verborgen en variable kosten binnen een offerte
• Bv: werkuren, transport,..
3. BTW
• 0%
- Optreden van een artiest voor een externe organisator onder KVR
- Dag en weekbladen die min. 48 keer/jaar verschijnen
- Kleine ondernemingen met een jaaromzet kleiner dan €25000
, Strategische event organisatie
• 6%
- Uitvoerende muzikale prestaties
- Cateraar die eten komt leveren(!)
- Personenvervoer (Taxi’s,..)
- Hotels & Campings
- Auteursrechten
• 12%
- Restaurant en cateringdiensten (in een normaal scenario)
- Dit impliceert bediening
- Let op: ook foodtrucks
-
• 21%
- Rest
In casu: hoe zit het met agency’s?
• Agency of organisatie fee:
• Varrieert van project tot project
• Soms fixe fee soms een procent (+- 10-15%)
• Inkoop/verkoop principe
• Doordat je als agency veel aankoopt kan je volumekortingen bedingen
• Deze ‘commerciële kortingen’ zijn je marge dat je op dat product hebt
• Note: soms kan het voorkomen dat je klant rechstreeks zal aankopen
zodat je deze marges niet hebt.
• Uren calcullatie: sommige agency’s werken ‘in regie’ met de uren, deze gaan
ze afhankelijk van de gepresteerde uren doorrekenen.
Numbers to know
• Op een gezond B2B event draai je als bedrijf wenselijk rond de 26 % marge
• Varrieert van project tot project!
• Afhankelijk van veel factoren.
• Commerciele kortingen
• Op basis van relatie / volume die je afneemt bij een leverancier.
• Gaat van 5% tot 30% afhankelijk van welke leverancier
• Uurloon freelancer ligt tussen de €35 en €50 ex btw
• Dagprijs freelancer in de eventsector:
• Min €250 ex btw voor pre productie dag
• Productie/ show dagen min €350 ex btw
• Afhankelijk van de omvang van het project kan dit sterk verschillen,
project fee’s zijn niet ongewoon
• Dit lijkt veel maar na aftrek belastingen en andere kosten hou je +- de
helft over.
H2. Production & operation
1. Site plan/ technisch tekenen
• Verplicht voor overheid (vergunningen..)
• Professioneel naar klant toe
• Essentieel bij planning
- Hoeveel lopende meter werfhekkens
• Werkinstrument bij opbouw
