Samenvatting event essentials KdG 1ste jaar

EVENT ESSENTIALS LES 1 :
Concrete zaken bij event Essentials :

1

,  Hoe ziet de eventsector eruit?
 Hoe begin ik aan een opdracht na de briefing?
 Hoe start ik met een concept?
 Hoe maak ik een basisbudget op?
 Wie of wat moet ik zoeken qua toeleveranciers?
 Hoe vraag ik best offertes op?

EVENT SOORTEN 


1) PRIVÉ EVENEMENTEN :
 Trouwfeesten
 Grote verjaardagsfeesten
 Jubilea
 Communiefeesten


2) BEDRIJFSEVENTS / CORPORATE EVENTS :
 Personeelsfeest
 Klantenfeest
 Award show
 Festival
 Team building
 Beurzen
 Family day
 Congressen en seminaries
 Productvoorstellingen
 …

2 TYPES EVENTS :


PUBLIEKEVENTS (B2C) :
 Openbaar
 gericht op privépersonen
 inzet van media & promotiemiddelen
 deel van een marketingmix


ZAKELIJKE EVENTS (B2B) :
 vastomlijnde doelgroep
 waarmee de opdrachtgever een relatie heeft of wil
 opbouwen

Vanaf wanneer spreek je van een event ? => als een bepaald iets plaatsvindt op
een bepaald moment op een bepaalde plek




2

,The perfect serve => bij een bepaald soort event zoals martini event is het
belangrijk om dezelfde glazen te hebben, hoeveelheid ijsblokjes per glas, garnish
moet kloppen bij drankjes…

HOE BEGIN JE AAN EEN EVENT :

BRIEFING !!!!

2 briefing momenten die KEY zijn =>

1) opdrachtgever => event agency
2) event agency => leveranciers
a) door briefen aan leveranciers is ook belangrijk omwille van hoeveel
mensen er zijn, profiel van mensen, welk concept… => belangrijk
om een goede offerte te maken.

BELANGRIJKE ELEMENTEN IN EEN BRIEFING :

• Wie is de klant? - WIE
• Doelgroep: klanten, personeel, pers, aandeelhouders,… - WIE
• Aantal personen (met of zonder partner?) - WIE
• Thema/concept – WAT
• Locatie en bereikbaarheid - WAAR
• Datum event (en dus deadlines) - WANNEER
• Doelstelling event / de ‘gelegenheid’ - WAAROM
• Budget
• Taal

Deze parameters kunnen gedefinieerd worden door de klant of mogen vrij
worden ingevuld door het agentschap of de organiserende partij

DEELASPECTEN VAN EEN EVENT :

 Infrastructuur / Locatie
 Logistiek
 Decoratie
 Catering
 Techniek
 Entertainment
 People
 Communicatie
 Veiligheid

HOE PAK JE EEN BRIEFING AAN ? :

VAN BRIEFING NAAR EVENT :

BRAINSTORMFASE :

 Parameters & deelaspecten bekijken
 Innovatief en creatief zijn
3

,  Nieuwe concepten bedenken
 Frisse ideeën die ook uitvoerbaar zijn (de ‘feasability’)

Agentschappen & associaties / full service event agencies :

 Mediamixer
 Fast Forward events
 MeetMarcel
 DDMC
 The Oval Office
 Open the Fridge
 Balthazar
 Jada events
 Event Masters

Specialisten :

Niche-minded agency : gespecialiseerd in één van deze zaken:

 Kant- en klare (teambuilding) packages (Event Masters)
 Brandactivation bureaus (CityCubes)
 Incentives (Cosmopolitan Incentives)
 Weddingplanners

Event specifieke media :

Probeer als beginnend eventmanager zoveel mogelijk informatie te vergaren.

Zoekplatforms op internet zijn een goede start voor je zoektocht.
(eventplanner.be, eventonline.be, dnls.be, rendevenement.be,
experiencemagazine.be, eventnews.be)

Ook dankzij vakliteratuur blijf je op de hoogte van het landschap en evoluties:

 Experience magazine
 Media Marketing
 Pub

Blogs van agencies of event professionals kunnen een grote bron van inspiratie
zijn.

BENELUX EVENT AWARDS (BEA) :

Jaarlijks event gereorganiseerd door het vakblad Experience. Zij onderscheiden
de beste events van het desbetreffende jaar met een award: Goud, zilver en
brons.


LES 2 :
4