Samenvatting Project Canvas

Projectmanagement:

Een project is:
• Een tijdelijke samenwerking (met begin- en einddatum) met een opdrachtgever en
projectmanager
• Het team is multidisciplinair samengesteld met mensen uit verschillende vakgebieden
(iedereen op zijn eigen specialiteit voor beste resultaat)
• Er zijn vooraf duidelijke doelen geformuleerd
• Er is vooraf een budget (geld) vastgesteld
• Er is vooraf een einddatum (tijd) vastgesteld wanneer het project klaar moet zijn

Je werkt aan iets eenmaligs, iets unieks, iets wat verandering met zich meebrengt
Een project is iets unieks omdat het eenmalig wordt gebouwd en als het af is, is het af en wordt het
project geëindigd.

Het beginpunt van het project is meestal niet eenvoudig en eenduidig aan te geven. Het begint vaak
met een idee of probleem waar een of meer mensen aandacht besteden. Soms is er al een ‘eigenaar’
van het idee of van het probleem, soms is het onduidelijk wie zich verantwoordelijk voelt. Het gaat
steeds er systematischer aan toe. Het begin wordt gekenmerkt aan: improviseren, door trial-and-
error.

Vijf kernvragen en vijftien elementen:
Wat, wie, hoe, waarbinnen en waarmee
Wat: doelen op achtergrond, het probleem of de uitdaging, de doelen, het resultaat en de
afbakening van de elementen.
Wie: de opdrachtgever, belanghebbende en het projectteam.
Hoe: bestaat uit de elementen, aanpak, risico’s en afhankelijkheden.
Waarbinnen: aandacht besteden aan randvoorwaarden en kwaliteit.
Waarmee: elementen tijd en geld.




Synoniemen zijn: Het projectplan en projectinitiatiedocument.

,Project van begin naar het resultaat:




Vormgeven -> Uitvoeren -> Afronden en gebruiken

Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het realiseren van een uniek
resultaat dat bijdraagt aan het behalen van bepaalde doelen.

• Het doel zegt iets over de gewenste toekomstige situatie (bijvoorbeeld ‘hogere
klanttevredenheid’ of ‘lager ziekteverzuim’). Vaak is het doel van heel veel verschillende
zaken afhankelijk (zoals marktontwikkelingen, sociale trends, concurrentie).
• Het resultaat is wat er aan het eind van het project opgeleverd wordt. Dit is iets tastbaars, of
in ieder geval iets concreets (zoals een promotiecampagne, een nieuw informatiesysteem of
een geheel opnieuw ingerichte winkel).
• Het resultaat draagt bij aan het behalen van het doel.
• Als projectleider neem je verantwoordelijkheid voor het concreet afgesproken resultaat, niet
voor het behalen van de (hoger gelegen, complexe) doelen.

Drie principes van projectmanagement:
1. Eerst denken, dan doen.
2. Van voren naar achteren en van achteren naar voren het project doordenken.
3. Werken van grof naar fijn.

Van grof naar fijn:
1. Uit welke ‘hoofdmoten’ bestaat het werk?
(Structuur op inhoud)

2.Welke fases gaat het project doorlopen?
(structuur a.d.h.v. de tijd)

Grafisch komt dit als volgt terug in een planning:
• Van boven naar beneden zie je de structuur op inhoud (geen ‘platte lijst met rijpe en groene
taken’).
• Van links naar rechts zie je de structuur in tijd, met bepalende momenten (beslismomenten,
faseovergangen) duidelijk zichtbaar.

, Een goede planning bevat deze vragen:
-Wat moet wanneer worden opgeleverd?
-Wat er moet gebeuren voor de op te leveren producten?
-Wat gebeurt individueel, in duo’s of met het hele team?
-Wie is waar concreet verantwoordelijk voor?

Met ‘werkplanning’ bedoelen we de planning die jullie als team gebruiken bij het schrijven van het
businessplan. Dit is niet de introductieplanning die je als onderdeel van het businessplan gaat
opleveren.

 Het wekelijks overleg is de hartslag van je project
 De planning weerspiegelt altijd wat jullie te doen staat
(in detail voor een paar weken, globaal voor het geheel).
 Tijdens het overleg bepaal je of je nog op koers bent richting succes. De planning wordt
bijgewerkt.
 Je loopt pas weg als duidelijk is wat er de komende week moet gebeuren en als iedereen
weet wat zijn of haar taken zijn.
 De projectplanning wordt wekelijks bijgewerkt, tijdens óf direct na het projectoverleg.
 Tijdens het overleg is er altijd iemand die de planning bijwerkt, óf notities maakt om na het
overleg te verwerken.
 Nieuwe en gewijzigde activiteiten
 Veranderde datums
 Toegevoegde en gewijzigde namen
 Liever een projectteam zonder notulist, dan een projectteam zonder planner!
 Tijdens het projectoverleg neem je de belangrijke besluiten.
 Gedurende de week worden besluitpunten op de agenda gezet.
 Natuurlijk kan niet alles wachten tot het projectoverleg, maar bij goed vooruitkijken tijdens
het projectoverleg zijn ad-hoc besluiten veel minder nodig.
 Een vergaderagenda waarbij de planning nadrukkelijk centraal staat:
 Terugblik afgelopen week a.d.h.v. de planning
 Lopende zaken (alles op de ‘vandaag-lijn’ in de planning)
 Vooruitblik komende 2 weken a.d.h.v. de planning (detail)
 Vooruitblik rest van het project (globaal)
 Overige onderwerpen ter bespreking
 Onder elke van deze kopjes kunnen gedurende de week agendapunten worden geplaatst
 Als alle afspraken die gemaakt worden in de planning worden verwerkt, is een actielijst
feitelijk niet nodig!