Samenvatting Start To Organise semester 1

Hoofdstuk 1

Overzicht




Procesbeschrijving

= schriftelijke procedure die de dagdagelijkse handelingen vast legt

Geeft weer welke eisen de leidinggevende kan stellen i.v.m. de uitvoering van het werk

- Wat moet erin staat?
o Het doel van het proces
o De middelen die gebruikt worden
o De eindverantwoordelijke
o De activiteiten in de juiste volgorde
o De ICT-systemen
o De documenten en formulieren die gebruikt worden
- Waarom?
o Communiceren
 Het inwerken van een nieuwe collega
o Control
 Om meer rollen te vervullen: ondersteunend, adviserend, organiserend en
leidinggevend werk
o Besturen
 Opkomst van deeltijds werk
 Een trend ontstond naar clusters van managementassistent i.p.v. een één-
op-één verhouding
 De leidinggevende geeft leiding vanop een afstand i.p.v. meer gedetailleerde
richtlijnen
o Inzicht geven
 Het is nuttig te weten wat de relaties tussen de verschillende afdelingen zijn
o Aantonen
 Toont aan dat een proces volgens bepaalde kwaliteitseisen wordt uitgevoerd

1

, - Voor wie?
o Een nieuwe collega
o De leidinggevende
o De kwaliteitsmanager
o ICT’ers: ontwerpers, testers
o De accountant
o Een certificerende instelling
- Hoe opstellen?
o Inventarisatie van de werkzaamheden
 Noteer elke dag welke werkzaamheden je uitvoert. Doe dit gedetailleerd.
 Alle materialen en hulpmiddelen. Noteer BV. hoe het kopieerautomaat
werkt.
 Wie voert de werkzaamheden uit en wie is betrokken
o Audit van de beschrijving (audit = een onderzoek naar de procesmatige werking
binnen een organisatie)
o Optimalisering
 Doe voorstellen voor een verbetering van de werking
 Bespreek met een leidinggevende
 Pas de procedure aan volgens de verbeterde versie
- Hoe de procedure bewaken?
o Wees kritisch op je eigen werk
o Noteer alle uitzonderingen op gemaakte afspraken
o Noteer alle klachten
o Stel prestatie-indicatoren op (=KPI’s)
o Hou bij hoe je het doet ten overstaan van de KPI’s
o Stel tevredenheidsenquêtes op
o Rapporteer op resultaat

Het overleg

- Waarom?
o Verbetering van communicatie tussen de verschillende afdelingen
o Teamleden met elkaar afstemmen
- Hoe?
o Het opzetten
o De eerste bijeenkomst
o Van één keer naar structureel
o Publiceren van besluiten
o Evalueren
- Het staand overleg
o Vergroot de betrokkenheid
o 10 minuten
o Dagelijks
o Rond een verbeterbord
 Planning
 Doelen
 Verbeteracties
 Prestaties

2