BDKIOM13R1 Interne organisatie OPM en MIS
OPM; Operations management = Organisatiedeel dat gaat over de productie van goederen en diensten.
Het is verantwoordelijk voor het effectief en efficiënt verloop van operaties binnen een bedrijf. Het is ook de
discipline die instaat voor de toevoer van grondstoffen en logistieke acties.
MIS; Managementinformatiesysteem = Een informatiesysteem dat wordt gebruikt voor besluitvorming en voor
de coördinatie, controle, analyse en visualisatie van informatie in een organisatie.
De kritische succes factor, afgekort KSF is de belangrijkste succes factor van een bedrijf.
Het model duivelselastiek wordt zo genoemd omdat als er een KSF gekozen wordt het snel ten koste van de
andere KSF's gaat. Zo is het moeilijk om heel efficiënt (goedkoop) te zijn en tegelijkertijd flexibel. Het is wel
mogelijk om meerdere KSF's te kiezen maar het is gebruikelijk om er maximaal 2 te kiezen.
Het is niet de bedoeling om de andere factoren te negeren, elk bedrijf moet bijvoorbeeld efficiënt en
betrouwbaar zijn. Maar de gekozen KSF('s) is het speerpunt waar het bedrijf bekend om staat. Een KSF wordt
dus in het achterhoofd gehouden bij alle onderdelen van bedrijfsvoering.
Doorlooptijd: De totale tijd tussen het verzoek om een
bepaald product of dienst te leveren en het feitelijke
aanleveren.
Klantgerichtheid: Een klantgerichte organisatie stelt de klant
centraal: bij zaken zoals verkoop, service, het onderhouden van
contacten en de communicatie.
Efficiency: Een activiteit is doelmatig of efficiënt als weinig
middelen nodig zijn voor het behalen van het resultaat van die
activiteit.
Flexibiliteit: Eigenschap of situatie dat iets of iemand zich kan
aanpassen aan de situatie als die verandert.
Betrouwbaarheid: De mate van eerlijkheid of geloofwaardigheid
van een persoon.
Innovativiteit: Aandacht is gericht op toekomst.
KPI is de afkorting voor kritieke prestatie-indicator.
Met kritieke prestatie-indicatoren kun je de prestaties (KSF)
van je organisatie, je teams en de afzonderlijke medewerkers
meten. Ze maken de voortgang meetbaar en concreet.
Treacy and Wiersma:
Product leadership: Gaat om excelleren op productkwaliteit,
innovatie en merkmarketing.
Customer intimacy: Staat uitblinken in klantaandacht en
klantenservice centraal.
Operantional Excellence: Gaat om een uitblinkend
productieproces met superieure operaties en uitvoering.
1
Afaf Zadnane
,H1 Processen en procesmanagement
Procesmanager: Het actief bezig zijn met het invoeren van procesverbeteringen en de invoering van een nieuw
kwaliteitssysteem. Taken:
- Afstemmen van informatiebehoefte.
- Het beoordelen en controleren van prestatie. (Productieproces en beheerorganisatie)
Procesmanagement: Zorgt ervoor dat processen op elkaar afstemmen en dat processen verbeterd worden.
(Recept)
Kenmerken van processen
- Een proces bestaat uit fasen.
- Bij een proces is er sprake van input en output. (Pinda’s) (Pindakaas)
- Output is gewenst of ongewenst.
- Een proces is dynamisch.
- Er is sprake van transformatie of verandering. (Mensen en machines)
- Er kan onderscheid worden gemaakt tussen natuurlijke (roest)
en onnatuurlijke (kunstmatige, bij elke stap moet er middelen worden toegevoegd) processen.
Beweringstijd.
- Besturingsinformatie
- Er kan onderscheid worden gemaakt tussen continue en discontinue processen.
- De handelingen en fasen kunnen worden beschreven en schematisch worden weergegeven. Daarnaast kan
een proces ook als deelproces worden beschouwd van één of meerdere andere processen.
- Je kunt processen op verschillende schaal bekijken. Men spreek dan over
verschillende aggregatieniveaus. Een hoog aggregatieniveau is dat van een
gehele organisatie en een laag aggregatieniveau is bijvoorbeeld op het niveau
van een deelbewerking of deelproces.
- Transformatie kan op de volgende manieren plaatsvinden:
- Veranderen van uiterlijke vorm.
- Veranderen van chemische aard.
- Verplaatsing.
- Opslag.
- Behandeling.
- Elk proces of deelproces vindt plaats in een omgeving. Je kunt de omgeving van het proces definiëren als al
wat buiten het proces ligt. Maar wel invloed heeft op het proces of beïnvloed wordt door het proces.
Procesmanagement: Het herkennen analyseren, ontwerpen, implementeren en aansturen van processen.
Dit wordt niet alleen toegepast op economisch vlak maar ook…
- Het doorvoeren van een reorganisatie.
- Het ontwikkelen van een nieuw product.
- Het veroveren van een nieuwe markt.
- Iets doen aan de eenzaamheid van ouderen.
- Het ontwikkelen van een beleid dar de bereikbaarheid van de randstad verbetert.
- Het verzelfstandigen van een overheidsdienst.
- Gebiedsontwikkeling.
Aspecten van procesmanagement
- Organisatie: procesmanagement gaat ook over mensen vandaar dat organisatie van groot belang is.
- Normen en regels: er gelden altijd bepaalde normen en standaarden. (Kwaliteitsstandaarden of wet- en
regelgeving).
- Input en output: het gaat altijd over wat erin gaat en wat eruit komt, en dat beheersen.
- Informatie en communicatie: voor het managen van processen heb je informatie over het te besturen
proces nodig.
- Tijd: iedere processtap heeft een bepaalde plaats in de tijd, de ene stap is afhankelijk van de andere.
- Plaats: plek van het proces is van belang bij het procesmanagement, waar laat je iets plaatsvinden en
waarom?
2
Afaf Zadnane
,Fasen procesmanagement
1. Herkennen
2. Analyseren
3. (Her)ontwerpen
4. Implementeren (Iets voor het eerst invoeren, gegevens etc.).
5. Afstemmen
6. (Bij/be) sturen
Waarom procesmanagement?
- Brengt helder de activiteiten en hun relaties in kaart.
- Het zorgt voor begrip bij alle betrokkenen.
- Je kunt problemen en hun oorzaken beter lokaliseren.
- Processen kunnen gemakkelijker worden verbeterd.
- Zorgt voor betere afstemming van (deel)processen.
- Biedt mogelijkheden tot benchmarking.
- Laat zien welke activiteiten waarde toevoegen.
Procesbeheersing:
Het analyseren: Kijken wat beter kan.
Afstemmen: Regelen alle partijen op de hoogte is van elkaars activiteiten (ook buiten het proces kijken).
Bijsturen: Kleine koersen uitkeren om de juiste koers te volgen.
- Effectiviteit: Datgene doen wat beoogt te doen.
- Efficiëntie: De hoeveelheid inspanning, energie of geld die het kost om een bepaalde activiteit uit te voeren.
Naast effectiviteit en efficiëntie zijn de volgende zaken van belang bij het beheersen van processen:
- Bestuurbaarheid: Beheersen van processen.
- Risico’s: En veiligheid (van processen) in kaart brengen en beheersen.
- Kwaliteit: PDCA (plan, do, check, act).
- Robuustheid: Hoe gevoelig is een proces voor storingen buitenaf, foutieve input bv.
- Flexibiliteit: Processen zoveel mogelijk vereenvoudigen en standaardiseren, maar niet ten koste van
flexibiliteit, oppassen voor robuustheid.
Bij procesautomatisering in het algemeen gaat het om het vervangen van menselijk arbeid door machines. De
drijfveer is economisch. Geautomatiseerde processen verlopen vaak efficiënter en ook de kwaliteit van
geautomatiseerde processen is in veel gevallen beter.
De procesmanager: Houdt zich bezig met procesmanagement. Dit kunnen fysieke processen zijn, zoals een
productieproces in een fabriek. Maar dit kunnen ook niet-fysieke processen zijn, zoals een bestuurlijk proces of
een juridisch proces.
Een kwaliteitsmanager: Helpt bedrijf ven om de kwaliteit van hun processen en hun uitkomsten te beheersen.
Een hulpmiddel is de Cirkel van Deming: de plan-do-check-act cyclus.
De programmamanager: Houdt zich bezig met het doorvoeren van procesveranderingen in complexe situaties
met grote impact op de bestaande organisatie. Het gaat daarbij om trajecten met veel onzekerheden en risico’s
en waarbij er een duidelijke aansluiting is met de strategie van het bedrijf.
De procesmatige aanpak van een gebiedsontwikkeling: Zit hem in het feit dat het verandertraject als een
proces wordt beschouwd dat weer bestaat uit verschillende deelprocessen.
3
Afaf Zadnane
, H2 Processen herkennen
Een bedrijfsproces: Is een geordend geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende activiteiten waarbij
input wordt omgezet in output, waarbij toegevoegde waarde gecreëerd wordt voor interne of externe
klanten met een specifiek doel.
Bedrijfsproces heeft drie basiskenmerken:
1. Het proces heeft een begin en een eind met input en output.
2. Een proces voegt waarde toe voor haar (interne/ externe) klant.
3. Het proces is gericht op resultaat voor har (interne/
externe) klant.
Soorten processen
- Primaire processen: Processen die direct waarde
toevoegen aan een product of dienst. (Gehele
waardetoevoegingsproces, kernactiviteiten).
- Ondersteunde processen: Processen die niet direct te
maken hebben met de totstandkoming van een product of
dienst. (Procesmatige totstandkoming).
- Bestuurlijke processen: Deze processen vormen de sleutel
voor het sturen en controleren van iedere organisatie.
(Managementprocessen).
Verschillen primaire en ondersteunende proces:
- Ondersteunende processen worden vaak anders georganiseerd. Vaak werk je dan zelfstandiger.
- Aan ondersteunende processen wordt anders leidinggegeven, die medewerkers zijn vaker hoger opgeleid.
- Binnen het primaire proces is afstemming tussen schakels belangrijk om efficiënt en kostenbewust te
kunnen opereren.
- Ondersteunende processen worden vaak geclusterd tot stafdiensten en het primaire proces is vaak in de
lijn georganiseerd.
Primair:
Inbound logistic: Grondstoffen, in contact met externe bedrijven zoals leveranciers.
Operations: Activiteiten, die zetten de input om in het gewenste product.
Outbound logistics: De weg naar de klant vinden. Het product kan direct worden verzonden of moet een tijdje
worden opgeslagen.
Marketing & Sale: Maak kennis met het product en overweeg serieus om ze aan te schaffen.
Service: Dienst na verkoop.
Secundair:
Firm Infrastructure: De bedrijfsinfrastructuur bestaat uit een aantal activiteiten waaronder algemeen
(strategisch) management, planning, financiën, boekhouding, juridische zaken, overheidszaken en
kwaliteitsmanagement.
Human Resource Management: Aanwerven, aannemen (en ontslaan), opleiden, ontwikkelen en belonen van
alle soorten personeel.
Technology Development: Het product en het proces te verbeteren.
Procurement: Machines, laboratoriumapparatuur, kantoorapparatuur en gebouwen.
4
Afaf Zadnane
OPM; Operations management = Organisatiedeel dat gaat over de productie van goederen en diensten.
Het is verantwoordelijk voor het effectief en efficiënt verloop van operaties binnen een bedrijf. Het is ook de
discipline die instaat voor de toevoer van grondstoffen en logistieke acties.
MIS; Managementinformatiesysteem = Een informatiesysteem dat wordt gebruikt voor besluitvorming en voor
de coördinatie, controle, analyse en visualisatie van informatie in een organisatie.
De kritische succes factor, afgekort KSF is de belangrijkste succes factor van een bedrijf.
Het model duivelselastiek wordt zo genoemd omdat als er een KSF gekozen wordt het snel ten koste van de
andere KSF's gaat. Zo is het moeilijk om heel efficiënt (goedkoop) te zijn en tegelijkertijd flexibel. Het is wel
mogelijk om meerdere KSF's te kiezen maar het is gebruikelijk om er maximaal 2 te kiezen.
Het is niet de bedoeling om de andere factoren te negeren, elk bedrijf moet bijvoorbeeld efficiënt en
betrouwbaar zijn. Maar de gekozen KSF('s) is het speerpunt waar het bedrijf bekend om staat. Een KSF wordt
dus in het achterhoofd gehouden bij alle onderdelen van bedrijfsvoering.
Doorlooptijd: De totale tijd tussen het verzoek om een
bepaald product of dienst te leveren en het feitelijke
aanleveren.
Klantgerichtheid: Een klantgerichte organisatie stelt de klant
centraal: bij zaken zoals verkoop, service, het onderhouden van
contacten en de communicatie.
Efficiency: Een activiteit is doelmatig of efficiënt als weinig
middelen nodig zijn voor het behalen van het resultaat van die
activiteit.
Flexibiliteit: Eigenschap of situatie dat iets of iemand zich kan
aanpassen aan de situatie als die verandert.
Betrouwbaarheid: De mate van eerlijkheid of geloofwaardigheid
van een persoon.
Innovativiteit: Aandacht is gericht op toekomst.
KPI is de afkorting voor kritieke prestatie-indicator.
Met kritieke prestatie-indicatoren kun je de prestaties (KSF)
van je organisatie, je teams en de afzonderlijke medewerkers
meten. Ze maken de voortgang meetbaar en concreet.
Treacy and Wiersma:
Product leadership: Gaat om excelleren op productkwaliteit,
innovatie en merkmarketing.
Customer intimacy: Staat uitblinken in klantaandacht en
klantenservice centraal.
Operantional Excellence: Gaat om een uitblinkend
productieproces met superieure operaties en uitvoering.
1
Afaf Zadnane
,H1 Processen en procesmanagement
Procesmanager: Het actief bezig zijn met het invoeren van procesverbeteringen en de invoering van een nieuw
kwaliteitssysteem. Taken:
- Afstemmen van informatiebehoefte.
- Het beoordelen en controleren van prestatie. (Productieproces en beheerorganisatie)
Procesmanagement: Zorgt ervoor dat processen op elkaar afstemmen en dat processen verbeterd worden.
(Recept)
Kenmerken van processen
- Een proces bestaat uit fasen.
- Bij een proces is er sprake van input en output. (Pinda’s) (Pindakaas)
- Output is gewenst of ongewenst.
- Een proces is dynamisch.
- Er is sprake van transformatie of verandering. (Mensen en machines)
- Er kan onderscheid worden gemaakt tussen natuurlijke (roest)
en onnatuurlijke (kunstmatige, bij elke stap moet er middelen worden toegevoegd) processen.
Beweringstijd.
- Besturingsinformatie
- Er kan onderscheid worden gemaakt tussen continue en discontinue processen.
- De handelingen en fasen kunnen worden beschreven en schematisch worden weergegeven. Daarnaast kan
een proces ook als deelproces worden beschouwd van één of meerdere andere processen.
- Je kunt processen op verschillende schaal bekijken. Men spreek dan over
verschillende aggregatieniveaus. Een hoog aggregatieniveau is dat van een
gehele organisatie en een laag aggregatieniveau is bijvoorbeeld op het niveau
van een deelbewerking of deelproces.
- Transformatie kan op de volgende manieren plaatsvinden:
- Veranderen van uiterlijke vorm.
- Veranderen van chemische aard.
- Verplaatsing.
- Opslag.
- Behandeling.
- Elk proces of deelproces vindt plaats in een omgeving. Je kunt de omgeving van het proces definiëren als al
wat buiten het proces ligt. Maar wel invloed heeft op het proces of beïnvloed wordt door het proces.
Procesmanagement: Het herkennen analyseren, ontwerpen, implementeren en aansturen van processen.
Dit wordt niet alleen toegepast op economisch vlak maar ook…
- Het doorvoeren van een reorganisatie.
- Het ontwikkelen van een nieuw product.
- Het veroveren van een nieuwe markt.
- Iets doen aan de eenzaamheid van ouderen.
- Het ontwikkelen van een beleid dar de bereikbaarheid van de randstad verbetert.
- Het verzelfstandigen van een overheidsdienst.
- Gebiedsontwikkeling.
Aspecten van procesmanagement
- Organisatie: procesmanagement gaat ook over mensen vandaar dat organisatie van groot belang is.
- Normen en regels: er gelden altijd bepaalde normen en standaarden. (Kwaliteitsstandaarden of wet- en
regelgeving).
- Input en output: het gaat altijd over wat erin gaat en wat eruit komt, en dat beheersen.
- Informatie en communicatie: voor het managen van processen heb je informatie over het te besturen
proces nodig.
- Tijd: iedere processtap heeft een bepaalde plaats in de tijd, de ene stap is afhankelijk van de andere.
- Plaats: plek van het proces is van belang bij het procesmanagement, waar laat je iets plaatsvinden en
waarom?
2
Afaf Zadnane
,Fasen procesmanagement
1. Herkennen
2. Analyseren
3. (Her)ontwerpen
4. Implementeren (Iets voor het eerst invoeren, gegevens etc.).
5. Afstemmen
6. (Bij/be) sturen
Waarom procesmanagement?
- Brengt helder de activiteiten en hun relaties in kaart.
- Het zorgt voor begrip bij alle betrokkenen.
- Je kunt problemen en hun oorzaken beter lokaliseren.
- Processen kunnen gemakkelijker worden verbeterd.
- Zorgt voor betere afstemming van (deel)processen.
- Biedt mogelijkheden tot benchmarking.
- Laat zien welke activiteiten waarde toevoegen.
Procesbeheersing:
Het analyseren: Kijken wat beter kan.
Afstemmen: Regelen alle partijen op de hoogte is van elkaars activiteiten (ook buiten het proces kijken).
Bijsturen: Kleine koersen uitkeren om de juiste koers te volgen.
- Effectiviteit: Datgene doen wat beoogt te doen.
- Efficiëntie: De hoeveelheid inspanning, energie of geld die het kost om een bepaalde activiteit uit te voeren.
Naast effectiviteit en efficiëntie zijn de volgende zaken van belang bij het beheersen van processen:
- Bestuurbaarheid: Beheersen van processen.
- Risico’s: En veiligheid (van processen) in kaart brengen en beheersen.
- Kwaliteit: PDCA (plan, do, check, act).
- Robuustheid: Hoe gevoelig is een proces voor storingen buitenaf, foutieve input bv.
- Flexibiliteit: Processen zoveel mogelijk vereenvoudigen en standaardiseren, maar niet ten koste van
flexibiliteit, oppassen voor robuustheid.
Bij procesautomatisering in het algemeen gaat het om het vervangen van menselijk arbeid door machines. De
drijfveer is economisch. Geautomatiseerde processen verlopen vaak efficiënter en ook de kwaliteit van
geautomatiseerde processen is in veel gevallen beter.
De procesmanager: Houdt zich bezig met procesmanagement. Dit kunnen fysieke processen zijn, zoals een
productieproces in een fabriek. Maar dit kunnen ook niet-fysieke processen zijn, zoals een bestuurlijk proces of
een juridisch proces.
Een kwaliteitsmanager: Helpt bedrijf ven om de kwaliteit van hun processen en hun uitkomsten te beheersen.
Een hulpmiddel is de Cirkel van Deming: de plan-do-check-act cyclus.
De programmamanager: Houdt zich bezig met het doorvoeren van procesveranderingen in complexe situaties
met grote impact op de bestaande organisatie. Het gaat daarbij om trajecten met veel onzekerheden en risico’s
en waarbij er een duidelijke aansluiting is met de strategie van het bedrijf.
De procesmatige aanpak van een gebiedsontwikkeling: Zit hem in het feit dat het verandertraject als een
proces wordt beschouwd dat weer bestaat uit verschillende deelprocessen.
3
Afaf Zadnane
, H2 Processen herkennen
Een bedrijfsproces: Is een geordend geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende activiteiten waarbij
input wordt omgezet in output, waarbij toegevoegde waarde gecreëerd wordt voor interne of externe
klanten met een specifiek doel.
Bedrijfsproces heeft drie basiskenmerken:
1. Het proces heeft een begin en een eind met input en output.
2. Een proces voegt waarde toe voor haar (interne/ externe) klant.
3. Het proces is gericht op resultaat voor har (interne/
externe) klant.
Soorten processen
- Primaire processen: Processen die direct waarde
toevoegen aan een product of dienst. (Gehele
waardetoevoegingsproces, kernactiviteiten).
- Ondersteunde processen: Processen die niet direct te
maken hebben met de totstandkoming van een product of
dienst. (Procesmatige totstandkoming).
- Bestuurlijke processen: Deze processen vormen de sleutel
voor het sturen en controleren van iedere organisatie.
(Managementprocessen).
Verschillen primaire en ondersteunende proces:
- Ondersteunende processen worden vaak anders georganiseerd. Vaak werk je dan zelfstandiger.
- Aan ondersteunende processen wordt anders leidinggegeven, die medewerkers zijn vaker hoger opgeleid.
- Binnen het primaire proces is afstemming tussen schakels belangrijk om efficiënt en kostenbewust te
kunnen opereren.
- Ondersteunende processen worden vaak geclusterd tot stafdiensten en het primaire proces is vaak in de
lijn georganiseerd.
Primair:
Inbound logistic: Grondstoffen, in contact met externe bedrijven zoals leveranciers.
Operations: Activiteiten, die zetten de input om in het gewenste product.
Outbound logistics: De weg naar de klant vinden. Het product kan direct worden verzonden of moet een tijdje
worden opgeslagen.
Marketing & Sale: Maak kennis met het product en overweeg serieus om ze aan te schaffen.
Service: Dienst na verkoop.
Secundair:
Firm Infrastructure: De bedrijfsinfrastructuur bestaat uit een aantal activiteiten waaronder algemeen
(strategisch) management, planning, financiën, boekhouding, juridische zaken, overheidszaken en
kwaliteitsmanagement.
Human Resource Management: Aanwerven, aannemen (en ontslaan), opleiden, ontwikkelen en belonen van
alle soorten personeel.
Technology Development: Het product en het proces te verbeteren.
Procurement: Machines, laboratoriumapparatuur, kantoorapparatuur en gebouwen.
4
Afaf Zadnane
