Samenvatting Conferencemangement

In welke vier fasen verloopt projectmanagement?

Réponse: 1. Voorbereidingsfase: In de voorbereidingsfase wordt een projectplan opgesteld met daarin de eisen en doelstelling van het congres, het concept ten aanzien van inhoud en vorm, de stakeholders, het kostenplaatje, het contract en de globale planning. 2. Uitwerkingsfase: In de uitwerkingsfase houdt het team in overleg met de klant zich bezig met het programma, afspraken maken met toeleveranciers, marketing en promotie, inschrijving, logistiek en de locatie. Alles ten aanzien van het organiseren van het congres wordt voorbereid. 3. Uitvoeringsfase: In de uitvoeringsfase vindt het congres plaats. Het is van belang dat de boodschap van het congres overkomt bij de deelnemers. Het concept moet aansluiten op de waarden van de deelnemer. 4. Evaluatiefase: In de evaluatiefase vindt de nazorg van het congres plaats. Is het doel bereikt? Zijn de deelnemers tevreden? Wat heeft het congres opgeleverd? Ook vindt in deze fase de financiële afronding plaats.

Wat zijn minimaal drie kenmerken van een congres?

Réponse: Kenmerken van een congres: - Het betreft een formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst, op een van tevoren bepaalde tijd en plaats. - Het aantal deelnemers varieert van enkele tientallen tot enige duizenden. - Tijdens de bijeenkomst vindt een gestructureerde bespreking of gedachtewisseling plaats over één of meerdere thema’s, waarop sprekers hun visie geven. Ook kenmerken van een congres: - De informatie-uitwisseling vindt plaats door middel van lezingen, discussies, postersessies, congresexpositie of vooraf via internet. - Het doel van het congres is kennisoverdracht, kennisuitwisseling en/of het bereiken van overeenstemming. - Het programma bevat naast een bespreking ook een sociaal gedeelte, waarbij deelnemers kennis kunnen nemen van culturele, historische, toeristische en maatschappelijke aspecten van het gastland. Bovendien biedt het de mogelijkheid om op een meer informele manier met elkaar van gedachten te wisselen en te netwerken.

Noem vijf verschillende soorten congressen.

Réponse: Soorten congressen: 1. Conferentie 2. Seminar 3. Workshop 4. Vergadering 5. Cursus Ook goed: - Symposium - Colloquium - Forum - Panel - Presentatie - Persconferentie

Noem 8 dingen die geregeld/ bepaald moeten worden tijdens het organisatieproces van een congres.

Réponse: 1. Doelstellingen vastleggen/ thema bepalen 2. Congreslocatie/ vergaderfaciliteiten regelen 3. Sprekers selecteren 4. Drukwerk/ website ontwerpen 5. Hotelaccommodatie selecteren 6. Catering selecteren 7. Audiovisuele middelen selecteren 8. Transport regelen voor de deelnemers

Hoe verloopt het beslissingsproces van nationale verenigingen?

Réponse: 1. Desk research: - Een dienstverlener, zoals PCO, congresbureau, hotel of congresgebouw, gaat op zoek naar een organisatie die past binnen de doelgroepen op basis van informatie over de congreshistorie en het profiel van een nationale vereniging. 2. Benadering: - De dienstverlener legt contacten met de lokale of landelijke bestuurders van de vereniging en benadrukt de zaken die het organiseren van een congres aantrekkelijk maakt: de mogelijkheid wetenschappelijke ontwikkelingen onder de aandacht te brengen, de goede infrastructuur, hotelaccommodaties, transportfaciliteiten en de ondersteuning bij de organisatie. Ook de nationale vereniging kan het initiatief nemen om het congres te organiseren. 3. Onderhandelingen: - Er vindt een overleg plaats over: de doelstellingen van het congres, de doelgroepen, het thema, het verwachte aantal deelnemers, het voorlopige programma, de congresbegroting etc. 4. Offerte: - Die onderhandelingen resulteren in een offerte. Tijdens deze fase vindt de keuze voor de locatie plaats, vervolgens neemt de organisatiefase van het congres een aanvang.

Welke informatie bevat een bidbook?

Réponse: - Uitnodiging - Verklaring van de bevoegde autoriteiten - Informatie over de beschikbare vergaderfaciliteiten en hotelaccommodaties in verschillende categorieën en prijsklassen - Indicatie van het huidige prijsniveau voor faciliteiten en diensten - De aanwezigheid van instellingen en organisatie op het vakgebied van de desbetreffende beroepsgroep en hun bereidheid het wetenschappelijk programma te ondersteunen - De beschikbaarheid en bereidheid van de overheid en bedrijfsleven tot ondersteuning van het congres - De transportmogelijkheden - Een programmastructuur van sessies en andere activiteiten - Algemene informatie over het land en de congreslocatie - Plattegronden van de vergaderfaciliteiten en brochures van de voorgestelde hotels - Promotioneel drukwerk over bezienswaardigheden van de congreslocatie