Les 1 introductie
INTRO & HET GROTE WAAROM
HET GROTE WAAROM
Competenties eventmanager:
• Deels eigen aan je persoonlijkheid maar kan ook voor een groot deel ontwikkeld
worden!
• Kan je leren
o Event terminologie
o Kennis van leveranciers
o Kennis van locaties
o Event stappenplan
o Talen
o Spreadsheets opmaken
• Production skills
• Creativiteit
• Passie
Een event is …
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën:
• public event
o Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
o Veel promotie nodig!
o Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
o Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals,
muziekevents, stakingen, protestacties, markten, cultuur,
muziekoptredens, …
• corporate event (focus)
o Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
o Publiek: gekend en selectief
o Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
o Vak Wedding industry komt eraan!
• private events
o doel op zich: eerst inhoud, dan publiek
o middel: eerst doelgroep, dan inhoud
o Doelgroep gekend (besloten)
o Voorbeelden: Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing
congres, Productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest
Artevelde, Workshop reeks rond blended learning voor Artevelde
docenten
,SMART:
Specifiek: Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
Meetbaar: Is het verhoopte resultaat ook te meten?
Acceptabel: Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
Realistisch: Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
Tijdsgebonden: Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
, Les 2 event management
EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
1. Doelstelling 10. Voorbereiding
2. Briefing 11. Communicatie
3. Brainstorming 12. Draaiboek, scenario, timing
4. Concept 13. Opbouw
5. (Totaal)voorstel 14. Coördinatie event
6. Budget 15. Afbouw
7. Presentatie 16. Evaluatie
8. Opvolging na presentatie 17. Facturatie
9. Bevestiging 18. Follow-up na event
1. DOELSTELLING
• Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
(<> vroeger)
• Strategische & operationele doelstelling(en)
• ROI – ROO
2. BRIEFING
= Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
Wat hoort er in een goeie briefing?
→ budget
→ doelstelling, wat wil je ermee bereiken
→ waar? Locatie?
→ hoeveel mensen verwacht je?
1. Info over bedrijf
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
o Wie nodigt de mensen uit (wij of zij)
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel, welke taal spreken ze
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities (goed als je het meekrijgt, maar niet vaak)
• Programma / catering vereisten
• Evt: rol OG in voorbereidingen
• Evt: retroplanning overlopen ( klopt alles, alles overlopen, bericht sturen,…)
, 3. Budget (kunnen ze het betalen? Welke budget orde?)
2 soorten briefings: (examen vraag)
1. Agency briefing ( OG > event agency)
• 1 briefing voor compleet event
o gaan dat erna door briefen aan supplier briefing
o is veel uitgebreider
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2. Supplier briefing (event agency > supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
o Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
3. BRAINSTORM
Hoe pak je een brainstorm best aan?
➔ Creatief nadenken
Opbouw van een brainstorm
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
o Als er een probleem was, mensen vinden het saai, los het op
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
4. CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
• de doelstellingen & doelgroep van het event
• de verwachtingen van de OG
5. VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
• Communicatie pre/during/post event
• Inrichting & decoratie
• Catering
• Animatie
• Klank & licht
• People
• Give-away
• Parking & onthaal
INTRO & HET GROTE WAAROM
HET GROTE WAAROM
Competenties eventmanager:
• Deels eigen aan je persoonlijkheid maar kan ook voor een groot deel ontwikkeld
worden!
• Kan je leren
o Event terminologie
o Kennis van leveranciers
o Kennis van locaties
o Event stappenplan
o Talen
o Spreadsheets opmaken
• Production skills
• Creativiteit
• Passie
Een event is …
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën:
• public event
o Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
o Veel promotie nodig!
o Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
o Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals,
muziekevents, stakingen, protestacties, markten, cultuur,
muziekoptredens, …
• corporate event (focus)
o Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
o Publiek: gekend en selectief
o Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
o Vak Wedding industry komt eraan!
• private events
o doel op zich: eerst inhoud, dan publiek
o middel: eerst doelgroep, dan inhoud
o Doelgroep gekend (besloten)
o Voorbeelden: Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing
congres, Productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest
Artevelde, Workshop reeks rond blended learning voor Artevelde
docenten
,SMART:
Specifiek: Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
Meetbaar: Is het verhoopte resultaat ook te meten?
Acceptabel: Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
Realistisch: Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
Tijdsgebonden: Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
, Les 2 event management
EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
1. Doelstelling 10. Voorbereiding
2. Briefing 11. Communicatie
3. Brainstorming 12. Draaiboek, scenario, timing
4. Concept 13. Opbouw
5. (Totaal)voorstel 14. Coördinatie event
6. Budget 15. Afbouw
7. Presentatie 16. Evaluatie
8. Opvolging na presentatie 17. Facturatie
9. Bevestiging 18. Follow-up na event
1. DOELSTELLING
• Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
(<> vroeger)
• Strategische & operationele doelstelling(en)
• ROI – ROO
2. BRIEFING
= Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
Wat hoort er in een goeie briefing?
→ budget
→ doelstelling, wat wil je ermee bereiken
→ waar? Locatie?
→ hoeveel mensen verwacht je?
1. Info over bedrijf
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
o Wie nodigt de mensen uit (wij of zij)
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel, welke taal spreken ze
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities (goed als je het meekrijgt, maar niet vaak)
• Programma / catering vereisten
• Evt: rol OG in voorbereidingen
• Evt: retroplanning overlopen ( klopt alles, alles overlopen, bericht sturen,…)
, 3. Budget (kunnen ze het betalen? Welke budget orde?)
2 soorten briefings: (examen vraag)
1. Agency briefing ( OG > event agency)
• 1 briefing voor compleet event
o gaan dat erna door briefen aan supplier briefing
o is veel uitgebreider
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2. Supplier briefing (event agency > supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
o Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
3. BRAINSTORM
Hoe pak je een brainstorm best aan?
➔ Creatief nadenken
Opbouw van een brainstorm
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
o Als er een probleem was, mensen vinden het saai, los het op
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
4. CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
• de doelstellingen & doelgroep van het event
• de verwachtingen van de OG
5. VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
• Communicatie pre/during/post event
• Inrichting & decoratie
• Catering
• Animatie
• Klank & licht
• People
• Give-away
• Parking & onthaal
