Situatiebeschrijving
Facilitaire organisatie
binnen
xxx
Naam xx
Studentnummer xx
Datum 13 January 2025
Opleidingsinstituut NCOI
Opleiding Kort HBO Facility Management
Module Facility management
,Voorwoord
Ik ben xx en woon samen met mijn man en onze twee puberdochters in xx.
Sinds 2011 ben ik werkzaam bij xx (hierna: xx) in xx waar ik ben gestart als software tester. In 2022 ben ik
begonnen als teamleider van het facilitaire team dat inmiddels bestaat uit veertien medewerkers.
Dit jaar vond ik het hoog tijd om de hersenen weer eens te laten kraken door een opleiding te volgen. Ik
wilde graag de theorie achter de praktijk van mijn veelzijdige werkveld begrijpen. Mijn keuze viel al snel op
de opleiding Kort HBO Facility Management van het NCOI.
Deze opleiding bestaat uit meerdere modules waaronder Facility management. Het document dat voor u ligt
is de moduleopdracht die zich richt op een situatiebeschrijving van de facilitaire organisatie binnen xx.
Deze situatiebeschrijving biedt inzicht in de sterke en zwakke punten van de facilitaire organisatie binnen xx,
zodat deze zich verder kan ontwikkelen tot een volwaardig onderdeel van het bedrijf. Om als organisatie
voorbereid te zijn op de toekomst, zullen de conclusies van deze opdracht worden opgenomen in het
afdelingsplan en de afdelingsdoelstellingen.
Mijn werkgever ben ik erkentelijk voor de tijd en ruimte die ik krijg om deze opleiding te volgen. Mijn collega
xx en mijn zus xx bedank ik voor hun review met waardevolle tips. En uiteraard dank ik mijn docent Hans
Schouten voor de kennis die hij tijdens de lessen met mij heeft gedeeld.
1
,Samenvatting
Deze moduleopdracht bevat een korte beschrijving van de organisatie en in het bijzonder de facilitaire
organisatie binnen xx. De opdracht richt zich op een overzichtelijke analyse van de facilitaire organisatie en
omvat:
Een inzicht in de werking van de facilitaire diensten.
Een identificatie van de kansen, bedreigingen, sterke punten en verbeterpunten.
De plannen voor verbetering en professionalisering.
xx behoort tot de grootste zelfstandige verzekeraars in Nederland en richt zich op het intermediaire kanaal,
zonder directe bemiddeling of verkoop aan klanten. Ongeveer 385 werknemers zijn actief op het
hoofdkantoor in xx of op de locatie in xx.
De facilitaire organisatie is gericht op het creëren van een veilige, efficiënte en aangename werkomgeving
die zowel productiviteit als werkplezier bevordert.
Alle interne facilitaire diensten zijn samengevoegd in één afdeling en worden gedeeltelijk uitbesteed aan
externe leveranciers. De dienstverlening wordt aangeboden binnen een vastgesteld budget, zonder dat er
doorberekeningen aan de interne klant worden gedaan.
De externe analyse van de omgevingsfactoren wordt uitgevoerd met behulp van het DESTEP-model. Hierin
wordt gekeken naar de demografische, economische, sociaal-culturele, ecologische en politiek-juridische
factoren die mogelijke kansen of bedreigingen zijn voor de facilitaire organisatie. De analyse toont aan dat
vergrijzing van de beroepsbevolking en de daaruit voortvloeiende krapte op de arbeidsmarkt een bedreiging
vormen. Aan de andere kant bieden het hybride werken en de toenemende vraag naar verduurzaming de
facilitaire organisatie de mogelijkheid om zich voortdurend te verbeteren.
De interne facilitaire organisatie van xx is inzichtelijk gemaakt door het 7S-model van McKinsey toe te
passen. Door de sterke en zwakke kanten van de strategie, structuur, systemen, sleutelvaardigheden, staf
(personeel), (leiderschaps)stijl en gedeelde (significante) waarden te onderzoeken, kunnen er concrete
verbetervoorstellen gedaan worden. Deze analyse maakt deel uit van de interne analyse, samen met de
beoordeling van de HRM-instrumenten en de prestaties. De interne analyse vormt samen met de externe
analyse de basis voor de SWOT-analyse.
Uit de SWOT-analyse komen de oplossingsgerichtheid, de duidelijke taken en verantwoordelijkheden en de
positieve werkomgeving als sterke punten van de facilitaire organisatie naar voren. Zwakke punten zijn dat
afdelingsdoelstellingen vaak afhankelijk zijn van andere (bedrijfs)doelstellingen en dat er onvoldoende
aandacht is voor de eigen prestaties.
Afsluitend worden de verbetermogelijkheden benoemd en wordt er gekeken naar de kansen om het imago
van de facilitaire organisatie te verbeteren. Deze aspecten kunnen helpen om de klanttevredenheid te
verhogen. Tenslotte heeft een facilitaire organisatie geen bestaansrecht heeft zonder klanttevredenheid
(Drion en Van Sprang, 2020).
2
, Inhoudsopgave
Voorwoord....................................................................................................................................................... 1
Samenvatting.................................................................................................................................................. 2
1 Inleiding........................................................................................................................................................ 4
1.1 Introductie van de organisatie........................................................................................................... 4
1.2 Doel van de moduleopdracht............................................................................................................ 4
1.3 Leeswijzer......................................................................................................................................... 4
2 Beschrijving organisatie en facilitaire organisatie...................................................................................5
2.1 Organisatie....................................................................................................................................... 5
2.2 Facilitaire organisatie........................................................................................................................ 5
2.3 Missie en visie van de facilitaire organisatie.....................................................................................5
2.4 Diensten in eigen beheer of uitbesteed............................................................................................ 5
2.5 Fase van ontwikkeling facilitaire organisatie.....................................................................................6
3 Externe ontwikkelingen............................................................................................................................... 7
3.1 DESTEP-analyse.............................................................................................................................. 7
3.2 Conclusie DESTEP-analyse............................................................................................................. 8
4 Interne analyse............................................................................................................................................. 9
4.1 7S-model van McKinsey................................................................................................................... 9
4.1.1 Strategie........................................................................................................................................... 9
4.1.2 Structuur........................................................................................................................................... 9
4.1.3 Systemen.......................................................................................................................................... 9
4.1.4 Sleutelvaardigheden....................................................................................................................... 10
4.1.5 Staf (personeel).............................................................................................................................. 10
4.1.6 (Leiderschaps)stijl........................................................................................................................... 10
4.1.7 Gedeelde (significante) waarden.................................................................................................... 10
4.2 HRM instrumenten.......................................................................................................................... 11
4.3 Prestaties........................................................................................................................................ 11
5 Verbeterplan............................................................................................................................................... 12
5.1 SWOT-analyse............................................................................................................................... 12
5.2 Imagoverbetering............................................................................................................................ 13
Literatuurlijst................................................................................................................................................. 14
Bijlage I – Organigram afdeling Beheer ICT & Facilitair............................................................................15
Bijlage II – Organigram team Facilitair........................................................................................................ 15
Bijlage III – SWOT-analyse........................................................................................................................... 16
3
Facilitaire organisatie
binnen
xxx
Naam xx
Studentnummer xx
Datum 13 January 2025
Opleidingsinstituut NCOI
Opleiding Kort HBO Facility Management
Module Facility management
,Voorwoord
Ik ben xx en woon samen met mijn man en onze twee puberdochters in xx.
Sinds 2011 ben ik werkzaam bij xx (hierna: xx) in xx waar ik ben gestart als software tester. In 2022 ben ik
begonnen als teamleider van het facilitaire team dat inmiddels bestaat uit veertien medewerkers.
Dit jaar vond ik het hoog tijd om de hersenen weer eens te laten kraken door een opleiding te volgen. Ik
wilde graag de theorie achter de praktijk van mijn veelzijdige werkveld begrijpen. Mijn keuze viel al snel op
de opleiding Kort HBO Facility Management van het NCOI.
Deze opleiding bestaat uit meerdere modules waaronder Facility management. Het document dat voor u ligt
is de moduleopdracht die zich richt op een situatiebeschrijving van de facilitaire organisatie binnen xx.
Deze situatiebeschrijving biedt inzicht in de sterke en zwakke punten van de facilitaire organisatie binnen xx,
zodat deze zich verder kan ontwikkelen tot een volwaardig onderdeel van het bedrijf. Om als organisatie
voorbereid te zijn op de toekomst, zullen de conclusies van deze opdracht worden opgenomen in het
afdelingsplan en de afdelingsdoelstellingen.
Mijn werkgever ben ik erkentelijk voor de tijd en ruimte die ik krijg om deze opleiding te volgen. Mijn collega
xx en mijn zus xx bedank ik voor hun review met waardevolle tips. En uiteraard dank ik mijn docent Hans
Schouten voor de kennis die hij tijdens de lessen met mij heeft gedeeld.
1
,Samenvatting
Deze moduleopdracht bevat een korte beschrijving van de organisatie en in het bijzonder de facilitaire
organisatie binnen xx. De opdracht richt zich op een overzichtelijke analyse van de facilitaire organisatie en
omvat:
Een inzicht in de werking van de facilitaire diensten.
Een identificatie van de kansen, bedreigingen, sterke punten en verbeterpunten.
De plannen voor verbetering en professionalisering.
xx behoort tot de grootste zelfstandige verzekeraars in Nederland en richt zich op het intermediaire kanaal,
zonder directe bemiddeling of verkoop aan klanten. Ongeveer 385 werknemers zijn actief op het
hoofdkantoor in xx of op de locatie in xx.
De facilitaire organisatie is gericht op het creëren van een veilige, efficiënte en aangename werkomgeving
die zowel productiviteit als werkplezier bevordert.
Alle interne facilitaire diensten zijn samengevoegd in één afdeling en worden gedeeltelijk uitbesteed aan
externe leveranciers. De dienstverlening wordt aangeboden binnen een vastgesteld budget, zonder dat er
doorberekeningen aan de interne klant worden gedaan.
De externe analyse van de omgevingsfactoren wordt uitgevoerd met behulp van het DESTEP-model. Hierin
wordt gekeken naar de demografische, economische, sociaal-culturele, ecologische en politiek-juridische
factoren die mogelijke kansen of bedreigingen zijn voor de facilitaire organisatie. De analyse toont aan dat
vergrijzing van de beroepsbevolking en de daaruit voortvloeiende krapte op de arbeidsmarkt een bedreiging
vormen. Aan de andere kant bieden het hybride werken en de toenemende vraag naar verduurzaming de
facilitaire organisatie de mogelijkheid om zich voortdurend te verbeteren.
De interne facilitaire organisatie van xx is inzichtelijk gemaakt door het 7S-model van McKinsey toe te
passen. Door de sterke en zwakke kanten van de strategie, structuur, systemen, sleutelvaardigheden, staf
(personeel), (leiderschaps)stijl en gedeelde (significante) waarden te onderzoeken, kunnen er concrete
verbetervoorstellen gedaan worden. Deze analyse maakt deel uit van de interne analyse, samen met de
beoordeling van de HRM-instrumenten en de prestaties. De interne analyse vormt samen met de externe
analyse de basis voor de SWOT-analyse.
Uit de SWOT-analyse komen de oplossingsgerichtheid, de duidelijke taken en verantwoordelijkheden en de
positieve werkomgeving als sterke punten van de facilitaire organisatie naar voren. Zwakke punten zijn dat
afdelingsdoelstellingen vaak afhankelijk zijn van andere (bedrijfs)doelstellingen en dat er onvoldoende
aandacht is voor de eigen prestaties.
Afsluitend worden de verbetermogelijkheden benoemd en wordt er gekeken naar de kansen om het imago
van de facilitaire organisatie te verbeteren. Deze aspecten kunnen helpen om de klanttevredenheid te
verhogen. Tenslotte heeft een facilitaire organisatie geen bestaansrecht heeft zonder klanttevredenheid
(Drion en Van Sprang, 2020).
2
, Inhoudsopgave
Voorwoord....................................................................................................................................................... 1
Samenvatting.................................................................................................................................................. 2
1 Inleiding........................................................................................................................................................ 4
1.1 Introductie van de organisatie........................................................................................................... 4
1.2 Doel van de moduleopdracht............................................................................................................ 4
1.3 Leeswijzer......................................................................................................................................... 4
2 Beschrijving organisatie en facilitaire organisatie...................................................................................5
2.1 Organisatie....................................................................................................................................... 5
2.2 Facilitaire organisatie........................................................................................................................ 5
2.3 Missie en visie van de facilitaire organisatie.....................................................................................5
2.4 Diensten in eigen beheer of uitbesteed............................................................................................ 5
2.5 Fase van ontwikkeling facilitaire organisatie.....................................................................................6
3 Externe ontwikkelingen............................................................................................................................... 7
3.1 DESTEP-analyse.............................................................................................................................. 7
3.2 Conclusie DESTEP-analyse............................................................................................................. 8
4 Interne analyse............................................................................................................................................. 9
4.1 7S-model van McKinsey................................................................................................................... 9
4.1.1 Strategie........................................................................................................................................... 9
4.1.2 Structuur........................................................................................................................................... 9
4.1.3 Systemen.......................................................................................................................................... 9
4.1.4 Sleutelvaardigheden....................................................................................................................... 10
4.1.5 Staf (personeel).............................................................................................................................. 10
4.1.6 (Leiderschaps)stijl........................................................................................................................... 10
4.1.7 Gedeelde (significante) waarden.................................................................................................... 10
4.2 HRM instrumenten.......................................................................................................................... 11
4.3 Prestaties........................................................................................................................................ 11
5 Verbeterplan............................................................................................................................................... 12
5.1 SWOT-analyse............................................................................................................................... 12
5.2 Imagoverbetering............................................................................................................................ 13
Literatuurlijst................................................................................................................................................. 14
Bijlage I – Organigram afdeling Beheer ICT & Facilitair............................................................................15
Bijlage II – Organigram team Facilitair........................................................................................................ 15
Bijlage III – SWOT-analyse........................................................................................................................... 16
3
