Evaluatie
- Check alle facturen lijntje per lijntje
- Indien het niet klopt stel een klachtenbrief of ingebrekenstelling op
o Doe dit aangetekend
- Stel schadedossiers & verzekeringskwesties niet uit
- Update je draaiboek snel na het evenement
- Aftersales!
Budget
- Budget opstellen = continu proces
- Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
- Excel of Numbers = KEY
- Break Even Point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Better safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
- ≠ Begroting = bedrijfsvoering komende jaren
- = Toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
WAT?
- Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
- Belangrijk om reele cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
- Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
- Ga in detail!
- Geen verrassingen / no assumptions
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat
verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het evenement). Het
budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid en het stelt de
doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het tijdstip
van het evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten van allerlei
onderdelen in het planningsproces.
Wordt niet specifiek gevraagd, wel kennen
1
, FUNCTIONELE KOSTENINDELING
- Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
- + Goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet = KEY
Soort kostenrubriek Uitleg/voorbeeld
Ontwikkelingskosten Bv. locatiebezoek, research, meeting
Crew Bv. lonen, wedden van medewerkers
Locatie Bv. huur gebouwen, schoonmaak, toiletten
Drukwerken Bv. programmaboekjes, affiches, tickets, t-shirts
Communicatie Bv. PR, relatiegeschenken, videoclip, radiospot
Catering Bv. drank & eten crew en deelnemers
Verblijfskosten Bv. kosten van artiesten, hotel
Verzekeringen Bv. brandverzekering, BA (burgelijke
aansprakelijkheid), vrijwilligersverzekering
VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
- Bv. acts, sprekers, locatie huur
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
Variabele kost = evolueert mee met het aantal personen
- Bv. catering, personeel
Bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen = kost is variabel
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
- …
Realiteit: combinatie van ¹ kostenindelingen
2
- Check alle facturen lijntje per lijntje
- Indien het niet klopt stel een klachtenbrief of ingebrekenstelling op
o Doe dit aangetekend
- Stel schadedossiers & verzekeringskwesties niet uit
- Update je draaiboek snel na het evenement
- Aftersales!
Budget
- Budget opstellen = continu proces
- Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
- Excel of Numbers = KEY
- Break Even Point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Better safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
- ≠ Begroting = bedrijfsvoering komende jaren
- = Toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
WAT?
- Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
- Belangrijk om reele cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
- Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
- Ga in detail!
- Geen verrassingen / no assumptions
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat
verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het evenement). Het
budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid en het stelt de
doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het tijdstip
van het evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten van allerlei
onderdelen in het planningsproces.
Wordt niet specifiek gevraagd, wel kennen
1
, FUNCTIONELE KOSTENINDELING
- Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
- + Goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet = KEY
Soort kostenrubriek Uitleg/voorbeeld
Ontwikkelingskosten Bv. locatiebezoek, research, meeting
Crew Bv. lonen, wedden van medewerkers
Locatie Bv. huur gebouwen, schoonmaak, toiletten
Drukwerken Bv. programmaboekjes, affiches, tickets, t-shirts
Communicatie Bv. PR, relatiegeschenken, videoclip, radiospot
Catering Bv. drank & eten crew en deelnemers
Verblijfskosten Bv. kosten van artiesten, hotel
Verzekeringen Bv. brandverzekering, BA (burgelijke
aansprakelijkheid), vrijwilligersverzekering
VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
- Bv. acts, sprekers, locatie huur
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
Variabele kost = evolueert mee met het aantal personen
- Bv. catering, personeel
Bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen = kost is variabel
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
- …
Realiteit: combinatie van ¹ kostenindelingen
2
