Individuele opdracht 4
A. Bestudeer de case Care@Home.
a. Welke problemen zijn er (volgens de casetekst)?
b. Welke andere problemen zouden hier ook kunnen optreden?
c. Beoordeel de huidige structuur m.b.v. de 8 parameters van De Sitter (KvAK p.193 e.v.)
d. Welk van de bij a & b genoemde problemen zou de organisatiestructuur (mede) kunnen
veroorzaken? Geef dit overzichtelijk weer in een tabel als deze:
Probleem/dreiging: Oorzaak: ja/nee
Structuur: (structuur)
Planning is een zeer Klanten hebben verschillende typen zorg nodig en nee
complex proces veel parttimers
Tijd per klant verschilt De klant en zijn zorgbehoeften Nee
Geen goede schatting Onvoorspelbaarheid verkeer Nee
reistijd
Vaak te laat komen Geen goede schatting reistijden+ Nee/ja
onvoorspelbaarheid verkeer
Klanten zien altijd een Slechte planning en veel verschillende werknemers ja
nieuw gezicht
Afspraken worden niet Slechte planning/schatting reistijd Nee/ja
nagekomen
Supervisors moeten zelf De organisatie wil winst maken en is niet efficiënt Nee/ja
last de klanten en laten ingericht.
zorg doorgaan voor meer
winst
Veel reistijd tussen klanten Slechte planning Nee/ja
Zorgverleners lezen geen Zorgverleners vergeten het Nee
QR-code
Als bovenstaand gebeurt, Bureaucratische organisatie Nee/ja
veel regelwerk
Slechte registratie en Slechte systemen Ja
administratie
ICT is ook bezig met Slechte taakverdeling Ja
andere dingen
Logboeken Samenvoegen van verschillende zaken Nee
onoverzichtelijk
Slechte afstemming tussen Samenvoegen en splitsen van afdelingen Ja
afdelingen
Slechte span of Control Te veel parttimers Ja
Veel tijd kwijt zoeken naar Veel mensen ziek Ja
vervanging
Geen aandacht voor zieke Te druk, wegens span of control Ja
werknemers
Work overload Decentralisatie Ja
Zeer kleine taken bij elke Slechte structuur Ja
klant
Slechte opname van Supervisors komen niet opdagen bij meetings Ja
externe veranderingen
Werknemers voelen zich Supervisors te druk Ja
genegeerd.
,Andere, mogelijke, problemen
De hoge coördinatiekosten, samen met de complexe planning, ziekteverzuim, hoge reistijd en
werkdruk, kunnen tot extra kosten leiden. Daarnaast is de organisatie niet echt flexibel, door hoge
werkdruk, een strakke planning en weinig mogelijkheden om naar eigen inzicht het werk aan te
passen. Verder is het werk vaak niet goed op elkaar afgestemd, waardoor afstemmingsverliezen
ontstaan, en kwaliteitsproblemen.
Verder kan het gebeuren dat werknemers vervreemd raken van de organisatie en elkaar, door de
afstandelijkheid van het management en de gespecialiseerde taken. Ook de regelcapaciteit van die
werknemers is zeer laag, waardoor werkstress ontstaat. Uiteindelijk zal dit leidde tot een organisatie
met een zeer groot aantal medewerkers, die allemaal maar één klein ding kunnen. Dit zal gepaard
gaan met veel kosten, hoge werkdruk en veel stress voor iedereen binnen de organisatie.
De Sitter parameters
Dus, de functionele concentratie is hoog, de scheiding van maken, voorbereiden en ondersteunen is
hoog, splitsing van de uitvoerende taken is hoog en de uitvoerende taken zijn gesplitst van de
regelende. Verder is de scheiding van regelen per aspect (operationeel, design en strategisch) hoog.
Ook is het regelen gesplitst in monitoring, assessment en uitvoeringen. Als laatste heeft ook elke
productiegedeelte zijn eigen regelgedeelte. Alle parameters zijn dus hoog.
B. Stap 1: Is een nieuwe structuur ontwerpen (en invoeren) een zinvolle bijdrage aan het oplossen
van problemen bij Care@Home? Waar kies je de systeemgrens?
De systeemgrens in dit herontwerp is zeer duidelijk integraal. Deze gehele organisatie moet in
ogenschouw worden genomen en waarschijnlijk ook worden veranderd. Gebeurt dit niet, dan kunnen
de problemen niet adequaat worden opgelost.
Huidige situatie
, NOTE: Finance en IC&A zijn onderdeel van de ondersteunende activiteiten in bovenstaand model.
a. Welke karakteristieke orderstroom (KvAK p.293/4) heeft Care@Home.
Het gaat hier om een heterogene orderstroom. De aangebonden diensten of producten verschillen
aanzienlijk van elkaar. Daarnaast heeft Care@Home ook te maken met onzekerheid en/of
onvoorspelbaarheid. Kortom, er moet bijna maatwerk worden geleverd. Dus per klant moet gekeken
worden: welke soorten zorg heeft hij nodig, wanneer en hoe lang.
b. Wat voor type structuurregime herken je in de huidige structuur?
Dit is meer een bureaucratisch regime. Er is een vaste structuur, een grote mate van arbeidsverdeling,
en een duidelijke hiërarchie. Ook hebben de medewerkers weinig regelvermogen, moet alles volgens
de vastgestelde procedures worden gedaan en is de supervisor zeer belangrijk. Deze is dus ook
meerdere malen bij het proces betrokken. Vooral wanneer (belangrijke) inschatting moeten worden
gemaakt.
C. Stap 3b: Formuleer de functie-eisen specifiek voor Care@Home o.b.v. de gesignaleerde
problemen (doe het zo SMART mogelijk en in lijn met de Kwaliteit van de Organisatie-/Arbeid-/
Arbeidsverhouding-indeling).
Kwaliteit van de organisatie
Zoals al eerder beschreven, heeft Care@home een groot aantal producten. Hierdoor is planning een
zeer complex proces, is de organisatie allerminst flexibel, zijn er veel vertragingen en
onvoorspelbaarheden bij het leveren van de diensten (wat tot ontevreden klanten leidt), en wanneer
iets verandert moet of kan worden, duurt dit heel lang, of gebeurt het niet tot de bureaucratische
eigenschappen van deze organisatie. Dit alles leidt uiteindelijk tot ontevreden klanten.
Kwaliteit van de arbeid
De medewerkers hebben niet tot nauwelijks regelvermogen. Wanneer iets gebeurt, kunnen zij niet
ingrijpen. Daarnaast voert elke medewerker maar een klein gedeelte van het takenpakket uit, zonder
A. Bestudeer de case Care@Home.
a. Welke problemen zijn er (volgens de casetekst)?
b. Welke andere problemen zouden hier ook kunnen optreden?
c. Beoordeel de huidige structuur m.b.v. de 8 parameters van De Sitter (KvAK p.193 e.v.)
d. Welk van de bij a & b genoemde problemen zou de organisatiestructuur (mede) kunnen
veroorzaken? Geef dit overzichtelijk weer in een tabel als deze:
Probleem/dreiging: Oorzaak: ja/nee
Structuur: (structuur)
Planning is een zeer Klanten hebben verschillende typen zorg nodig en nee
complex proces veel parttimers
Tijd per klant verschilt De klant en zijn zorgbehoeften Nee
Geen goede schatting Onvoorspelbaarheid verkeer Nee
reistijd
Vaak te laat komen Geen goede schatting reistijden+ Nee/ja
onvoorspelbaarheid verkeer
Klanten zien altijd een Slechte planning en veel verschillende werknemers ja
nieuw gezicht
Afspraken worden niet Slechte planning/schatting reistijd Nee/ja
nagekomen
Supervisors moeten zelf De organisatie wil winst maken en is niet efficiënt Nee/ja
last de klanten en laten ingericht.
zorg doorgaan voor meer
winst
Veel reistijd tussen klanten Slechte planning Nee/ja
Zorgverleners lezen geen Zorgverleners vergeten het Nee
QR-code
Als bovenstaand gebeurt, Bureaucratische organisatie Nee/ja
veel regelwerk
Slechte registratie en Slechte systemen Ja
administratie
ICT is ook bezig met Slechte taakverdeling Ja
andere dingen
Logboeken Samenvoegen van verschillende zaken Nee
onoverzichtelijk
Slechte afstemming tussen Samenvoegen en splitsen van afdelingen Ja
afdelingen
Slechte span of Control Te veel parttimers Ja
Veel tijd kwijt zoeken naar Veel mensen ziek Ja
vervanging
Geen aandacht voor zieke Te druk, wegens span of control Ja
werknemers
Work overload Decentralisatie Ja
Zeer kleine taken bij elke Slechte structuur Ja
klant
Slechte opname van Supervisors komen niet opdagen bij meetings Ja
externe veranderingen
Werknemers voelen zich Supervisors te druk Ja
genegeerd.
,Andere, mogelijke, problemen
De hoge coördinatiekosten, samen met de complexe planning, ziekteverzuim, hoge reistijd en
werkdruk, kunnen tot extra kosten leiden. Daarnaast is de organisatie niet echt flexibel, door hoge
werkdruk, een strakke planning en weinig mogelijkheden om naar eigen inzicht het werk aan te
passen. Verder is het werk vaak niet goed op elkaar afgestemd, waardoor afstemmingsverliezen
ontstaan, en kwaliteitsproblemen.
Verder kan het gebeuren dat werknemers vervreemd raken van de organisatie en elkaar, door de
afstandelijkheid van het management en de gespecialiseerde taken. Ook de regelcapaciteit van die
werknemers is zeer laag, waardoor werkstress ontstaat. Uiteindelijk zal dit leidde tot een organisatie
met een zeer groot aantal medewerkers, die allemaal maar één klein ding kunnen. Dit zal gepaard
gaan met veel kosten, hoge werkdruk en veel stress voor iedereen binnen de organisatie.
De Sitter parameters
Dus, de functionele concentratie is hoog, de scheiding van maken, voorbereiden en ondersteunen is
hoog, splitsing van de uitvoerende taken is hoog en de uitvoerende taken zijn gesplitst van de
regelende. Verder is de scheiding van regelen per aspect (operationeel, design en strategisch) hoog.
Ook is het regelen gesplitst in monitoring, assessment en uitvoeringen. Als laatste heeft ook elke
productiegedeelte zijn eigen regelgedeelte. Alle parameters zijn dus hoog.
B. Stap 1: Is een nieuwe structuur ontwerpen (en invoeren) een zinvolle bijdrage aan het oplossen
van problemen bij Care@Home? Waar kies je de systeemgrens?
De systeemgrens in dit herontwerp is zeer duidelijk integraal. Deze gehele organisatie moet in
ogenschouw worden genomen en waarschijnlijk ook worden veranderd. Gebeurt dit niet, dan kunnen
de problemen niet adequaat worden opgelost.
Huidige situatie
, NOTE: Finance en IC&A zijn onderdeel van de ondersteunende activiteiten in bovenstaand model.
a. Welke karakteristieke orderstroom (KvAK p.293/4) heeft Care@Home.
Het gaat hier om een heterogene orderstroom. De aangebonden diensten of producten verschillen
aanzienlijk van elkaar. Daarnaast heeft Care@Home ook te maken met onzekerheid en/of
onvoorspelbaarheid. Kortom, er moet bijna maatwerk worden geleverd. Dus per klant moet gekeken
worden: welke soorten zorg heeft hij nodig, wanneer en hoe lang.
b. Wat voor type structuurregime herken je in de huidige structuur?
Dit is meer een bureaucratisch regime. Er is een vaste structuur, een grote mate van arbeidsverdeling,
en een duidelijke hiërarchie. Ook hebben de medewerkers weinig regelvermogen, moet alles volgens
de vastgestelde procedures worden gedaan en is de supervisor zeer belangrijk. Deze is dus ook
meerdere malen bij het proces betrokken. Vooral wanneer (belangrijke) inschatting moeten worden
gemaakt.
C. Stap 3b: Formuleer de functie-eisen specifiek voor Care@Home o.b.v. de gesignaleerde
problemen (doe het zo SMART mogelijk en in lijn met de Kwaliteit van de Organisatie-/Arbeid-/
Arbeidsverhouding-indeling).
Kwaliteit van de organisatie
Zoals al eerder beschreven, heeft Care@home een groot aantal producten. Hierdoor is planning een
zeer complex proces, is de organisatie allerminst flexibel, zijn er veel vertragingen en
onvoorspelbaarheden bij het leveren van de diensten (wat tot ontevreden klanten leidt), en wanneer
iets verandert moet of kan worden, duurt dit heel lang, of gebeurt het niet tot de bureaucratische
eigenschappen van deze organisatie. Dit alles leidt uiteindelijk tot ontevreden klanten.
Kwaliteit van de arbeid
De medewerkers hebben niet tot nauwelijks regelvermogen. Wanneer iets gebeurt, kunnen zij niet
ingrijpen. Daarnaast voert elke medewerker maar een klein gedeelte van het takenpakket uit, zonder
