Arteveldehogeschool
Personeelsadm
inistratie
Samenvatting
Jessica De Gendt 202123910
Academiejaar 2021-2022
,Inhoud
H1: Sociaal secretariaat of softwarepakket?..........................................................................................5
1.1. Personeelsadministratie gebeurt in verschillende settings.........................................................5
1.2. Erkende sociale secretariaten voor werkgevers..........................................................................5
1.3. Loonberekeningsprogramma’s...................................................................................................6
1.4. Dienstverlenende bedrijven........................................................................................................6
1.5. Wat is de beste keuze?...............................................................................................................6
1.6. E-government in de sociale zekerheid........................................................................................6
1.7. Collectieve arbeidsverhoudingen................................................................................................7
H2: Personeelsadministratie bij aanwerving..........................................................................................9
2.1. Overzicht administratieve verplichtingen bij aanwerving...........................................................9
2.2. Opmaak AO.................................................................................................................................9
2.2.1. Algemene vormvereisten.....................................................................................................9
2.2.2. Vormvereisten per types van AO.........................................................................................9
2.2.3. Clausules die vaak in een AO voorkomen..........................................................................15
2.3. Enkele voorschriften en gedragsregels tijdens de sollicitatie- en selectieprocedure................16
2.4. Aanleggen personeelsdossier en voorbereiden sociale balans.................................................16
2.4.1. Personeelsdossier..............................................................................................................16
2.4.2. Sociale balans.....................................................................................................................16
2.4.3. Werknemersfiche (eigen info: ~MyLiantis)........................................................................17
2.5. Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling: DIMONA................................................................18
2.5.1. Dimona als krachtlijn van e-government...........................................................................18
2.5.2. Hoe gebeurt de dimona-aangifte?.....................................................................................18
2.5.3. Soorten dimona-aangiftes..................................................................................................19
2.6. Arbeidsreglement.....................................................................................................................21
2.7. Voorafgaand gezondheidstoezicht (medisch onderzoek).........................................................21
2.8. Tewerkstelling van buitenlandse werknemers..........................................................................22
2.9. Groeipakket: nieuwe Kinderbijslag...........................................................................................23
H3: Personeelsadministratie bij loonverwerking, RSZ-aangifte en bedrijfsvoorheffing.......................24
3.1. Tijdsregistratie- en loonverwerkingssystemen.........................................................................24
3.2. Uitbetaling van het loon...........................................................................................................25
3.2.1. Minimumloon....................................................................................................................25
3.2.2. Betalingstijdstip.................................................................................................................25
3.2.3. Loonstelsels........................................................................................................................25
3.3. Loonberekening........................................................................................................................26
Pagina 1 van 77
, 3.4. RSZ-aangifte..............................................................................................................................27
3.4.1. DmfA..................................................................................................................................27
3.4.2. Doorstorten van RSZ bijdragen.........................................................................................28
3.4.3. Vermindering RSZ bijdrage werkgever...............................................................................28
3.4.4. Vermindering RSZ bijdrage werknemer.............................................................................29
3.5. Bedrijfsvoorheffing...................................................................................................................29
3.6. Bijzondere bijdrage voor sociale zekerheid...............................................................................30
3.7. Extralegale voordelen..............................................................................................................30
3.7.1. Privégebruik van een bedrijfsgsm......................................................................................31
3.7.2. Maaltijdcheques................................................................................................................31
3.7.3. Bedrijfswagen....................................................................................................................32
3.8. Loonverwerking en -uitbetaling van uitzendkrachten...............................................................32
3.9. Loonkost werkgever..................................................................................................................32
3.10. Loonevolutie...........................................................................................................................32
3.11. Sociale documenten met betrekking tot loon.........................................................................33
3.12. Cafetariaplan...........................................................................................................................33
H4: Personeelsadministratie bij schorsingen van de AO......................................................................34
4.1. Schorsingen van de AO.............................................................................................................34
4.2. Aangifte van sociaal risico (ASR)...............................................................................................34
4.3. Tijdelijke werkloosheid door technische stoornis, slecht weer, gebrek aan werk....................35
4.3.1. Procedure bij tijdelijke werkloosheid.................................................................................35
4.3.2. Types tijdelijke werkloosheid.............................................................................................35
4.4. Arbeidsongeschiktheid wegens ziekte en ongeval....................................................................36
4.4.1. Melding van ziekte.............................................................................................................36
4.4.2. Gewaarborgd loon.............................................................................................................37
4.4.3. Hervallen............................................................................................................................38
4.5. Arbeidsongeschiktheid wegens beroepsziekte en arbeidsongeval...........................................38
4.5.1. Gewaarborgd loon.............................................................................................................38
4.5.2. Verplichte aangifte van arbeidsongevallen........................................................................39
4.5.3. Aangifte van beroepsziekte................................................................................................40
4.6. Moederschapsrust (zwangerschaps- en bevallingsrust)............................................................40
4.6.2. Aanvraag zwangerschapsverlof bij de werkgever en uitkering bij het ziekenfonds...........41
4.7. Vaderschapsrust of geboorteverlof..........................................................................................41
4.8. Adoptieverlof............................................................................................................................42
4.9. Tijdskrediet...............................................................................................................................43
4.9.1. Verschillende tijdskredietformules....................................................................................43
Pagina 2 van 77
, 4.9.2. Recht op het tijdskredietregime.........................................................................................43
4.9.3. Aanvraag TK bij werkgever.................................................................................................44
4.9.4. Recht op onderbrekingsuitkering door RVA bij tijdskrediet...............................................45
4.10. Thematische verloven.............................................................................................................45
4.10.1. Palliatief verlof.................................................................................................................45
4.10.2. Verzorgingsverlof.............................................................................................................45
4.10.3. Ouderschapsverlof...........................................................................................................45
4.10.4. Aanvraag onderbrekingsvergoeding bij thematische verloven bij RVA............................46
4.11. Verlof om dwingende reden...................................................................................................46
4.12. Klein verlof of kort verzuim.....................................................................................................46
4.13. Verlof zonder wedde...............................................................................................................47
4.14. Betaald educatief verlof..........................................................................................................47
4.15. Jaarlijkse vakantie...................................................................................................................48
4.15.1. Wettelijke feestdagen......................................................................................................48
4.15.2. Duur van de wettelijke vakantie.......................................................................................49
4.15.3. Berekening van het vakantiegeld.....................................................................................50
4.15.4. Vakantiegeld bij uitdiensttreding van bedienden............................................................51
4.15.5. Nieuw vakantierecht sinds april 2012: Aanvullende Europese vakantie.........................51
4.15.6. Jeugdvakantie en seniorenvakantie.................................................................................52
4.15.7. Sociale documenten bij jaarlijkse vakantie......................................................................53
H5: Personeelsadministratie bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst........................................53
5.1. Soorten ontslag: de te volgen procedure.................................................................................53
5.1.1. Beëindigingsgronden ongeacht het soort contract of de looptijd van het contract...........53
5.1.2. Einde van de AO in relatie tot de soort AO........................................................................53
5.1.3. Verbreking van de AO........................................................................................................54
5.2. Berekening opzeggingstermijn en opzeggingsvergoeding........................................................54
5.2.1. Opzeggingstermijnen sinds het eenheidsstatuut: 1 januari 2014......................................54
5.2.2. Opzeggingstermijnen reeds in dienst op 1 januari 2014....................................................55
5.2.2. Opzeggingsvergoeding.......................................................................................................56
5.3. Sociale documenten bij einde van de arbeidsovereenkomst....................................................57
5.4. Afsluiten personeelsdossier + Dimona-uit en outplacement................................................57
5.5. Pensioenregeling en stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag..........................................58
5.5.1. Pensioenregeling................................................................................................................58
5.5.2. Stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag....................................................................58
Hoofdstuk 6: bijhouden en bewaren van sociale documenten............................................................58
Oplossing oefeningen per hoofdstuk...................................................................................................59
Pagina 3 van 77
Personeelsadm
inistratie
Samenvatting
Jessica De Gendt 202123910
Academiejaar 2021-2022
,Inhoud
H1: Sociaal secretariaat of softwarepakket?..........................................................................................5
1.1. Personeelsadministratie gebeurt in verschillende settings.........................................................5
1.2. Erkende sociale secretariaten voor werkgevers..........................................................................5
1.3. Loonberekeningsprogramma’s...................................................................................................6
1.4. Dienstverlenende bedrijven........................................................................................................6
1.5. Wat is de beste keuze?...............................................................................................................6
1.6. E-government in de sociale zekerheid........................................................................................6
1.7. Collectieve arbeidsverhoudingen................................................................................................7
H2: Personeelsadministratie bij aanwerving..........................................................................................9
2.1. Overzicht administratieve verplichtingen bij aanwerving...........................................................9
2.2. Opmaak AO.................................................................................................................................9
2.2.1. Algemene vormvereisten.....................................................................................................9
2.2.2. Vormvereisten per types van AO.........................................................................................9
2.2.3. Clausules die vaak in een AO voorkomen..........................................................................15
2.3. Enkele voorschriften en gedragsregels tijdens de sollicitatie- en selectieprocedure................16
2.4. Aanleggen personeelsdossier en voorbereiden sociale balans.................................................16
2.4.1. Personeelsdossier..............................................................................................................16
2.4.2. Sociale balans.....................................................................................................................16
2.4.3. Werknemersfiche (eigen info: ~MyLiantis)........................................................................17
2.5. Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling: DIMONA................................................................18
2.5.1. Dimona als krachtlijn van e-government...........................................................................18
2.5.2. Hoe gebeurt de dimona-aangifte?.....................................................................................18
2.5.3. Soorten dimona-aangiftes..................................................................................................19
2.6. Arbeidsreglement.....................................................................................................................21
2.7. Voorafgaand gezondheidstoezicht (medisch onderzoek).........................................................21
2.8. Tewerkstelling van buitenlandse werknemers..........................................................................22
2.9. Groeipakket: nieuwe Kinderbijslag...........................................................................................23
H3: Personeelsadministratie bij loonverwerking, RSZ-aangifte en bedrijfsvoorheffing.......................24
3.1. Tijdsregistratie- en loonverwerkingssystemen.........................................................................24
3.2. Uitbetaling van het loon...........................................................................................................25
3.2.1. Minimumloon....................................................................................................................25
3.2.2. Betalingstijdstip.................................................................................................................25
3.2.3. Loonstelsels........................................................................................................................25
3.3. Loonberekening........................................................................................................................26
Pagina 1 van 77
, 3.4. RSZ-aangifte..............................................................................................................................27
3.4.1. DmfA..................................................................................................................................27
3.4.2. Doorstorten van RSZ bijdragen.........................................................................................28
3.4.3. Vermindering RSZ bijdrage werkgever...............................................................................28
3.4.4. Vermindering RSZ bijdrage werknemer.............................................................................29
3.5. Bedrijfsvoorheffing...................................................................................................................29
3.6. Bijzondere bijdrage voor sociale zekerheid...............................................................................30
3.7. Extralegale voordelen..............................................................................................................30
3.7.1. Privégebruik van een bedrijfsgsm......................................................................................31
3.7.2. Maaltijdcheques................................................................................................................31
3.7.3. Bedrijfswagen....................................................................................................................32
3.8. Loonverwerking en -uitbetaling van uitzendkrachten...............................................................32
3.9. Loonkost werkgever..................................................................................................................32
3.10. Loonevolutie...........................................................................................................................32
3.11. Sociale documenten met betrekking tot loon.........................................................................33
3.12. Cafetariaplan...........................................................................................................................33
H4: Personeelsadministratie bij schorsingen van de AO......................................................................34
4.1. Schorsingen van de AO.............................................................................................................34
4.2. Aangifte van sociaal risico (ASR)...............................................................................................34
4.3. Tijdelijke werkloosheid door technische stoornis, slecht weer, gebrek aan werk....................35
4.3.1. Procedure bij tijdelijke werkloosheid.................................................................................35
4.3.2. Types tijdelijke werkloosheid.............................................................................................35
4.4. Arbeidsongeschiktheid wegens ziekte en ongeval....................................................................36
4.4.1. Melding van ziekte.............................................................................................................36
4.4.2. Gewaarborgd loon.............................................................................................................37
4.4.3. Hervallen............................................................................................................................38
4.5. Arbeidsongeschiktheid wegens beroepsziekte en arbeidsongeval...........................................38
4.5.1. Gewaarborgd loon.............................................................................................................38
4.5.2. Verplichte aangifte van arbeidsongevallen........................................................................39
4.5.3. Aangifte van beroepsziekte................................................................................................40
4.6. Moederschapsrust (zwangerschaps- en bevallingsrust)............................................................40
4.6.2. Aanvraag zwangerschapsverlof bij de werkgever en uitkering bij het ziekenfonds...........41
4.7. Vaderschapsrust of geboorteverlof..........................................................................................41
4.8. Adoptieverlof............................................................................................................................42
4.9. Tijdskrediet...............................................................................................................................43
4.9.1. Verschillende tijdskredietformules....................................................................................43
Pagina 2 van 77
, 4.9.2. Recht op het tijdskredietregime.........................................................................................43
4.9.3. Aanvraag TK bij werkgever.................................................................................................44
4.9.4. Recht op onderbrekingsuitkering door RVA bij tijdskrediet...............................................45
4.10. Thematische verloven.............................................................................................................45
4.10.1. Palliatief verlof.................................................................................................................45
4.10.2. Verzorgingsverlof.............................................................................................................45
4.10.3. Ouderschapsverlof...........................................................................................................45
4.10.4. Aanvraag onderbrekingsvergoeding bij thematische verloven bij RVA............................46
4.11. Verlof om dwingende reden...................................................................................................46
4.12. Klein verlof of kort verzuim.....................................................................................................46
4.13. Verlof zonder wedde...............................................................................................................47
4.14. Betaald educatief verlof..........................................................................................................47
4.15. Jaarlijkse vakantie...................................................................................................................48
4.15.1. Wettelijke feestdagen......................................................................................................48
4.15.2. Duur van de wettelijke vakantie.......................................................................................49
4.15.3. Berekening van het vakantiegeld.....................................................................................50
4.15.4. Vakantiegeld bij uitdiensttreding van bedienden............................................................51
4.15.5. Nieuw vakantierecht sinds april 2012: Aanvullende Europese vakantie.........................51
4.15.6. Jeugdvakantie en seniorenvakantie.................................................................................52
4.15.7. Sociale documenten bij jaarlijkse vakantie......................................................................53
H5: Personeelsadministratie bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst........................................53
5.1. Soorten ontslag: de te volgen procedure.................................................................................53
5.1.1. Beëindigingsgronden ongeacht het soort contract of de looptijd van het contract...........53
5.1.2. Einde van de AO in relatie tot de soort AO........................................................................53
5.1.3. Verbreking van de AO........................................................................................................54
5.2. Berekening opzeggingstermijn en opzeggingsvergoeding........................................................54
5.2.1. Opzeggingstermijnen sinds het eenheidsstatuut: 1 januari 2014......................................54
5.2.2. Opzeggingstermijnen reeds in dienst op 1 januari 2014....................................................55
5.2.2. Opzeggingsvergoeding.......................................................................................................56
5.3. Sociale documenten bij einde van de arbeidsovereenkomst....................................................57
5.4. Afsluiten personeelsdossier + Dimona-uit en outplacement................................................57
5.5. Pensioenregeling en stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag..........................................58
5.5.1. Pensioenregeling................................................................................................................58
5.5.2. Stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag....................................................................58
Hoofdstuk 6: bijhouden en bewaren van sociale documenten............................................................58
Oplossing oefeningen per hoofdstuk...................................................................................................59
Pagina 3 van 77
