Hoofdstuk 2
Het bewaken van de standaard is een cruciale activiteit in het verwezenlijken van
de strategie. Daarbij gaan we weer uit van de drie eerder genoemde
sturingsniveaus; strategisch/monitoring, tactisch/sturing en
operationeel/handeling. De standaarden in een organisatie worden gedistilleerd
uit de kennis en ervaringen van medewerkers die hebben bijgedragen aan het
resultaat; hoe is het resultaat tot stand gekomen, wat werkte daarbij zo goed?
Deze werkwijzen worden geclusterd en vastgelegd, zodat iedereen ze op dezelfde
wijze kan toepassen. Standaarden zorgen voor een werkomgeving waarin de
uitgangspunten zijn benoemd om op de meest efficiënte en veilige manier te
kunnen werken. Tevens bieden standaarden de mogelijkheid om te verbeteren.
Voor we dieper ingaan op het bewaken van de standaard, is het goed om te
bekijken hoe de standaard bewaken zich verhoudt tot de standaard verbeteren
en vernieuwen:
- De standaard bewaken; houdt in dat we controleren of er conform de
standaard wordt gewerkt en of de doelen worden gehaald.
- Verbeteren de standaard; dit doen we als de huidige standaard niet voldoet
om een bepaald doel te halen.
-Standaard vernieuwen; dit doen we als de huidige standaard onbruikbaar is
om een bepaald doel te halen. Er is een volledig nieuwe standaard nodig.
Het gaat erom het gat te overbruggen tussen de huidige situatie (current state)
en gewenste situatie (future state).
De PDCA-cyclus is de procesregelkring die groot geworden is door William
Edwards Deming. Deze bestaat uit de volgende stappen:
- Plan; stel een plan op voor de verandering die je wilt doorvoeren.
- Do; voer het plan uit zoals het is opgesteld.
- Check; meet de resultaten van het plan.
- Act; stel de resultaten bij o.b.v. de afwijking die uit de meting komt.
De huidige pdca-cyclus komt niet alleen terug op het eerste niveau van
performance behaviour, de standaard bewaken, maar ook op de andere niveaus;
, de standaard verbeteren en de standaard vernieuwen. Het startpunt voor het
bewaken van de standaard binnen een organisatie zijn de doelen die gehaald
moeten worden.
De PDCA-cyclus is bedoeld om veranderingen door te voeren en te meten of
daarmee de gewenste resultaten worden behaald, om zo nodig te kunnen
bijsturen. Maar als de gemeten resultaten afwijken van de gewenste, wat is dan
de juiste ingreep? Hier gebruik je de POOS-stappen voor:
- Prestatieafwijking; de afwijking, het verschil tussen de actuele waarde en de
doelwaarde.
- Oorzaak; Waardoor, hoe vaak en waar wordt de afwijking daadwerkelijk
veroorzaakt.
- Oplossing; Pas als de grondoorzaak is benoemd, kunnen alle mogelijke
oplossingen in kaart worden gebracht. Dit zijn, op het niveau van het bewaken
van de standaard, zowel correctieve acties die direct kunnen worden uitgevoerd
als preventieve acties die ervoor moeten zorgen dat de afwijking zich niet meer
voordoet.
- Specifiek verbeterdoel; Hierin wordt expliciet gemaakt welke verbeterstap
wordt nagestreefd.
Als het verbeterdoel is gesteld, start de pdca-cyclus en wordt het plan opgesteld.
Terug naar de vijf stappen binnen de performance behaviourcyclus op het niveau
standaard bewaken:
Stap 1 Stel het verbeterdoel scherp; maak het doel smart.
Stap 2 Stel een uitvoeringsplan op met daarin alle standaarden.
Stap 3 voer het plan uit volgens de standaarden.
Stap 4 Meet het resultaat; op alle niveaus, monitorings- sturings- en
handelingsniveau.
Stap 5 Bevestig het resultaat als het resultaat gelijk is aan het doel, en
stuur bij met de POOS-PDCA-cyclus als het resultaat afwijkt van het
doel; als het resultaat gehaald is; vier de successen en leg de lat weer een
stukje hoger zodat er stretch ontstaat. Je bent nu weer bij stap 1.
Als het resultaat niet gelijk is aan het doel, dan is er bijsturing noodzakelijk. Er
moet in dat geval correctief of preventief actie worden ondernomen. Als een
correctieve actie volstaat, blijf je op het niveau van de standaard bewaken. Als
er echter preventieve actie noodzakelijk is, omdat er sprake is van een
terugkerend probleem, is een grondiger analyse nodig. Dan kom je automatisch
op het niveau van de standaard verbeteren.
Het bewaken van de standaard is een cruciale activiteit in het verwezenlijken van
de strategie. Daarbij gaan we weer uit van de drie eerder genoemde
sturingsniveaus; strategisch/monitoring, tactisch/sturing en
operationeel/handeling. De standaarden in een organisatie worden gedistilleerd
uit de kennis en ervaringen van medewerkers die hebben bijgedragen aan het
resultaat; hoe is het resultaat tot stand gekomen, wat werkte daarbij zo goed?
Deze werkwijzen worden geclusterd en vastgelegd, zodat iedereen ze op dezelfde
wijze kan toepassen. Standaarden zorgen voor een werkomgeving waarin de
uitgangspunten zijn benoemd om op de meest efficiënte en veilige manier te
kunnen werken. Tevens bieden standaarden de mogelijkheid om te verbeteren.
Voor we dieper ingaan op het bewaken van de standaard, is het goed om te
bekijken hoe de standaard bewaken zich verhoudt tot de standaard verbeteren
en vernieuwen:
- De standaard bewaken; houdt in dat we controleren of er conform de
standaard wordt gewerkt en of de doelen worden gehaald.
- Verbeteren de standaard; dit doen we als de huidige standaard niet voldoet
om een bepaald doel te halen.
-Standaard vernieuwen; dit doen we als de huidige standaard onbruikbaar is
om een bepaald doel te halen. Er is een volledig nieuwe standaard nodig.
Het gaat erom het gat te overbruggen tussen de huidige situatie (current state)
en gewenste situatie (future state).
De PDCA-cyclus is de procesregelkring die groot geworden is door William
Edwards Deming. Deze bestaat uit de volgende stappen:
- Plan; stel een plan op voor de verandering die je wilt doorvoeren.
- Do; voer het plan uit zoals het is opgesteld.
- Check; meet de resultaten van het plan.
- Act; stel de resultaten bij o.b.v. de afwijking die uit de meting komt.
De huidige pdca-cyclus komt niet alleen terug op het eerste niveau van
performance behaviour, de standaard bewaken, maar ook op de andere niveaus;
, de standaard verbeteren en de standaard vernieuwen. Het startpunt voor het
bewaken van de standaard binnen een organisatie zijn de doelen die gehaald
moeten worden.
De PDCA-cyclus is bedoeld om veranderingen door te voeren en te meten of
daarmee de gewenste resultaten worden behaald, om zo nodig te kunnen
bijsturen. Maar als de gemeten resultaten afwijken van de gewenste, wat is dan
de juiste ingreep? Hier gebruik je de POOS-stappen voor:
- Prestatieafwijking; de afwijking, het verschil tussen de actuele waarde en de
doelwaarde.
- Oorzaak; Waardoor, hoe vaak en waar wordt de afwijking daadwerkelijk
veroorzaakt.
- Oplossing; Pas als de grondoorzaak is benoemd, kunnen alle mogelijke
oplossingen in kaart worden gebracht. Dit zijn, op het niveau van het bewaken
van de standaard, zowel correctieve acties die direct kunnen worden uitgevoerd
als preventieve acties die ervoor moeten zorgen dat de afwijking zich niet meer
voordoet.
- Specifiek verbeterdoel; Hierin wordt expliciet gemaakt welke verbeterstap
wordt nagestreefd.
Als het verbeterdoel is gesteld, start de pdca-cyclus en wordt het plan opgesteld.
Terug naar de vijf stappen binnen de performance behaviourcyclus op het niveau
standaard bewaken:
Stap 1 Stel het verbeterdoel scherp; maak het doel smart.
Stap 2 Stel een uitvoeringsplan op met daarin alle standaarden.
Stap 3 voer het plan uit volgens de standaarden.
Stap 4 Meet het resultaat; op alle niveaus, monitorings- sturings- en
handelingsniveau.
Stap 5 Bevestig het resultaat als het resultaat gelijk is aan het doel, en
stuur bij met de POOS-PDCA-cyclus als het resultaat afwijkt van het
doel; als het resultaat gehaald is; vier de successen en leg de lat weer een
stukje hoger zodat er stretch ontstaat. Je bent nu weer bij stap 1.
Als het resultaat niet gelijk is aan het doel, dan is er bijsturing noodzakelijk. Er
moet in dat geval correctief of preventief actie worden ondernomen. Als een
correctieve actie volstaat, blijf je op het niveau van de standaard bewaken. Als
er echter preventieve actie noodzakelijk is, omdat er sprake is van een
terugkerend probleem, is een grondiger analyse nodig. Dan kom je automatisch
op het niveau van de standaard verbeteren.
