Toegepaste organisatiekunde H7-H11
Hoofdstuk 7:
7.1
Planning : overzicht van alle activiteiten die leiden naar een doel
• Tijdstip
• Tijdspanne
• Een of meerdere activiteiten
• Inzet van middelen
• Doelstellingen
Voordelen:
• Planning coördineert activiteiten
• Stimulans om vooruit te denken
• Planning verhoogt de participatie
• Basis voor effectieve controle en beheersing
Nadelen:
• Kost tijd en geld
• Verstarring
• Minder flexibiliteit
• Minder innovatie / vernieuwing
• Tunnelvisie
• Verkeerd plannen = verkeerd beheersen
7.2
Soorten plannen indelen:
1. Tijdspanne : strategisch, tactisch, operationele planning
Hoger kader – strategisch plan – lange termijn – 5 tot 10 jaar – invloed op hele organisatie
Midden kader – tactisch plan – middellang termijn – 1 tot 5 jaar
Lager kader – operationeel plan – korte termijn – 0 tot 1 jaar
2. Top-down of bottom-up
Top-down = bovenaf naar beneden
• Heel hiërarchisch, de top bepaald
• Veel overzicht, snelheid en efficiëntie
Bottom-up = beneden naar boven
• Iedereen erbij betrekken
• Veel meer verbondenheid
, Voordeel bottom-up = lagere delen van organisatie voelen zich meer verbonden ( basis is meer
gemotiveerd en voelt zich gerespecteerd )
Nadeel bottom-up = basis heeft geen overzicht meer over totale organisatie en daardoor kunnen
de afdelingsplannen niet goed op elkaar afgestemd worden
Waarom kiezen tussen bovenste 2? : voor functioneren organisatie is het goed om zo vroeg mogelijk
lagere delen bij de vorming van planning in te schakelen
7.3
Criteria effectieve planning:
S – Specifiek
M – Meetbaar
A – Acceptabel ( uitdagend maar realistisch )
R – Realistisch ( richten op kerngebieden )
T – Tijdsgebonden ( richten op specifieke periode )
7.4
Besluitvorming = proces waarbij men op bepaald moment bewust kiest uit aantal alternatieve
handelwijzen om probleem om te lossen
Typen beslissingen:
• Geprogrammeerd: routinematige beslissingen door middel van ervaring en automatisme. (
autorijden, fietsen )
• Niet geprogrammeerd: niet vooraf te structureren / programmeren
Besluitvorming condities:
Zekerheid: besluitvormers zijn volledig geïnformeerd over een probleem, de alternatieve oplossingen
en de resultaten van de alternatieven
Risico: de besluitvormer moet zich baseren op incomplete maar wel betrouwbare informatie
Onzekerheid: de beslisser heeft weinig tot geen informatie over de kans op mogelijke uitkomsten van
alternatieven
Fuzzyness ( wazigheid ) : de beslisser kent zelf de mogelijke uitkomsten van de alternatieven niet
Het besluitvormingsproces:
1. Probleem identificeren ( belangrijkste stap 0
2. Genereer alternatieven
3. Evalueer
alternatieven
4. Selecteer de beste
5. Implementeren
6. Evalueren
,Besluitvormingsmodellen:
• Rationeel: klassieke besluitvormingsmodel
Managers zijn logische, rationele, economische, handelende wezens
• Beperkt rationeel: organisationele model
Mens neemt door incomplete informatie niet altijd logische beslissingen. Veel onzekerheid
en risico
• Vuilnisvat:
Telkens andere groepen die problemen oplossen. Veel problemen, beslissers en alternatieve
oplossingen
• Politiek:
Verschillende partijen gebaat bij verschillende uitkomsten
Factoren die besluitvorming beïnvloeden:
• Emotie en stress: kunnen rationele verloop van beslissingsproces tegenwerken
• Framing ( positief boven negatief )
• Escalatie verbondenheid
• Intuïtie / onderbuikgevoel
• Zelfverzekerdheid
Besluitvorming in groepen > technieken:
1. Nominale techniek > gestructureerd
Discussie en communicatie beperken tijdens besluitvormingsfase
Groep komt bij een > iedereen deelt oplossingen over probleem met groep > open discussie
vindt plaats > geheime schriftelijke stemming vindt plaats
2. Deplhi techniek
Techniek waarvoor groepsleden niet bij elkaar hoeven te komen
Probleem wordt geïdentificeerd > ieder lid vult zelfstandig en anoniem formulier in >
formulieren verzamelen en laten zien aan alle leden > opnieuw formulieren invullen > laatste
2 stappen net zo lang herhalen tot iedereen het er mee eens is
3. Brainstromen > spontaan roepen
Regels: kritiek is verboden, wilde ideeën worden gewaardeerd, veel ideeën en oplossingen
nodig, combinatie van ideeën en verbetering worden aangemoedigd
Besluitvorming groepsbesluiten:
➢ Vetorecht: ieder zelf heeft recht
➢ Unanimiteitsregel: beslissing alleen geldig als alle groepsleden er achter staan
➢ Consensusregel: beslissing geldt als meerderheid voor is
➢ Meerderheidsregel: gelijk aan consensusregel maar hierbij maakt niet uit of de minderheid
met de beslissing kan leven
➢ Eenmansregel
Voordelen groepsbeslissingen:
• Meer kennis aanwezig
• Meer ervaring voorhanden
• Meer perspectieven en alternatieven beschikbaar
• Meer stimulans voor bedenken van oplossingen
• Meer argumenten en daarmee begrip voor uiteindelijke beslissing
• Grote verbondenheid genomen beslissing
• Meer democratie en dus legitimiteit beslissing
• Grotere leerervaring
, Nadelen groepsbeslissingen:
• Kost veel tijd
• Discussie voorafgaand kan in een groep gedomineerd worden door aantal personen
• Te snel kijken naar een tevreden oplossing in plaats van de beste oplossing
• Niemand voelt zich verantwoordelijk omdat het een groepsbesluit is
• Secundaire zaken kunnen de overhand krijgen
Groupthink : een hechte groep laat de wens van unanimiteit of consensus bovensteden aan een
goede beoordeling van mogelijke alternatieven
1. Illusie onkwetsbaarheid
2. Illusie moraliteit
3. Illusie unanimiteit
4. Collectieve rationalisatie
5. Bewust achterhouden van informatie
6. Zelfcensuur
7. Directe pressie
Hoedenmethode Bono: lateraal denken
1. Vermijden van platgetreden paden
2. Betwijfelen van veronderstellingen, uitgangspunten en vooroordelen
3. Generen van alternatieven
4. Schoksgewijs overstappen op nieuwe ideeen
5. Zoeken van nieuwe uitgangspunten van waaruit het denkproces kan starten
Wit = feiten
Rood = gevoelens
Zwart = negatief
Groen = creativiteit
Geel = benefits
Blauw = processen
Voordelen hoedenmethode:
• Men kan dingen zonder risico inbrengen in de groep
• Methode creëert bewustzijn dat er meerdere invalshoeken mogelijk zijn
• Vergemakkelijkt omschakelen tussen gezichtspunten
• Focust denken over problemen en bevordert creativiteit
7.5
Planningstechnieken: hulpmiddelen die de besluitvorming voor de planning vereenvoudigen
• Management by objectives:
Positief mensbeeld. Planning op basis van doelen voor elke functie laag ( theorie Y )
• Budgetteren:
Doorvertaling naar financiele implementaties
Kosten en opbrengsten inschatten
Taken opstellen
Regelvrijheid ( machtiging )
Budget = norm
• Planbord / Gantt-kaart
De in te plannen elementen worden uitgezet tegen tijd
Strokenplanbord wordt gebruikt om ingeplande middelen weer te geven op een
doorlopende strook
• Netwerkplanning ( stap voor stap )
Hoofdstuk 7:
7.1
Planning : overzicht van alle activiteiten die leiden naar een doel
• Tijdstip
• Tijdspanne
• Een of meerdere activiteiten
• Inzet van middelen
• Doelstellingen
Voordelen:
• Planning coördineert activiteiten
• Stimulans om vooruit te denken
• Planning verhoogt de participatie
• Basis voor effectieve controle en beheersing
Nadelen:
• Kost tijd en geld
• Verstarring
• Minder flexibiliteit
• Minder innovatie / vernieuwing
• Tunnelvisie
• Verkeerd plannen = verkeerd beheersen
7.2
Soorten plannen indelen:
1. Tijdspanne : strategisch, tactisch, operationele planning
Hoger kader – strategisch plan – lange termijn – 5 tot 10 jaar – invloed op hele organisatie
Midden kader – tactisch plan – middellang termijn – 1 tot 5 jaar
Lager kader – operationeel plan – korte termijn – 0 tot 1 jaar
2. Top-down of bottom-up
Top-down = bovenaf naar beneden
• Heel hiërarchisch, de top bepaald
• Veel overzicht, snelheid en efficiëntie
Bottom-up = beneden naar boven
• Iedereen erbij betrekken
• Veel meer verbondenheid
, Voordeel bottom-up = lagere delen van organisatie voelen zich meer verbonden ( basis is meer
gemotiveerd en voelt zich gerespecteerd )
Nadeel bottom-up = basis heeft geen overzicht meer over totale organisatie en daardoor kunnen
de afdelingsplannen niet goed op elkaar afgestemd worden
Waarom kiezen tussen bovenste 2? : voor functioneren organisatie is het goed om zo vroeg mogelijk
lagere delen bij de vorming van planning in te schakelen
7.3
Criteria effectieve planning:
S – Specifiek
M – Meetbaar
A – Acceptabel ( uitdagend maar realistisch )
R – Realistisch ( richten op kerngebieden )
T – Tijdsgebonden ( richten op specifieke periode )
7.4
Besluitvorming = proces waarbij men op bepaald moment bewust kiest uit aantal alternatieve
handelwijzen om probleem om te lossen
Typen beslissingen:
• Geprogrammeerd: routinematige beslissingen door middel van ervaring en automatisme. (
autorijden, fietsen )
• Niet geprogrammeerd: niet vooraf te structureren / programmeren
Besluitvorming condities:
Zekerheid: besluitvormers zijn volledig geïnformeerd over een probleem, de alternatieve oplossingen
en de resultaten van de alternatieven
Risico: de besluitvormer moet zich baseren op incomplete maar wel betrouwbare informatie
Onzekerheid: de beslisser heeft weinig tot geen informatie over de kans op mogelijke uitkomsten van
alternatieven
Fuzzyness ( wazigheid ) : de beslisser kent zelf de mogelijke uitkomsten van de alternatieven niet
Het besluitvormingsproces:
1. Probleem identificeren ( belangrijkste stap 0
2. Genereer alternatieven
3. Evalueer
alternatieven
4. Selecteer de beste
5. Implementeren
6. Evalueren
,Besluitvormingsmodellen:
• Rationeel: klassieke besluitvormingsmodel
Managers zijn logische, rationele, economische, handelende wezens
• Beperkt rationeel: organisationele model
Mens neemt door incomplete informatie niet altijd logische beslissingen. Veel onzekerheid
en risico
• Vuilnisvat:
Telkens andere groepen die problemen oplossen. Veel problemen, beslissers en alternatieve
oplossingen
• Politiek:
Verschillende partijen gebaat bij verschillende uitkomsten
Factoren die besluitvorming beïnvloeden:
• Emotie en stress: kunnen rationele verloop van beslissingsproces tegenwerken
• Framing ( positief boven negatief )
• Escalatie verbondenheid
• Intuïtie / onderbuikgevoel
• Zelfverzekerdheid
Besluitvorming in groepen > technieken:
1. Nominale techniek > gestructureerd
Discussie en communicatie beperken tijdens besluitvormingsfase
Groep komt bij een > iedereen deelt oplossingen over probleem met groep > open discussie
vindt plaats > geheime schriftelijke stemming vindt plaats
2. Deplhi techniek
Techniek waarvoor groepsleden niet bij elkaar hoeven te komen
Probleem wordt geïdentificeerd > ieder lid vult zelfstandig en anoniem formulier in >
formulieren verzamelen en laten zien aan alle leden > opnieuw formulieren invullen > laatste
2 stappen net zo lang herhalen tot iedereen het er mee eens is
3. Brainstromen > spontaan roepen
Regels: kritiek is verboden, wilde ideeën worden gewaardeerd, veel ideeën en oplossingen
nodig, combinatie van ideeën en verbetering worden aangemoedigd
Besluitvorming groepsbesluiten:
➢ Vetorecht: ieder zelf heeft recht
➢ Unanimiteitsregel: beslissing alleen geldig als alle groepsleden er achter staan
➢ Consensusregel: beslissing geldt als meerderheid voor is
➢ Meerderheidsregel: gelijk aan consensusregel maar hierbij maakt niet uit of de minderheid
met de beslissing kan leven
➢ Eenmansregel
Voordelen groepsbeslissingen:
• Meer kennis aanwezig
• Meer ervaring voorhanden
• Meer perspectieven en alternatieven beschikbaar
• Meer stimulans voor bedenken van oplossingen
• Meer argumenten en daarmee begrip voor uiteindelijke beslissing
• Grote verbondenheid genomen beslissing
• Meer democratie en dus legitimiteit beslissing
• Grotere leerervaring
, Nadelen groepsbeslissingen:
• Kost veel tijd
• Discussie voorafgaand kan in een groep gedomineerd worden door aantal personen
• Te snel kijken naar een tevreden oplossing in plaats van de beste oplossing
• Niemand voelt zich verantwoordelijk omdat het een groepsbesluit is
• Secundaire zaken kunnen de overhand krijgen
Groupthink : een hechte groep laat de wens van unanimiteit of consensus bovensteden aan een
goede beoordeling van mogelijke alternatieven
1. Illusie onkwetsbaarheid
2. Illusie moraliteit
3. Illusie unanimiteit
4. Collectieve rationalisatie
5. Bewust achterhouden van informatie
6. Zelfcensuur
7. Directe pressie
Hoedenmethode Bono: lateraal denken
1. Vermijden van platgetreden paden
2. Betwijfelen van veronderstellingen, uitgangspunten en vooroordelen
3. Generen van alternatieven
4. Schoksgewijs overstappen op nieuwe ideeen
5. Zoeken van nieuwe uitgangspunten van waaruit het denkproces kan starten
Wit = feiten
Rood = gevoelens
Zwart = negatief
Groen = creativiteit
Geel = benefits
Blauw = processen
Voordelen hoedenmethode:
• Men kan dingen zonder risico inbrengen in de groep
• Methode creëert bewustzijn dat er meerdere invalshoeken mogelijk zijn
• Vergemakkelijkt omschakelen tussen gezichtspunten
• Focust denken over problemen en bevordert creativiteit
7.5
Planningstechnieken: hulpmiddelen die de besluitvorming voor de planning vereenvoudigen
• Management by objectives:
Positief mensbeeld. Planning op basis van doelen voor elke functie laag ( theorie Y )
• Budgetteren:
Doorvertaling naar financiele implementaties
Kosten en opbrengsten inschatten
Taken opstellen
Regelvrijheid ( machtiging )
Budget = norm
• Planbord / Gantt-kaart
De in te plannen elementen worden uitgezet tegen tijd
Strokenplanbord wordt gebruikt om ingeplande middelen weer te geven op een
doorlopende strook
• Netwerkplanning ( stap voor stap )
