Events en faciliteiten
jaar 2
Samenvatting Powerpoint 2021
Inhoudsopgave
Event organiseren.......................................................................................................................................... 3
Podiumtechniek............................................................................................................................................. 6
Publieksveiligheid.......................................................................................................................................... 9
Crowd management (openbare orde en veiligheid).............................................................................................9
1
,Catering/ horeca op evenement................................................................................................................... 11
Crewcatering......................................................................................................................................................11
Eventorganisatie.......................................................................................................................................... 12
Artiesten en bureaus...........................................................................................................................................13
Personeel (wetten)..............................................................................................................................................14
Controle..............................................................................................................................................................15
Arbeidstijden............................................................................................................................................... 16
Roken.......................................................................................................................................................... 17
Evalueren.................................................................................................................................................... 17
2
,Event organiseren
Fases
- Initiatiefase
- Voorbereidingsfase
- Uitwerkingsfase
- Uitvoeringsfase
- Afwikkelingsfase
Staging
- Thema en event design
- Publiek en gasten
- Aankleding
- Audiovisuele middelen en special effect
- Artiesten, sprekers, entertainment
- Hospitality
- Het evenement opnemen
- Keuze van de locatie
- Type podium
- Stroom, licht en geluid
- Catering
- Crew
- Productieschema
- Calamiteitenplan
Locatiekeuze
- Ligging (milieu)
- Past bij het thema
- Grootte van de locatie
- Ontwerp van de locatie
- Eventgeschiedenis en reputatie
- Beschikbaarheid
- Wat is er aanwezig
- Bereikbaarheid bezoekers (auto, openbaar vervoer, parkeren)
- Bereikbaarheid leveranciers
- Voorzieningen voor het publiek, artiesten, VIP’s, medewerkers, mindervaliden
- Aanwezigheid toiletten en andere faciliteiten
- Cateringfaciliteiten
- Preferred suppliers
- Stroom en lichtvoorzieningen
- Communicatie (telefoon, internet, wifi etc.)
- Klimaatbeheersing (ventilatie, verwarming, airo etc.)
- Noodvoorzieningen
Nooduitgangen
- Voldoende, aangepast aan aantal bezoekers
- Leiden naar een veilige (verzamel)plaats
- Bij voorkeur noodsluitingen, draaien in vluchtrichting
- Vrijhouden (niet op slot of openen belemmert)
- Bewegwijzering naar nooduitgangen
3
, - Boven uitgangen verlichte bordjes (ook als stroom uitvalt)
4
, ROI (Return on Investment) = rendement op investeringen’ en dat zegt eigenlijk precies
waar het op staat. Men wil weten wat een investering oplevert.
- Levert de investering een verlies op, dan is de ROI een negatief getal; levert de investering
winst op, dan is de ROI een positief getal.
Return on investment (ROI) = (Verwachte) opbrengst/ Investering (kosten) × 100%.
Niveau 0 | Doelgroep bepaling
Op niveau 0 vinden we de doelgroep. Dat is de laatste
trede, waarbij het gaat om het bepalen van je
doelgroep, maar houd hierbij alvast in het achterhoofd
dat om de ROI van je evenement te vergroten, het uiterst
belangrijk is alleen die mensen uit te nodigen die
relevant zijn voor de hogere niveaus van de piramide.
Voor je met het model aan de slag gaat, is het dus
belangrijk al je stakeholders in kaart te brengen
(deelnemers, sprekers, sponsors) Per doelgroep
formuleer je de doelstelling volgens de ROI-piramide van
boven naar beneden (niveau 5, 4, 3, 2, 1, 0) zodat je na
het evenement op basis van de geformuleerde
doelstellingen van onder naar boven kunt meten.
Niveau 1 | Tevredenheid & waarde
De tevredenheid tijdens het evenement met de ervaring, sfeer, inhoud, faciliteiten, catering, logistiek
en de algemene beoordeling van uw evenement. Een enquête is een eenvoudige manier om de
tevredenheid en waarde te meten.
Niveau 2 | Leerdoelen
Hier meet u wat de deelnemers/bezoekers hebben ‘over’ gehouden aan het evenement (wat hebben
ze geleerd). Dat kan informatie of kennis zijn, maar kan evengoed gaan over het aanleren van
vaardigheden.
Niveau 3 | Doelstellingen/gewenste gedrag
Dat gedrag kan een 'informatieaanvraag' zijn, zoals een brochure downloaden of meer recycleerbare
materialen gaan gebruiken naar aanleiding van een MVO-congres. Of je wilt misschien juist dat je
deelnemers iets niet gaan doen, zoals uitgaven verminderen in het kader van een bezuinigingsronde.
Niveau 4 | Impact
Geeft de uiteindelijke waarde creatie aan. Als het doel van je evenement was om meer te verkopen,
dan zal de impact overeenstemmen met de uiteindelijke conversie in verkoop, ofwel de omzet.
Niveau 5 | ROI
ROI staat voor het rendement van je evenement, uitgedrukt in een percentage van de totale kosten
van je evenement.
5
jaar 2
Samenvatting Powerpoint 2021
Inhoudsopgave
Event organiseren.......................................................................................................................................... 3
Podiumtechniek............................................................................................................................................. 6
Publieksveiligheid.......................................................................................................................................... 9
Crowd management (openbare orde en veiligheid).............................................................................................9
1
,Catering/ horeca op evenement................................................................................................................... 11
Crewcatering......................................................................................................................................................11
Eventorganisatie.......................................................................................................................................... 12
Artiesten en bureaus...........................................................................................................................................13
Personeel (wetten)..............................................................................................................................................14
Controle..............................................................................................................................................................15
Arbeidstijden............................................................................................................................................... 16
Roken.......................................................................................................................................................... 17
Evalueren.................................................................................................................................................... 17
2
,Event organiseren
Fases
- Initiatiefase
- Voorbereidingsfase
- Uitwerkingsfase
- Uitvoeringsfase
- Afwikkelingsfase
Staging
- Thema en event design
- Publiek en gasten
- Aankleding
- Audiovisuele middelen en special effect
- Artiesten, sprekers, entertainment
- Hospitality
- Het evenement opnemen
- Keuze van de locatie
- Type podium
- Stroom, licht en geluid
- Catering
- Crew
- Productieschema
- Calamiteitenplan
Locatiekeuze
- Ligging (milieu)
- Past bij het thema
- Grootte van de locatie
- Ontwerp van de locatie
- Eventgeschiedenis en reputatie
- Beschikbaarheid
- Wat is er aanwezig
- Bereikbaarheid bezoekers (auto, openbaar vervoer, parkeren)
- Bereikbaarheid leveranciers
- Voorzieningen voor het publiek, artiesten, VIP’s, medewerkers, mindervaliden
- Aanwezigheid toiletten en andere faciliteiten
- Cateringfaciliteiten
- Preferred suppliers
- Stroom en lichtvoorzieningen
- Communicatie (telefoon, internet, wifi etc.)
- Klimaatbeheersing (ventilatie, verwarming, airo etc.)
- Noodvoorzieningen
Nooduitgangen
- Voldoende, aangepast aan aantal bezoekers
- Leiden naar een veilige (verzamel)plaats
- Bij voorkeur noodsluitingen, draaien in vluchtrichting
- Vrijhouden (niet op slot of openen belemmert)
- Bewegwijzering naar nooduitgangen
3
, - Boven uitgangen verlichte bordjes (ook als stroom uitvalt)
4
, ROI (Return on Investment) = rendement op investeringen’ en dat zegt eigenlijk precies
waar het op staat. Men wil weten wat een investering oplevert.
- Levert de investering een verlies op, dan is de ROI een negatief getal; levert de investering
winst op, dan is de ROI een positief getal.
Return on investment (ROI) = (Verwachte) opbrengst/ Investering (kosten) × 100%.
Niveau 0 | Doelgroep bepaling
Op niveau 0 vinden we de doelgroep. Dat is de laatste
trede, waarbij het gaat om het bepalen van je
doelgroep, maar houd hierbij alvast in het achterhoofd
dat om de ROI van je evenement te vergroten, het uiterst
belangrijk is alleen die mensen uit te nodigen die
relevant zijn voor de hogere niveaus van de piramide.
Voor je met het model aan de slag gaat, is het dus
belangrijk al je stakeholders in kaart te brengen
(deelnemers, sprekers, sponsors) Per doelgroep
formuleer je de doelstelling volgens de ROI-piramide van
boven naar beneden (niveau 5, 4, 3, 2, 1, 0) zodat je na
het evenement op basis van de geformuleerde
doelstellingen van onder naar boven kunt meten.
Niveau 1 | Tevredenheid & waarde
De tevredenheid tijdens het evenement met de ervaring, sfeer, inhoud, faciliteiten, catering, logistiek
en de algemene beoordeling van uw evenement. Een enquête is een eenvoudige manier om de
tevredenheid en waarde te meten.
Niveau 2 | Leerdoelen
Hier meet u wat de deelnemers/bezoekers hebben ‘over’ gehouden aan het evenement (wat hebben
ze geleerd). Dat kan informatie of kennis zijn, maar kan evengoed gaan over het aanleren van
vaardigheden.
Niveau 3 | Doelstellingen/gewenste gedrag
Dat gedrag kan een 'informatieaanvraag' zijn, zoals een brochure downloaden of meer recycleerbare
materialen gaan gebruiken naar aanleiding van een MVO-congres. Of je wilt misschien juist dat je
deelnemers iets niet gaan doen, zoals uitgaven verminderen in het kader van een bezuinigingsronde.
Niveau 4 | Impact
Geeft de uiteindelijke waarde creatie aan. Als het doel van je evenement was om meer te verkopen,
dan zal de impact overeenstemmen met de uiteindelijke conversie in verkoop, ofwel de omzet.
Niveau 5 | ROI
ROI staat voor het rendement van je evenement, uitgedrukt in een percentage van de totale kosten
van je evenement.
5
