LES 1: introductie + workshop
1 Opfrissing keybegrippen marketing................................................................................................ 2
2 Welke communicatie kanalen gaan we inzetten voor je event?.................................................... 8
3 Beelden voor je event ..................................................................................................................... 8
4 Tools voor je event ......................................................................................................................... 9
1
,1 Opfrissing keybegrippen marketing
segmentatie
= je doelgroep verdelen in kleinere groepen, zodat je ze beter kan bereiken (zodat je je event
beter kan afstemmen op elke groep)
Je kan op verschillende manieren gaan segmenteren (onderverdelen):
op basis van:
- demografisch: wie ze zijn
vb: leeftijd, geslacht, inkomen, taal, religie, opleiding…
- geografisch: locatie
vb: stad, land, klimaat…
- psychografisch: hoe ze denken en leven (persoonlijkheid en levensstijl)
vb: agressie, interesses, waarden, levensstijl, meningen, vegetariërs, graag op café
gaan…
- gedragsmatig (= mediaconsumptie): hun communicatiegedrag en mediabeleving,
wat ze doen
vb: welke social media ze gebruiken, hoe vaak ze events bezoeken…
buyer persona
= een fictief maar realistisch profiel van je ideale klant.
Het helpt je om beter te begrijpen wie je wil bereiken, wat die persoon belangrijk vindt en
hoe je hem of haar het best aanspreekt in je communicatie, aanbod en kanalen.
1 buyer persona per doelgroeptype
op je event kan je dus meerdere doelgroeptypes (BPs) hebben.
Een buyer persona is GEEN vage doelgroep zoals “mannen 30–50 jaar”, maar een uitgewerkt
personage met: naam en achtergrond, doelen en motivaties, problemen of noden, gedrag en
beslissingscriteria.
→ Zo kan je marketing veel gerichter en relevanter maken.
Wat zit er typisch in een buyer persona?
- demografie: leeftijd, gezinssituatie, woonplaats
- job & context: beroep, sector, inkomen
- doelen: wat wil deze persoon bereiken?
- uitdagingen/pijnpunten: waar loopt hij/zij tegenaan?
- motivaties: waarom zou hij/zij kopen of deelnemen?
- kanalen: waar informeer hij/zij zich? (social media, mail, radio…)
- beslissingsfactoren: prijs, beleving, timing, locatie…
2
, positionering
= de bewuste keuze van welke plaats je merk, product of event inneemt in het hoofd
van je doelgroep, ten opzichte van alternatieven.
Met andere woorden: waarom zou iemand voor jóuw event kiezen en niet voor een
ander?
Het gaat niet om wat jij zegt dat je bent, maar om hoe je wordt gepercipieerd.
Positionering beantwoordt deze vragen:
o Waarin onderscheid ik mij? USP?
o Voor wie ben ik er (welke doelgroep)?
o Welke belofte of waarde maak ik?
o Waarin ben ik anders dan concurrenten?
Het resultaat is 1 duidelijke kernboodschap die je consequent communiceert.
“Wij zijn voor iedereen en hebben van alles.” Iedereen is welkom… → dit is niet goed
scherpe doelgroep = de basis voor een goed event
vb: teckelfest
Customer Journey
= het volledige traject dat een eventbelever doorloopt: van het 1e contact met het event
(bv: via een affiche in de toiletten, advertentie op Instagram, radiospot…) tot de
beslissing om wel of geen ticket te kopen en te gaan, het event zelf en tot na de ervaring
zelf.
Een customer journey is géén losse reclameactie, maar een keten van contactmomenten
(touchpoints).
Voor elk moment stel je je af:
- Wat gebeurt er hier?
- Welke info heeft de eventbezoeker nodig?
- Wat kan fout lopen waardoor hij/zij niet komt?
- Hoe kan ik ervoor zorgen dat ze overgaan tot actie: CTA?
3
, AIDAS
= een model dat toont welke stappen iemand doorloopt vóór hij iets koopt:
- Attention → aandacht krijgen (vb: de flyer zien)
- Interest → interesse opwekken
- Desire → verlangen creëren (‘ik wil hier naartoe!’)
- Action → actie (vb: een ticket kopen)
- Satisfaction → tevredenheid achteraf
AIDAS-model + CTA
Studenten delen vaak flyers uit met daarop een QR-code. Die verwijst door naar de
ticketpagina op de website van het event. Maar mensen die scannen, willen eerst nog
overtuigd worden door de content op de website en gaan zelden direct over tot actie =
aankoop ticket op basis van informatie op de flyer.
“Hoeveel contactmomenten nodig met een prospect?”
een prospect = iemand die je event nog niet kent of nog niet beslist heeft om te gaan.
= hoe vaak iemand je event moet zien of ermee in contact moet komen vóór hij/zij een
ticket koopt
Call - to - Action (CTA)
= de oproep om iets te doen
bv: “Koop nu je ticket”
owned media VS bought media VS earned media
➢ owned media = kanalen die je zelf beheert
je website, social media, nieuwsbrief
➢ bought media = media waarvoor je betaalt
advertenties op Instagram, Google Ads, affiches
➢ earned media = gratis aandacht die je krijgt
artikels in de pers, reviews, mond-tot-mondreclame
(earned media heel waardevol: want het is geloofwaardiger)
Hoe kom je in de pers?
1. zorg voor een up-to-date perslijst
2. gebruik een intrigerende invalshoek in je persbericht
3. zorg voor “nieuwswaarde”
er moet een reden zijn waarom het “nieuws” is (bv: eerste editie, bekende
artiest, speciaal concept)
4. zorg voor extra beeldmateriaal
foto’s en visuals maken het aantrekkelijker voor media om het te publiceren
4
, interactiemarketing
= marketing waarbij je in interactie gaat met je doelgroep en gegevens verzamelt.
belangrijk als eventmanager : omdat je zo je bezoekers beter leert kennen en gerichter
kan communiceren
Hoe gegevens verzamelen van leads? Eventbezoekers?
Wat doen met die gegevens?
Hoe verzamel je gegevens van leads / eventbezoekers?
leads: potentiële klanten, mogelijke bezoekers
- ticketverkoop (naam, e-mail)
- inschrijvingen (nieuwsbrief, wedstrijden)
- QR-codes scannen
- social media interacties
- wifi-login op het event
Wat doe je met die gegevens?
- gerichte communicatie sturen
- doelgroep beter begrijpen
- marketing verbeteren voor volgende events
- mensen later opnieuw bereiken
retentiemarketing: e-mail met CTA voor volgende editie obv data.
= marketing om bestaande klanten/bezoekers terug te laten komen
Hoe doe je dat?
stuur een e-mail met een CTA voor de volgende editie, op basis van je verzamelde data
(via interactiemarketing)
vb: “Kom naar de volgende editie”
GDPR
= privacywetgeving
= regels over hoe je persoonlijke gegevens van mensen mag verzamelen en gebruiken.
Let op met data!
5
, verschillende doelen binnen marketing voor je event (ze focussen elk op een ander
moment in het proces):
1. acquisitie → nieuwe eventbezoekers aantrekken
hun 1e keer naar je event
2. retentie → klanten behouden, bestaande bezoekers laten terugkomen naar een
volgende editie
3. activatie → eventbelevers iets laten doen (vb: laten deelnemen aan wedstrijden)
4. traffic → bezoekers naar je website brengen
5. leadgeneration → waardevolle (e-mail)adressen verzamelen voor je event
content marketing
= een strategische marketingaanpak die zich richt op het creëren en verspreiden van
waardevolle, relevante en consistente content om een duidelijk gedefinieerde
doelgroep aan te trekken en te behouden en zo consumentenacties te genereren die
het merk ten goede komen.”
We focussen dus niet op pure promotie en verkoop van tickets voor ons event. We gaan
content leveren waarin onze (potentiële) klant in geïnteresseerd is.
een sterk eventverhaal creëren:
1. story building
2. story making
3. story telling
Het event Fleurique deelde content op zijn sociale mediakanalen die aansloot bij de
interesses van zijn doelgroep en community. Dit deden ze al 6 maanden vóór het event.
Op die manier verhoogden ze hun geloofwaardigheid, groeide hun aantal volgers en
bouwden ze een sterk en consistent verhaal op.
Pas later deelden ze af en toe gerichte informatie met een duidelijke call-to-action om
deel te nemen aan het event.
Fleurique is een planten- en stekjesbeurs in het Gentse, gericht op iedereen met groene
vingers.
6
, CONTENT PIRAMIDE: posts op social media kanalen
= een richtlijn voor social media content binnen event marketing duidelijk te maken
— een soort verdeling van wat je moet posten om je publiek effectief te bereiken.
➢ promo content
= pure promotie (tickets verkopen, aankondigingen, advertenties)
!!! dit is bewust het kleinste deel, want te veel reclame werkt vaak averechts.
➢ user generated content (UGC)
= content die je bezoekers of volgers zelf maken
(foto’s van vorige events, reviews of testimonials, stories waarin ze je event taggen)
➢ content op basis van de interesses van fans
(behind-the-scenes van je event, tips, trends, inspiratie, entertainment of
herkenbare content)
7
,2 Welke communicatie kanalen gaan we inzetten voor je event?
1. social media kanalen
Facebook, Instagram, Tiktok, YouTube… (online communities)
2. copywriting kanalen: eigen + partners
blogs, e-mails, website & SEO, nieuwsbrief…
3. online advertising (= meta advertising)
social media advertising, SEA
4. offline kanalen
affichage, guerrilla marketing, offline communities
SEO (Search Engine Optimization)
= zoekmachineoptimalisatie (gratis)
Dit betekent dat je je website of content zo aanpast dat die hoog verschijnt in Google zonder
te betalen.
SEA (Search Engine Advertising)
= zoekmachine-advertenties (betalend)
Dit zijn de advertenties die bovenaan in Google verschijnen met “gesponsord”.
Guerrilla marketing
= creatieve, opvallende marketing met weinig budget
Dit is een originele, soms onverwachte actie die mensen verrast en blijft hangen.
Durf te investeren om iets terug te krijgen. Met €50 kan je al veel doen binnen META
advertising.
“META advertising” = advertenties op platforms van Meta Platforms, zoals: Facebook, Instagram…
3 Beelden voor je event
Als het je 1e event is, is het niet makkelijk om goede beelden/video’s te voorzien, gezien je
niets kan hergebruiken van voorgaande edities.
Gebruik steeds eigen beelden of rechtsvrije beelden.
Mensen denken in beelden: cruciaal om goede promofilmpjes te hebben die teasen,
goesting doen krijgen in het event en aanzetten tot actie.
Videocontent is belangrijk voor, tijdens en na je event.
Later meer in les 9: videomarketing
8
,4 Tools voor je event
Werk voor je event niet samen via Messenger of Whatsapp maar gebruik echte marketing tools en
werk in de cloud. Later daar meer over.
Tools voor je event: al enkele tips:
- WIX
- ADOBE ILLUSTRATOR
- CANVA
- NOTION
- FACEBOOK BUSINESS
9
, Les 2: Real-time & conversatie-event: van strategie tot concept
1 Wat is een event? Event Essentials ................................................................................................. 2
1.1 8 DNA – elementen ................................................................................................................ 2
1.2 2 waardevolle evenementen ................................................................................................. 4
1.3 Eventmanagementcirkel ........................................................................................................ 8
2 Strategie .......................................................................................................................................... 9
2.1 Waarom een eventstrategie? ................................................................................................ 9
2.2 Hoe kom je tot je eventstrategie? ......................................................................................... 9
2.2.1 De Strategy Elevator .......................................................................................................... 9
2.2.2 Strategische eventwaarden ............................................................................................. 10
2.2.3 hartslag – Six Words Stories ............................................................................................ 12
2.2.4 strategie VS concept ........................................................................................................ 12
2.3 Wat is de output van de strategische fase? ......................................................................... 13
2.3.1 Het strategiedocument.................................................................................................... 13
3 CONCEPT........................................................................................................................................ 15
3.1 Waarom een conceptuele fase? .......................................................................................... 15
3.2 Hoe kom je tot je eventconcept?......................................................................................... 16
3.2.1 Waardecreatie ................................................................................................................. 16
3.2.2 de conceptreflexer........................................................................................................... 16
3.3 Wat is de output van de conceptuele fase? ........................................................................ 20
1
1 Opfrissing keybegrippen marketing................................................................................................ 2
2 Welke communicatie kanalen gaan we inzetten voor je event?.................................................... 8
3 Beelden voor je event ..................................................................................................................... 8
4 Tools voor je event ......................................................................................................................... 9
1
,1 Opfrissing keybegrippen marketing
segmentatie
= je doelgroep verdelen in kleinere groepen, zodat je ze beter kan bereiken (zodat je je event
beter kan afstemmen op elke groep)
Je kan op verschillende manieren gaan segmenteren (onderverdelen):
op basis van:
- demografisch: wie ze zijn
vb: leeftijd, geslacht, inkomen, taal, religie, opleiding…
- geografisch: locatie
vb: stad, land, klimaat…
- psychografisch: hoe ze denken en leven (persoonlijkheid en levensstijl)
vb: agressie, interesses, waarden, levensstijl, meningen, vegetariërs, graag op café
gaan…
- gedragsmatig (= mediaconsumptie): hun communicatiegedrag en mediabeleving,
wat ze doen
vb: welke social media ze gebruiken, hoe vaak ze events bezoeken…
buyer persona
= een fictief maar realistisch profiel van je ideale klant.
Het helpt je om beter te begrijpen wie je wil bereiken, wat die persoon belangrijk vindt en
hoe je hem of haar het best aanspreekt in je communicatie, aanbod en kanalen.
1 buyer persona per doelgroeptype
op je event kan je dus meerdere doelgroeptypes (BPs) hebben.
Een buyer persona is GEEN vage doelgroep zoals “mannen 30–50 jaar”, maar een uitgewerkt
personage met: naam en achtergrond, doelen en motivaties, problemen of noden, gedrag en
beslissingscriteria.
→ Zo kan je marketing veel gerichter en relevanter maken.
Wat zit er typisch in een buyer persona?
- demografie: leeftijd, gezinssituatie, woonplaats
- job & context: beroep, sector, inkomen
- doelen: wat wil deze persoon bereiken?
- uitdagingen/pijnpunten: waar loopt hij/zij tegenaan?
- motivaties: waarom zou hij/zij kopen of deelnemen?
- kanalen: waar informeer hij/zij zich? (social media, mail, radio…)
- beslissingsfactoren: prijs, beleving, timing, locatie…
2
, positionering
= de bewuste keuze van welke plaats je merk, product of event inneemt in het hoofd
van je doelgroep, ten opzichte van alternatieven.
Met andere woorden: waarom zou iemand voor jóuw event kiezen en niet voor een
ander?
Het gaat niet om wat jij zegt dat je bent, maar om hoe je wordt gepercipieerd.
Positionering beantwoordt deze vragen:
o Waarin onderscheid ik mij? USP?
o Voor wie ben ik er (welke doelgroep)?
o Welke belofte of waarde maak ik?
o Waarin ben ik anders dan concurrenten?
Het resultaat is 1 duidelijke kernboodschap die je consequent communiceert.
“Wij zijn voor iedereen en hebben van alles.” Iedereen is welkom… → dit is niet goed
scherpe doelgroep = de basis voor een goed event
vb: teckelfest
Customer Journey
= het volledige traject dat een eventbelever doorloopt: van het 1e contact met het event
(bv: via een affiche in de toiletten, advertentie op Instagram, radiospot…) tot de
beslissing om wel of geen ticket te kopen en te gaan, het event zelf en tot na de ervaring
zelf.
Een customer journey is géén losse reclameactie, maar een keten van contactmomenten
(touchpoints).
Voor elk moment stel je je af:
- Wat gebeurt er hier?
- Welke info heeft de eventbezoeker nodig?
- Wat kan fout lopen waardoor hij/zij niet komt?
- Hoe kan ik ervoor zorgen dat ze overgaan tot actie: CTA?
3
, AIDAS
= een model dat toont welke stappen iemand doorloopt vóór hij iets koopt:
- Attention → aandacht krijgen (vb: de flyer zien)
- Interest → interesse opwekken
- Desire → verlangen creëren (‘ik wil hier naartoe!’)
- Action → actie (vb: een ticket kopen)
- Satisfaction → tevredenheid achteraf
AIDAS-model + CTA
Studenten delen vaak flyers uit met daarop een QR-code. Die verwijst door naar de
ticketpagina op de website van het event. Maar mensen die scannen, willen eerst nog
overtuigd worden door de content op de website en gaan zelden direct over tot actie =
aankoop ticket op basis van informatie op de flyer.
“Hoeveel contactmomenten nodig met een prospect?”
een prospect = iemand die je event nog niet kent of nog niet beslist heeft om te gaan.
= hoe vaak iemand je event moet zien of ermee in contact moet komen vóór hij/zij een
ticket koopt
Call - to - Action (CTA)
= de oproep om iets te doen
bv: “Koop nu je ticket”
owned media VS bought media VS earned media
➢ owned media = kanalen die je zelf beheert
je website, social media, nieuwsbrief
➢ bought media = media waarvoor je betaalt
advertenties op Instagram, Google Ads, affiches
➢ earned media = gratis aandacht die je krijgt
artikels in de pers, reviews, mond-tot-mondreclame
(earned media heel waardevol: want het is geloofwaardiger)
Hoe kom je in de pers?
1. zorg voor een up-to-date perslijst
2. gebruik een intrigerende invalshoek in je persbericht
3. zorg voor “nieuwswaarde”
er moet een reden zijn waarom het “nieuws” is (bv: eerste editie, bekende
artiest, speciaal concept)
4. zorg voor extra beeldmateriaal
foto’s en visuals maken het aantrekkelijker voor media om het te publiceren
4
, interactiemarketing
= marketing waarbij je in interactie gaat met je doelgroep en gegevens verzamelt.
belangrijk als eventmanager : omdat je zo je bezoekers beter leert kennen en gerichter
kan communiceren
Hoe gegevens verzamelen van leads? Eventbezoekers?
Wat doen met die gegevens?
Hoe verzamel je gegevens van leads / eventbezoekers?
leads: potentiële klanten, mogelijke bezoekers
- ticketverkoop (naam, e-mail)
- inschrijvingen (nieuwsbrief, wedstrijden)
- QR-codes scannen
- social media interacties
- wifi-login op het event
Wat doe je met die gegevens?
- gerichte communicatie sturen
- doelgroep beter begrijpen
- marketing verbeteren voor volgende events
- mensen later opnieuw bereiken
retentiemarketing: e-mail met CTA voor volgende editie obv data.
= marketing om bestaande klanten/bezoekers terug te laten komen
Hoe doe je dat?
stuur een e-mail met een CTA voor de volgende editie, op basis van je verzamelde data
(via interactiemarketing)
vb: “Kom naar de volgende editie”
GDPR
= privacywetgeving
= regels over hoe je persoonlijke gegevens van mensen mag verzamelen en gebruiken.
Let op met data!
5
, verschillende doelen binnen marketing voor je event (ze focussen elk op een ander
moment in het proces):
1. acquisitie → nieuwe eventbezoekers aantrekken
hun 1e keer naar je event
2. retentie → klanten behouden, bestaande bezoekers laten terugkomen naar een
volgende editie
3. activatie → eventbelevers iets laten doen (vb: laten deelnemen aan wedstrijden)
4. traffic → bezoekers naar je website brengen
5. leadgeneration → waardevolle (e-mail)adressen verzamelen voor je event
content marketing
= een strategische marketingaanpak die zich richt op het creëren en verspreiden van
waardevolle, relevante en consistente content om een duidelijk gedefinieerde
doelgroep aan te trekken en te behouden en zo consumentenacties te genereren die
het merk ten goede komen.”
We focussen dus niet op pure promotie en verkoop van tickets voor ons event. We gaan
content leveren waarin onze (potentiële) klant in geïnteresseerd is.
een sterk eventverhaal creëren:
1. story building
2. story making
3. story telling
Het event Fleurique deelde content op zijn sociale mediakanalen die aansloot bij de
interesses van zijn doelgroep en community. Dit deden ze al 6 maanden vóór het event.
Op die manier verhoogden ze hun geloofwaardigheid, groeide hun aantal volgers en
bouwden ze een sterk en consistent verhaal op.
Pas later deelden ze af en toe gerichte informatie met een duidelijke call-to-action om
deel te nemen aan het event.
Fleurique is een planten- en stekjesbeurs in het Gentse, gericht op iedereen met groene
vingers.
6
, CONTENT PIRAMIDE: posts op social media kanalen
= een richtlijn voor social media content binnen event marketing duidelijk te maken
— een soort verdeling van wat je moet posten om je publiek effectief te bereiken.
➢ promo content
= pure promotie (tickets verkopen, aankondigingen, advertenties)
!!! dit is bewust het kleinste deel, want te veel reclame werkt vaak averechts.
➢ user generated content (UGC)
= content die je bezoekers of volgers zelf maken
(foto’s van vorige events, reviews of testimonials, stories waarin ze je event taggen)
➢ content op basis van de interesses van fans
(behind-the-scenes van je event, tips, trends, inspiratie, entertainment of
herkenbare content)
7
,2 Welke communicatie kanalen gaan we inzetten voor je event?
1. social media kanalen
Facebook, Instagram, Tiktok, YouTube… (online communities)
2. copywriting kanalen: eigen + partners
blogs, e-mails, website & SEO, nieuwsbrief…
3. online advertising (= meta advertising)
social media advertising, SEA
4. offline kanalen
affichage, guerrilla marketing, offline communities
SEO (Search Engine Optimization)
= zoekmachineoptimalisatie (gratis)
Dit betekent dat je je website of content zo aanpast dat die hoog verschijnt in Google zonder
te betalen.
SEA (Search Engine Advertising)
= zoekmachine-advertenties (betalend)
Dit zijn de advertenties die bovenaan in Google verschijnen met “gesponsord”.
Guerrilla marketing
= creatieve, opvallende marketing met weinig budget
Dit is een originele, soms onverwachte actie die mensen verrast en blijft hangen.
Durf te investeren om iets terug te krijgen. Met €50 kan je al veel doen binnen META
advertising.
“META advertising” = advertenties op platforms van Meta Platforms, zoals: Facebook, Instagram…
3 Beelden voor je event
Als het je 1e event is, is het niet makkelijk om goede beelden/video’s te voorzien, gezien je
niets kan hergebruiken van voorgaande edities.
Gebruik steeds eigen beelden of rechtsvrije beelden.
Mensen denken in beelden: cruciaal om goede promofilmpjes te hebben die teasen,
goesting doen krijgen in het event en aanzetten tot actie.
Videocontent is belangrijk voor, tijdens en na je event.
Later meer in les 9: videomarketing
8
,4 Tools voor je event
Werk voor je event niet samen via Messenger of Whatsapp maar gebruik echte marketing tools en
werk in de cloud. Later daar meer over.
Tools voor je event: al enkele tips:
- WIX
- ADOBE ILLUSTRATOR
- CANVA
- NOTION
- FACEBOOK BUSINESS
9
, Les 2: Real-time & conversatie-event: van strategie tot concept
1 Wat is een event? Event Essentials ................................................................................................. 2
1.1 8 DNA – elementen ................................................................................................................ 2
1.2 2 waardevolle evenementen ................................................................................................. 4
1.3 Eventmanagementcirkel ........................................................................................................ 8
2 Strategie .......................................................................................................................................... 9
2.1 Waarom een eventstrategie? ................................................................................................ 9
2.2 Hoe kom je tot je eventstrategie? ......................................................................................... 9
2.2.1 De Strategy Elevator .......................................................................................................... 9
2.2.2 Strategische eventwaarden ............................................................................................. 10
2.2.3 hartslag – Six Words Stories ............................................................................................ 12
2.2.4 strategie VS concept ........................................................................................................ 12
2.3 Wat is de output van de strategische fase? ......................................................................... 13
2.3.1 Het strategiedocument.................................................................................................... 13
3 CONCEPT........................................................................................................................................ 15
3.1 Waarom een conceptuele fase? .......................................................................................... 15
3.2 Hoe kom je tot je eventconcept?......................................................................................... 16
3.2.1 Waardecreatie ................................................................................................................. 16
3.2.2 de conceptreflexer........................................................................................................... 16
3.3 Wat is de output van de conceptuele fase? ........................................................................ 20
1
