PMC
Wij – Alle deelnemers aan het project vormen een team, die samen het project gaan
vormgeven en aanpakken. Het team weet goed samen te werken met de opdrachtgever, de
organisatie, alle betrokkenen, onderdelen en hun onderlinge verschillen. Vraagt inzicht in
elkaars kwaliteiten, dynamiek in het team en de organisatiecultuur.
Ik – Als iets bijdrage levert aan je eigen groei en ontwikkeling, dan zal het weinig/geen
moeite kosten om hiervoor gemotiveerd te raken. Het project wordt dan jouw project. Dat is
Zij – Ieder project begint vanuit een behoefte; de reden voor het project; het bestaansrecht.
De omgeving bepaalt hoe belangrijk het is, waarom en welke resultaten worden verwacht.
De omgeving voedt het project met middelen (mensen, geld en tijd) en energie (aandacht en
steun) en met ideeën. LET OP; de opdrachtgever vertegenwoordigt die omgeving.
Het – Elk project heeft structuur nodig. Dit vraagt om een uitgebreid project contract met een
scherpe, eenduidige projectdefinitie. Er zijn duidelijke beslismomenten, beheersing van tijd,
geld, kwaliteit, informatie, communicatie en organisatie. Daarnaast is er ook een
risicoanalyse.
De PSU is een workshop in de definitiefase, waarin het projectteam alle belangrijke
onderdelen van het project bespreekt en uitwerkt. De psu is daarom niet te onderschatten en
heel belangrijk. Het resultaat van deze psu is het concept van het projectcontract. LET OP:
Ook de opdrachtgever levert bijdrage aan PSU. Doet de collectieve intake en stelt aan het
einde met het team de aanpak en afspraken vast.
Hoofdstuk 3:
Fasen in een project
, Elk project doorloopt vier fasen:
1. Initiatieffase – eindigt met projectbrief (opdracht van de opdrachtgever aan de
projectleider aan zijn/haar team)
2. Definitiefase – eindigt met een project contract dat de opdrachtgever en de projectleider
met elkaar sluiten.
3. Uitvoeringsfase – eindigt met oplevering van concrete resultaten en de formele acceptatie
daarvan door de opdrachtgever
4. Afrondingsfase – eindigt met evaluatiedocument van projectleider en team. Na elke fase
wordt er een afweging gemaakt, doorgaan of stoppen? Daarnaast verandert er per fase het
beslag dat het project legt op mensen (aantal en inzet) en financiële middelen. In de eerste
twee fases heb je bijvoorbeeld nog weinig geld nodig en in de uitvoeringsfase veel geld,
waarna het weer afneemt.
Initiatieffase: het project komt van de grond, waarbij minimaal één persoon het idee bedenkt
en optreedt als opdrachtgever. Deze persoon is de eigenaar van het idee en moet ervoor
zorgen dat het wordt uitgevoerd. Vanaf het moment dat de opdrachtgever gaat zoeken naar
een potentiele projectleider, dan is de initiatieffase begonnen. Samen met de projectleider
gaan ze het idee verkennen. Er wordt een afweging gemaakt of het project bestaansrecht
krijgt. Soms wordt er een kosten en baten analyse, ook wel een business case, gemaakt.
Een business case is een document waarin het bestaansrecht staat, met een beschrijving
van de redenen om het uit te voeren, de risico’s en de te verwachten kosten en baten. Deze
case wordt gedurende het project steeds bijgesteld – vandaar levend document. Deze fase
eindigt met een projectbrief; scope wordt geschetst, strategie, gewenst effect,
randvoorwaarden en projectresultaat.
Definitiefase: op basis van de projectbrief wordt er een team opgesteld. Dit team geeft in
deze fase het project vorm en definieert het nauwkeurig. De afbakening wordt gedaan,
deadlines, kwaliteitseisen etc. Er moet uitgebreid gesproken worden en iedereen moet
zijn/haar inbreng kunnen geven. Er kan beter in deze fase ‘gedoe’ ontstaan dan in de
uitvoeringsfase. Er vindt een projectstart-up plaatst, die enkele dagen duurt, waarin
projectteam en opdrachtgever samen de projectdefinitie aanscherpen en uitwerken en
waarbij het team een plan opstelt om het projectresultaat te bereiken. Ook worden er
afspraken gemaakt over de begroting, organisatie, communicatie etc. - PSU zorgt voor
commitment en energie voor de betrokkenen Deze fase eindigt met het projectcontract die
door de opdrachtgever en projectleider worden ondertekend.
Uitvoeringsfase: het team gaat concreet werken aan het projectresultaat. Dit is de langste en
gecompliceerde fase van het project. Samenwerkende teams zijn verantwoordelijk voor
deelprojecten en activiteiten. Mijlpalen zorgen voor helderheid over de beslissing en maken
de voortgang meetbaar. Bij de oplevering van het projectresultaat controleert de
opdrachtgever of voldoet aan de voorgestelde kwaliteitseisen. Als de opdrachtgever akkoord
gaat, dan wordt het resultaat overgedragen aan de gebruikers van het resultaat. De
verantwoordelijkheid ligt nu weer bij de opdrachtgever. LET OP: de uitvoeringsfase wordt
vaak in stukjes opgeknipt in overzichtelijke stukken, zodat ook duidelijk is waar de
beslispunten zijn. Een project kun je zien als maatwerk, niet als confectie (standaard) De
oplevering van het resultaat is de belangrijkste mijlpaal. Dit is belangrijk om te vieren.
Wij – Alle deelnemers aan het project vormen een team, die samen het project gaan
vormgeven en aanpakken. Het team weet goed samen te werken met de opdrachtgever, de
organisatie, alle betrokkenen, onderdelen en hun onderlinge verschillen. Vraagt inzicht in
elkaars kwaliteiten, dynamiek in het team en de organisatiecultuur.
Ik – Als iets bijdrage levert aan je eigen groei en ontwikkeling, dan zal het weinig/geen
moeite kosten om hiervoor gemotiveerd te raken. Het project wordt dan jouw project. Dat is
Zij – Ieder project begint vanuit een behoefte; de reden voor het project; het bestaansrecht.
De omgeving bepaalt hoe belangrijk het is, waarom en welke resultaten worden verwacht.
De omgeving voedt het project met middelen (mensen, geld en tijd) en energie (aandacht en
steun) en met ideeën. LET OP; de opdrachtgever vertegenwoordigt die omgeving.
Het – Elk project heeft structuur nodig. Dit vraagt om een uitgebreid project contract met een
scherpe, eenduidige projectdefinitie. Er zijn duidelijke beslismomenten, beheersing van tijd,
geld, kwaliteit, informatie, communicatie en organisatie. Daarnaast is er ook een
risicoanalyse.
De PSU is een workshop in de definitiefase, waarin het projectteam alle belangrijke
onderdelen van het project bespreekt en uitwerkt. De psu is daarom niet te onderschatten en
heel belangrijk. Het resultaat van deze psu is het concept van het projectcontract. LET OP:
Ook de opdrachtgever levert bijdrage aan PSU. Doet de collectieve intake en stelt aan het
einde met het team de aanpak en afspraken vast.
Hoofdstuk 3:
Fasen in een project
, Elk project doorloopt vier fasen:
1. Initiatieffase – eindigt met projectbrief (opdracht van de opdrachtgever aan de
projectleider aan zijn/haar team)
2. Definitiefase – eindigt met een project contract dat de opdrachtgever en de projectleider
met elkaar sluiten.
3. Uitvoeringsfase – eindigt met oplevering van concrete resultaten en de formele acceptatie
daarvan door de opdrachtgever
4. Afrondingsfase – eindigt met evaluatiedocument van projectleider en team. Na elke fase
wordt er een afweging gemaakt, doorgaan of stoppen? Daarnaast verandert er per fase het
beslag dat het project legt op mensen (aantal en inzet) en financiële middelen. In de eerste
twee fases heb je bijvoorbeeld nog weinig geld nodig en in de uitvoeringsfase veel geld,
waarna het weer afneemt.
Initiatieffase: het project komt van de grond, waarbij minimaal één persoon het idee bedenkt
en optreedt als opdrachtgever. Deze persoon is de eigenaar van het idee en moet ervoor
zorgen dat het wordt uitgevoerd. Vanaf het moment dat de opdrachtgever gaat zoeken naar
een potentiele projectleider, dan is de initiatieffase begonnen. Samen met de projectleider
gaan ze het idee verkennen. Er wordt een afweging gemaakt of het project bestaansrecht
krijgt. Soms wordt er een kosten en baten analyse, ook wel een business case, gemaakt.
Een business case is een document waarin het bestaansrecht staat, met een beschrijving
van de redenen om het uit te voeren, de risico’s en de te verwachten kosten en baten. Deze
case wordt gedurende het project steeds bijgesteld – vandaar levend document. Deze fase
eindigt met een projectbrief; scope wordt geschetst, strategie, gewenst effect,
randvoorwaarden en projectresultaat.
Definitiefase: op basis van de projectbrief wordt er een team opgesteld. Dit team geeft in
deze fase het project vorm en definieert het nauwkeurig. De afbakening wordt gedaan,
deadlines, kwaliteitseisen etc. Er moet uitgebreid gesproken worden en iedereen moet
zijn/haar inbreng kunnen geven. Er kan beter in deze fase ‘gedoe’ ontstaan dan in de
uitvoeringsfase. Er vindt een projectstart-up plaatst, die enkele dagen duurt, waarin
projectteam en opdrachtgever samen de projectdefinitie aanscherpen en uitwerken en
waarbij het team een plan opstelt om het projectresultaat te bereiken. Ook worden er
afspraken gemaakt over de begroting, organisatie, communicatie etc. - PSU zorgt voor
commitment en energie voor de betrokkenen Deze fase eindigt met het projectcontract die
door de opdrachtgever en projectleider worden ondertekend.
Uitvoeringsfase: het team gaat concreet werken aan het projectresultaat. Dit is de langste en
gecompliceerde fase van het project. Samenwerkende teams zijn verantwoordelijk voor
deelprojecten en activiteiten. Mijlpalen zorgen voor helderheid over de beslissing en maken
de voortgang meetbaar. Bij de oplevering van het projectresultaat controleert de
opdrachtgever of voldoet aan de voorgestelde kwaliteitseisen. Als de opdrachtgever akkoord
gaat, dan wordt het resultaat overgedragen aan de gebruikers van het resultaat. De
verantwoordelijkheid ligt nu weer bij de opdrachtgever. LET OP: de uitvoeringsfase wordt
vaak in stukjes opgeknipt in overzichtelijke stukken, zodat ook duidelijk is waar de
beslispunten zijn. Een project kun je zien als maatwerk, niet als confectie (standaard) De
oplevering van het resultaat is de belangrijkste mijlpaal. Dit is belangrijk om te vieren.
