Onderwijseenheid 4
Productieboek
Creative Business
Hogeschool Inholland Rotterdam
Module: Creative Agency
Onderwijseenheid 4
Groep D1 MindHunters
Coach: Hans van Unen
Inleverdatum: 3 juni 2020
1
,Inhoudsopgave
1. Inleiding.........................................................................................................................................4
2. Productinformatie.........................................................................................................................5
2.1 The harbour show of talents.........................................................................................................5
2.2 Photobooths.................................................................................................................................5
2.3 Algemene informatie....................................................................................................................6
3. Projectorganisatie.........................................................................................................................6
4. Projectresultaat.............................................................................................................................8
5. Kwaliteit........................................................................................................................................9
5.1. Uitganspunten.............................................................................................................................9
5.2. Proces........................................................................................................................................10
5.3. Product......................................................................................................................................11
6. Organisatie..................................................................................................................................11
6.1 Stakeholders...............................................................................................................................12
6.2 Samenwerking............................................................................................................................14
6.3 Sponsoren...................................................................................................................................14
7. Faciliteiten...................................................................................................................................16
8. Tijd/ Draaiboek............................................................................................................................17
8.1 Draaiboek Voorbereidingsfase....................................................................................................17
8.1.1 Structuurschema..................................................................................................................17
8.1.2 Gedetailleerd plan...............................................................................................................18
8.1.3 Communicatieschema.........................................................................................................18
8.1.4 Communicatieplanning........................................................................................................18
8.1.5 Planning voorbereidingsfase................................................................................................19
9. Informatie....................................................................................................................................19
9.1 Callsheet.....................................................................................................................................21
10. Geld...........................................................................................................................................24
10.1 Personeelskosten......................................................................................................................24
10.2 Structuur...................................................................................................................................24
10.3 Bugdgetwijziging.......................................................................................................................24
10.4 Korte en lange termijn..............................................................................................................25
10.5 Conclusie..................................................................................................................................25
11. Juridische Aspecten...................................................................................................................25
11.1 Vergunningen...........................................................................................................................25
11.2 Verzekeringen...........................................................................................................................27
2
, 11.3 Overeenkomsten......................................................................................................................27
11.4 Klantgegevens...........................................................................................................................28
11.5 Veiligheid..................................................................................................................................29
11.6 Coronacrisis..............................................................................................................................29
12. Marketing..................................................................................................................................30
13. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.............................................................................35
14. Risicoanalyse.............................................................................................................................36
14.1. Risico-inventarisatieanalyse.....................................................................................................36
14.2. Inventarisatie risicobeheersing................................................................................................37
14.3. Veiligheid.................................................................................................................................38
14.4. Risico’s beperken.....................................................................................................................38
15. Nazorgprogramma.....................................................................................................................38
15.1 Coördinatie...............................................................................................................................39
15.2 Nazorg checklist........................................................................................................................39
16. Projectplanning.........................................................................................................................40
16.1 Taakverdeling...........................................................................................................................40
16.2 Beslismomenten:......................................................................................................................41
16.3 Contactmomenten....................................................................................................................43
17. Conclusie...................................................................................................................................44
Bibliografie......................................................................................................................................45
Bijlage..............................................................................................................................................47
Bijlage 1: “The harbour show of talent”...........................................................................................47
Bijlage 2: “Photobooths”..................................................................................................................47
Bijlage 3: Leverancierscontract.........................................................................................................48
Bijlage 4: Contract deelnemers.........................................................................................................49
Bijlage 5: Plattegrond........................................................................................................................50
3
, 1. Inleiding
De Wereldhavendagen is een evenement in Rotterdam wat drie dagen duurt. Het evenement draait
om de Rotterdamse Haven. De doelgroep van de Wereldhavendagen is iedereen van 0 tot 100 jaar.
De Wereldhavendagen kampt met het probleem dat mensen van 18 tot 30 jaar het evenement
weinig tot nauwelijks bezoeken. Hierdoor is de organisatie bang om in de toekomst hun bezoekers te
verliezen.
De Wereldhavendagen probeert al jaren de 18- tot 30-jarigen te bereiken. Dit hebben ze in de
afgelopen jaren geprobeerd door middel van influencers, acties via social media en zelfs door middel
van voetballer Soufiane Touzani. Dit heeft allemaal niet geholpen om meer mensen uit die
leeftijdscategorie te trekken.
Het team de MindHunters kreeg van de Wereldhavendagen de opdracht een concept te bedenken
met als doel meer 18-30-jarigen naar het evenement trekken. De hierbij passende ontwerpvraag
luidt als volgt: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de Wereldhavendagen zo aantrekkelijk wordt dat er
steeds meer jongeren en young professionals het evenement niet willen missen?
Het team MindHunters bestaat uit vijf leden: Danique, Etienne, Gaby, Margriet en Rowena en zij
hebben de afgelopen weken hard gewerkt aan het bedenken van verschillende concepten. Hierbij is
onder andere gekeken naar de wensen en behoeften van de doelgroep. Vervolgens werden de
concepten gepresenteerd aan de opdrachtgever en hieruit hebben zij een concept gekozen. Het
concept dat wordt gerealiseerd in dit productieboek betreft: “The harbour show of talent”. Dit is een
talentenshow waarbij jongeren en young professionals hun talent kunnen tonen. De talentenshow
wordt gepresenteerd en gepromoot door influencers. Verder zullen er verschillende photobooths
aanwezig zijn, hier kunnen de bezoekers een foto maken als herinnering aan het evenement. De
opzet van de foto’s zullen in het teken staan van de Wereldhavendagen, als de bezoekers de foto’s
op social media plaatsen zal dit als extra promotie voor de Wereldhavendagen werken.
In dit verslag wordt het concept uitgewerkt tot een concreet product. Hierbij wordt de projectinhoud
gedetailleerd weergegeven. De Wereldhavendagen 2020 kan niet meer doorgaan in verband met
COVID-19, vandaar dat dit verslag zo geschreven wordt dat het project kan worden overgenomen in
2021. In het productieboek zijn onder andere een draaiboek, leverancierslijst, juridische aspecten,
een werkbegroting, een potentiële sponsorenlijst en een marketingplan te vinden. Verder zijn er ter
voorbereiding van het evenement in 2021 alvast een plattegrond en posters gemaakt.
4
Productieboek
Creative Business
Hogeschool Inholland Rotterdam
Module: Creative Agency
Onderwijseenheid 4
Groep D1 MindHunters
Coach: Hans van Unen
Inleverdatum: 3 juni 2020
1
,Inhoudsopgave
1. Inleiding.........................................................................................................................................4
2. Productinformatie.........................................................................................................................5
2.1 The harbour show of talents.........................................................................................................5
2.2 Photobooths.................................................................................................................................5
2.3 Algemene informatie....................................................................................................................6
3. Projectorganisatie.........................................................................................................................6
4. Projectresultaat.............................................................................................................................8
5. Kwaliteit........................................................................................................................................9
5.1. Uitganspunten.............................................................................................................................9
5.2. Proces........................................................................................................................................10
5.3. Product......................................................................................................................................11
6. Organisatie..................................................................................................................................11
6.1 Stakeholders...............................................................................................................................12
6.2 Samenwerking............................................................................................................................14
6.3 Sponsoren...................................................................................................................................14
7. Faciliteiten...................................................................................................................................16
8. Tijd/ Draaiboek............................................................................................................................17
8.1 Draaiboek Voorbereidingsfase....................................................................................................17
8.1.1 Structuurschema..................................................................................................................17
8.1.2 Gedetailleerd plan...............................................................................................................18
8.1.3 Communicatieschema.........................................................................................................18
8.1.4 Communicatieplanning........................................................................................................18
8.1.5 Planning voorbereidingsfase................................................................................................19
9. Informatie....................................................................................................................................19
9.1 Callsheet.....................................................................................................................................21
10. Geld...........................................................................................................................................24
10.1 Personeelskosten......................................................................................................................24
10.2 Structuur...................................................................................................................................24
10.3 Bugdgetwijziging.......................................................................................................................24
10.4 Korte en lange termijn..............................................................................................................25
10.5 Conclusie..................................................................................................................................25
11. Juridische Aspecten...................................................................................................................25
11.1 Vergunningen...........................................................................................................................25
11.2 Verzekeringen...........................................................................................................................27
2
, 11.3 Overeenkomsten......................................................................................................................27
11.4 Klantgegevens...........................................................................................................................28
11.5 Veiligheid..................................................................................................................................29
11.6 Coronacrisis..............................................................................................................................29
12. Marketing..................................................................................................................................30
13. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.............................................................................35
14. Risicoanalyse.............................................................................................................................36
14.1. Risico-inventarisatieanalyse.....................................................................................................36
14.2. Inventarisatie risicobeheersing................................................................................................37
14.3. Veiligheid.................................................................................................................................38
14.4. Risico’s beperken.....................................................................................................................38
15. Nazorgprogramma.....................................................................................................................38
15.1 Coördinatie...............................................................................................................................39
15.2 Nazorg checklist........................................................................................................................39
16. Projectplanning.........................................................................................................................40
16.1 Taakverdeling...........................................................................................................................40
16.2 Beslismomenten:......................................................................................................................41
16.3 Contactmomenten....................................................................................................................43
17. Conclusie...................................................................................................................................44
Bibliografie......................................................................................................................................45
Bijlage..............................................................................................................................................47
Bijlage 1: “The harbour show of talent”...........................................................................................47
Bijlage 2: “Photobooths”..................................................................................................................47
Bijlage 3: Leverancierscontract.........................................................................................................48
Bijlage 4: Contract deelnemers.........................................................................................................49
Bijlage 5: Plattegrond........................................................................................................................50
3
, 1. Inleiding
De Wereldhavendagen is een evenement in Rotterdam wat drie dagen duurt. Het evenement draait
om de Rotterdamse Haven. De doelgroep van de Wereldhavendagen is iedereen van 0 tot 100 jaar.
De Wereldhavendagen kampt met het probleem dat mensen van 18 tot 30 jaar het evenement
weinig tot nauwelijks bezoeken. Hierdoor is de organisatie bang om in de toekomst hun bezoekers te
verliezen.
De Wereldhavendagen probeert al jaren de 18- tot 30-jarigen te bereiken. Dit hebben ze in de
afgelopen jaren geprobeerd door middel van influencers, acties via social media en zelfs door middel
van voetballer Soufiane Touzani. Dit heeft allemaal niet geholpen om meer mensen uit die
leeftijdscategorie te trekken.
Het team de MindHunters kreeg van de Wereldhavendagen de opdracht een concept te bedenken
met als doel meer 18-30-jarigen naar het evenement trekken. De hierbij passende ontwerpvraag
luidt als volgt: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de Wereldhavendagen zo aantrekkelijk wordt dat er
steeds meer jongeren en young professionals het evenement niet willen missen?
Het team MindHunters bestaat uit vijf leden: Danique, Etienne, Gaby, Margriet en Rowena en zij
hebben de afgelopen weken hard gewerkt aan het bedenken van verschillende concepten. Hierbij is
onder andere gekeken naar de wensen en behoeften van de doelgroep. Vervolgens werden de
concepten gepresenteerd aan de opdrachtgever en hieruit hebben zij een concept gekozen. Het
concept dat wordt gerealiseerd in dit productieboek betreft: “The harbour show of talent”. Dit is een
talentenshow waarbij jongeren en young professionals hun talent kunnen tonen. De talentenshow
wordt gepresenteerd en gepromoot door influencers. Verder zullen er verschillende photobooths
aanwezig zijn, hier kunnen de bezoekers een foto maken als herinnering aan het evenement. De
opzet van de foto’s zullen in het teken staan van de Wereldhavendagen, als de bezoekers de foto’s
op social media plaatsen zal dit als extra promotie voor de Wereldhavendagen werken.
In dit verslag wordt het concept uitgewerkt tot een concreet product. Hierbij wordt de projectinhoud
gedetailleerd weergegeven. De Wereldhavendagen 2020 kan niet meer doorgaan in verband met
COVID-19, vandaar dat dit verslag zo geschreven wordt dat het project kan worden overgenomen in
2021. In het productieboek zijn onder andere een draaiboek, leverancierslijst, juridische aspecten,
een werkbegroting, een potentiële sponsorenlijst en een marketingplan te vinden. Verder zijn er ter
voorbereiding van het evenement in 2021 alvast een plattegrond en posters gemaakt.
4
