Finance & partnerships
Finance
Evaluatie
- Check alle facturen lijntje per lijntje
- Indien het niet klopt stel een klachtenbrief of ingebrekestelling op -> doe dit
aangetekend
- Stel schadedossier & verzekeringskwesties niet uit
- Update je draaiboek snel na het evenement
- Aftersales! (opnieuw contact nemen met de klant na de verkoop)
Budget
- Opstellen = continu proces
- Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
- Excel of Numbers = KEY
- Break Even Point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Better safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
- ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
- = toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
Wat?
- Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
- Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
- Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
- Ga in detail!
o Onderlinge verbanden zoals transport, opbouwuren…
- Geen verassingen / no assumptions
Functionele kostenindeling
- Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
+ goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet = KEY
1
,Kostenrubriek = …
Vaste en variabele kosten
Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
- Vb: acts, sprekers, locatie huur
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
Variabele kost = evolueert mee met het aantal personen
- Vb: catering, personeel
Vast -> variabel = bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen = kost variabel
- Sprekers kunnen ook een bepaald percentage naast hun prijs vragen per bezoeker
- In regie= achteraf bepalen wat de totale prijs is als dit vooraf nog complex is.
Realiteit: combinatie van verschillende kostenindelingen
Grafische voorstelling
Y-as = indicatie van de kosten
X-as = indicatie van de omvang van de productie
(bij events: het aantal deelnemers)
Totale constante kosten (vaste kosten), zullen
niet veranderen ongeacht het aantal
deelnemers.
We gaan er dan vanuit dat de variabele kosten evenredig toenemen met het aantal
deelnemers van het event.
- Kan te maken hebben met degressief stijgende variabele kosten = variabele kosten
die minder dan evenredig zullen toenemen met het aantal toeschouwers (omwille
van kostenbesparende factoren).
2
, - Kan ook te maken krijgen met progressief stijgende variabele kosten = variabele
kosten doe meer dan evenredig zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille
van kostprijsverhogende factoren) (bvb loonkosten voor overwerk).
TK = TCK + TVK
Onvoorziene kosten
- Doorgaans 10%, soms 15%
- Afhankelijk welk soort evenement
- Let op waar je ze onderbrengt
- Ga je quasi nooit gebruiken bij een budget / offerte naar een klant toe!
OPEX VS CAPEX
3
Finance
Evaluatie
- Check alle facturen lijntje per lijntje
- Indien het niet klopt stel een klachtenbrief of ingebrekestelling op -> doe dit
aangetekend
- Stel schadedossier & verzekeringskwesties niet uit
- Update je draaiboek snel na het evenement
- Aftersales! (opnieuw contact nemen met de klant na de verkoop)
Budget
- Opstellen = continu proces
- Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
- Excel of Numbers = KEY
- Break Even Point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Better safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
- ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
- = toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
Wat?
- Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
- Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
- Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
- Ga in detail!
o Onderlinge verbanden zoals transport, opbouwuren…
- Geen verassingen / no assumptions
Functionele kostenindeling
- Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
+ goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet = KEY
1
,Kostenrubriek = …
Vaste en variabele kosten
Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
- Vb: acts, sprekers, locatie huur
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
Variabele kost = evolueert mee met het aantal personen
- Vb: catering, personeel
Vast -> variabel = bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen = kost variabel
- Sprekers kunnen ook een bepaald percentage naast hun prijs vragen per bezoeker
- In regie= achteraf bepalen wat de totale prijs is als dit vooraf nog complex is.
Realiteit: combinatie van verschillende kostenindelingen
Grafische voorstelling
Y-as = indicatie van de kosten
X-as = indicatie van de omvang van de productie
(bij events: het aantal deelnemers)
Totale constante kosten (vaste kosten), zullen
niet veranderen ongeacht het aantal
deelnemers.
We gaan er dan vanuit dat de variabele kosten evenredig toenemen met het aantal
deelnemers van het event.
- Kan te maken hebben met degressief stijgende variabele kosten = variabele kosten
die minder dan evenredig zullen toenemen met het aantal toeschouwers (omwille
van kostenbesparende factoren).
2
, - Kan ook te maken krijgen met progressief stijgende variabele kosten = variabele
kosten doe meer dan evenredig zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille
van kostprijsverhogende factoren) (bvb loonkosten voor overwerk).
TK = TCK + TVK
Onvoorziene kosten
- Doorgaans 10%, soms 15%
- Afhankelijk welk soort evenement
- Let op waar je ze onderbrengt
- Ga je quasi nooit gebruiken bij een budget / offerte naar een klant toe!
OPEX VS CAPEX
3
