Specificeren
Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan een in te kopen product of dienst
moet voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. Bij specificeren gaat het dus om het
beantwoorden van de vraag: wát wil je kopen?
Functionele specificatie
Deze specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker.
Oftewel: wát moet het product doen? Functionele specificaties zeggen niets over ‘hoe’ deze behoefte
moet worden gerealiseerd. Een functionele specificatie laat een grote vrijheid aan de leveranciers. Zij
kunnen datgene aanbieden waarvan zij vinden dat het aan de functionele eis voldoet.
Conceptspecificatie
De conceptspecificatie geeft preciezer aan op welke manier de behoefte kan worden ingevuld. Deze
specificatie vertaalt de belangrijkste onderdelen van de functionele specificatie en geeft al een aanzet
voor de uitwerking. Er worden echter geen details gespecificeerd. De conceptspecificatie beperkt de
vrijheid van de leverancier meer dan de functionele specificatie.
Detailspecificatie
De detailspecificatie wordt ook wel pakket van eisen genoemd. Dit soort specificatie zegt op een heel
gedetailleerde manier wat de afnemer voor een product of dienst wil. Een detailspecificatie geeft heel
weinig vrijheid aan de leveranciers om zelf met ideeën te komen
De conceptspecificatie bevat meer informatie dan de functionele specificatie. De detailspecificatie
bevat de meeste informatie en is dus de meest uitgebreide specificatie. Hieronder zie je dat in beeld
gebracht.
,Onderdelen van de detailspecificatie De detailspecificatie is opgebouwd uit verschillende blokken. Elk
blok heeft zijn eigen inhoud. Overigens kun je deze onderwerpen ook al tegenkomen in de functionele
specificatie en de conceptspecificatie. Maar dan algemener beschreven
De voordelen van de functionele specificatie
• Een functionele specificatie legt vast wat het product moet doen.
• De verantwoordelijkheid voor de juiste oplossing komt bij de leverancier te liggen.
• Zowel de inkoper als de leverancier hebben een grotere vrijheid.
• Leveranciers kunnen meedenken over het product of de dienst.
• Leveranciers bieden meer alternatieven aan.
• Er kunnen meestal meer leveranciers gevonden worden.
Praktijkvoorbeeld: gevaren van een detailspecificatie
Een ziekenhuis maakt een uitgebreide detailspecificatie voor het onderhoudsprogramma van een
röntgenapparaat. Een gecontracteerd onderhoudsbedrijf voert precies uit wat er in de detailspecificatie
staat. Het apparaat valt echter steeds vaker uit. De monteur die de reparaties uitvoert, zegt dat het
volgens hem komt door het slechte onderhoudsprogramma. Hij voert slechts uit wat hem door het
ziekenhuis is opgedragen!
Inkoopvrijheid
De verschillende soorten specificatie geven inkoop meer of minder vrijheid bij de keuze van
leveranciers. Naarmate specificaties meer gedetailleerd zijn vastgelegd, neemt de vrijheid van inkoop af.
De vrijheid van inkoop is het grootst bij de functionele specificatie. De detailspecificatie geeft de inkoper
de minste vrijheid bij de keuze van leverancier
,De medewerker inkoop en logistiek heeft drie belangrijke rollen bij het opstellen van een specificatie:
• Voorkomen van overspecificatie of goldplating: het specificeren van dingen die niet echt noodzakelijk
zijn. Overspecificatie kan de producten of diensten waar je behoefte aan hebt, duurder maken dan nodig
is.
• Voorkomen dat er onhaalbare eisen worden gesteld of elementen worden toegevoegd, die het
onwaarschijnlijk maken dat er een geschikte leverancier gevonden kan worden. Je zoekt dan eigenlijk
naar producten of diensten die (nog) niet verkrijgbaar zijn op de markt.
• Voorkomen dat er zodanig wordt gespecificeerd dat er maar één leverancier overblijft. Zo’n situatie is
ongewenst omdat je veel te afhankelijk wordt van deze leverancier.
Marktonderzoek
In de eerste plaats wil je weten welke leverancier welke producten en/of diensten kan leveren.
Daarnaast wil je informatie hebben over de voorwaarden waaronder deze leveranciers aanbieden. Zo
kun je tot de beste keus komen, eventueel samen met de interne besteller. Je heb dus een grote
behoefte aan informatie. En je wilt die het liefst snel hebben, om geen vertraging op te lopen in het
keuzeproces
inkoopmarktonderzoek kan worden gedaan op drie
niveaus:
• Macro-economisch niveau.
• Meso-economisch niveau.
• Micro-economisch niveau
, Macro-economisch onderzoek Macro-economische aspecten bestudeer je altijd met betrekking tot een
werelddeel, regio of land. Dit onderzoek gaat over factoren die de welvaart van de economie bepalen,
zoals:
• Conjunctuur. (De verandering van het groeipercentage van de economie op de korte termijn)
• Loon- en valutaontwikkelingen.
• Politieke en economische stabiliteit.
• Cultuur
Meso-economisch onderzoek Meso-economisch onderzoek gaat over een sector, meestal in de
industrie. Voorbeelden van onderzoeksthema’s zijn:
• Verhouding tussen vraag en aanbod.
• Productiviteit in een branche.
• Kennisontwikkeling.
Micro-economisch onderzoek
Dit onderzoek gaat over een individueel bedrijf, over een specifiek onderdeel van een branche of over
een specifiek product. Voorbeelden van micro-economische onderzoeksthema’s zijn:
• Zoeken naar specifieke producten.
• De financiële stabiliteit van een leverancier.
• Leveringsbetrouwbaarheid.
Bronnen:
Het eigen bedrijf
Elk bedrijf heeft in het verleden te maken gehad met een groot aantal leveranciers en heeft daarvan
documentatie. Ook is er vaak informatie over goede of slechte ervaringen met deze leveranciers. Al deze
gegevens zijn ergens binnen het bedrijf aanwezig. Bijvoorbeeld in het documentatiesysteem van inkoop
zelf.
Buitenlandse vestigingen van het eigen bedrijf, dealers en agenten
Als jouw organisatie ook buitenlandse vestigingen heeft, dan zijn dat de plaatsen waar je als eerste
terecht kunt voor informatie over die landen. Of bijvoorbeeld bij dealers en agenten.
Catalogi in boekvorm
Voor het zoeken naar producten is een simpele catalogus eigenlijk nog het best werkbaar. Veel
organisaties werken nog met zo’n catalogus in boekvorm. Enkele voorbeelden van catalogi in boekvorm
zijn de catalogi van IKEA, Manutan en Wehkamp.
Catalogi op internet Voor het zoeken naar producten en/of leveranciers kun je ook gebruik maken van
internet. Tegenwoordig hebben veel organisaties hun productcatalogus online staan. En je kunt op het
internet ook leverancierscatalogi vinden
Leveranciersdoorlichting (auditing)
Ondernemingsprofiel
• Is de onderneming bekend in de branche?
• Kan de onderneming het product maken?
• Is het een klein of groot bedrijf?
• Is het bedrijf innovatief?
• Is er vakkundig personeel?
Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan een in te kopen product of dienst
moet voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. Bij specificeren gaat het dus om het
beantwoorden van de vraag: wát wil je kopen?
Functionele specificatie
Deze specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker.
Oftewel: wát moet het product doen? Functionele specificaties zeggen niets over ‘hoe’ deze behoefte
moet worden gerealiseerd. Een functionele specificatie laat een grote vrijheid aan de leveranciers. Zij
kunnen datgene aanbieden waarvan zij vinden dat het aan de functionele eis voldoet.
Conceptspecificatie
De conceptspecificatie geeft preciezer aan op welke manier de behoefte kan worden ingevuld. Deze
specificatie vertaalt de belangrijkste onderdelen van de functionele specificatie en geeft al een aanzet
voor de uitwerking. Er worden echter geen details gespecificeerd. De conceptspecificatie beperkt de
vrijheid van de leverancier meer dan de functionele specificatie.
Detailspecificatie
De detailspecificatie wordt ook wel pakket van eisen genoemd. Dit soort specificatie zegt op een heel
gedetailleerde manier wat de afnemer voor een product of dienst wil. Een detailspecificatie geeft heel
weinig vrijheid aan de leveranciers om zelf met ideeën te komen
De conceptspecificatie bevat meer informatie dan de functionele specificatie. De detailspecificatie
bevat de meeste informatie en is dus de meest uitgebreide specificatie. Hieronder zie je dat in beeld
gebracht.
,Onderdelen van de detailspecificatie De detailspecificatie is opgebouwd uit verschillende blokken. Elk
blok heeft zijn eigen inhoud. Overigens kun je deze onderwerpen ook al tegenkomen in de functionele
specificatie en de conceptspecificatie. Maar dan algemener beschreven
De voordelen van de functionele specificatie
• Een functionele specificatie legt vast wat het product moet doen.
• De verantwoordelijkheid voor de juiste oplossing komt bij de leverancier te liggen.
• Zowel de inkoper als de leverancier hebben een grotere vrijheid.
• Leveranciers kunnen meedenken over het product of de dienst.
• Leveranciers bieden meer alternatieven aan.
• Er kunnen meestal meer leveranciers gevonden worden.
Praktijkvoorbeeld: gevaren van een detailspecificatie
Een ziekenhuis maakt een uitgebreide detailspecificatie voor het onderhoudsprogramma van een
röntgenapparaat. Een gecontracteerd onderhoudsbedrijf voert precies uit wat er in de detailspecificatie
staat. Het apparaat valt echter steeds vaker uit. De monteur die de reparaties uitvoert, zegt dat het
volgens hem komt door het slechte onderhoudsprogramma. Hij voert slechts uit wat hem door het
ziekenhuis is opgedragen!
Inkoopvrijheid
De verschillende soorten specificatie geven inkoop meer of minder vrijheid bij de keuze van
leveranciers. Naarmate specificaties meer gedetailleerd zijn vastgelegd, neemt de vrijheid van inkoop af.
De vrijheid van inkoop is het grootst bij de functionele specificatie. De detailspecificatie geeft de inkoper
de minste vrijheid bij de keuze van leverancier
,De medewerker inkoop en logistiek heeft drie belangrijke rollen bij het opstellen van een specificatie:
• Voorkomen van overspecificatie of goldplating: het specificeren van dingen die niet echt noodzakelijk
zijn. Overspecificatie kan de producten of diensten waar je behoefte aan hebt, duurder maken dan nodig
is.
• Voorkomen dat er onhaalbare eisen worden gesteld of elementen worden toegevoegd, die het
onwaarschijnlijk maken dat er een geschikte leverancier gevonden kan worden. Je zoekt dan eigenlijk
naar producten of diensten die (nog) niet verkrijgbaar zijn op de markt.
• Voorkomen dat er zodanig wordt gespecificeerd dat er maar één leverancier overblijft. Zo’n situatie is
ongewenst omdat je veel te afhankelijk wordt van deze leverancier.
Marktonderzoek
In de eerste plaats wil je weten welke leverancier welke producten en/of diensten kan leveren.
Daarnaast wil je informatie hebben over de voorwaarden waaronder deze leveranciers aanbieden. Zo
kun je tot de beste keus komen, eventueel samen met de interne besteller. Je heb dus een grote
behoefte aan informatie. En je wilt die het liefst snel hebben, om geen vertraging op te lopen in het
keuzeproces
inkoopmarktonderzoek kan worden gedaan op drie
niveaus:
• Macro-economisch niveau.
• Meso-economisch niveau.
• Micro-economisch niveau
, Macro-economisch onderzoek Macro-economische aspecten bestudeer je altijd met betrekking tot een
werelddeel, regio of land. Dit onderzoek gaat over factoren die de welvaart van de economie bepalen,
zoals:
• Conjunctuur. (De verandering van het groeipercentage van de economie op de korte termijn)
• Loon- en valutaontwikkelingen.
• Politieke en economische stabiliteit.
• Cultuur
Meso-economisch onderzoek Meso-economisch onderzoek gaat over een sector, meestal in de
industrie. Voorbeelden van onderzoeksthema’s zijn:
• Verhouding tussen vraag en aanbod.
• Productiviteit in een branche.
• Kennisontwikkeling.
Micro-economisch onderzoek
Dit onderzoek gaat over een individueel bedrijf, over een specifiek onderdeel van een branche of over
een specifiek product. Voorbeelden van micro-economische onderzoeksthema’s zijn:
• Zoeken naar specifieke producten.
• De financiële stabiliteit van een leverancier.
• Leveringsbetrouwbaarheid.
Bronnen:
Het eigen bedrijf
Elk bedrijf heeft in het verleden te maken gehad met een groot aantal leveranciers en heeft daarvan
documentatie. Ook is er vaak informatie over goede of slechte ervaringen met deze leveranciers. Al deze
gegevens zijn ergens binnen het bedrijf aanwezig. Bijvoorbeeld in het documentatiesysteem van inkoop
zelf.
Buitenlandse vestigingen van het eigen bedrijf, dealers en agenten
Als jouw organisatie ook buitenlandse vestigingen heeft, dan zijn dat de plaatsen waar je als eerste
terecht kunt voor informatie over die landen. Of bijvoorbeeld bij dealers en agenten.
Catalogi in boekvorm
Voor het zoeken naar producten is een simpele catalogus eigenlijk nog het best werkbaar. Veel
organisaties werken nog met zo’n catalogus in boekvorm. Enkele voorbeelden van catalogi in boekvorm
zijn de catalogi van IKEA, Manutan en Wehkamp.
Catalogi op internet Voor het zoeken naar producten en/of leveranciers kun je ook gebruik maken van
internet. Tegenwoordig hebben veel organisaties hun productcatalogus online staan. En je kunt op het
internet ook leverancierscatalogi vinden
Leveranciersdoorlichting (auditing)
Ondernemingsprofiel
• Is de onderneming bekend in de branche?
• Kan de onderneming het product maken?
• Is het een klein of groot bedrijf?
• Is het bedrijf innovatief?
• Is er vakkundig personeel?
